Devoirs de l'exécuteur testamentaire au Canada

Un exécuteur testamentaire, appelé fiduciaire de la succession en Ontario et liquidateur au Québec, est la personne légalement responsable de retrouver le testament, de demander l'homologation si nécessaire, de payer les dettes et les impôts de la personne décédée, puis de distribuer ce qui reste aux bénéficiaires.

Comment on appelle l'exécuteur testamentaire au Canada

Chaque province confie la succession de la personne décédée à quelqu'un qui la règle, mais le titre et la source de l'autorité de cette personne diffèrent.

Peu importe le titre, la tâche sous-jacente est la même : rassembler la succession, payer ce qu'elle doit, et remettre ce qui reste aux personnes qui y ont droit. Pour savoir comment le tribunal confirme cette autorité, voir L'homologation au Canada.

Étape 1 : Retrouver le testament et le certificat de décès

La première tâche consiste à retrouver le testament valide le plus récent, tout codicille (modification), et à commander plusieurs copies certifiées du certificat de décès auprès du bureau provincial de l'état civil. Les banques, les registres fonciers et l'ARC exigeront tous une copie certifiée. Si aucun testament n'est retrouvé, la succession est traitée comme une succession ab intestat et un administrateur nommé par le tribunal prend le relais à la place d'un exécuteur.

Étape 2 : Déterminer si l'homologation est nécessaire

Toutes les successions n'ont pas besoin de passer par l'homologation. Les petites successions, celles qui sont transmises entièrement par désignation de bénéficiaire (assurance-vie, comptes enregistrés avec un bénéficiaire désigné), ou les successions détenues en tenance conjointe échappent souvent à cette exigence. Mais une banque, une maison de courtage ou un bureau d'enregistrement foncier exigera généralement un testament homologué avant de libérer un compte important ou de transférer un bien immobilier hors du nom de la personne décédée. L'impôt ontarien sur l'administration des successions (Estate Administration Tax) et le certificat simplifié de petite succession de l'Ontario, la Probate Fee Act de la Colombie-Britannique, et les autres barèmes de frais provinciaux sont traités en détail dans L'homologation au Canada; le calculateur des frais d'homologation au Canada estime les frais judiciaires par province. Au Québec, un testament notarié n'a jamais besoin d'homologation; voir la section Québec ci-dessous.

Étape 3 : Recenser et sécuriser les actifs de la succession

Une fois nommé, l'exécuteur doit dresser un inventaire : comptes bancaires et de placement, biens immobiliers, véhicules, intérêts d'entreprise, régimes de retraite et biens personnels. Les biens doivent être assurés et sécurisés (une maison vacante doit voir son assureur avisé), les comptes doivent être gelés ou transférés au nom de la succession, et les factures courantes (hypothèque, services publics, taxes foncières) doivent continuer d'être payées à même les fonds de la succession afin que rien ne soit résilié pendant l'administration.

Étape 4 : Aviser les bénéficiaires et les créanciers

L'exécuteur doit informer les bénéficiaires nommés dans le testament de leur statut, et, une fois l'homologation accordée, aviser les créanciers connus afin qu'ils puissent présenter leurs réclamations. Plusieurs provinces permettent (ou s'attendent à) un avis public aux créanciers; attendre une période déterminée après cet avis avant de distribuer offre à l'exécuteur une certaine protection contre les créanciers qui se manifestent plus tard. C'est également à cette étape qu'un bénéficiaire qui conteste la validité du testament, un legs, ou la conduite de l'exécuteur est le plus susceptible de le soulever; voir Contester un testament au Canada pour la suite du processus.

Étape 5 : Payer les dettes, les frais funéraires et les impôts

Les dettes et la facture funéraire sont payées à même la succession avant qu'un bénéficiaire ne reçoive une distribution. Si la succession ne peut pas tout couvrir, la loi provinciale fixe l'ordre dans lequel les dettes sont payées (dettes garanties, frais funéraires et testamentaires, puis créanciers non garantis avant les bénéficiaires). Un exécuteur qui verse d'abord aux bénéficiaires et découvre ensuite des dettes impayées peut être personnellement responsable du manque à gagner.

Étape 6 : Produire la déclaration de revenus finale et obtenir un certificat de décharge de l'ARC

L'exécuteur doit produire la déclaration de revenus des particuliers T1 finale de la personne décédée (couvrant la période du 1er janvier jusqu'à la date du décès), ainsi que toute déclaration facultative et, si la succession a gagné un revenu pendant son administration, une déclaration de fiducie de succession T3. Une fois que l'ARC a établi la cotisation de toutes les déclarations en suspens et confirmé qu'aucun impôt n'est dû, elle délivrera un certificat de décharge fiscale. Celui-ci confirme que l'impôt sur le revenu, les intérêts et les pénalités pour la période visée ont été payés ou garantis.

Un exécuteur qui distribue la succession aux bénéficiaires avant d'obtenir ce certificat de décharge peut être tenu personnellement responsable de tout impôt que l'ARC découvre plus tard être dû, jusqu'à concurrence de la valeur déjà distribuée. C'est le piège de responsabilité le plus important de tout le processus, et c'est pourquoi les exécuteurs expérimentés attendent le certificat même lorsque les bénéficiaires font pression pour recevoir leur part.

Étape 7 : Distribuer la succession et rendre compte aux bénéficiaires

Une fois les dettes payées, les impôts réglés, et toute période d'attente expirée, l'exécuteur transfère les actifs restants aux bénéficiaires selon les directives du testament (ou les règles de la succession ab intestat). Les exécuteurs devraient tenir une comptabilité claire de chaque encaissement et déboursé et être prêts à la partager avec les bénéficiaires ou, si on le leur demande, à faire approuver les comptes par le tribunal. Une quittance de chaque bénéficiaire, confirmant qu'il accepte la reddition de comptes finale et la distribution, est une pratique courante qui réduit le risque d'un litige ultérieur.

Rémunération de l'exécuteur

Un exécuteur a droit à une rémunération pour le travail effectué, et pas seulement au remboursement de ses dépenses. Il n'existe pas de formule nationale unique, mais les tribunaux des provinces de common law utilisent couramment une ligne directrice d'environ jusqu'à 5 % de la succession (souvent ventilée en un pourcentage du capital et des recettes et déboursés de revenu, plus des frais annuels de soin et gestion plus modestes pour les successions administrées sur plus d'un an). Ce pourcentage est un point de départ, pas un droit acquis : un tribunal peut réviser la rémunération sur demande d'un bénéficiaire et la réduire si le travail effectué ne justifie pas le montant réclamé, ou si le testament lui-même fixe des frais différents. Plusieurs testaments laissent le montant à convenir avec les bénéficiaires ou prévoient des frais précis plutôt que de s'en remettre à la ligne directrice.

Responsabilité personnelle de l'exécuteur

Accepter le rôle d'exécuteur signifie accepter la responsabilité personnelle de bien l'exercer. Les principaux risques sont :

• Distribuer avant le certificat de décharge de l'ARC, ce qui rend l'exécuteur responsable de l'impôt impayé.
• Payer les bénéficiaires avant que toutes les dettes et réclamations des créanciers ne soient réglées, ce qui rend l'exécuteur responsable du manque à gagner.
• Mal gérer ou perdre des actifs de la succession par négligence (par exemple, laisser une propriété sans assurance).
• Manquer une échéance de production, comme la déclaration de renseignements sur la succession de 180 jours de l'Ontario.
• Favoriser un bénéficiaire ou un intérêt personnel au détriment de l'administration équitable de la succession (un manquement au devoir fiduciaire de l'exécuteur).

Les exécuteurs ne sont pas tenus d'être avocats ou comptables, et l'embauche d'un avocat ou d'un comptable spécialisé en successions pour aider à l'homologation, aux déclarations fiscales, ou aux réclamations contestées constitue une dépense légitime de la succession, et non quelque chose que l'exécuteur doit absorber personnellement.

Que faire si vous ne voulez pas être exécuteur?

Le fait d'être nommé dans un testament n'oblige personne à agir. Un exécuteur nommé peut renoncer au rôle, habituellement en signant un simple formulaire de renonciation déposé auprès du tribunal des successions, à condition que cela se fasse avant de poser un geste que seul un exécuteur peut poser, comme payer une facture de la succession ou percevoir un actif de la succession. Poser l'un de ces gestes en premier peut être considéré comme une immixtion, ce qui peut empêcher une renonciation ultérieure et lier la personne au rôle. Toute personne qui n'est pas certaine de vouloir agir devrait obtenir des conseils et se décider avant de poser tout geste au nom de la succession, et non après. Un exécuteur qui a déjà commencé à administrer la succession mais qui veut se retirer a généralement besoin de la permission du tribunal pour être remplacé, plutôt que d'une simple renonciation.

Québec : les devoirs distincts du liquidateur

Le Code civil du Québec remplace l'exécuteur par un liquidateur, et le processus diffère de celui du reste du Canada à plusieurs égards. Le liquidateur doit dresser un inventaire formel des biens et des dettes de la personne décédée, effectuer des recherches au RDPRM (le registre des droits personnels et réels mobiliers) pour toute charge ou hypothèque (créance garantie) grevant les biens de la succession, et, une fois les dettes et les impôts réglés, préparer et inscrire une déclaration de transmission confirmant quels héritiers ou légataires reçoivent quels biens. Un testament fait devant notaire est un acte authentique et n'a besoin d'aucune homologation judiciaire; un testament olographe ou un testament devant témoins doit plutôt être vérifié (homologué) par un notaire ou la Cour supérieure moyennant des frais fixes modestes. Le processus complet de règlement, incluant ces étapes propres au Québec, est traité dans Le règlement d'une succession au Québec.

Avis : Cet article fournit des renseignements généraux sur les devoirs de l'exécuteur testamentaire et du fiduciaire de la succession au Canada et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Les procédures d'homologation, les règles fiscales et le droit successoral provincial évoluent avec le temps et varient selon la province; consultez un avocat ou un comptable autorisé à exercer dans la province concernée, ou le Centre canadien des testaments, homologations et successions, pour obtenir des conseils sur une succession particulière.