Vérification des antécédents judiciaires et emploi au Canada

Un employeur canadien ne peut pas effectuer une vérification des antécédents judiciaires d'un candidat sans son consentement, doit demander seulement le niveau de vérification qui correspond aux tâches réelles du poste et, dans plusieurs provinces, ne peut refuser d'embaucher ou congédier une personne pour une condamnation que la législation sur les droits de la personne interdit de considérer.

Le consentement d'abord

Aucun employeur canadien ne peut effectuer une vérification des antécédents judiciaires d'un candidat ou d'un employé sans que cette personne en soit informée et y consente. Il ne s'agit pas d'une simple courtoisie; c'est une exigence de base en vertu des lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels, et la plupart des formulaires de consentement pour une vérification des antécédents existent précisément pour satisfaire à cette exigence.

Le consentement doit être éclairé. Le candidat devrait savoir quel niveau de vérification est demandé, quel organisme ou service de police la traite, et ce que l'employeur entend faire du résultat avant d'y consentir. Refuser de consentir peut coûter une offre d'emploi pour un poste qui exige réellement une vérification, mais un employeur qui effectue une vérification sans aucun consentement, ou qui utilise un résultat à une fin que le candidat n'a jamais acceptée, commet une violation de la vie privée, pas une pratique d'embauche normale.

La vérification doit correspondre au poste

Les vérifications des antécédents judiciaires au Canada comportent plusieurs niveaux, et le niveau qu'un employeur peut légalement demander doit être proportionnel à ce que le poste exige réellement. Une vérification de base par nom convient à la plupart des emplois ordinaires. Une vérification des antécédents judiciaires et des dossiers judiciaires, qui ajoute les accusations en instance et les ordonnances judiciaires, convient aux postes soumis à une surveillance réglementaire plus élevée ou exigeant une plus grande confiance du public.

La vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables se situe au sommet de cette échelle, et elle est volontairement restreinte. Elle n'est offerte que lorsque le poste ou le rôle bénévole implique véritablement une autorité sur des enfants ou des personnes vulnérables, ou une relation de confiance avec eux, comme l'entraînement sportif, l'enseignement, les familles d'accueil ou le travail direct en santé et services sociaux. Un employeur ne peut obtenir une telle vérification pour un poste d'entrepôt ou de bureau simplement parce qu'il souhaite le résultat le plus complet possible; le service de police ou le fournisseur accrédité qui traite la demande exige que l'organisation confirme que le poste atteint ce seuil. Consultez notre guide sur les vérifications des antécédents judiciaires au Canada pour connaître les différences entre les trois niveaux et ce que chacun peut ou ne peut pas révéler.

Demander une vérification plus poussée que ce qu'exige un poste n'est pas seulement une mauvaise pratique; cela peut en soi poser un problème au regard des lois sur la protection des renseignements personnels, car les lois fédérales et provinciales exigent qu'une organisation ne recueille que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires à une fin clairement définie.

Ce qui peut réellement apparaître sur une vérification

Les candidats comme les employeurs confondent souvent plusieurs éléments distincts qu'une vérification des antécédents peut ou non révéler. Voici une distinction claire:

Un engagement de ne pas troubler l'ordre public mérite d'être souligné à part, car il surprend beaucoup de candidats. Ce n'est pas une condamnation criminelle et cela ne crée pas de casier judiciaire, mais cet engagement peut tout de même apparaître sur une vérification plus complète parce qu'il s'agit d'une ordonnance du tribunal. Un candidat ne devrait pas présumer qu'un tel engagement ne ressortira jamais, ni le confondre avec une condamnation.

Une absolution se comporte différemment selon le moment. Pendant sa période de conservation, elle peut encore apparaître sur une vérification qui dépasse le niveau de base, et une fois cette période terminée, elle ne devrait plus apparaître du tout. Un employeur qui voit une absolution encore dans sa période de conservation ne voit pas une condamnation; il voit la trace d'un tribunal qui a choisi de ne pas en inscrire une.

La protection des droits de la personne: où elle existe et ce qu'elle couvre

Il s'agit de la protection dont la plupart des candidats n'ont jamais entendu parler, et elle varie énormément d'une province à l'autre.

Ontario. Le Code des droits de la personne interdit la discrimination en emploi fondée sur un « dossier d'infractions ». Ce terme est défini de façon restrictive. Il couvre une condamnation pour une infraction provinciale, ou une condamnation pour une infraction fédérale pour laquelle une suspension du casier (pardon) a été accordée en vertu de la Loi sur le casier judiciaire et n'a pas été révoquée. Il ne s'étend pas à toute condamnation criminelle qu'un candidat pourrait avoir; une condamnation fédérale par mise en accusation non suspendue échappe généralement à ce motif de protection précis, bien que d'autres protections du Code ou des principes généraux d'équité puissent tout de même s'appliquer selon les faits.

Colombie-Britannique. Le Human Rights Code adopte une approche différente et plus large pour les condamnations en particulier: il interdit de refuser d'embaucher, ou de congédier, une personne en raison d'une condamnation criminelle sans lien avec l'emploi. Le critère repose sur le lien, ou l'absence de lien, entre l'infraction et le poste, et non sur l'obtention ou non d'un pardon ou d'une suspension du casier.

Québec. L'article 18.2 de la Charte des droits et libertés de la personne est généralement considéré comme la plus forte protection des trois. Il interdit à un employeur de congédier, de refuser d'embaucher ou de pénaliser autrement une personne du seul fait qu'elle a été déclarée coupable d'une infraction criminelle ou pénale, si cette infraction n'a aucun lien avec l'emploi, ou si la personne a obtenu un pardon pour cette infraction. Chacune de ces deux conditions peut à elle seule déclencher la protection.

Autres provinces et territoires. La protection relative à un casier judiciaire est loin d'être universelle au Canada. Plusieurs juridictions offrent peu ou pas de protection spécifique en matière de droits de la personne liée à un casier judiciaire comme tel, ce qui laisse un candidat avec moins de motifs pour contester un refus d'embauche fondé sur une condamnation, à moins qu'un autre motif protégé en vertu des droits de la personne ne soit également en cause. Quiconque se trouve dans cette situation devrait vérifier la législation et la jurisprudence actuelles en matière de droits de la personne dans sa propre province, puisque ce domaine évolue plus souvent que les règles fédérales sur le casier judiciaire.

Ce qui unit les trois régimes les plus solides ci-dessus, c'est qu'aucun n'oblige un employeur à ignorer une condamnation véritablement liée à l'emploi. Une condamnation pour conduite dangereuse peut encore être pertinente pour un poste de chauffeur-livreur, et une condamnation pour fraude peut encore être pertinente pour un poste de tenue de livres, même dans une province offrant une protection solide. La protection vise les condamnations qu'un employeur utilise comme motif de disqualification général sans lien avec le travail réel.

Les obligations de l'employeur en matière de protection des renseignements personnels

Indépendamment des droits de la personne, la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels encadre la façon dont un employeur traite les renseignements personnels générés par une vérification des antécédents. Les employeurs et entreprises sous réglementation fédérale sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE); plusieurs provinces ont leur propre loi essentiellement similaire sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui s'applique plutôt à l'intérieur de cette province.

Les obligations pratiques restent les mêmes peu importe la loi applicable: ne recueillir que les renseignements raisonnablement nécessaires à la décision d'embauche précise, obtenir un consentement véritable avant de les recueillir, limiter les personnes de l'organisation qui peuvent accéder au résultat, et ne pas le conserver plus longtemps que ne l'exige la fin pour laquelle il a été recueilli. Le résultat d'une vérification des antécédents constitue un renseignement personnel sensible, et le traiter à la légère, le transmettre au-delà des personnes qui doivent en prendre connaissance, ou le conserver indéfiniment dans un dossier de personnel général, constitue en soi un problème de conformité en matière de protection des renseignements personnels, distinct de toute question de droits de la personne. Consultez notre guide sur la LPRPDE pour en savoir plus sur le fonctionnement de ces obligations.

Conseils pour les candidats

Une personne ayant un casier judiciaire qui se demande comment aborder une vérification des antécédents à venir dispose de quelques options pratiques et légales, et aucune ne consiste à tenter de contourner ou d'éviter la vérification elle-même.

• Sachez ce qui apparaîtra réellement. Une condamnation dont le casier a été suspendu ne devrait pas apparaître sur une vérification standard; une condamnation non suspendue apparaîtra généralement. Une absolution ayant dépassé sa période de conservation ne devrait pas apparaître; une absolution encore dans cette période pourrait apparaître.
• Tenez compte du moment. Si la date d'admissibilité à une suspension du casier approche, il peut être avantageux d'attendre avant de postuler, ou de discuter franchement de la situation avec un employeur potentiel, plutôt que de présumer qu'une vérification reviendra vierge alors que ce ne sera pas le cas.
• Décidez si vous voulez divulguer de façon proactive. Il n'existe aucune règle universelle unique obligeant un candidat à révéler spontanément une condamnation avant qu'une vérification ne soit effectuée, mais divulguer un élément pertinent selon ses propres termes, en expliquant le contexte, est souvent reçu très différemment que si un employeur le découvre froidement dans un rapport. Le fait qu'une divulgation soit exigée ou non peut dépendre du poste précis, des règles d'agrément propres à l'industrie et de ce que le formulaire de demande de l'employeur demande réellement.
• Une suspension du casier est une solution réelle et concrète, pas un contournement. Une fois accordée par la Commission des libérations conditionnelles du Canada, elle retire la condamnation de la base de données du CIPC utilisée pour les vérifications ordinaires et les vérifications des dossiers judiciaires, de sorte qu'elle cesse d'apparaître sur les vérifications que la plupart des employeurs effectuent réellement. Consultez notre guide sur les suspensions du casier et pardons au Canada pour connaître l'admissibilité et la marche à suivre.
• Connaissez la protection en matière de droits de la personne de votre province, s'il en existe une, avant de présumer qu'un refus d'embauche fondé sur une vieille condamnation sans lien avec l'emploi relève simplement de la prérogative de l'employeur. En Ontario, en Colombie-Britannique et au Québec en particulier, un tel refus peut franchir une limite que la loi n'autorise pas.

Ces conseils visent à comprendre le processus légitime et les protections juridiques qui existent, et non à dissimuler des renseignements ou à compromettre l'exactitude d'une vérification des antécédents légitime. Quiconque est tenu de divulguer des renseignements comme condition d'un permis, d'un cautionnement ou d'une approbation réglementaire particulière devrait se conformer à cette exigence plutôt que de se fier à des conseils généraux comme ceux-ci.

Pour le reste de ce dossier, consultez le carrefour du droit criminel au Canada.

Avertissement: Cet article fournit des renseignements généraux sur les vérifications des antécédents judiciaires et l'emploi au Canada et ne constitue pas un avis juridique. Les protections en matière de droits de la personne varient selon la province et dépendent des faits propres à chaque situation. Quiconque fait face à une décision d'embauche fondée sur un casier judiciaire devrait consulter la commission des droits de la personne de sa province ou un avocat ou parajuriste autorisé de sa province ou de son territoire.