¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los registros médicos? (2026)
Los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después del alta en la mayoría de los estados, aunque los períodos de retención varían entre 3 años en Wyoming y 20 años en Massachusetts. No existe un único requisito federal; la ley estatal establece el mínimo, y los registros de menores de edad se conservan por más tiempo en casi todos los estados.
Cuánto tiempo conserva un hospital sus registros médicos depende principalmente del estado en el que opera el hospital. La ley federal establece un mínimo de 5 años para los hospitales que participan en Medicare, pero la mayoría de los estados exigen períodos de retención más largos, que van de 5 a 20 años.
Esta guía explica los requisitos federales, cómo varían las leyes estatales, qué tipos de registros conservan los hospitales, cómo acceder a sus registros antiguos y qué sucede cuando un hospital cierra.
La respuesta breve
La mayoría de los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después de su última alta o visita. El período exacto depende de su estado. Los hospitales que participan en Medicare deben conservar los registros durante al menos 5 años bajo las regulaciones federales, pero la ley estatal a menudo exige un período más largo. Cuando los requisitos estatales y federales entran en conflicto, el hospital debe seguir la regla más estricta.
Para conocer el desglose completo de los requisitos de cada estado, consulte nuestra guía de Leyes de retención de registros médicos por estado.
Requisitos federales
Mínimo para hospitales de Medicare: 5 años
El 42 CFR 482.24(b) exige que los hospitales que participan en Medicare conserven los registros médicos "en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos 5 años." Esto se aplica a los registros de pacientes internados y ambulatorios.
Requisito para proveedores de Medicare: 7 años
Por separado, el 42 CFR 424.516(f) exige que los proveedores de Medicare conserven la documentación que respalda la facturación de Medicare durante 7 años desde la fecha del servicio. El incumplimiento puede resultar en la revocación de la inscripción en Medicare. En la práctica, este requisito de 7 años es el piso federal operativo para la mayoría de los hospitales.
Registros de hospicio: 6 años
Los programas de hospicio deben conservar los registros clínicos durante 6 años después del fallecimiento o el alta del paciente, según el 42 CFR 418.104, a menos que la ley estatal exija más tiempo.
La HIPAA no establece un período de retención
Un error común: la HIPAA no exige que los hospitales conserven los registros médicos durante un número específico de años. La HIPAA exige la retención de documentación administrativa (políticas de privacidad, registros de capacitación, acuerdos de asociado comercial) durante 6 años, pero eso es independiente de los registros de los pacientes. La ley estatal controla cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos reales de los pacientes.
Cuánto tiempo por estado
Los períodos de retención de los registros hospitalarios varían significativamente según el estado.
| Estado | Retención hospitalaria | Registros de menores |
|---|---|---|
| Alabama | 5 años | 5 años después de los 19 |
| Alaska | 7 años | 2 años después de los 19, o 7 años |
| Arizona | 6 años | 3 años después de los 18, o 6 años |
| Arkansas | 10 años | 10 años, o 2 años después de los 18 |
| California | 7 años | 1 año después de los 18 (mínimo 7 años) |
| Colorado | 10 años | Hasta los 28 años |
| Connecticut | 10 años | Igual que el adulto |
| Florida | 5 años | Igual que el adulto |
| Illinois | 10 años | No especificado |
| Kansas | 10 años | 1 año después de la mayoría de edad |
| Kentucky | 5 años | Hasta los 21 años |
| Luisiana | 10 años | No especificado |
| Massachusetts | 20 años | No especificado |
| Minnesota | Permanente (registros clave) | No especificado |
| Nueva Jersey | 10 años | Hasta los 23 años |
| Nueva York | 6 años | Hasta los 19 años, o 6 años |
| Carolina del Norte | 11 años | Hasta los 30 años |
| Oregón | 10 años | No especificado |
| Pensilvania | 7 años | Hasta los 19 años |
| Texas | 7 años | Hasta los 21 años, o 7 años |
| Washington | 10 años | Hasta los 21 años, o 10 años |
| Wisconsin | 5 años | No especificado |
| Wyoming | 3 años | No especificado |
Para conocer los 50 estados, consulte nuestra guía completa de Leyes de retención de registros médicos por estado.
Tipos de registros hospitalarios
Los hospitales conservan varias categorías de registros médicos. Los requisitos de retención generalmente se aplican a todas las categorías, pero algunos tipos de registro tienen reglas adicionales.
Registros de pacientes internados
Incluyen la historia clínica y los exámenes físicos, los resúmenes de alta, los informes operativos, las notas de enfermería y las notas de evolución. Los estudios muestran que el 44% de los hospitales conservan los registros de pacientes internados durante 15 años o más, muy por encima de los mínimos exigidos en la mayoría de los estados.
Registros de pacientes ambulatorios
Visitas a la clínica, procedimientos ambulatorios y registros del departamento de emergencias. En la mayoría de los estados, los registros ambulatorios siguen el mismo período de retención que los de pacientes internados. Sin embargo, los estudios indican que el 56% de los hospitales conservan los registros ambulatorios durante menos de 5 años en la práctica.
Resultados de laboratorio
Los registros de laboratorio están sujetos a los requisitos de la CLIA (Enmiendas de Mejora de Laboratorios Clínicos). Algunos estados imponen una retención más larga para ciertos resultados de laboratorio. Illinois, por ejemplo, exige que las láminas de citología que muestran malignidad se almacenen durante 10 años.
Imágenes y radiología
El estándar federal exige al menos 5 años de retención para los registros de imágenes. Los registros de mamografía tienen requisitos especiales bajo la Ley de Estándares de Calidad de Mamografía (MQSA). Las instalaciones deben conservar los registros de mamografía y garantizar el acceso de los pacientes incluso tras el cierre.
Cómo acceder a sus registros hospitalarios
La HIPAA le otorga el derecho legal de acceder y obtener copias de sus registros médicos de cualquier hospital o proveedor de atención médica.
Cómo solicitar los registros
Presente una solicitud por escrito al departamento de registros médicos del hospital. La mayoría de los hospitales aceptan solicitudes por formulario, correo electrónico, carta o fax. Muchos hospitales también ofrecen acceso a través de un portal de pacientes en línea.
Cuánto tiempo tiene el hospital para responder
El hospital debe atender su solicitud dentro de 30 días calendario. Puede extender el plazo 30 días adicionales con un aviso por escrito que explique la demora. HHS recomienda que los proveedores respondan lo más rápido posible.
Qué puede cobrar el hospital
Las tarifas deben ser "razonables y basadas en el costo" y solo pueden cubrir la mano de obra de copiado, los materiales y el franqueo. El hospital no puede cobrar por buscar o recuperar registros. Para copias electrónicas de registros mantenidos electrónicamente, el hospital puede cobrar una tarifa fija de $6.50 o menos.
Qué no puede hacer el hospital
Un hospital no puede negar el acceso porque usted tenga una factura pendiente, porque los registros sean antiguos o porque la solicitud sea inconveniente. Si un hospital rechaza su solicitud, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles de HHS.
Registros posteriores al período de retención
Si el período de retención ha vencido y los registros fueron destruidos correctamente, el hospital no está obligado a producirlos. Sin embargo, cualquier resumen creado durante la destrucción debería seguir estando disponible en algunos estados.
Qué sucede cuando un hospital cierra
Cuando un hospital cesa sus operaciones, sus registros médicos no desaparecen. El hospital debe seguir procedimientos específicos para proteger la información del paciente.
Pasos requeridos
- Notificar al departamento de salud estatal por escrito, indicando el lugar donde se almacenarán los registros y el nombre del custodio de los registros
- Notificar a los pacientes con anticipación al cierre y ofrecerles la oportunidad de obtener copias o designar un nuevo proveedor
- Designar un custodio de los registros, quien se vuelve legalmente responsable de mantener, proteger y otorgar acceso a los registros
- Conservar los registros durante todo el período de retención restante, incluso después de que el hospital cierre
A dónde van los registros de un hospital cerrado
Los registros de hospitales cerrados normalmente se transfieren a uno de estos custodios:
- Un hospital sucesor o un sistema de salud que lo adquiera
- Otro proveedor de atención médica dispuesto a aceptar la custodia
- El departamento de salud estatal o los archivos estatales
- Una empresa comercial de almacenamiento de registros
Carolina del Norte exige que los hospitales que dejan de operar almacenen los registros con una empresa de servicios de recuperación durante 11 años después del cierre.
Cómo encontrar registros de un hospital cerrado
Contacte primero al departamento de salud de su estado. Por lo general, mantienen un registro de qué entidad asumió la custodia de los registros de las instalaciones cerradas. También puede consultar con cualquier hospital que haya adquirido la instalación cerrada.
Registros digitales frente a registros en papel
El cambio del papel a los registros médicos electrónicos (EHR) no altera los requisitos de retención. CMS confirma que los documentos electrónicos deben cumplir los mismos períodos de retención que los registros en papel.
Los registros digitales ofrecen ventajas para la retención a largo plazo: eliminan las limitaciones de almacenamiento físico, permiten copias de seguridad y redundancia más sencillas, y facilitan una recuperación más rápida ante las solicitudes de los pacientes.
Sin embargo, los registros digitales presentan desafíos particulares. NIST está investigando cómo preservar los registros médicos electrónicos durante décadas, a medida que evolucionan los formatos de software y el hardware. Cuando los hospitales cambian de sistema de EHR, migrar los registros antiguos con precisión es costoso y conlleva riesgos para la integridad de los datos.
Categorías especiales
Pacientes menores de edad
Casi todos los estados extienden el período de retención para los registros de pacientes que eran menores de edad. El enfoque más común es conservar los registros hasta que el menor cumpla 18 años, más el período de retención estándar para adultos. Carolina del Norte tiene el requisito específico para menores más largo: los registros deben conservarse hasta el cumpleaños número 30 del paciente.
Registros de salud mental
Las notas de psicoterapia reciben una protección especial bajo la HIPAA. Solo pueden divulgarse con una autorización específica del paciente, distinta del consentimiento general para registros médicos. Los pacientes no tienen derecho a acceder a sus propias notas de psicoterapia bajo la HIPAA, a diferencia de los registros médicos regulares.
Registros de abuso de sustancias
El 42 CFR Parte 2 otorga protecciones de confidencialidad reforzadas para los registros de pacientes que reciben tratamiento por trastornos de uso de sustancias. Una actualización importante de 2024 alineó estas protecciones más estrechamente con la HIPAA, con cumplimiento obligatorio a partir del 16 de febrero de 2026.
Cómo se destruyen los registros
Cuando los registros hospitalarios llegan al final de su período de retención, la HIPAA exige que se destruyan de una manera que los haga ilegibles e imposibles de reconstruir.
Los métodos aceptables para los registros en papel incluyen triturar, quemar y pulverizar. Los registros electrónicos deben borrarse (sobrescribirse), desmagnetizarse (exponerse a un campo magnético fuerte) o destruirse físicamente.
Los registros nunca deben desecharse en basureros, contenedores de reciclaje u otros recipientes de acceso público. Los hospitales pueden contratar a un asociado comercial para gestionar la eliminación, pero debe existir un acuerdo de asociado comercial.
Algunos estados exigen notificar al paciente antes de la destrucción. Misisipi exige un aviso de 6 meses. Massachusetts exige que los hospitales notifiquen al Departamento de Salud Pública.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los registros médicos?
La mayoría de los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después del alta, según la ley estatal. Massachusetts exige el período más largo, con 20 años. Wyoming tiene el más corto, con 3 años. El mínimo federal para los hospitales de Medicare es de 5 años.
¿Puedo obtener mis registros médicos de hace 10 años?
Depende del período de retención de su estado. Si el hospital está obligado a conservar los registros durante 10 años o más, los registros deberían seguir estando disponibles. Si el período de retención ya venció y los registros fueron destruidos correctamente, es posible que ya no existan. Contacte al departamento de registros médicos del hospital para confirmar.
¿La HIPAA exige que los hospitales conserven los registros durante 7 años?
No. La HIPAA no establece un período de retención para los registros médicos de los pacientes. El requisito de 7 años proviene de las reglas de inscripción en Medicare de CMS (42 CFR 424.516), no de la HIPAA. Las leyes estatales establecen los requisitos de retención reales para la mayoría de los hospitales.
¿Qué sucede con mis registros si un hospital cierra?
El hospital debe designar un custodio de los registros, notificar a los pacientes y conservar los registros durante todo el período de retención restante. Los registros normalmente se transfieren a un hospital sucesor, otro proveedor, el departamento de salud estatal o una empresa comercial de almacenamiento. Contacte al departamento de salud de su estado para averiguar a dónde fueron los registros.
¿Puede un hospital cobrarme por copias de mis registros?
Sí, pero la HIPAA limita las tarifas a montos razonables basados en el costo, que cubren la mano de obra de copiado, los materiales y el franqueo. Para copias electrónicas, los hospitales pueden cobrar una tarifa fija de $6.50 o menos. No pueden cobrar por buscar o recuperar registros, ni pueden negar el acceso por facturas pendientes.
¿Los registros médicos electrónicos se conservan por más tiempo que los registros en papel?
El requisito legal de retención es el mismo sin importar el formato. Sin embargo, los registros electrónicos son más fáciles y económicos de almacenar a largo plazo, por lo que muchos hospitales conservan los registros digitales mucho más allá del período mínimo. El desafío con los registros digitales es garantizar que sigan siendo accesibles a medida que cambian el software y el hardware con el tiempo.
Fuentes y referencias
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de participación hospitalaria: servicios de registros médicos(ecfr.gov).gov
- CMS - Requisitos de mantenimiento y acceso a registros médicos(cms.gov).gov
- HHS - Derecho de las personas bajo la HIPAA a acceder a su información de salud(hhs.gov).gov
- HHS - Sus registros médicos(hhs.gov).gov
- GAO - Usted tiene derecho a sus registros médicos(gao.gov).gov
- NIST - Preservación a largo plazo de registros médicos electrónicos(nist.gov).gov
- ONC - Tabla de leyes estatales sobre registros médicos(healthit.gov).gov
- HHS - Regla final del 42 CFR Parte 2 (registros de SUD)(hhs.gov).gov