New York
Leyes de Conservación de Registros Médicos de Nueva York (Guía 2026)
Nueva York exige que los médicos conserven los expedientes de los pacientes durante al menos 6 años desde la última visita conforme a N.Y. Educ. Law 6530(32), y que los hospitales guarden los expedientes durante al menos 6 años desde el alta conforme a 10 NYCRR 405.10. Los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse por más tiempo, hasta los 19 o 21 años según el tipo de proveedor.
Nueva York tiene reglas detalladas que rigen cuánto tiempo deben conservar los expedientes médicos de los pacientes los médicos, los hospitales y otros proveedores de atención médica. Estos requisitos provienen de múltiples fuentes de ley, incluidas la New York Education Law, la Public Health Law, las regulaciones estatales y las reglas federales de HIPAA y CMS.
Esta guía cubre cada requisito importante de conservación, explica cómo difieren las reglas entre los consultorios médicos y los hospitales, desglosa los derechos de acceso del paciente y las tarifas por copias, y responde preguntas comunes sobre la destrucción de expedientes y los cierres de consultorios.
¿Cuánto Tiempo Deben Guardar los Médicos los Expedientes Médicos en Nueva York?
Conforme a la New York Education Law 6530, subdivisión 32, los médicos con licencia en Nueva York deben mantener un expediente médico de cada paciente que refleje con precisión la evaluación y el tratamiento proporcionados. No hacerlo constituye una falta profesional.
El período de conservación para los expedientes del médico es sencillo. A menos que otra ley exija un período más largo, todos los expedientes de los pacientes deben conservarse durante al menos 6 años desde la fecha de la última visita o tratamiento del paciente.
Este mínimo de 6 años aplica a todos los tipos de expedientes del médico, incluidas las notas de las visitas al consultorio, los resultados de las pruebas, las órdenes de imágenes, la documentación de referencias y los planes de tratamiento.
Expedientes de Menores y Expedientes Obstétricos
Los médicos deben conservar los expedientes obstétricos y los expedientes de pacientes menores de edad durante al menos 6 años o hasta un año después de que el paciente menor cumpla 18 años, el período que sea más largo. En la práctica, esto significa que un médico debe conservar los expedientes de un menor hasta que el paciente cumpla 19 años como mínimo.
Por ejemplo, si un médico trata a un paciente de 5 años y nunca lo vuelve a ver, el expediente no puede destruirse hasta que el paciente cumpla 19 años. Eso son 14 años de conservación, mucho más allá de la regla estándar de 6 años.
Si un médico trata a un paciente de 16 años, la regla de 6 años (que termina cuando el paciente tiene 22 años) en realidad supera la regla de menores (19 años), por lo que el expediente debe conservarse durante 6 años.
Consecuencias por Falta Profesional
La New York State Board for Professional Medical Conduct hace cumplir estos requisitos. Un médico que no mantiene expedientes adecuados o destruye los expedientes prematuramente puede enfrentar medidas disciplinarias, incluidas multas, suspensión de la licencia o revocación.
Requisitos de Conservación de Registros Médicos Hospitalarios
Los hospitales en Nueva York operan bajo un conjunto de reglas de conservación separado y algo más estricto. Estas provienen de 10 NYCRR 405.10, la regulación estatal que rige los servicios de expedientes médicos hospitalarios, emitida bajo la autoridad del Public Health Law Article 28.
Conforme a 10 NYCRR 405.10, los hospitales deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante al menos 6 años desde la fecha del alta.
Expedientes Hospitalarios de Menores
La regla de pacientes menores para los hospitales es más generosa que la regla del médico. Los hospitales deben conservar los expedientes de pacientes menores durante al menos 6 años después del alta o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (efectivamente hasta los 21 años), el que sea más largo.
Esto significa que los hospitales conservan los expedientes de menores hasta 3 años más de lo que se les exige a los consultorios médicos privados, dependiendo de la edad del paciente al momento del tratamiento.
Expedientes Después de la Muerte de un Paciente
Los hospitales deben conservar los expedientes de los pacientes durante al menos 6 años después de la muerte del paciente. Esto aplica sin importar si el paciente murió en el hospital o en otro lugar, siempre que el hospital tenga expedientes de esa persona.
Requisitos Federales: HIPAA y CMS
HIPAA No Establece un Período de Conservación
Un error común es creer que HIPAA exige que los proveedores guarden los expedientes médicos durante un número específico de años. Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de expedientes médicos. Las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.
Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas mantengan sus políticas de privacidad, procedimientos, avisos y registros de quejas durante al menos 6 años desde la fecha de creación o la última fecha de vigencia.
HIPAA también exige que, cuando los expedientes finalmente se destruyan, la eliminación deje la información médica protegida (PHI) esencialmente ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir.
Requisitos de CMS y Medicare
Los proveedores que participan en Medicare enfrentan reglas federales de conservación adicionales de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS). Conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores y suministradores de Medicare deben mantener la documentación durante 7 años desde la fecha del servicio.
Para los hospitales específicamente, las Condiciones de Participación de Medicare en 42 CFR 482.24 exigen que los hospitales tengan un servicio de expedientes médicos y que mantengan un expediente médico completo de cada persona evaluada o tratada.
Como el requisito de 7 años de CMS supera el mínimo de 6 años de Nueva York, cualquier proveedor de Nueva York que acepte Medicare debe conservar los expedientes durante al menos 7 años para cumplir tanto con la ley estatal como con la federal.
Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias
Su Derecho a Acceder a los Expedientes
La Sección 18 de la New York Public Health Law otorga a los pacientes y a sus representantes autorizados el derecho a acceder a sus expedientes médicos. Cuando un paciente presenta una solicitud de acceso por escrito, el proveedor debe poner los expedientes a disposición para su inspección dentro de 10 días hábiles.
Si el paciente solicita copias, estas también deben proporcionarse dentro de un tiempo razonable. El New York State Department of Health confirma que los pacientes tienen derecho a ver y obtener copias de sus expedientes médicos tanto de los médicos como de los hospitales.
Un proveedor no puede negar el acceso a los expedientes simplemente porque el paciente deba un saldo pendiente.
Límites de Tarifas por Copias
La ley de Nueva York limita las tarifas que los proveedores pueden cobrar por las copias de expedientes médicos:
- Copias en papel: No más de $0.75 por página, más franqueo
- Copias electrónicas: El menor de $0.75 por página o un total de $100
- Materiales radiográficos (radiografías, resonancias): Costos reales de reproducción
- Mamografías originales: Sin cargo por copia, aunque el proveedor puede cobrar el costo real documentado de proporcionar las películas
Situaciones Sin Cargo
Los proveedores no pueden cobrar ninguna tarifa por proporcionar copias de expedientes médicos cuando los expedientes se solicitan para respaldar:
- Una solicitud de cualquier beneficio o programa gubernamental
- Un reclamo relacionado con un beneficio gubernamental
- Una apelación de una decisión sobre un beneficio gubernamental
Esto incluye solicitudes de discapacidad del Seguro Social, Medicaid, beneficios para veteranos y programas similares.
Destrucción Segura de los Expedientes Médicos
Una vez que vence el período de conservación, los proveedores no están obligados a conservar los expedientes indefinidamente, pero deben destruirlos correctamente.
Conforme a los requisitos de eliminación de HIPAA, las entidades cubiertas deben asegurar que la PHI quede ilegible e imposible de reconstruir antes de la eliminación. Los métodos aceptables incluyen:
- Expedientes en papel: Triturar, incinerar, reducir a pulpa o pulverizar
- Medios electrónicos: Borrar (sobrescribir con datos no sensibles), purgar (desmagnetizar) o destruir físicamente (desintegrar, fundir, incinerar o triturar el medio)
Simplemente colocar los expedientes en un contenedor de basura o en un bote de reciclaje sin dejarlos ilegibles es una violación de HIPAA, incluso si el período de conservación ha vencido.
El New York Department of State también aconseja a todas las empresas que manejan información personal implementar procedimientos de destrucción seguros.
Los proveedores deben mantener una bitácora de destrucción que documente qué se destruyó, cuándo, cómo y por quién. Esto crea un registro defendible en caso de que surjan preguntas más adelante.
Qué Sucede Cuando Cierra un Consultorio Médico
Cuando un médico se jubila o un consultorio médico cierra en Nueva York, las obligaciones de conservación no desaparecen. El proveedor sigue siendo responsable de asegurar que los expedientes de los pacientes se preserven durante todo el período de conservación requerido.
Según el New York State Education Department, Office of the Professions, al cerrar un consultorio, los proveedores deben:
- Notificar a los pacientes y darles la opción de recibir una copia de su expediente, transferir su expediente a otro proveedor de su elección o colocar el expediente en almacenamiento
- Informar a los pacientes de la ubicación de almacenamiento si los expedientes se almacenan con otro profesional o un custodio de expedientes
- Continuar conservando los expedientes durante todo el período mínimo requerido por ley
Para los hospitales, el proceso es más formal. El New York State Department of Health exige que los hospitales presenten un plan de cierre que aborde la disposición de los expedientes de los pacientes. Los hospitales deben notificar al DOH antes de anunciar públicamente cualquier cierre.
Cómo Encontrar Expedientes de Hospitales Cerrados
Si necesita expedientes de un hospital que ha cerrado, comuníquese con el New York State Department of Health al 1-800-663-6114. El departamento mantiene información sobre a dónde se han transferido los expedientes de los hospitales cerrados.
Resumen de los Períodos de Conservación de Nueva York
| Tipo de Proveedor | Expedientes Generales | Expedientes de Menores | Después de la Muerte |
|---|---|---|---|
| Médicos | 6 años desde la última visita | 6 años o hasta los 19 años (el más largo) | 6 años |
| Hospitales | 6 años desde el alta | 6 años o hasta los 21 años (el más largo) | 6 años después de la muerte |
| Proveedores de Medicare | 7 años desde la fecha del servicio | Regla estatal o 7 años (el más largo) | 7 años |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tienen que guardar los expedientes médicos los médicos en Nueva York?
Los médicos en Nueva York deben guardar los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 6 años desde la fecha de la última visita del paciente, conforme a Education Law Section 6530(32). Para los pacientes menores de edad, los expedientes deben conservarse durante 6 años o hasta que el paciente cumpla 19 años, el que sea más largo.
¿Los hospitales en Nueva York guardan los expedientes por más tiempo que los médicos privados?
Sí, para los pacientes menores de edad. Los hospitales deben conservar los expedientes de menores durante al menos 6 años o hasta 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (a los 21 años), el que sea más largo. Los médicos privados solo deben guardar los expedientes de menores hasta un año después de que el paciente cumpla 18 años (a los 19 años). Para los pacientes adultos, ambos siguen un mínimo de 6 años desde la última visita o el alta.
¿HIPAA exige que los expedientes médicos se guarden durante cierto número de años?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un período de conservación de expedientes médicos. La conservación se rige por la ley estatal. Sin embargo, HIPAA sí exige que las políticas y la documentación relacionadas con la privacidad se mantengan durante 6 años, y exige la destrucción segura de la información médica protegida cuando los expedientes finalmente se eliminan.
¿Cuánto puede cobrar un proveedor de Nueva York por las copias de los expedientes médicos?
Conforme a Public Health Law Section 18, los proveedores pueden cobrar no más de $0.75 por página por copias en papel, más franqueo. Las copias electrónicas tienen un límite del menor de $0.75 por página o $100 en total. No se puede cobrar ninguna tarifa cuando los expedientes se solicitan para respaldar una solicitud, un reclamo o una apelación de un beneficio gubernamental.
¿Qué sucede con mis expedientes médicos si mi médico se jubila o cierra su consultorio?
El médico debe notificar a los pacientes y ofrecerles la opción de recibir una copia de sus expedientes, transferir los expedientes a otro proveedor o colocar los expedientes en almacenamiento seguro. La obligación de conservación continúa durante todo el período requerido incluso después de que el consultorio cierre. Si no puede localizar sus expedientes, comuníquese con el New York State Department of Health al 1-800-663-6114.
Fuentes y referencias
- N.Y. Education Law 6530 - Definiciones de Falta Profesional(health.ny.gov).gov
- N.Y. Public Health Law 18 - Acceso a la Información del Paciente(nysenate.gov).gov
- 10 NYCRR 405.10 - Expedientes Médicos Hospitalarios(law.cornell.edu)
- HHS - ¿Exige HIPAA que las Entidades Cubiertas Guarden los Expedientes Médicos?(hhs.gov).gov
- HHS - Eliminación de Información Médica Protegida bajo HIPAA(hhs.gov).gov
- HHS - Preguntas Frecuentes sobre la Eliminación de PHI(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de Medicare: Servicios de Expedientes Médicos(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.516 - Requisitos de Inscripción de Proveedores de Medicare(ecfr.gov).gov
- NYS DOH - ¿Tengo Derecho a Ver Mis Expedientes Médicos?(health.ny.gov).gov
- NYS DOH - Memorándum sobre el Acceso a la Información del Paciente(health.ny.gov).gov
- NYS DOH - Leyes Relevantes del Estado de Nueva York para la Conducta Médica(health.ny.gov).gov
- NYS DOH - Expedientes Médicos de Hospitales Cerrados(health.ny.gov).gov
- NYS Education Department - Cierre de un Consultorio(op.nysed.gov).gov
- NYS Department of State - Conservación y Destrucción de Expedientes(dos.ny.gov).gov
- CMS - Conservación de Expedientes Médicos y Formato de Medios(cms.gov).gov