Leyes de Conservación de Expedientes Médicos de Nueva York (Guía 2026)

Nueva York exige que los médicos conserven los expedientes de los pacientes durante al menos 6 años desde la última visita conforme a N.Y. Educ. Law 6530(32), y que los hospitales guarden los expedientes durante al menos 6 años desde el alta conforme a 10 NYCRR 405.10. Los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse por más tiempo, hasta los 19, 21 o 22 años, según la licencia y el entorno.

Nueva York tiene reglas detalladas que rigen cuánto tiempo deben conservar los expedientes médicos de los pacientes los médicos, los hospitales y otros proveedores de atención médica. Estos requisitos provienen de múltiples fuentes de ley, incluidas la New York Education Law, la Public Health Law, las regulaciones estatales y las reglas federales de HIPAA y CMS.

Esta guía cubre cada requisito importante de conservación, explica cuánto tiempo conservan los expedientes médicos los hospitales en comparación con los consultorios médicos, desglosa los derechos de acceso del paciente y las tarifas por copias, y responde preguntas comunes sobre la destrucción de expedientes y el cierre de consultorios.

¿Cuánto Tiempo Deben Conservar los Médicos los Expedientes Médicos en Nueva York?

Conforme a la New York Education Law 6530, subdivisión 32, los médicos con licencia en Nueva York deben mantener un expediente médico de cada paciente que refleje con precisión la evaluación y el tratamiento proporcionados. No hacerlo constituye una falta profesional.

El período de conservación para los expedientes del médico es sencillo. A menos que otra ley exija un período más largo, todos los expedientes de los pacientes deben conservarse durante al menos 6 años desde la fecha de la última visita o tratamiento del paciente.

Este mínimo de 6 años aplica a todos los tipos de expedientes del médico, incluidas las notas de las visitas al consultorio, los resultados de las pruebas, las órdenes de imágenes, la documentación de referencias y los planes de tratamiento.

Expedientes de Menores y Expedientes Obstétricos

El estatuto establece un mínimo distinto para dos categorías de expedientes:

"Obstetrical records and records of minor patients must be retained for at least six years, and until one year after the minor patient reaches the age of eighteen years." Education Law 6530(32)

En la práctica, esto significa que un médico debe conservar los expedientes de un menor hasta que el paciente cumpla 19 años como mínimo.

Por ejemplo, si un médico atiende a un paciente de 5 años y nunca vuelve a verlo, el expediente no puede destruirse hasta que el paciente cumpla 19 años. Eso equivale a 14 años de conservación, muy por encima de la regla estándar de 6 años.

Si un médico atiende a un paciente de 16 años, la regla de 6 años (que finaliza cuando el paciente tiene 22 años) en realidad supera a la regla de menores (19 años), por lo que el expediente debe conservarse durante 6 años.

Atención: Las edades para los expedientes de menores en Nueva York difieren según la licencia y el entorno, y suelen confundirse constantemente. Diecinueve es la cifra para los médicos conforme a Education Law 6530(32). Veintiuno es la cifra para los hospitales conforme a 10 NYCRR 405.10(a)(4). La mayoría de las demás profesiones de salud con licencia responden a una tercera cifra, 22 años, conforme a la Regla de la Junta de Regentes 8 NYCRR 29.2(a)(3), que se explica en la sección sobre cierre de consultorios más abajo. La guía escrita para una de estas profesiones no se aplica a las demás.

Consecuencias por Falta Profesional

La New York State Board for Professional Medical Conduct hace cumplir estos requisitos. Un médico que no mantenga expedientes adecuados o que destruya expedientes prematuramente puede enfrentar medidas disciplinarias, incluidas multas, suspensión de la licencia o revocación.

Requisitos de Conservación de Expedientes Médicos Hospitalarios

Los hospitales en Nueva York operan bajo un conjunto de reglas de conservación separado y algo más estricto. Estas provienen de 10 NYCRR 405.10, la regulación estatal que rige los servicios de expedientes médicos hospitalarios, emitida bajo la autoridad del Public Health Law Article 28.

Conforme a 10 NYCRR 405.10, los hospitales deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante al menos 6 años desde la fecha del alta.

Expedientes Hospitalarios de Menores

La regla para pacientes menores en los hospitales es más generosa que la regla para los médicos. Los hospitales deben conservar los expedientes de pacientes menores durante al menos 6 años después del alta o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (efectivamente hasta los 21 años), el que sea más largo.

Esto significa que los hospitales conservan los expedientes de menores hasta 3 años más de lo que se exige a los consultorios médicos privados, según la edad del paciente al momento del tratamiento.

Expedientes Después del Fallecimiento de un Paciente

Los hospitales deben conservar los expedientes de los pacientes durante al menos 6 años después del fallecimiento del paciente. Esto aplica sin importar si el paciente falleció en el hospital o en otro lugar, siempre que el hospital tenga expedientes de esa persona.

Requisitos Federales: HIPAA y CMS

HIPAA No Establece un Período de Conservación

Un error común es pensar que HIPAA exige que los proveedores guarden los expedientes médicos durante un número específico de años. Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de expedientes médicos. Las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.

Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas mantengan sus políticas, procedimientos, avisos de privacidad y registros de quejas durante al menos 6 años desde la fecha de creación o la última fecha de vigencia.

HIPAA también exige que, cuando los expedientes finalmente se destruyan, la eliminación deje la información médica protegida (PHI) esencialmente ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir.

Requisitos de CMS y Medicare

Los proveedores que participan en Medicare enfrentan una regla federal adicional de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS), cuyo alcance es más acotado de lo que suele describirse. 42 CFR 424.516(f) se ubica dentro de las regulaciones de inscripción de Medicare, bajo el título "Requirements for Establishing and Maintaining Medicare Billing Privileges".

La regla vincula a dos partes. Un proveedor o suministrador que brinda servicios, artículos o medicamentos cubiertos de la Parte A o B que fueron ordenados, certificados, referidos o recetados debe conservar la documentación durante 7 años desde la fecha del servicio y dar acceso a ella a CMS o a un contratista de Medicare cuando se lo soliciten. El médico u otro profesional elegible que ordenó, certificó, refirió o recetó esos servicios tiene el mismo deber de 7 años.

Lo que cubren esos 7 años está definido con la misma precisión limitada. La regla alcanza "written and electronic documents ... relating to written orders, certifications, referrals, prescriptions, and requests for payments for Part A or B services, items or drugs" (documentos escritos y electrónicos relacionados con órdenes escritas, certificaciones, referencias, recetas y solicitudes de pago de servicios, artículos o medicamentos de la Parte A o B). Es una regla de documentación vinculada a los artículos ordenados y referidos, no una regla general de 7 años para todo el expediente médico completo de cada paciente de Medicare.

Para los hospitales en particular, las Condiciones de Participación de Medicare en 42 CFR 482.24 exigen que los hospitales cuenten con un servicio de expedientes médicos y que mantengan un expediente médico completo de cada persona evaluada o tratada.

Para la documentación que sí cubre el 424.516(f), el período federal de 7 años se extiende más allá del mínimo de 6 años de Nueva York, por lo que un proveedor de Nueva York que factura a Medicare debe planificar su calendario de conservación en función del período más largo.

Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias

Su Derecho a Acceder a los Expedientes

La New York Public Health Law, Sección 18 otorga a los pacientes y a sus representantes autorizados el derecho a acceder a sus expedientes médicos. Cuando un paciente presenta una solicitud por escrito, el proveedor debe darle la oportunidad de inspeccionar los expedientes dentro de 10 días.

"[S]ubject to the provisions of subdivisión three of this section, upon the written request of any subject, a health care provider shall provide an opportunity, within ten days, for such subject to inspect any patient information..." Public Health Law 18(2)(a)

Lea ese texto con atención. El estatuto dice diez días. No dice diez días hábiles, y no incluye ningún calificador de días hábiles en ninguna parte de las disposiciones de acceso. Un proveedor que trata el plazo como diez días hábiles se está tomando aproximadamente dos semanas calendario adicionales que el estatuto no le concede.

Sin embargo, la obligación no es incondicional. La disposición comienza sujetándose a la subdivisión 3, que establece los motivos limitados por los cuales un proveedor puede negar información del paciente y el proceso de revisión que un paciente puede usar cuando se le niega el acceso.

Las copias corren con otro reloj. Conforme a la sección 18(2)(d), ante la solicitud por escrito de una persona calificada, un proveedor "shall furnish to such person, within a reasonable time, a copy of any patient information requested" (debe entregar a esa persona, dentro de un plazo razonable, una copia de la información del paciente solicitada). La inspección tiene el plazo fijo de diez días; las copias se rigen por un estándar de razonabilidad.

El costo no es una razón legal para negarse. Public Health Law 18(2)(e) establece que "[a] qualified person shall not be denied access to patient information solely because of inability to pay" (no se puede negar el acceso a la información del paciente a una persona calificada únicamente por su incapacidad de pago), y Public Health Law 17 contiene la misma regla para los expedientes enviados a un médico u hospital designado: "A release of records under this section shall not be denied solely because of inability to pay" (no se puede negar la divulgación de expedientes conforme a esta sección únicamente por incapacidad de pago). Ambas frases se refieren a la incapacidad de pagar el cargo por la copia. Ninguna de las dos aborda un saldo pendiente por tratamiento previo, que es una cuestión distinta que el estatuto de acceso no trata en esos términos.

Límites de las Tarifas por Copias

Public Health Law 18(2)(e) establece el límite máximo. Un proveedor "may impose a reasonable charge for all inspections and copies, not exceeding the costs incurred by such provider" (puede imponer un cargo razonable por todas las inspecciones y copias, que no exceda los costos en que incurrió dicho proveedor). Dentro de ese límite general:

• Copias en papel: No más de $0.75 por página. El estatuto vincula el límite por página específicamente al papel: "the reasonable charge for paper copies shall not exceed seventy-five cents per page" (el cargo razonable por copias en papel no debe exceder los setenta y cinco centavos por página).
• Copias electrónicas: La sección 18 no establece una tarifa por página separada ni un límite en dólares distinto para las copias electrónicas. El límite general sigue aplicando, por lo que ningún cargo puede exceder los costos reales en que incurrió el proveedor.
• Mamografías originales: Un proveedor no puede cobrar por copiar una mamografía original cuando el original ya fue entregado, y cualquier cargo por entregar una mamografía original "shall not exceed the documented costs associated therewith" (no debe exceder los costos documentados asociados con dicha entrega).
• Radiografías y otros materiales radiográficos: No aplica una regla separada por página. Estos se rigen por el mismo límite general de cargo razonable, tope que corresponde a los costos en que incurrió el proveedor.

Atención: Circula ampliamente la idea de un "máximo de $100" para las copias electrónicas de expedientes médicos de Nueva York. Esa cifra no aparece en ninguna parte de Public Health Law 18. Los límites exigibles son el tope de 75 centavos por página para las copias en papel y la regla general de que ningún cargo puede exceder los costos reales en que incurrió el proveedor.

Situaciones Sin Cargo

Los proveedores no pueden cobrar ninguna tarifa por proporcionar copias de expedientes médicos cuando los expedientes se solicitan para respaldar:

• Una solicitud de cualquier beneficio o programa gubernamental
• Un reclamo relacionado con un beneficio gubernamental
• Una apelación de una decisión sobre un beneficio gubernamental

Esto incluye solicitudes de discapacidad del Seguro Social, Medicaid, beneficios para veteranos y programas similares.

Cuando el proveedor conserva el expediente de forma electrónica, la sección 18(2)(e) le exige "provide the copy in either electronic or paper form, as required by the government benefit or program, or at the patient's request" (proporcionar la copia en forma electrónica o en papel, según lo requiera el beneficio o programa gubernamental, o a solicitud del paciente).

Destrucción Segura de los Expedientes Médicos

Una vez que vence el período de conservación, los proveedores no están obligados a conservar los expedientes indefinidamente, pero deben destruirlos correctamente.

Conforme a los requisitos de eliminación de HIPAA, las entidades cubiertas deben asegurarse de que la PHI quede ilegible y no se pueda reconstruir antes de su eliminación. Los métodos aceptables incluyen:

• Expedientes en papel: Triturar, incinerar, convertir en pulpa o pulverizar
• Medios electrónicos: Borrado (sobrescribir con datos no sensibles), purgado (desmagnetización) o destrucción física (desintegración, fundición, incineración o trituración del medio)

Simplemente colocar los expedientes en un contenedor de basura o en un bote de reciclaje sin dejarlos ilegibles constituye una violación de HIPAA, incluso si el período de conservación ya venció.

El New York Department of State también recomienda a todas las empresas que manejan información personal implementar procedimientos de destrucción segura.

Los proveedores deben mantener una bitácora de destrucción que documente qué se destruyó, cuándo, cómo y por quién. Esto crea un registro defendible en caso de que surjan preguntas más adelante.

Qué Sucede Cuando Cierra un Consultorio Médico

Cuando un médico se jubila o un consultorio médico cierra en Nueva York, la obligación de conservación no termina con el consultorio. Education Law 6530(32) vincula el plazo de seis años al expediente del paciente en sí, y la subdivisión no contempla ninguna excepción para un consultorio que haya cerrado sus puertas. No mantener un expediente para cada paciente sigue constituyendo una falta profesional.

Public Health Law 17 le da al paciente una vía hacia sus expedientes que sobrevive al fin de la relación de tratamiento. Ante una solicitud por escrito, "an examining, consulting or treating physician or hospital must release and deliver" (un médico u hospital examinador, consultor o tratante debe divulgar y entregar) copias de radiografías, expedientes médicos y expedientes de pruebas "to any other designated physician or hospital" (a cualquier otro médico u hospital designado). La obligación recae sobre el médico u hospital que examinó, atendió en consulta o trató al paciente, por lo que el cierre de un consultorio no la extingue.

En la práctica, un paciente que enfrenta el cierre de un consultorio puede:

1. Solicitar una copia del expediente directamente conforme a Public Health Law 18
2. Solicitar que se transfiera el expediente a un nuevo proveedor de su elección conforme a Public Health Law 17
3. Preguntar dónde se conservarán los expedientes, ya que el período de conservación sigue corriendo después de que el consultorio cierra

Atención: Nueva York no usa una sola cifra para los expedientes de menores en todas las profesiones con licencia, y el New York State Education Department publica guías de cierre de consultorio profesión por profesión. Su guía para los asistentes de terapia física, por ejemplo, dice "obstetrical records and records of minor patients must be retained for at least six years and until one year after the minor patient reaches the age of 21 years" (los expedientes obstétricos y los expedientes de pacientes menores deben conservarse durante al menos seis años y hasta un año después de que el paciente menor cumpla 21 años), y cita la Regla de Regentes 29.2(a)(3). Esa regla, 8 NYCRR 29.2, se titula "General provisions for health professions" (disposiciones generales para las profesiones de salud) y alcanza a más de 30 profesiones con licencia, por lo que su límite de 22 años no es específico de la terapia física ni proviene de la regla hospitalaria (que llega hasta los 21 años). Los médicos y los asistentes médicos son la excepción a la Regla 29.2: Education Law 6530 los rige a ellos, y establece el mínimo en un año después de que el paciente cumpla 18 años. Revise la regla escrita para la licencia específica en lugar de aplicar la cifra de otra profesión.

Para los hospitales, el proceso es más formal. El New York State Department of Health publica una guía sobre los expedientes médicos de hospitales cerrados que aborda cómo una instalación que cierra maneja la disposición de los expedientes de los pacientes y cómo los antiguos pacientes los rastrean después.

Cómo Encontrar Expedientes de Hospitales Cerrados

Si necesita expedientes de un hospital que ha cerrado, el Department of Health mantiene información sobre dónde se transfirieron esos expedientes. Su guía publicada indica el 1-800-663-6114 como línea de contacto. Confirme el número vigente en el sitio web del propio Departamento antes de confiar en él, ya que las líneas de contacto de las agencias cambian sin previo aviso.

Resumen de los Períodos de Conservación de Nueva York