Vie privée au travail et surveillance des employés au Canada

Beaucoup d'employés canadiens présument que tout ce qui se passe au travail, qu'il s'agisse d'un compte courriel surveillé ou d'une caméra de sécurité dans un couloir, échappe à toute protection juridique. Ce n'est vrai qu'en partie. La vie privée au travail au Canada n'est pas régie par une seule loi nationale. Les règles applicables dépendent de la question de savoir si l'employeur relève de la compétence fédérale ou provinciale, et de la province où se situe l'emploi.

Ce guide traite des lois du secteur privé qui touchent la relation employeur-employé, de ce que les employeurs peuvent et ne peuvent pas surveiller, de la possibilité pour un employé d'enregistrer ses propres conversations au travail, et de la façon dont les tribunaux, les arbitres et les commissaires à la protection de la vie privée déterminent si une surveillance était raisonnable. Pour d'autres sujets liés au travail, consultez droit du travail canadien, et pour les règles propres à chaque province de façon générale, consultez droit canadien par province.

Quelle loi sur la protection de la vie privée s'applique à votre milieu de travail?

Deux questions déterminent quelle loi couvre les renseignements personnels d'un employé. D'abord, l'employeur relève-t-il de la compétence fédérale? La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, connue sous le nom de LPRPDE (PIPEDA en anglais), s'applique aux ouvrages, entreprises et activités de compétence fédérale, comme les banques, les compagnies aériennes, les entreprises de télécommunications et les entreprises de transport interprovincial. Pour ces employeurs, la LPRPDE couvre directement les renseignements sur les employés, y compris les registres de présence, les courriels, la frappe au clavier, et les enregistrements vidéo ou audio.

Ensuite, pour un employeur provincial ordinaire, dans quelle province se trouve-t-il? Les règles de la LPRPDE sur les activités commerciales n'ont jamais été conçues pour s'appliquer à une relation d'emploi provinciale typique. Seules trois provinces ont comblé cette lacune au moyen d'une loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé reconnue comme substantiellement similaire à la LPRPDE et qui couvre explicitement les renseignements sur les employés : la Personal Information Protection Act de l'Alberta, la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique, et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modernisée par la Loi 25. Dans ces provinces, un employeur doit avoir une fin qu'une personne raisonnable jugerait appropriée avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements sur un employé, et un avis est attendu même lorsque le consentement n'est pas strictement requis.

Partout ailleurs, y compris en Ontario, au Manitoba, en Saskatchewan, dans les provinces de l'Atlantique et dans les territoires, aucune loi autonome sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne régit la relation employeur-employé ordinaire. La protection de la vie privée y repose surtout sur la common law, la notion d'attente raisonnable en matière de vie privée, les clauses du contrat de travail, les lois sur les droits de la personne, et, dans les milieux de travail syndiqués, la convention collective. Pour un résumé général de ces lois sur la protection des renseignements personnels, consultez lois canadiennes sur la protection des données.

La politique écrite de l'Ontario sur la surveillance électronique

L'Ontario a légiféré une règle de transparence précise qui mérite d'être bien comprise. Depuis 2022, la partie XI.1 de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi exige que les employeurs comptant 25 employés ou plus en Ontario au 1er janvier d'une année donnée disposent d'une politique écrite sur la surveillance électronique, prête avant le 1er mars à compter de 2023. La politique doit indiquer si une surveillance a lieu et, le cas échéant, décrire comment, dans quelles circonstances et à quelles fins les renseignements peuvent être utilisés, et elle doit être datée.

La limite importante est qu'il s'agit purement d'une obligation de divulgation. Les directives de l'Ontario précisent explicitement que cette exigence ne crée pas de droit pour les employés de ne pas être surveillés électroniquement et ne crée aucun nouveau droit à la vie privée. Un employeur peut divulguer qu'il surveille les courriels, la localisation GPS ou l'activité informatique et continuer d'utiliser largement ces renseignements, pourvu que la politique décrive la pratique. Elle informe les employés de ce qui se passe. Elle ne limite pas la possibilité que cela se produise.

Enregistrer des conversations au travail : la règle canadienne du consentement d'une seule partie

Une question distincte de la surveillance par l'employeur est celle de savoir si un employé peut enregistrer ses propres conversations au travail, comme une rencontre avec un gestionnaire ou un appel avec les ressources humaines. L'article 184(1) du Code criminel fait de l'interception volontaire d'une communication privée au moyen d'un dispositif d'enregistrement ou d'écoute une infraction. L'article 184(2)a) prévoit ensuite une exception pour la personne qui a le consentement, exprès ou tacite, de l'auteur de la communication ou de la personne à qui l'auteur voulait qu'elle soit destinée.

En pratique, cela fait du Canada un territoire à consentement d'une seule partie. Un employé qui participe réellement à une conversation, en personne ou par téléphone, peut légalement l'enregistrer sans en informer les autres participants ni obtenir leur accord. Cette règle s'applique uniformément dans toutes les provinces et tous les territoires. Elle ne s'étend pas à l'enregistrement d'une conversation à laquelle l'employé ne participe pas, à l'installation d'un dispositif dans une pièce qu'il a quittée, ni à l'interception des messages ou de la messagerie vocale d'une autre personne. Pour les règles générales sur l'enregistrement qui s'appliquent aussi à l'extérieur du milieu de travail, consultez lois canadiennes sur l'enregistrement.

Le fait d'être légal en vertu du Code criminel ne signifie pas qu'un enregistrement secret est sans risque pour l'emploi d'un employé. Deux décisions d'appel canadiennes montrent à quel point l'issue peut varier. Dans Shalagin v. Mercer Celgar Limited Partnership, 2023 BCCA 373, la Cour d'appel de la Colombie-Britannique a confirmé une conclusion selon laquelle l'enregistrement clandestin, étendu et continu, par un employé de ses collègues et superviseurs, découvert seulement après son congédiement, constituait un motif valable découvert après coup, parce qu'il détruisait la confiance dont dépend la relation d'emploi. Dans Teljeur v. Aurora Hotel Group, 2024 ONCA 213, à l'inverse, la Cour d'appel de l'Ontario a confirmé une décision qui s'est appuyée sur l'enregistrement secret, par un employé, de sa propre rencontre de cessation d'emploi comme preuve de la mauvaise foi de l'employeur pendant cette rencontre. Le contexte, l'objectif et la portée déterminent l'issue bien davantage que la simple légalité de l'enregistrement.

Attente raisonnable en matière de vie privée et la distinction entre secteur public et secteur privé

Les tribunaux canadiens se demandent souvent si une personne avait une attente raisonnable en matière de vie privée, et l'arrêt de principe en milieu de travail est R. v. Cole, 2012 SCC 53. Un enseignant du secondaire disposait d'un ordinateur portable de travail pour ses fonctions d'enseignement, et la politique de l'école permettait un usage personnel accessoire. Un technicien a trouvé des photos personnelles sur l'appareil lors d'une vérification de routine, et l'affaire s'est retrouvée entre les mains de la police, qui a fouillé l'appareil sans mandat.

La Cour suprême a conclu que l'enseignant avait une attente raisonnable, bien que diminuée, en matière de vie privée quant à son usage personnel de l'ordinateur portable, en se fondant sur l'ensemble des circonstances, notamment le fait que l'usage personnel était permis et que les données étaient protégées par mot de passe. Cette attente existant, la fouille policière sans mandat a violé ses droits garantis par l'article 8 de la Charte canadienne des droits et libertés.

La réserve est que Cole est une affaire relevant de la Charte, et que la Charte encadre l'action gouvernementale, et non les entreprises privées. Elle s'applique directement lorsque l'employeur est un organisme public, comme un conseil scolaire ou une société d'État. Un employé du secteur privé ne peut pas invoquer la Charte contre un employeur privé de la même manière que l'enseignant dans Cole pouvait le faire contre une fouille rendue possible par son employeur public, bien que le raisonnement sur l'attente raisonnable en matière de vie privée continue d'éclairer la façon dont les arbitres et les commissaires évaluent la vie privée de façon plus générale.

Quand la surveillance par l'employeur est-elle raisonnable?

Qu'il s'agisse d'un grief syndical, d'une réclamation civile ou d'une plainte à un commissaire à la protection de la vie privée, la question récurrente est celle de savoir si la surveillance était raisonnable. Les commissaires à la protection de la vie privée fédéral, provinciaux et territoriaux du Canada décrivent cette exigence comme une surveillance limitée à des fins précises, ciblées et appropriées, utilisant la mesure la moins envahissante disponible pour la vie privée, en soupesant la sensibilité des renseignements, l'existence ou non de solutions de rechange moins envahissantes, et la question de savoir si la perte de vie privée est proportionnelle à l'avantage recherché.

Les arbitres du travail appliquent un test connexe à deux volets pour les enquêtes clandestines, le plus souvent la surveillance vidéo utilisée pour appuyer une mesure disciplinaire en cas de soupçon d'abus de congé de maladie. Premièrement, était-il raisonnable, dans l'ensemble des circonstances, de recourir à la surveillance? Les arbitres s'attendent à ce qu'un employeur tente d'abord des mesures moins envahissantes, comme confronter l'employé ou lui offrir un travail modifié, avant de recourir à des caméras cachées ou à des enquêteurs. Deuxièmement, la surveillance a-t-elle été menée de façon raisonnable, c'est-à-dire proportionnée, limitée dans sa portée et sa durée, et jamais dans des espaces véritablement privés comme les toilettes ou les salles de repos? Une surveillance qui échoue à l'un ou l'autre de ces volets risque d'être exclue comme preuve ou de donner lieu à une conclusion d'atteinte injustifiée à la vie privée.

Que faire si vous croyez être surveillé

Commencez par vérifier le contrat de travail et toute politique du milieu de travail afin d'y trouver une description de ce qui est surveillé et pourquoi. La politique de surveillance électronique de l'Ontario, ou un avis équivalent d'un employeur sous réglementation fédérale, albertain, britanno-colombien ou québécois, peut déjà répondre à cette question.

Si une loi sur la protection des renseignements personnels s'applique, une plainte peut généralement être déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du commissaire provincial compétent. Dans un milieu de travail syndiqué, les différends relatifs à la surveillance font habituellement l'objet d'un grief en vertu de la convention collective, où un arbitre applique le critère du caractère raisonnable décrit plus haut. Lorsqu'aucune loi spécifique sur la protection des renseignements personnels ne s'applique, les options peuvent comprendre une plainte relative aux droits de la personne, une réclamation de common law, ou une plainte en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi si un employeur ontarien a omis d'adopter la politique requise.

Avis de non-responsabilité

Cet article fournit des renseignements généraux sur le droit relatif à la vie privée au travail et à la surveillance des employés au Canada. Il ne constitue pas un avis juridique. Le droit de la protection des renseignements personnels et le droit du travail peuvent varier selon la province, selon que l'employeur relève de la compétence fédérale ou provinciale, et selon les faits particuliers d'une situation de travail. Toute personne confrontée à un véritable différend concernant la surveillance ou un enregistrement effectué au travail devrait consulter un avocat autorisé à exercer dans la province concernée ou communiquer avec le bureau du commissaire à la protection de la vie privée compétent.