North Dakota
Leyes de Conservación de Registros Médicos de Dakota del Norte (Guía 2026)
Los hospitales de Dakota del Norte deben conservar los expedientes médicos durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento conforme a NDAC 33-07-01.1-20. Para los pacientes menores de edad, los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años o durante 10 años después del último tratamiento, lo que sea más tarde.
Dakota del Norte tiene reglas específicas que rigen cuánto tiempo deben guardar los expedientes de los pacientes los hospitales, los médicos y otros proveedores de atención médica. La regulación estatal principal es la Sección 33-07-01.1-20 del North Dakota Administrative Code (NDAC), que establece los períodos mínimos de conservación para los expedientes hospitalarios. Las regulaciones federales de HIPAA y CMS agregan capas adicionales que todos los proveedores de Dakota del Norte deben seguir.
Esta guía desglosa cada requisito para que los pacientes, los proveedores de atención médica y los administradores puedan entender sus obligaciones y derechos conforme a la ley de Dakota del Norte.
Requisitos de Conservación de Registros Médicos Hospitalarios
Las reglas de conservación de expedientes hospitalarios de Dakota del Norte se encuentran en NDAC 33-07-01.1-20, que rige los servicios de expedientes médicos para los hospitales con licencia, incluidos los establecimientos de cuidado agudo general, de atención primaria y especializados.
La Regla de Conservación de 10 Años
Este reloj de 10 años se reinicia cada vez que un paciente recibe tratamiento. Si un paciente fue visto por última vez en 2020, el hospital debe conservar el expediente médico completo de ese paciente hasta al menos 2030.
Expedientes de Pacientes Menores de Edad
Dakota del Norte brinda protecciones extendidas para los expedientes médicos de los menores. Conforme a NDAC 33-07-01.1-20, si un paciente tenía menos de 18 años al momento de su último tratamiento, el hospital debe conservar el expediente hasta la más tardía de estas dos fechas:
- El cumpleaños número 21 del paciente
- 10 años desde la fecha del último tratamiento del paciente
Por ejemplo, si un niño fue tratado por última vez a los 5 años, el hospital debe conservar ese expediente hasta que el niño cumpla 21 años (16 años después). Si un joven de 16 años fue tratado por última vez en 2024, el período de 10 años (2034) se extiende más allá del cumpleaños número 21 (2029), por lo que el expediente debe conservarse hasta 2034.
Este período de conservación extendido asegura que los adultos jóvenes puedan acceder a su historial médico de la infancia cuando alcancen la mayoría de edad.
Requisitos de Retención por Litigio
Los hospitales no pueden destruir ningún expediente médico que se relacione con un asunto involucrado en un litigio activo, sin importar cuánto tiempo haya pasado. Si un hospital sabe que una demanda, un reclamo o un proceso legal involucra los expedientes de un paciente en particular, esos expedientes deben preservarse hasta que el litigio se resuelva por completo.
Esto aplica incluso si el período estándar de conservación de 10 años ha vencido. La retención por litigio tiene prioridad sobre todos los demás plazos.
Expedientes con Valor Continuo de Investigación o Legal
El cuerpo de gobierno del hospital tiene la responsabilidad de identificar los expedientes que tienen valor de investigación, legal o médico más allá del período estándar de conservación. Estos expedientes deben preservarse hasta que el cuerpo de gobierno determine que ya no sirven para ese propósito.
Esta disposición reconoce que algunos expedientes contribuyen a la investigación médica a largo plazo, los estudios de salud pública o los asuntos legales en curso que se extienden mucho más allá de 10 años.
Requisitos para Médicos y Consultorios Privados
Dakota del Norte no tiene un estatuto estatal separado que establezca un período de conservación específico para los consultorios médicos, las clínicas o los consultorios médicos privados. La regla NDAC 33-07-01.1-20 aplica específicamente a los hospitales con licencia.
Sin embargo, los médicos de consultorios privados en Dakota del Norte no tienen la libertad de descartar los expedientes cuando lo deseen. Varios factores establecen períodos mínimos de conservación prácticos para los consultorios médicos.
Estándares de Mejores Prácticas
La American Medical Association (AMA) recomienda que los médicos conserven los expedientes médicos durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento. Muchos médicos de Dakota del Norte siguen esta orientación aunque no esté codificada en la ley estatal para los consultorios privados.
La North Dakota Board of Medicine no publica un requisito de período de conservación específico para los consultorios médicos. Sin embargo, la Junta espera que los médicos mantengan expedientes adecuados para respaldar la continuidad de la atención y cumplir con los estándares profesionales.
Plazo de Prescripción por Negligencia
El plazo de prescripción por negligencia médica de Dakota del Norte es una consideración importante. Conforme a NDCC 28-01-18, el plazo general de prescripción para las acciones por negligencia médica es de dos años desde la fecha en que el paciente supo o debería haber sabido de la lesión. Para los menores, este período puede suspenderse hasta que el niño alcance la mayoría de edad.
Como los reclamos por negligencia pueden surgir años después del tratamiento, muchos expertos legales recomiendan que los médicos en Dakota del Norte conserven los expedientes durante al menos 10 años, y más para los pacientes pediátricos.
Requisitos Federales que Aplican en Dakota del Norte
Los proveedores de atención médica de Dakota del Norte también deben cumplir con los requisitos federales de expedientes médicos. Estas regulaciones crean una base que aplica además de las reglas estatales.
HIPAA y la Conservación de Expedientes Médicos
Contrario a la creencia común, la Regla de Privacidad de HIPAA no establece un período de conservación específico para los expedientes médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), HIPAA remite a las leyes estatales sobre cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.
Lo que HIPAA sí exige es que las entidades cubiertas mantengan sus políticas de privacidad, avisos de prácticas de privacidad y documentación de cumplimiento relacionada durante seis años desde la fecha de creación o la fecha en que estuvieron vigentes por última vez, la que sea posterior.
HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de los expedientes médicos durante todo el período en que se mantengan los expedientes. Esto significa que, ya sea que un hospital guarde los expedientes durante 10 años o 30 años, las protecciones de HIPAA aplican durante toda la duración.
Condiciones de Participación de CMS
Los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) establecen sus propios requisitos de conservación para los hospitales y proveedores que participan en los programas de Medicare y Medicaid.
Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos cinco años. Esto es más corto que el requisito estatal de 10 años de Dakota del Norte, por lo que la regla estatal controla en la práctica.
Para las organizaciones de Medicare Managed Care, el período de conservación aumenta a 10 años conforme a 42 CFR 422.504. Las Medicare Accountable Care Organizations (ACOs) también deben conservar los expedientes durante 10 años conforme a 42 CFR 425.314.
En Dakota del Norte, los hospitales que aceptan pacientes de Medicare deben cumplir tanto con el mínimo de cinco años de CMS como con el requisito estatal de 10 años. Como el período estatal es más largo, los hospitales de Dakota del Norte operan efectivamente bajo un mínimo de 10 años.
Acceso del Paciente a los Expedientes Médicos
La ley de Dakota del Norte otorga a los pacientes el derecho a acceder y obtener copias de sus expedientes médicos.
Derecho a Copias Conforme a la Ley Estatal
Conforme a NDCC 23-12-14, los pacientes y sus representantes autorizados pueden solicitar copias de sus expedientes médicos. Los proveedores de atención médica deben proporcionar estas copias, sujetas al siguiente programa de tarifas:
Copias en Papel o por Fax:
- Primeras 25 páginas: Hasta $20.00 en total
- Cada página adicional más allá de 25: Hasta $0.75 por página
Formato Electrónico, Digital o Computarizado:
- Primeras 25 páginas: Hasta $30.00 en total
- Cada página adicional más allá de 25: Hasta $0.25 por página
Estas tarifas incluyen cualquier tarifa de administración, tarifa de recuperación y gasto de franqueo. Los proveedores no pueden cobrar tarifas adicionales más allá de estos montos.
Derecho de Acceso de HIPAA
Conforme a la Regla de Privacidad de HIPAA, los pacientes tienen un derecho federal a inspeccionar, revisar y recibir una copia de sus expedientes médicos y expedientes de facturación en poder de las entidades cubiertas. Los proveedores deben responder a las solicitudes de acceso dentro de los 30 días (con una posible extensión de 30 días si es necesario).
HIPAA exige que las copias se proporcionen en el formato solicitado por el paciente cuando sea fácilmente producible. Si el paciente solicita una copia electrónica y el proveedor mantiene expedientes electrónicos, el proveedor debe suministrar una copia electrónica.
La tarifa por copias conforme a HIPAA debe limitarse al costo de la mano de obra para copiar, los insumos y el franqueo. HHS también ha establecido una opción de tarifa fija de $6.50 por solicitud como puerto seguro que los proveedores pueden usar en lugar de calcular los costos reales.
Consentimiento para la Divulgación
Conforme a NDAC 33-07-01.1-20, debe presentarse el consentimiento por escrito del paciente como autoridad para la divulgación de información médica de los expedientes hospitalarios. Los expedientes médicos no pueden salir de las instalaciones del hospital excepto por orden judicial o citación.
Existen excepciones para el personal de atención médica autorizado que necesita acceso con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica según se define en HIPAA.
Requisitos de Destrucción de Expedientes Médicos
Cuando el período de conservación ha pasado, los proveedores de Dakota del Norte aún deben seguir procedimientos adecuados antes de destruir los expedientes médicos.
Cierre del Hospital y Expedientes
NDAC 33-07-01.1-20 contiene requisitos específicos para los hospitales que cierran o descontinúan sus operaciones:
- Notificar al Estado: El hospital debe informar al North Dakota Department of Health and Human Services dónde se almacenarán sus expedientes
- Almacenar por 10 Años: Los expedientes deben colocarse en un establecimiento que ofrezca servicios de recuperación durante al menos 10 años después de la fecha del cierre
- Aviso Público Antes de la Destrucción: Antes de destruir los expedientes, el antiguo hospital debe proporcionar un aviso público en al menos dos formas, incluidos un aviso legal y un anuncio destacado en un periódico de circulación general en el área que el hospital antes atendía
- Permitir que los Pacientes Reclamen los Expedientes: A los antiguos pacientes o sus representantes autorizados se les debe dar la oportunidad de reclamar sus propios expedientes antes de que ocurra la destrucción
Métodos de Destrucción que Cumplen con HIPAA
Cuando llegue el momento de destruir los expedientes médicos, todos los proveedores de Dakota del Norte deben seguir los requisitos de eliminación de HIPAA para proteger la privacidad del paciente. Los métodos de destrucción aceptables incluyen:
Expedientes en Papel:
- Triturado con corte cruzado
- Incineración
- Reducción a pulpa o pulverización
Expedientes Electrónicos:
- Borrado (sobrescribir los datos en el medio)
- Purga (desmagnetización o uso de un campo magnético fuerte)
- Destrucción física del medio mediante pulverización, fusión o incineración
El estándar clave es que la información médica protegida debe quedar "esencialmente ilegible, indescifrable y de otro modo imposible de reconstruir." Los proveedores no pueden simplemente eliminar los archivos electrónicos ni colocar los expedientes en papel en recipientes de basura estándar o botes de reciclaje accesibles al público.
Si se usa un servicio de triturado o destrucción de terceros, el proveedor debe obtener un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) y solicitar un certificado de destrucción como documentación.
Consideraciones Especiales
North Dakota Health Information Network (NDHIN)
Dakota del Norte opera la North Dakota Health Information Network (NDHIN), un intercambio de información de salud a nivel estatal. La NDHIN permite a los proveedores de atención médica autorizados acceder electrónicamente a la información de salud del paciente entre establecimientos.
La NDHIN opera conforme a los requisitos de privacidad tanto de HIPAA como estatales descritos en NDCC 23-12-19. Deben usarse salvaguardas adecuadas para prevenir el uso o la divulgación no autorizados de la información médica protegida transmitida a través de la red.
Expedientes de Trastornos por Uso de Sustancias
Los expedientes médicos relacionados con el tratamiento de trastornos por uso de sustancias reciben protecciones federales adicionales conforme a 42 CFR Part 2. Estos expedientes no pueden usarse ni divulgarse sin la autorización por escrito del paciente, excepto en circunstancias limitadas definidas por la ley federal.
Una regla final emitida en 2024 actualizó 42 CFR Part 2 para alinearla mejor con HIPAA, con cumplimiento total requerido para el 16 de febrero de 2026. Los proveedores de Dakota del Norte que manejan expedientes de trastornos por uso de sustancias deben seguir tanto las regulaciones actualizadas de Part 2 como los requisitos estándar de HIPAA.
Estándares de Autenticación de Expedientes
NDAC 33-07-01.1-20 exige que todas las anotaciones en un expediente médico hospitalario sean autenticadas por la persona que las hizo. Las órdenes telefónicas y verbales deben ponerse por escrito, fecharse, marcarse con la hora y firmarse dentro de las 48 horas, a menos que el hospital haya establecido procedimientos de verificación de lectura confirmada.
Las firmas electrónicas se permiten cuando un hospital adopta una política que incluye identificadores únicos, salvaguardas de confidencialidad y monitoreo periódico del sistema de firma electrónica.
Plazos de Finalización de Expedientes
Para los hospitales, la regulación exige que:
- El historial y el examen físico de un paciente se completen dentro de las 24 horas siguientes a la admisión
- Todos los informes médicos se completen dentro de un período consistente con la práctica médica actual y no más de 30 días después del alta
Resumen de los Períodos de Conservación de Dakota del Norte
| Tipo de Proveedor | Período de Conservación | Autoridad |
|---|---|---|
| Hospitales (general) | 10 años desde el último tratamiento | NDAC 33-07-01.1-20 |
| Hospitales (pacientes menores) | 21 años o 10 años, lo que sea más tarde | NDAC 33-07-01.1-20 |
| Hospitales (Medicare) | 10 años (estatal) o 5 años (CMS), el estatal es más largo | NDAC 33-07-01.1-20 / 42 CFR 482.24 |
| Hospitales cerrados | 10 años después de la fecha del cierre | NDAC 33-07-01.1-20 |
| Consultorios médicos | Sin ley estatal específica; 10 años recomendado | Directrices de la AMA |
| Medicare Managed Care | 10 años | 42 CFR 422.504 |
| Documentos de cumplimiento de HIPAA | 6 años | 45 CFR 164.530(j) |
Preguntas Frecuentes
Fuentes y referencias
- NDAC 33-07-01.1-20: Servicios de Expedientes Médicos (Regulación Hospitalaria)(law.cornell.edu)
- North Dakota Century Code Chapter 23-12: Hospitales e Instituciones Relacionadas(ndlegis.gov).gov
- NDCC 23-12-14: Copias de Expedientes Médicos y Facturas Médicas(codes.findlaw.com)
- HHS: ¿Exige HIPAA la Conservación de Expedientes?(hhs.gov).gov
- Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24: Condiciones de Participación de CMS(law.cornell.edu)
- CMS Requisitos de Mantenimiento y Acceso a Expedientes Médicos(cms.gov).gov
- HHS: Preguntas Frecuentes sobre la Eliminación de Información Médica Protegida(hhs.gov).gov
- 42 CFR Part 2: Regla Final sobre Expedientes de Trastornos por Uso de Sustancias(hhs.gov).gov
- Prácticas de Privacidad de la North Dakota Health Information Network(ndhin.nd.gov).gov
- Privacidad de HIPAA (Dakota del Norte HHS)(hhs.nd.gov).gov