¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los registros médicos? (2026)
Verificado de forma independiente contra fuentes primarias (última auditoría: 4 de agosto de 2026). · 31 fuentes primarias citadas en esta página. Cómo verificamos nuestro contenido legal
Los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después del alta en la mayoría de los estados, y por mucho más tiempo en algunos pocos. Washington elevó su mínimo hospitalario a 26 años en 2025, y Massachusetts permite la destrucción de registros solo después de 20 años. No existe un único período de retención federal; la ley estatal establece el mínimo, y los registros de menores de edad se conservan por más tiempo en casi todos los estados.
Cuánto tiempo conserva un hospital sus registros médicos depende principalmente del estado en el que opera el hospital. La ley federal establece una base de 5 años para los hospitales que participan en Medicare, pero la mayoría de los estados exigen períodos de retención más largos.
Esta guía explica los requisitos federales, cómo varían las leyes estatales, qué tipos de registros conservan los hospitales, cómo acceder a sus registros antiguos y qué sucede cuando un hospital cierra.
La respuesta breve
La mayoría de los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después de su última alta o visita. El período exacto depende de su estado. Los hospitales que participan en Medicare deben conservar los registros durante al menos 5 años según las regulaciones federales, pero la ley estatal a menudo exige un período más largo. Cuando los requisitos estatales y federales difieren, el hospital debe seguir la regla más estricta.
Para conocer el desglose completo de los requisitos de cada estado, consulte nuestra guía de Leyes de retención de registros médicos por estado.
Requisitos federales
Mínimo para hospitales de Medicare: 5 años
El 42 CFR 482.24(b)(1) exige que los hospitales que participan en Medicare conserven los registros médicos "en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos 5 años."
El mismo estándar comienza exigiendo que "el hospital debe mantener un registro médico para cada paciente internado y ambulatorio," por lo que el mínimo de 5 años cubre ambas categorías.
Requisito para proveedores de Medicare: 7 años
Por separado, el 42 CFR 424.516(f) exige que un proveedor o suministrador que preste servicios, artículos o medicamentos cubiertos de la Parte A o B que hayan sido ordenados, certificados, referidos o recetados conserve la documentación relacionada durante 7 años desde la fecha del servicio, y que otorgue a CMS o a un contratista de Medicare acceso a ella cuando lo soliciten.
La regla alcanza los documentos escritos y electrónicos relacionados con órdenes escritas, certificaciones, referencias, recetas y solicitudes de pago. Donde se aplica, su plazo de 7 años es más largo que el mínimo hospitalario de 5 años, por lo que es este plazo el que rige el calendario de retención de esa documentación.
El incumplimiento conlleva una sanción real. CMS puede revocar la inscripción en Medicare cuando un proveedor o suministrador no cumple con los requisitos de documentación o acceso del 424.516(f), por un período de hasta 1 año por cada acto de incumplimiento (42 CFR 424.535(a)(10)).
Registros de cuidados paliativos (hospicio): 6 años
El 42 CFR 418.104(d) exige que los registros clínicos de los pacientes de hospicio "se conserven durante 6 años después del fallecimiento o el alta del paciente, a menos que la ley estatal estipule un período más largo."
Si un hospicio cesa sus operaciones, sus políticas deben prever la retención y el almacenamiento de los registros clínicos, y debe informar a su agencia estatal y a su oficina regional de CMS dónde se almacenarán los registros y cómo se puede acceder a ellos.
La HIPAA no establece un período de retención
Un error común: la HIPAA no exige que los hospitales conserven los registros médicos de los pacientes durante un número específico de años.
La HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven su propia documentación de cumplimiento durante 6 años desde la fecha de creación o la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde. Dos disposiciones separadas fijan ese plazo. Bajo la Regla de Privacidad, una entidad cubierta "debe conservar la documentación exigida por el párrafo (j)(1) de esta sección durante seis años," lo que abarca sus políticas y procedimientos de privacidad, cualquier comunicación que la regla exija por escrito y cualquier acción que la regla le exija documentar (45 CFR 164.530(j)(2)). Bajo la Regla de Seguridad, el mismo período de 6 años se aplica a las políticas y procedimientos que una entidad cubierta implementa para proteger la información de salud electrónica (45 CFR 164.316(b)(2)(i)).
Ambas son reglas de documentación, no reglas sobre los registros de los pacientes. La ley estatal controla cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos reales de los pacientes.
Cuánto tiempo por estado
Los períodos de retención de los registros hospitalarios varían significativamente según el estado.
Cada fila a continuación indica la regla hospitalaria de la que proviene, y leímos cada una de esas reglas en el texto publicado del propio estado antes de incluirla. Por eso esta tabla es más corta que las que encontrará en otros sitios. Una versión anterior de esta página incluía más estados, con base en una tabla resumen federal que desde entonces fue retirada de internet, y cuando volvimos a revisar la ley estatal subyacente, varias de esas cifras resultaron ser incorrectas o estar desactualizadas. Los estados que no pudimos confirmar contra una fuente primaria actual y legible no se incluyen en la lista, en lugar de arriesgarnos a adivinar.
| Estado | Retención hospitalaria | Registros de menores | Regla |
|---|---|---|---|
| Alabama | 5 años | 5 años después de alcanzar la mayoría de edad (19) | Ala. Admin. Code r. 420-5-7-.13(3)(a) |
| Alaska | 7 años | El mayor entre 7 años o 2 años después de los 19 | AS 18.20.085(a) |
| Arizona | 6 años | El que sea posterior entre 6 años o 3 años después de cumplir 18 | A.R.S. 12-2297(A) |
| Illinois | 10 años | No especificado en la regla | 77 Ill. Adm. Code 250.1510(b)(5)(A) |
| Kansas | 10 años | El mayor entre 10 años o 1 año después de la mayoría de edad | K.A.R. 28-34-9a(d)(1) |
| Kentucky | 6 años | El mayor entre 6 años o 3 años después de la mayoría de edad | 902 KAR 20:016 |
| Luisiana | 10 años | No especificado en la regla | LAC 48:I.9395(A) |
| Massachusetts | 20 años | No especificado en el estatuto | M.G.L. c. 111, § 70 |
| Minnesota | Permanente (registro central); 7 años (otras partes) | El mayor entre 7 años o la mayoría de edad | Minn. Stat. 145.32, subd. 1 |
| Nueva York | 6 años, o 6 años después del fallecimiento | El mayor entre 6 años o hasta los 21 años | 10 NYCRR 405.10(a)(4) |
| Carolina del Norte | 11 años | Hasta cumplir 30 años | 10A NCAC 13B .3903 |
| Pensilvania | 7 años | Hasta la mayoría de edad, más 7 años adicionales | 28 Pa. Code § 115.23 |
| Texas | 10 años | El que sea posterior entre los 20 años o 10 años | Tex. Health & Safety Code § 241.103 |
| Washington | 26 años | Sin regla separada para menores | RCW 70.41.190 |
Washington ahora ocupa el primer lugar del rango nacional, y el cambio es lo bastante reciente como para que resúmenes más antiguos todavía muestren su cifra anterior, mucho más baja. Su estatuto establece que un hospital "conservará y preservará todos los registros médicos por un período mínimo de 26 años desde la fecha en que se creó el registro," y se aplica tanto a los registros creados a partir del 27 de julio de 2025 como a los registros que el hospital todavía conservaba en esa fecha (RCW 70.41.190). El estatuto no establece una regla separada para menores, por lo que el mismo mínimo de 26 años los cubre.
Massachusetts le sigue, según su estatuto: un registro de hospital o clínica "puede destruirse 20 años después del alta o del tratamiento final en él del paciente al que se refiere" (M.G.L. c. 111, § 70).
Texas fija su plazo hospitalario en el estatuto y no en una regla de la junta de licencias. Un hospital "puede autorizar la disposición de cualquier registro médico a partir del décimo aniversario de la fecha en que el paciente objeto del registro recibió tratamiento por última vez en el hospital." Cuando el paciente tenía menos de 18 años en ese último tratamiento, la disposición solo se permite a partir del vigésimo cumpleaños del paciente o del décimo aniversario del último tratamiento, lo que ocurra después (Tex. Health & Safety Code § 241.103).
La misma sección de Texas contiene una protección que vale la pena conocer si usted está en una disputa con un hospital. El hospital "no puede destruir registros médicos relacionados con un asunto involucrado en un litigio si el hospital sabe que el litigio no se ha resuelto de manera definitiva," por lo que un caso pendiente congela el plazo ordinario.
Illinois incorpora una retención similar en su regla, con un procedimiento asociado. Si un abogado notifica por escrito al hospital, antes de que se cumplan los 10 años, que el registro es posible evidencia en un litigio pendiente, el hospital debe conservarlo hasta que los abogados confirmen que el caso ha concluido, o durante 12 años desde la fecha en que se produjo el registro, lo que ocurra primero (77 Ill. Adm. Code 250.1510).
La regla hospitalaria de Nueva York establece tres mínimos en una sola oración. Los registros "se conservarán en su forma original o legalmente reproducida por un período de al menos seis años desde la fecha del alta o tres años después de que el paciente alcance la mayoría de edad (18 años), lo que sea posterior, o al menos seis años después del fallecimiento" (10 NYCRR 405.10(a)(4)). Tres años después de los 18 años equivale a los 21 años, por lo que un padre o madre que solicite el registro hospitalario de un hijo tiene más tiempo para hacerlo del que sugiere la cifra destacada de 6 años.
Una advertencia sobre cómo leer una tabla como esta. Los períodos anteriores son reglas para hospitales. El consultorio de un médico privado en el mismo estado con frecuencia responde a una regla distinta con un número distinto, razón por la cual el mismo estado puede describirse tanto como un estado de 7 años como de 10 años, según quién tenga el expediente. Texas es el caso más claro: los hospitales siguen el estatuto de 10 años descrito arriba, mientras que la regla de la Junta Médica de Texas (Texas Medical Board) otorga a los médicos 7 años y extiende el plazo de menores hasta los 21 años.
Para conocer los 50 estados, incluidas las reglas para médicos junto con las reglas hospitalarias, consulte nuestra guía completa de Leyes de retención de registros médicos por estado y las páginas de detalle por estado.
Tipos de registros hospitalarios
Los hospitales conservan varias categorías de registros médicos. Los requisitos de retención generalmente se aplican a todas las categorías, pero algunos tipos de registro tienen reglas adicionales.
Registros de pacientes internados
Estos incluyen la historia clínica y los exámenes físicos, los resúmenes de alta, los informes operativos, las notas de enfermería y las notas de evolución. Bajo el 42 CFR 482.24(b), un hospital que participa en Medicare debe mantener un registro médico para cada paciente internado y conservarlo durante al menos 5 años, y la ley estatal establece el período más largo cuando corresponde.
Registros de pacientes ambulatorios
Las visitas a la clínica, los procedimientos ambulatorios y los registros del departamento de emergencias. La misma disposición federal los cubre, porque el 42 CFR 482.24(b) exige un registro médico para cada paciente internado y ambulatorio. Tanto el mínimo federal de 5 años como el período de retención de su estado se aplican a los registros ambulatorios.
Resultados de laboratorio
Los registros de laboratorio están sujetos a la CLIA (Enmiendas de Mejora de Laboratorios Clínicos, por sus siglas en inglés), además de las reglas de retención hospitalaria. El 42 CFR 493.1105 establece los mínimos federales según el tipo de registro:
- Solicitudes y autorizaciones de pruebas: al menos 2 años
- Procedimientos de prueba: al menos 2 años después de que se interrumpa el procedimiento
- Control de calidad y registros de pruebas de pacientes: al menos 2 años
- Informes de pruebas: al menos 2 años después de la fecha del informe
- Informes de pruebas de patología: al menos 10 años después de la fecha del informe
- Preparaciones de láminas de citología: al menos 5 años desde la fecha del examen
- Láminas de histopatología: al menos 10 años desde la fecha del examen
- Bloques de muestras de patología: al menos 2 años desde la fecha del examen
La ley estatal puede exigir una retención más larga para registros de laboratorio específicos, y cuando lo hace, rige el período más largo.
Imágenes y radiología
Las imágenes que forman parte del registro médico hospitalario están sujetas al mismo mínimo de 5 años del 42 CFR 482.24(b)(1). La mamografía es la excepción, con su propia regla federal.
Según las regulaciones de la Ley de Estándares de Calidad de Mamografía (Mammography Quality Standards Act) en el 21 CFR 900.12(c)(4), una instalación debe conservar las mamografías originales y los informes de mamografía durante el más largo de tres períodos: no menos de 5 años, no menos de 10 años si no se realizan mamografías adicionales de la paciente en esa instalación, o cualquier período más largo que exija la ley estatal o local.
De la misma regulación se derivan dos reglas prácticas. A solicitud de la paciente o de alguien en su nombre, la instalación debe transferir las mamografías originales y copias de los informes dentro de 15 días calendario. Antes de cerrar o de dejar de prestar servicios de mamografía, debe organizar el acceso continuo para pacientes y proveedores de atención médica, notificar por escrito a su organismo de acreditación y a su agencia certificadora, y hacer esfuerzos razonables para notificar a todas las pacientes afectadas.
Cómo acceder a sus registros hospitalarios
La HIPAA le otorga el derecho legal de acceder y obtener copias de sus registros médicos de cualquier hospital o proveedor de atención médica (45 CFR 164.524).
Cómo solicitar los registros
Presente una solicitud por escrito al departamento de registros médicos del hospital. La mayoría de los hospitales aceptan solicitudes por formulario, correo electrónico, carta o fax. Muchos hospitales también ofrecen acceso a través de un portal de pacientes en línea.
Cuánto tiempo tiene el hospital para responder
El hospital debe atender su solicitud a más tardar 30 días después de recibirla (45 CFR 164.524(b)(2)(i)). Puede extender ese plazo una vez, por no más de 30 días adicionales, y solo si le entrega una declaración por escrito con el motivo de la demora y la fecha en que finalizará (45 CFR 164.524(b)(2)(ii)).
HHS publica orientación sobre el derecho individual de acceso que explica cómo se aplica el plazo a los tipos de solicitud más comunes.
Qué puede cobrar el hospital
Las tarifas deben ser "razonables y basadas en el costo" y solo pueden incluir el costo de la mano de obra de copiado, los materiales para la copia en papel o el medio electrónico portátil, el franqueo cuando usted solicite que la copia se envíe por correo, y la preparación de una explicación o resumen si usted aceptó uno (45 CFR 164.524(c)(4)).
El hospital no puede cobrarle por buscar o recuperar sus registros. Para copias electrónicas de registros que el hospital mantiene electrónicamente, HHS permite una tarifa fija de $6.50 o menos que cubra todos esos costos.
Esa cifra de $6.50 no es un límite máximo, y HHS lo dice de manera directa. Cuando se le pregunta si $6.50 es el máximo que puede cobrar una entidad cubierta, HHS responde "No," y explica que la tarifa fija es "una opción disponible para las entidades que no desean pasar por el proceso de calcular los costos reales o promedio permitidos" (HHS FAQ 2030). Un hospital que en cambio calcule sus costos reales o promedio permitidos puede cobrar legalmente más, siempre que la tarifa se mantenga razonable y cubra únicamente las categorías de costos que permite la regla.
Qué no puede hacer el hospital
Un hospital no puede negar el acceso porque usted tenga una factura pendiente, porque los registros sean antiguos o porque la solicitud sea inconveniente.
Si un hospital rechaza su solicitud, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) de HHS. HHS explica ese proceso en su orientación para consumidores sobre sus registros médicos.
Registros posteriores al período de retención
Si el período de retención ha vencido y los registros fueron destruidos correctamente, el hospital no está obligado a producirlos.
Algunos estados exigen que un hospital conserve un resumen o extracto de un registro después de que se destruya el expediente completo, pero esa regla no es uniforme. Kansas es un ejemplo claro de un estado que lo hace: su regla hospitalaria exige que se conserve en archivo, durante al menos 25 años, un resumen de los registros médicos destruidos que incluya el nombre del paciente, su edad y fecha de nacimiento, el pariente más cercano, los médicos tratantes y consultores, cualquier procedimiento quirúrgico y su fecha, y el diagnóstico final (K.A.R. 28-34-9a). Eso es mucho menos que el expediente completo, pero con frecuencia basta para establecer que el tratamiento ocurrió y quién lo brindó.
Pregunte al departamento de registros médicos del hospital qué sobrevivió a la destrucción, y consulte con el departamento de salud de su estado para conocer la regla que se aplica donde usted recibió tratamiento.
Qué sucede cuando un hospital cierra
Cuando un hospital cesa sus operaciones, sus registros médicos no desaparecen. El hospital debe seguir procedimientos específicos para proteger la información del paciente.
Pasos requeridos
Los deberes en caso de cierre provienen principalmente de las reglas estatales de licenciamiento hospitalario, por lo que los pasos exactos y los plazos varían según el estado. El patrón a continuación es el más común, y el departamento de salud de su estado puede confirmar lo que se aplica localmente.
- Notificar al departamento de salud estatal por escrito, indicando el lugar donde se almacenarán los registros y el nombre del custodio de los registros
- Notificar a los pacientes con anticipación al cierre y ofrecerles la oportunidad de obtener copias o designar un nuevo proveedor
- Designar un custodio de los registros, quien se vuelve legalmente responsable de mantener, proteger y otorgar acceso a los registros
- Conservar los registros durante todo el período de retención restante, incluso después de que el hospital cierre
A dónde van los registros de un hospital cerrado
Los registros de hospitales cerrados normalmente se transfieren a uno de estos custodios:
- Un hospital sucesor o un sistema de salud que lo adquiera
- Otro proveedor de atención médica dispuesto a aceptar la custodia
- El departamento de salud estatal o los archivos estatales
- Una empresa comercial de almacenamiento de registros
Algunos estados incorporan este deber directamente en el estatuto. En Massachusetts, al cierre permanente de un hospital o clínica, la instalación "hará arreglos para la preservación de dichos registros médicos por el tiempo requerido en esta sección" (M.G.L. c. 111, § 70). Washington incluye el mismo deber en su estatuto de retención: si un hospital cesa sus operaciones, "hará arreglos inmediatos, según lo apruebe el departamento, para la preservación de sus registros" (RCW 70.41.190).
Pensilvania agrega un paso que la mayoría de los estados omite. Un hospital que cierra debe informar al Departamento dónde se almacenan sus registros, los registros "deben almacenarse en una instalación que ofrezca servicios de recuperación durante al menos 5 años después de la fecha de cierre," y antes de destruir cualquier registro el hospital debe publicar un aviso público en dos formas, un aviso legal y un anuncio de página en un periódico de circulación general, para que los antiguos pacientes puedan reclamar sus propios registros (28 Pa. Code § 115.23). Carolina del Norte incorpora el deber en su regla de licenciamiento hospitalario: un hospital que interrumpe sus operaciones "dará a conocer a la División dónde se almacenan sus registros," y esos registros "se almacenarán en una empresa que ofrezca servicios de recuperación durante 11 años después de la fecha de cierre," o hasta el cumpleaños número 30 del paciente si este era menor de edad (10A NCAC 13B .3903).
Cómo encontrar registros de un hospital cerrado
Contacte primero al departamento de salud de su estado. Por lo general, mantienen un registro de qué entidad asumió la custodia de los registros de las instalaciones cerradas. También puede consultar con cualquier hospital que haya adquirido la instalación cerrada.
Registros digitales frente a registros en papel
El cambio del papel a los registros médicos electrónicos (EHR, por sus siglas en inglés) no altera los requisitos de retención. CMS confirma que los documentos electrónicos deben cumplir los mismos períodos de retención que los registros en papel.
Los registros digitales ofrecen ventajas para la retención a largo plazo: eliminan las limitaciones de almacenamiento físico, permiten copias de seguridad y redundancia más sencillas, y facilitan una recuperación más rápida ante las solicitudes de los pacientes.
La preservación digital a largo plazo todavía tiene problemas sin resolver. NIST llevó a cabo un programa de investigación sobre la preservación de registros médicos electrónicos a lo largo de décadas, a medida que cambian los formatos de software y el hardware, aunque la página del proyecto ahora indica que la iniciativa ya no se mantiene activamente, por lo que debe considerarse como referencia y no como orientación federal vigente. El problema práctico que abordaba sigue siendo real: cuando un hospital reemplaza su sistema de EHR, los registros creados en el sistema anterior deben permanecer recuperables durante el resto del período de retención.
Categorías especiales
Pacientes menores de edad
Casi todos los estados extienden el período de retención para los registros de pacientes que eran menores de edad. El enfoque más común es conservar los registros hasta que el menor cumple 18 años, más el período de retención estándar para adultos.
Carolina del Norte tiene el requisito específico para menores más largo de la tabla anterior. Su regla hospitalaria ordena al encargado de registros médicos conservar los registros creados cuando el paciente era menor de edad "hasta el cumpleaños número 30 del paciente," y volver al plazo ordinario de 11 años para adultos si ese menor es readmitido posteriormente como adulto (10A NCAC 13B .3903).
Registros de salud mental
Las notas de psicoterapia reciben un tratamiento especial bajo la HIPAA. El derecho individual de acceso del 45 CFR 164.524(a)(1)(i) excluye expresamente las notas de psicoterapia, por lo que los pacientes no tienen el mismo derecho a obtener esas notas que tienen para el resto de su registro. La divulgación de las notas de psicoterapia generalmente requiere una autorización específica del paciente, distinta del consentimiento general para registros médicos.
Registros de abuso de sustancias
El 42 CFR Parte 2 otorga protecciones de confidencialidad reforzadas para los registros de pacientes que reciben tratamiento por trastornos de uso de sustancias. Una actualización importante de 2024 alineó estas protecciones más estrechamente con la HIPAA, con cumplimiento obligatorio a partir del 16 de febrero de 2026.
Cómo se destruyen los registros
Cuando los registros hospitalarios llegan al final de su período de retención, no pueden simplemente desecharse. La Regla de Privacidad de la HIPAA exige que una entidad cubierta mantenga "salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger la privacidad de la información de salud protegida" (45 CFR 164.530(c)(1)), y ese deber se extiende hasta la disposición final.
La Regla de Seguridad es más específica para los registros electrónicos. Una entidad cubierta debe "implementar políticas y procedimientos para abordar la disposición final de la información de salud electrónica protegida, y/o el hardware o los medios electrónicos en los que se almacena," y debe eliminar la información de salud electrónica protegida de los medios antes de que esos medios se pongan a disposición para su reutilización (45 CFR 164.310(d)(2)).
En la práctica, esto significa que los registros en papel se destruyen mediante métodos que los dejan ilegibles, como triturarlos, quemarlos o pulverizarlos, y que los medios electrónicos se borran, se desmagnetizan o se destruyen físicamente. Dejar los registros en un contenedor de basura sin seguridad o en un contenedor de reciclaje de acceso público no cumple con el estándar de salvaguarda.
Los hospitales pueden contratar a un asociado comercial para gestionar la disposición final, pero antes debe existir un acuerdo de asociado comercial.
Algunos estados agregan un paso de notificación antes de la destrucción. Massachusetts permite que un hospital o clínica destruya registros "solo después de que haya transcurrido el período de retención aplicable y después de notificar al departamento de salud pública, conforme a sus regulaciones, que los registros serán destruidos" (M.G.L. c. 111, § 70). Consulte las reglas de licenciamiento hospitalario de su estado para verificar si existe un requisito similar.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los registros médicos?
La mayoría de los hospitales conservan los registros médicos entre 5 y 10 años después del alta, según la ley estatal. Algunos estados llegan mucho más lejos: Washington elevó su mínimo hospitalario a 26 años, vigente desde el 27 de julio de 2025, y Massachusetts permite la destrucción solo 20 años después del alta o del tratamiento final. El mínimo federal para los hospitales de Medicare es de 5 años bajo el 42 CFR 482.24(b)(1).
¿Puedo obtener mis registros médicos de hace 10 años?
Depende del período de retención de su estado. Si el hospital está obligado a conservar los registros durante 10 años o más, los registros deberían seguir estando disponibles. Si el período de retención ya venció y los registros fueron destruidos correctamente, es posible que ya no existan. Contacte al departamento de registros médicos del hospital para confirmarlo.
¿La HIPAA exige que los hospitales conserven los registros durante 7 años?
No. La HIPAA no establece un período de retención para los registros médicos de los pacientes. El requisito de 7 años proviene de las reglas de inscripción de Medicare del 42 CFR 424.516(f), que cubren la documentación relacionada con órdenes, certificaciones, referencias, recetas y solicitudes de pago. Las leyes estatales establecen los requisitos de retención reales para los registros de los pacientes.
¿Qué sucede con mis registros si un hospital cierra?
El hospital debe designar un custodio de los registros, notificar a los pacientes y conservar los registros durante todo el período de retención restante. Los registros normalmente se transfieren a un hospital sucesor, otro proveedor, el departamento de salud estatal o una empresa comercial de almacenamiento. Contacte al departamento de salud de su estado para averiguar a dónde fueron los registros.
¿Puede un hospital cobrarme por copias de mis registros?
Sí, pero el 45 CFR 164.524(c)(4) limita las tarifas a montos razonables basados en el costo que cubran la mano de obra de copiado, los materiales, el franqueo y cualquier resumen que usted haya aceptado. Para copias electrónicas de registros mantenidos electrónicamente, HHS permite una tarifa fija de $6.50 o menos. HHS aclara explícitamente que $6.50 es una opción que un hospital puede usar en lugar de calcular sus costos reales, no un máximo, por lo que una tarifa más alta basada en el costo puede seguir siendo legal. Los hospitales no pueden cobrar por buscar o recuperar registros, ni pueden negar el acceso debido a una factura pendiente.
¿Los registros médicos electrónicos se conservan por más tiempo que los registros en papel?
El requisito legal de retención es el mismo sin importar el formato, y CMS confirma que los documentos electrónicos deben cumplir los mismos períodos de retención que los registros en papel. Los registros electrónicos son más económicos de almacenar a largo plazo, por lo que muchos hospitales los conservan más allá del mínimo. El desafío es mantenerlos accesibles a medida que cambian el software y el hardware.
Actualizaciones
Se corrigieron las filas de Texas y Nueva York en la tabla estatal: los hospitales de Texas deben conservar los registros durante 10 años (y para menores, hasta el que sea posterior entre los 20 años o 10 años) según el estatuto hospitalario estatal, no los 7 años que se aplican a los consultorios médicos, y los hospitales de Nueva York deben conservar el registro de un paciente menor de edad hasta los 21 años, no hasta los 19. Se reconstruyó la tabla para que cada estado incluido cite ahora la regla hospitalaria de la que proviene, y se eliminaron los estados cuyas cifras no pudieron confirmarse contra la ley estatal vigente. Washington se actualizó a 26 años tras una enmienda de 2025, Kentucky a 6 años, y se corrigieron las reglas de menores de Pensilvania y Minnesota. También se aclaró que la tarifa de $6.50 por copia electrónica es una opción que un hospital puede usar, y no un máximo legal.
Verificado de forma independiente contra las fuentes primarias citadas
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Alaska Statutes, Title 18. Health, Safety, Housing, Human Rights, and Public Defender, Chapter 20. Hospitals and Nursing Facilities
§ 18.20.085Hospital records retentionVigentecitada en 3 de nuestros artículos
(a) Unless specified otherwise by the department a hospital shall retain and preserve records that relate directly to the care and treatment of a patient for a period of seven years following the discharge of the patient. However, the records of a patient under 19 years of age shall be kept until at least two years after the patient has reached the age of 19 years or until seven years following the discharge of the patient, whichever is longer. Records consisting of X-ray film are required to be retained for five years. (b) The department shall by regulation define the types of records and the information required to be included in the records retained and preserved under (a) of this section. The department may by regulation specify records and information to be retained for longer periods than those set out in (a) of this section. (c) If a hospital ceases operation, it shall make immediate arrangements, as approved by the department, for the preservation of its records. (d) This section is subject to AS 18.23.100. (e) In this section, hospital includes those facilities defined as hospitals under AS 18.20.130 and 18.20.210.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en akleg.gov
Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 1994
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Sweet v. Sisters of Providence in Washington (Alaska Supreme Court 1994, 881 P.2d 304)“…the accrediting commission for Providence. See AS 18.20.085 (requiring records retention); 7 Alaska…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Arizona Revised Statutes, Title 12 (Courts and Civil Proceedings), Chapter 13 (EVIDENCE), Article 7.1 (Medical Records)
§ 12-2297Retention of recordsVigentecitada en 3 de nuestros artículos
A. Unless otherwise required by statute or by federal law, a health care provider shall retain the original or copies of a patient's medical records as follows: 1. If the patient is an adult, for at least six years after the last date the adult patient received medical or health care services from that provider. 2. If the patient is a child, either for at least three years after the child's eighteenth birthday or for at least six years after the last date the child received medical or health care services from that provider, whichever date occurs later. 3. Source data may be maintained separately from the medical record and must be retained for six years from the date of collection of the source data. B. When a health care provider retires or sells the provider's practice the provider shall take reasonable measures to ensure that the provider's records are retained pursuant to this section. C. A person who is licensed pursuant to title 32 as an employee of a health care provider is not responsible for storing or retaining medical records but shall compile and record the records in the customary manner. D.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en azleg.gov
Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2007
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Smyser v. City of Peoria (Court of Appeals of Arizona 2007, 215 Ariz. 428)“…inal copies of a patient’s medical record. See A.R.S. § 12-2297 (2005). She also cited State v.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Minnesota Statutes, Chapter 145: PUBLIC HEALTH PROVISIONS
§ 145.32OLD RECORDS MAY BE DESTROYEDVigentecitada en 3 de nuestros artículos
Subdivision 1. Hospital records. The superintendent or other chief administrative officer of any public or private hospital, by and with the consent and approval of the board of directors or other governing body of the hospital, may divest the files and records of that hospital of any individual case records and, with that consent and approval, may destroy the records. The records shall first have been transferred and recorded as authorized in section 145.30. Portions of individual hospital medical records that comprise an individual permanent medical record, as defined by the commissioner of health, shall be retained as authorized in section 145.30. Other portions of the individual medical record, including any miscellaneous documents, papers, and correspondence in connection with them, may be divested and destroyed after seven years without transfer to photographic film, electronic image, or other state-of-the-art electronic preservation technology.
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Texas Health and Safety Code
§ 241.103PRESERVATION OF RECORDSVigentecitada en 3 de nuestros artículos
(a) A hospital may authorize the disposal of any medical record on or after the 10th anniversary of the date on which the patient who is the subject of the record was last treated in the hospital. (b) If a patient was younger than 18 years of age when the patient was last treated, the hospital may authorize the disposal of medical records relating to the patient on or after the date of the patient's 20th birthday or on or after the 10th anniversary of the date on which the patient was last treated, whichever date is later. (c) The hospital may not destroy medical records that relate to any matter that is involved in litigation if the hospital knows the litigation has not been finally resolved. (d) A hospital shall provide written notice to a patient, or a patient's legally authorized representative as that term is defined by Section 241.151, that the hospital, unless the exception in Subsection (c) applies, may authorize the disposal of medical records relating to the patient on or after the periods specified in this section.
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Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 1998
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Trevino v. Ortega (Texas Supreme Court 1998, 969 S.W.2d 950)“…tient’s medical records for a certain period of time. See Tex. Health & Safety Code § 241.103. The statute clearly creates a duty to…”
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Revised Code of Washington
§ 70.41.190Medical records of patients—Retention and preservation.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
(1) A hospital shall retain and preserve all medical records for a minimum period of 26 years from the date the record was created. A hospital may retain medical records on paper, microfilm, electronically, or on other media. (a) This subsection applies to: (i) Medical records created prior to July 27, 2025, and retained or preserved by the hospital on July 27, 2025; and (ii) Medical records created on or after July 27, 2025. (b) This subsection does not apply to medical records no longer retained and preserved by the hospital on July 27, 2025, if the hospital complied with this section as it existed prior to July 27, 2025, when it destroyed or otherwise disposed of the records. (c) This subsection does not exempt hospitals from compliance with any other record retention requirements. (2) All information collected at each unique visit is considered a medical record for the purposes of this section. (3) If a hospital ceases operations, it shall make immediate arrangements, as approved by the department, for preservation of its records.
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Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Debra Stevens, Appellant/cr-respondent V. Craig Jonov, M.d., Respondent/cr-appellants (Court of Appeals of Washington 2025)“…information when a practice is sold or acquired. See, e.g., RCW 70.41.190 (providing that hospitals “shall retain…”
- Lumumba v. Pierce County (District Court, W.D. Washington 2025)“…ical 2 records as it was already required to do so under RCW 70.41.190. Dkt. 28 at 2. Ms. Lumumba 3 replied…”
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Code of Federal Regulations Title 21
§ 900.12Quality standards.Vigente
(a) Personnel. The following requirements apply to all personnel involved in any aspect of mammography, including the production, processing, and interpretation of mammograms and related quality assurance activities: (1) Interpreting physicians. All physicians interpreting mammograms shall meet the following qualifications: (i) Initial qualifications. Unless the exemption in paragraph (a)(1)(iii)(A) of this section applies, before beginning to interpret mammograms independently, the interpreting physician shall: (A) Be licensed to practice medicine in a State; (B)(1) Be certified in an appropriate specialty area by a body determined by FDA to have procedures and requirements adequate to ensure that physicians certified by the body are competent to interpret radiological procedures, including mammography; or (2) Have had at least 3 months of documented formal training in the interpretation of mammograms and in topics related to mammography. The training shall include instruction in radiation physics, including radiation physics specific to mammography, radiation effects, and radiation protection.
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Citada en 3 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2022
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Wayne County Hospital, Inc. v. Jakobson (District Court, E.D. Kentucky 2013, 943 F. Supp. 2d 725)“…of mammography services performed. [R. 113 at 17-19, citing 21 CFR 900.12, et seq.]. In general, Dr. Jakobson’s…”
- Stenson v. Radiology Limited PLC (District Court, D. Arizona 2022)“…l be certified pursuant to § 1010.2 of this 11 chapter.” 21 C.F.R. § 900.12(b)(1)–(2).…”
- Regensdorfer v. Orange Regional Medical Center (Appellate Division of the Supreme Court of the State of New York 2005, 21 A.D.3d 359)“…transferred the original mammogram films to her pursuant to 21 CFR 900.12 (c) (4) (ii). However, with respect t…”
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Code of Federal Regulations Title 42
§ 418.104Condition of participation: Clinical records.Vigentecitada en 3 de nuestros artículos
A clinical record containing past and current findings is maintained for each hospice patient. The clinical record must contain correct clinical information that is available to the patient's attending physician and hospice staff. The clinical record may be maintained electronically. (a) Standard: Content. Each patient's record must include the following: (1) The initial plan of care, updated plans of care, initial assessment, comprehensive assessment, updated comprehensive assessments, and clinical notes. (2) Signed copies of the notice of patient rights in accordance with § 418.52 and election statement in accordance with § 418.24. (3) Responses to medications, symptom management, treatments, and services. (4) Outcome measure data elements, as described in § 418.54(e) of this subpart. (5) Physician certification and recertification of terminal illness as required in §§ 418.22 and 418.25 and described in §§ 418.102(b) and 418.102(c) respectively, if appropriate. (6) Any advance directives as described in § 418.52(a)(2). (7) Physician orders. (b) Standard: Authentication.
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Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2022
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States of America v. Curo Health Services Holdings, Inc. (District Court, M.D. Tennessee 2022)“…to be out of compliance with Medicare requirements. 42 C.F.R. § 418.104. The effect of those requirements is tha…”
- Genesis Hospice Care, LLC v. Mississippi Division of Medicaid (Mississippi Supreme Court 2019, 267 So. 3d 779)“…ing the evaluation of treatments, progress notes, etc.)”); 42 C.F.R. § 418.104 (2008) (requiring “correct clinical in…”
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§ 424.516Additional provider and supplier requirements for enrolling and maintaining active enrollment status in the Medicare program.Vigentecitada en 18 de nuestros artículos
(a) Certifying compliance. CMS enrolls and maintains an active enrollment status for a provider or supplier when that provider or supplier certifies that it meets, and continues to meet, and CMS verifies that it meets, and continues to meet, all of the following requirements: (1) Compliance with title XVIII of the Act and applicable Medicare regulations. (2) Compliance with Federal and State licensure, certification, and regulatory requirements, as required, based on the type of services or supplies the provider or supplier type will furnish and bill Medicare. (3) Not employing or contracting with individuals or entities that meet either of the following conditions: (i) Excluded from participation in any Federal health care programs, for the provision of items and services covered under the programs, in violation of section 1128A(a)(6) of the Act. (ii) Debarred by the General Services Administration (GSA) from any other Executive Branch procurement or nonprocurement programs or activities, in accordance with the Federal Acquisition and Streamlining Act of 1994, and with the HHS Common Rule at 45 CFR part 76.
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Citada en 7 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States Ex Rel. Westmoreland v. Amgen, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2011, 812 F. Supp. 2d 39)“…recon *52 dition of payment can be found in 42 C.F.R. § 424.516 (a)(1), which states that “CMS enrolls…”
- Johnson v. Kelly (District Court, W.D. Oklahoma 2024)“…care laws, regulations, and program instructions. Id. ¶ 22; 42 C.F.R. § 424.516(a). To that end, a healthcare provider…”
- LILIA GOROVITS, M.D., P.C. v. AZAR (District Court, E.D. Pennsylvania 2021)“…2 Pursuant to 42 C.F.R. § 424.516(d)(1)(ii), Medicare physicians are requ…”
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§ 424.535Revocation of enrollment in the Medicare program.Vigentecitada en 7 de nuestros artículos
(a) Reasons for revocation. CMS may revoke a currently enrolled provider or supplier's Medicare enrollment and any corresponding provider agreement or supplier agreement for the following reasons: (1) Noncompliance. The provider or supplier is determined to not be in compliance with the enrollment requirements described in this title 42, or in the enrollment application applicable for its provider or supplier type, and has not submitted a plan of corrective action as outlined in part 488 of this chapter. The provider or supplier may also be determined not to be in compliance if it has failed to pay any user fees as assessed under part 488 of this chapter. (i) CMS may request additional documentation from the provider or supplier to determine compliance if adverse information is received or otherwise found concerning the provider or supplier. (ii) Requested additional documentation must be submitted within 60 calendar days of request. (2) Provider or supplier conduct.
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Citada en 19 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Zille Shah v. Alex Azar, Secretary, HHS (Court of Appeals for the Fifth Circuit 2019, 920 F.3d 987)“…at their Medicare privileges were being revoked pursuant to 42 C.F.R. § 424.535(a)(8), the regulation defining “Abuse o…”
- Ahmed v. Sebelius (District Court, D. Massachusetts 2010, 710 F. Supp. 2d 167)“…re enrollment and billing privileges in certain instances. 42 C.F.R. § 424.535 (a). Relevant to this case is the regul…”
- Fayad v. Sebelius (District Court, E.D. Michigan 2011, 803 F. Supp. 2d 699)“…enrollment billing privileges were being revoked based on 42 C.F.R. § 424.535 , which authorizes the revocation of bi…”
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§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 53 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
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Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Leyes de Conservación de Registros Médicos de Nuevo Mexico (Guía 2026)
§ 493.1105Standard: Retention requirements.Vigente
(a) The laboratory must retain its records and, as applicable, slides, blocks, and tissues as follows: (1) Test requisitions and authorizations. Retain records of test requisitions and test authorizations, including the patient's chart or medical record if used as the test requisition or authorization, for at least 2 years. (2) Test procedures. Retain a copy of each test procedure for at least 2 years after a procedure has been discontinued. Each test procedure must include the dates of initial use and discontinuance. (3) Analytic systems records. Retain quality control and patient test records (including instrument printouts, if applicable) and records documenting all analytic systems activities specified in §§ 493.1252 through 493.1289 for at least 2 years. In addition, retain the following: (i) Records of test system performance specifications that the laboratory establishes or verifies under § 493.1253 for the period of time the laboratory uses the test system but no less than 2 years. (ii) Immunohematology records, blood and blood product records, and transfusion records as specified in 21 CFR 606.160(b)(3)(ii), (b)(3)(iv), (b)(3)(v) and (d). (4) Proficiency testing records.
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Citada en 4 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2020
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Bearder v. State (Supreme Court of Minnesota 2011, 806 N.W.2d 766)“…retain newborn screening test results for two years. See 42 C.F.R. § 493.1105 (2010). After this two-year period, th…”
- In the Matter of the Termination of the Parent-Child Relationship of K.R., J.T.R., J.L.R., and E.R. (Minor Children) A.B. (Mother) and J.R. (Father) v. Indiana Department of Child Services (Indiana Supreme Court 2020)“…g test reports for two years to keep its certification. See 42 C.F.R. § 493.1105(a)(6) (2003). Further, we find the argu…”
- In the Matter of: De.B., a Child Alleged to be in Need of Services, J.B. (Mother) and D.B. (Father) v. Indiana Department of Child Services (Indiana Court of Appeals 2020)“…7 the information contained in the lab reports. See 42 C.F.R. § 493.1105 (2003); see also 42 C.F.R. § 49…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.310Physical safeguards.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a)(1) Standard: Facility access controls. Implement policies and procedures to limit physical access to its electronic information systems and the facility or facilities in which they are housed, while ensuring that properly authorized access is allowed. (2) Implementation specifications: (i) Contingency operations (Addressable). Establish (and implement as needed) procedures that allow facility access in support of restoration of lost data under the disaster recovery plan and emergency mode operations plan in the event of an emergency. (ii) Facility security plan (Addressable). Implement policies and procedures to safeguard the facility and the equipment therein from unauthorized physical access, tampering, and theft. (iii) Access control and validation procedures (Addressable). Implement procedures to control and validate a person's access to facilities based on their role or function, including visitor control, and control of access to software programs for testing and revision. (iv) Maintenance records (Addressable).
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Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Wentworth-Douglass Hospital v. Young (District Court, D. New Hampshire 2012, 2012 DNH 057)“…electronic protected health information” or “media re-use,” 45 C.F.R. § 164.310 (d)(1),(2), in its own Security Officer…”
- Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)“…taining access to electronic protected health information"; 45 C.F.R. § 164.310 provides, in relevant part, covered ent…”
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§ 164.316Policies and procedures and documentation requirements.Vigentecitada en 7 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a) Standard: Policies and procedures. Implement reasonable and appropriate policies and procedures to comply with the standards, implementation specifications, or other requirements of this subpart, taking into account those factors specified in § 164.306(b)(2)(i), (ii), (iii), and (iv). This standard is not to be construed to permit or excuse an action that violates any other standard, implementation specification, or other requirements of this subpart. A covered entity or business associate may change its policies and procedures at any time, provided that the changes are documented and are implemented in accordance with this subpart. (b)(1) Standard: Documentation. (i) Maintain the policies and procedures implemented to comply with this subpart in written (which may be electronic) form; and (ii) If an action, activity or assessment is required by this subpart to be documented, maintain a written (which may be electronic) record of the action, activity, or assessment. (2) Implementation specifications: (i) Time limit (Required).
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Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)“…authorized members of its workforce." She further claimed 45 C.F.R. § 164.316 bars defendants from "retaliating agai…”
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§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 31 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
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Citada en 88 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Webb v. Smart Document Solutions, LLC (2007) sostuvo que la tarifa reducida basada en costos de la sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el propio individuo solicita sus expedientes, no un bufete que actúa como su agente. Ciox Health, LLC v. Hargan (2020) anuló la guía de 2016 que extendía esa tarifa a las instrucciones dirigidas a terceros.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078)✓Un bufete pidió los expedientes hospitalarios de su cliente y le cobraron la tarifa más alta para terceros; el Noveno Circuito sostuvo que el límite de tarifa basada en costos de la Sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el individuo o su representante personal lo solicita, no un abogado que actúa como agente.
- Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666)✓Una terapeuta se negó a entregar sus notas de psicoterapia bajo citación, invocando la exclusión de esas notas del derecho de acceso del paciente en la Sección 164.524(a)(1); el tribunal sostuvo que esa exclusión rige solo el acceso individual y no el descubrimiento de pruebas, y ordenó entregarlas.
- Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)“…fee that can be charged for such production. See generally 45 C.F.R. § 164.524. For requests brought by an individual…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Cómo solicitar sus datos personales: derechos por estado, Leyes de conservación de expedientes médicos en Michigan (Guía 2026)
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 42 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación Hospitalaria: Servicios de Registros Médicos (mínimo de retención de 5 años)(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.516(f) - Documentación de proveedores de Medicare conservada durante 7 años desde la fecha del servicio(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.535(a)(10) - Revocación de la inscripción en Medicare por no documentar(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 418.104 - Condiciones de Participación de Hospicio: Registros Clínicos (retención de 6 años)(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Regla de Privacidad de la HIPAA: (j)(2) retención de 6 años de las políticas de privacidad, los escritos exigidos y los registros exigidos; (c) salvaguardas administrativas, técnicas y físicas(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.316(b)(2)(i) - Regla de Seguridad de la HIPAA: retención de 6 años de las políticas y procedimientos de seguridad(ecfr.gov).gov
- M.G.L. c. 111, s. 70 - Registros de hospitales y clínicas de Massachusetts: regla de destrucción a los 20 años, notificación al DPH, preservación en caso de cierre(malegislature.gov).gov
- Tex. Health & Safety Code 241.103 - Preservación de registros hospitalarios de Texas: 10 años para adultos, el que sea posterior entre los 20 años o 10 años para menores, sin destrucción durante litigios conocidos y no resueltos(statutes.capitol.texas.gov).gov
- Ala. Admin. Code r. 420-5-7-.13(3)(a) - Registros médicos hospitalarios de Alabama: al menos 5 años, y 5 años después de la mayoría de edad para menores(admincode.legislature.state.al.us).gov
- AS 18.20.085(a) - Retención de registros hospitalarios de Alaska: 7 años después del alta, menores hasta el mayor entre 2 años después de los 19 años o 7 años, película de rayos X 5 años(akleg.gov).gov
- A.R.S. 12-2297(A) - Retención de registros de Arizona: 6 años para adultos, el que sea posterior entre 3 años después de cumplir 18 años o 6 años para menores(azleg.gov).gov
- 77 Ill. Adm. Code 250.1510 - Registros médicos hospitalarios de Illinois: no menos de 10 años, con una retención por litigio que se extiende hasta la conclusión del caso o 12 años(ilga.gov).gov
- K.A.R. 28-34-9a - Servicios de registros médicos hospitalarios de Kansas: 10 años o 1 año después de la mayoría de edad, y un resumen de 25 años de los registros destruidos (compilación publicada por KDHE)(kdhe.ks.gov).gov
- 902 KAR 20:016 - Licenciamiento hospitalario de Kentucky: registros médicos conservados al menos 6 años desde el alta, o 3 años después de la mayoría de edad para menores, lo que sea mayor(apps.legislature.ky.gov).gov
- LAC 48:I.9395 - Retención de registros hospitalarios de Luisiana: mínimo de 10 años desde el alta, películas de imágenes y fuentes diagnósticas 3 años(ldh.la.gov).gov
- Minn. Stat. 145.32 - Registros hospitalarios de Minnesota: retención permanente del registro médico permanente individual, 7 años para otras partes, menores hasta el mayor entre 7 años o la mayoría de edad(revisor.mn.gov).gov
- RCW 70.41.190 - Registros médicos hospitalarios de Washington: retención mínima de 26 años (2025 c 131 s 1, vigente desde el 27 de julio de 2025), preservación en caso de cese de operaciones(app.leg.wa.gov).gov
- 28 Pa. Code 115.23 - Preservación hospitalaria de registros médicos de Pensilvania: 7 años después del alta, menores hasta la mayoría de edad más 7 años, 5 años de almacenamiento con servicio de recuperación y aviso público después del cierre(pacodeandbulletin.gov).gov
- 10 NYCRR 405.10(a)(4) - Registros médicos hospitalarios de Nueva York: al menos 6 años desde el alta, 3 años después de la mayoría de edad, o 6 años después del fallecimiento, lo que sea mayor(regs.health.ny.gov).gov
- 10A NCAC 13B .3903 - Preservación de registros médicos de Carolina del Norte: 11 años para adultos, hasta el cumpleaños número 30 para menores, 11 años de almacenamiento con servicio de recuperación después del cierre de un hospital (readoptada con vigencia desde el 1 de agosto de 2023)(reports.oah.state.nc.us).gov
- 42 CFR 493.1105 - Requisitos de retención de la CLIA para registros y láminas de laboratorio(ecfr.gov).gov
- 21 CFR 900.12(c) - Requisitos de la MQSA sobre registros de mamografía, transferencia y cierre de instalaciones(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524 - Derecho de acceso de la HIPAA: plazo de 30 días, extensión y límites de tarifas(ecfr.gov).gov
- HHS - Preguntas frecuentes sobre el derecho de acceso de las personas(hhs.gov).gov
- HHS FAQ 2030 - ¿Es $6.50 el monto máximo que se puede cobrar por una copia de PHI? (respuesta: no, la tarifa fija es una opción, no un límite máximo)(hhs.gov).gov
- HHS - Sus registros médicos(hhs.gov).gov
- GAO - Usted tiene derecho a sus registros médicos(gao.gov).gov
- CMS - Requisitos de mantenimiento y acceso a registros médicos(cms.gov).gov
- NIST - Preservación a largo plazo de registros médicos electrónicos (página de programa archivada)(nist.gov).gov
- 45 CFR 164.310(d)(2) - Disposición y reutilización de medios de información de salud electrónica protegida(ecfr.gov).gov
- HHS - Regla final del 42 CFR Parte 2 (registros de SUD)(hhs.gov).gov