Surveillance des employés au travail au Canada

La possibilité, pour un employeur canadien, d'observer, de suivre ou de consulter ce qu'un employé fait au travail dépend de l'endroit où cet employé travaille et de qui l'emploie, car le Canada n'a aucune loi nationale unique sur la vie privée au travail: la LPRPDE, les lois PIPA de l'Alberta et de la Colombie-Britannique, la Loi 25 du Québec et la loi ontarienne, plus restreinte, sur la divulgation couvrent chacune un aspect différent du même problème.

Cet article traite de la loi sur la vie privée applicable à la surveillance au travail selon la province et le type d'employeur, du critère de raisonnabilité utilisé pour juger la vidéosurveillance, le suivi GPS et la surveillance informatique, de l'obligation ontarienne relative à la politique de surveillance électronique en vertu de la Working for Workers Act, et de la règle distincte qui permet à un employé d'enregistrer légalement ses propres conversations au travail. Il ne traite pas de la procédure de grief en milieu syndiqué au-delà du critère arbitral de raisonnabilité, ni des fonctionnaires fédéraux visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels plutôt que par la LPRPDE.

La surveillance au travail est-elle légale au Canada?

Oui, les employeurs peuvent surveiller leurs employés au Canada, mais dans quelle mesure dépend de la loi applicable. Le Canada n'a aucune loi fédérale unique qui encadre la surveillance au travail dans toutes les provinces et chez tous les employeurs. La couverture provient plutôt d'un ensemble disparate: la LPRPDE fédérale, deux lois provinciales du secteur privé qui visent expressément les employés, le régime beaucoup plus strict du Québec et, dans la majeure partie du reste du pays, aucune loi dédiée sur la protection des renseignements personnels des employés dans le secteur privé.

Cela ne signifie pas que la surveillance est totalement non réglementée ailleurs. Les arbitres, les tribunaux et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) ont bâti un corpus jurisprudentiel important appliquant un critère de raisonnabilité constant à la surveillance au travail, décrit plus loin, même lorsqu'aucune loi ne vise directement l'employeur.

Quelle loi sur la vie privée s'applique à votre emploi

La question de départ est toujours la même: l'employeur est-il sous réglementation fédérale et, sinon, dans quelle province se trouve-t-il.

Là où aucune loi ne vise les employés, ce vide est comblé par le délit civil de common law d'intrusion dans l'intimité, la jurisprudence arbitrale dans les milieux syndiqués et, uniquement pour les employeurs sous réglementation fédérale, les règles ordinaires de la LPRPDE lorsqu'elles s'appliquent.

Employeurs sous réglementation fédérale: la LPRPDE

La LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, ch 5) s'articule généralement autour de l'activité commerciale, mais l'article 4(1)b) l'étend spécifiquement aux renseignements personnels des employés d'une entreprise fédérale, c'est-à-dire les banques, les compagnies aériennes, les chemins de fer, les entreprises de télécommunications et les employeurs similaires sous réglementation fédérale. Pour ces employeurs, la surveillance des courriels, de l'utilisation de l'ordinateur, de la localisation ou de l'activité filmée d'un employé engage directement la LPRPDE, y compris l'exigence que toute collecte, utilisation ou communication se fasse à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances, en vertu de l'article 5(3).

Les employeurs sous réglementation provinciale, c'est-à-dire la plupart des milieux de travail canadiens, ne sont aucunement visés par la LPRPDE en matière de renseignements des employés. Les dispositions de la LPRPDE sur les renseignements des employés ne touchent que les entreprises fédérales; un détaillant, un restaurant ou un cabinet d'avocats réglementé par une province échappe à la portée de la LPRPDE quant aux renseignements de ses employés, même si les données de ses clients peuvent tout de même relever de la LPRPDE à titre d'activité commerciale ordinaire.

Alberta et Colombie-Britannique: la PIPA vise directement les employés

L'Alberta et la Colombie-Britannique sont les deux seules provinces dont la loi générale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadre expressément les renseignements personnels des employés comme catégorie distincte des données commerciales ou clients. La Personal Information Protection Act de l'Alberta et celle de la Colombie-Britannique permettent toutes deux à un employeur de recueillir, d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels d'un employé sans consentement lorsque cela est raisonnable aux fins d'établir, de gérer ou de mettre fin à la relation d'emploi, à condition que l'employeur donne un avis raisonnable.

Cette exigence d'avis constitue la protection pratique: un employeur qui souhaite invoquer l'exception liée à la relation d'emploi, plutôt que d'obtenir le consentement individuel, doit généralement informer les employés de ce qu'il recueille et pourquoi. Les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta et de la Colombie-Britannique ont chacun publié des directives appliquant ce cadre spécifiquement à la vidéosurveillance, au suivi GPS et à la surveillance informatique, généralement selon le même prisme de raisonnabilité décrit plus loin.

Québec: la Loi 25 et le Code civil

Le Québec applique le régime de protection de la vie privée des employés le plus strict au Canada, et il ne provient pas d'une seule loi. Les articles 35 et 36 du Code civil du Québec accordent déjà à toute personne, y compris tout employé, un droit général au respect de sa vie privée, et énumèrent spécifiquement la surveillance ainsi que l'utilisation de l'image ou de la voix d'une personne parmi les actes pouvant porter atteinte à ce droit sans consentement.

La Loi 25 (la version modernisée de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, autrefois le projet de loi 64) a superposé à cela un régime légal complet, mis en oeuvre progressivement entre septembre 2022 et septembre 2024: un responsable de la protection des renseignements personnels et un registre des incidents obligatoires, la notification des atteintes, des règles de consentement et de transparence renforcées, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des exigences de divulgation biométrique et, depuis le 22 septembre 2024, un droit à la portabilité des données. La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) applique la Loi 25 au moyen de sanctions administratives pécuniaires nettement plus élevées que tout ce dont dispose le CPVP fédéral, en plus d'un droit d'action privé, ce qui rend les employeurs québécois les plus exposés au pays en cas de surveillance injustifiée.

Ontario et la plupart des autres provinces: aucune loi générale, mais pas un vide juridique total

L'Ontario, tout comme le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse, l'Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador, la Saskatchewan et le Manitoba, n'a aucune loi générale du secteur privé accordant aux employés un droit contre la surveillance de l'employeur. La LPRPDE ne comble pas non plus ce vide, puisqu'il s'agit d'employeurs sous réglementation provinciale dont les renseignements des employés échappent à la limitation de la LPRPDE aux entreprises fédérales.

Cela ne laisse pas pour autant les employés de ces provinces sans protection. La Cour d'appel de l'Ontario a reconnu le délit civil d'intrusion dans l'intimité dans Jones v Tsige, 2012 ONCA 32, qui permet un recours lorsqu'une personne s'immisce intentionnellement dans les affaires privées d'autrui d'une manière qu'une personne raisonnable jugerait hautement choquante. Dans les milieux syndiqués, les arbitres appliquent le même critère de raisonnabilité décrit plus loin pour décider si une preuve de surveillance peut même être utilisée, peu importe si une loi sur la vie privée s'applique.

La Working for Workers Act de l'Ontario: une obligation de divulgation, pas une interdiction

La Working for Workers Act, 2022 de l'Ontario a ajouté l'article 41.1.1 à l'Employment Standards Act, 2000, exigeant qu'un employeur comptant 25 employés ou plus en Ontario au 1er janvier d'une année ait en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés au plus tard le 1er mars de cette année, et remette à chaque employé une copie dans les 30 jours suivant cette échéance. La politique doit préciser si l'employeur surveille électroniquement ses employés et, le cas échéant, comment et dans quelles circonstances, ainsi que les fins auxquelles les renseignements obtenus par la surveillance peuvent servir.

Il importe de ne pas exagérer la portée de cette loi. Il s'agit d'une exigence de transparence, et non d'une restriction à la surveillance elle-même. Un employeur ontarien qui divulgue une surveillance étendue dans sa politique s'est pleinement conformé; la loi ne limite pas ce qui peut être surveillé, n'exige pas le consentement de l'employé et ne crée aucun nouveau droit de contester la surveillance décrite. Elle signifie simplement qu'un employé ontarien visé a le droit de savoir, par écrit, qu'une surveillance a lieu et, en gros, de quelle façon.

Le critère de raisonnabilité utilisé partout au Canada

Qu'une loi s'applique ou non, les arbitres, les tribunaux et les autorités de protection de la vie privée au Canada convergent vers la même question de base pour juger la surveillance au travail: était-elle raisonnable. La Cour fédérale a appliqué une version en quatre volets de ce critère, tirée de la jurisprudence arbitrale du travail, dans Eastmond v Canadian Pacific Railway, 2004 FC 852, lorsqu'elle a confirmé que la vidéosurveillance d'une gare de triage par un chemin de fer sous réglementation fédérale constituait une utilisation qu'une personne raisonnable jugerait acceptable en vertu de l'article 5(3) de la LPRPDE:

1. La mesure est-elle manifestement nécessaire pour répondre à un besoin commercial précis et légitime.
2. Est-elle susceptible d'être efficace pour répondre à ce besoin.
3. La perte de vie privée est-elle proportionnelle au bénéfice obtenu.
4. Existe-t-il un moyen moins attentatoire à la vie privée d'atteindre le même but.

Le CPVP applique les quatre mêmes facteurs dans ses propres directives aux employeurs en dehors des litiges, et les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta et de la Colombie-Britannique, tout comme les arbitres du travail à l'échelle du pays, appliquent un critère essentiellement identique aux griefs portant sur la preuve de surveillance. En pratique, une surveillance visant un problème précis et documenté, comme des pertes d'inventaire répétées à un endroit donné, tend à être maintenue; une surveillance générale, continue ou clandestine sans élément déclencheur défini tend à ne pas l'être.

La vidéosurveillance au travail

La surveillance par caméra des aires de travail communes, des entrées et des points de manipulation d'argent est habituellement jugée raisonnable lorsqu'elle est visible, vise un objectif légitime de sécurité ou de prévention des pertes, et ne s'étend pas aux espaces où les employés ont une attente accrue de vie privée, comme les toilettes, les vestiaires ou un bureau fermé utilisé pour des conversations privées. Une surveillance continue et non ciblée du poste de travail d'un seul employé, sans incident déclencheur, est beaucoup plus difficile à justifier selon le même critère.

La vidéosurveillance clandestine fait face à l'exigence la plus élevée. Les autorités et les arbitres s'attendent généralement à ce que l'employeur ait déjà tenté des mesures moins intrusives et qu'il ait un soupçon précis et raisonnable avant de recourir à des caméras cachées visant une personne en particulier, plutôt que de les déployer comme première réponse à une préoccupation générale.

Le suivi GPS des véhicules d'entreprise

Le suivi GPS et télématique des véhicules d'entreprise est évalué selon le même cadre de raisonnabilité. Un besoin commercial légitime, comme l'optimisation des trajets, l'efficacité énergétique, la planification de l'entretien ou la facturation du temps passé chez un client, tend à appuyer le suivi GPS d'un véhicule pendant les heures de travail. Un suivi qui se poursuit en dehors des heures de travail, ou qui sert à dresser un profil des déplacements personnels d'un employé plutôt que de l'usage commercial du véhicule, est beaucoup plus difficile à justifier et a donné lieu à des conclusions défavorables de la part des autorités provinciales et fédérales de protection de la vie privée.

Les employeurs qui invoquent l'exception liée à la relation d'emploi dans la PIPA de l'Alberta ou de la Colombie-Britannique, ou le critère de fin raisonnable de la LPRPDE au fédéral, devraient également aviser que les véhicules sont suivis et préciser à quelles fins les données sont utilisées, reflétant la même obligation d'avis qui s'applique aux autres formes de surveillance en vertu de ces lois.

La surveillance de l'ordinateur, du courriel et d'Internet

Les employeurs peuvent généralement surveiller l'utilisation des ordinateurs, des réseaux et des comptes de courriel appartenant à l'entreprise, particulièrement lorsqu'une politique précise clairement que ces systèmes sont destinés à un usage professionnel et peuvent être surveillés. Le critère de raisonnabilité s'applique tout de même: un examen large et sans soupçon de la correspondance personnelle de chaque employé est plus difficile à justifier qu'une surveillance ciblée liée à un incident de sécurité précis, à une préoccupation de perte de données ou à un manquement à une politique.

L'obligation ontarienne relative à la politique de surveillance électronique, décrite plus haut, vise précisément ce type de surveillance: la politique d'un employeur ontarien visé doit indiquer, en termes clairs, s'il surveille l'utilisation de l'ordinateur et du courriel et ce qu'il fait des résultats. Ailleurs, cette divulgation n'est pas exigée par la loi en dehors de l'Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec, bien qu'une politique écrite demeure la meilleure preuve qu'un employeur puisse invoquer si la surveillance est contestée par la suite.

Peut-on enregistrer sa propre conversation au travail?

Indépendamment de tout ce qui précède, un employé qui enregistre secrètement une conversation à laquelle il participe personnellement, comme une évaluation de rendement ou une rencontre avec un gestionnaire, ne commet aucune infraction criminelle où que ce soit au Canada. L'article 184(1) du Code criminel fait de l'interception volontaire d'une communication privée une infraction, mais l'article 184(2)a) exempte la personne qui est partie à la communication, ce qui explique pourquoi le Canada est décrit comme un pays à consentement d'une seule partie pour l'enregistrement en général, une règle traitée plus en détail dans l'aperçu des lois canadiennes sur l'enregistrement de ce site.

Être légal n'équivaut pas à être à l'abri des conséquences. Enregistrer secrètement des collègues ou un gestionnaire peut tout de même constituer un motif valable de mesure disciplinaire ou de congédiement, surtout lorsque cela contrevient à une politique de travail claire ou nuit à la confiance dont dépend la relation d'emploi, et une loi sur la protection des renseignements personnels au Québec, en Alberta ou en Colombie-Britannique peut tout de même restreindre ce qu'un employé fait de l'enregistrement par la suite, comme le partager, même si le fait de l'avoir réalisé était légal au départ. Pour un examen plus approfondi de ce chevauchement, voir l'enregistrement de conversations au travail au Canada.

Avertissement: Cet article fournit des renseignements juridiques généraux sur la surveillance au travail et la surveillance des employés au Canada. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient pas compte des circonstances individuelles. Pour un avis sur une situation de travail précise, consultez un avocat autorisé à exercer dans la province concernée.

Lecture complémentaire: les lois PIPA de l'Alberta et de la Colombie-Britannique traite plus en profondeur des règles provinciales sur les renseignements des employés, la vie privée et la surveillance au travail au Canada aborde ce sujet du point de vue du droit du travail, et le carrefour du droit du travail au Canada mène vers d'autres sujets liés aux droits des employés.