Leyes de Conservación de Registros Médicos de Dakota del Norte (Guía 2026)

Los hospitales de Dakota del Norte deben conservar los expedientes médicos durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento conforme a NDAC 33-07-01.1-20. Para los pacientes menores de edad, los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años o durante 10 años después del último tratamiento, lo que sea más tarde. Los médicos, médicos residentes y asistentes médicos con licencia en el estado deben conservar todos los expedientes médicos durante al menos siete años desde la última fecha de servicio conforme a NDCC 43-17-27.2.

Dakota del Norte tiene reglas específicas que rigen cuánto tiempo deben guardar los expedientes médicos de los pacientes los hospitales, los médicos y otros proveedores de atención médica. Dos autoridades estatales distintas establecen los períodos centrales: la Sección 33-07-01.1-20 del North Dakota Administrative Code (NDAC) cubre a los hospitales con licencia, y la Sección 43-17-27.2 del North Dakota Century Code (NDCC) cubre a los médicos, médicos residentes y asistentes médicos. Las regulaciones federales de HIPAA y CMS agregan capas adicionales que todos los proveedores de Dakota del Norte deben seguir.

Esta guía desglosa cada requisito para que los pacientes, los proveedores de atención médica y los administradores puedan entender sus obligaciones y derechos conforme a la ley de Dakota del Norte.

Requisitos de Conservación de Registros Médicos Hospitalarios

Las reglas de conservación de expedientes hospitalarios de Dakota del Norte se encuentran en NDAC 33-07-01.1-20, que rige los servicios de expedientes médicos para los hospitales con licencia, incluidos los establecimientos de cuidado agudo general, de atención primaria y especializados.

La Regla de Conservación de 10 Años

Los hospitales deben preservar los expedientes médicos de los pacientes hasta al menos el décimo aniversario de la fecha en que el paciente fue tratado por última vez en el establecimiento. Los expedientes pueden conservarse en su forma original o preservarse mediante cualquier método aceptado, incluidos microfilm, escaneo digital o sistemas de expedientes médicos electrónicos (EHR).

Este reloj de 10 años se reinicia cada vez que un paciente recibe tratamiento. Si un paciente fue visto por última vez en 2020, el hospital debe conservar el expediente médico completo de ese paciente hasta al menos 2030.

Expedientes de Pacientes Menores de Edad

Dakota del Norte brinda protecciones extendidas para los expedientes médicos de los menores. Conforme a NDAC 33-07-01.1-20, si un paciente tenía menos de 18 años al momento de su último tratamiento, el hospital debe conservar el expediente hasta la más tardía de estas dos fechas:

• El cumpleaños número 21 del paciente
• 10 años desde la fecha del último tratamiento del paciente

Por ejemplo, si un niño fue tratado por última vez a los 5 años, el hospital debe conservar ese expediente hasta que el niño cumpla 21 años (16 años después). Si un joven de 16 años fue tratado por última vez en 2024, el período de 10 años (2034) se extiende más allá del cumpleaños número 21 (2029), por lo que el expediente debe conservarse hasta 2034.

Este período de conservación extendido asegura que los adultos jóvenes puedan acceder a su historial médico de la infancia cuando alcancen la mayoría de edad.

Requisitos de Retención por Litigio

Los hospitales no pueden destruir ningún expediente médico que se relacione con un asunto involucrado en un litigio activo, sin importar cuánto tiempo haya pasado. Si un hospital sabe que una demanda, un reclamo o un proceso legal involucra los expedientes de un paciente en particular, esos expedientes deben preservarse hasta que el litigio se resuelva por completo.

Esto aplica incluso si el período estándar de conservación de 10 años ha vencido. La retención por litigio tiene prioridad sobre todos los demás plazos.

Expedientes con Valor Continuo de Investigación o Legal

El cuerpo de gobierno del hospital tiene la responsabilidad de identificar los expedientes que tienen valor de investigación, legal o médico más allá del período estándar de conservación. Estos expedientes deben preservarse hasta que el cuerpo de gobierno determine que ya no sirven para ese propósito.

Esta disposición reconoce que algunos expedientes contribuyen a la investigación médica a largo plazo, los estudios de salud pública o los asuntos legales en curso que se extienden mucho más allá de 10 años.

Requisitos para Médicos y Consultorios Privados

Dakota del Norte establece un período de conservación estatutario independiente para los profesionales con licencia, y es más corto que la regla hospitalaria. Conforme a NDCC 43-17-27.2, todo licenciatario debe conservar todos los expedientes médicos durante al menos siete años desde la última fecha de servicio para cada paciente, a menos que los expedientes se transfieran adecuadamente a otro licenciatario o entidad, y salvo que la ley exija otra cosa.

La regla de 10 años de NDAC 33-07-01.1-20 aplica a los hospitales con licencia. El estatuto de siete años aplica al profesional individual, que es lo que rige un consultorio médico, clínica o consultorio privado ordinario.

La Regla de los Siete Años para Licenciatarios

NDCC 43-17-01 define a un licenciatario como un médico, médico residente o asistente médico con licencia para ejercer en Dakota del Norte, incluido un asistente médico con privilegios para ejercer conforme al capítulo 43-17.5. La misma sección define a médico para incluir tanto a los doctores en medicina (M.D.) como a los médicos osteópatas (D.O.). El mínimo de siete años, por lo tanto, alcanza a la gran mayoría de los profesionales que ejercen fuera de un entorno hospitalario.

Dos características del estatuto importan en la práctica diaria:

• La transferencia es una alternativa a conservar el expediente. El deber de siete años aplica a menos que los expedientes se transfieran adecuadamente a otro licenciatario o entidad, de modo que un profesional que entrega adecuadamente los expedientes no está obligado por separado a conservar un duplicado.
• Otra ley puede exigir un plazo mayor. La frase "salvo que la ley exija otra cosa" preserva los períodos más largos impuestos en otras normas, incluida la regla hospitalaria, los requisitos de los programas de CMS y cualquier retención por litigio.

NDCC 43-17-27.2 también autoriza a la North Dakota Board of Medicine a adoptar reglas para implementar la conservación de expedientes y la transferencia de expedientes médicos en situaciones en las que un licenciatario vende el consultorio médico, se retira de la práctica, o fallece, queda incapacitado o se jubila. Un profesional que esté cerrando o vendiendo un consultorio debe consultar las reglas vigentes de la Junta además del mínimo estatutario.

Estándares de Mejores Prácticas

La American Medical Association (AMA) recomienda que los médicos conserven los expedientes médicos durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento. Ese es un estándar de mejores prácticas que se sitúa por encima del mínimo estatutario de siete años de Dakota del Norte, no un sustituto de este. Un consultorio que sigue la recomendación de la AMA cumple sin problemas con NDCC 43-17-27.2; un consultorio que desecha los expedientes a los siete años igual cumple con el estatuto, pero renuncia al margen adicional.

La North Dakota Board of Medicine administra el requisito de siete años a través de su autoridad de licenciamiento y disciplinaria conforme al capítulo 43-17, y el estatuto expresamente permite que la Junta agregue reglas sobre qué sucede con los expedientes cuando un consultorio cambia de manos o un licenciatario deja de ejercer.

Plazo de Prescripción por Negligencia

El plazo de prescripción por negligencia médica de Dakota del Norte es una consideración importante. Conforme a NDCC 28-01-18, el plazo general de prescripción para las acciones por negligencia médica es de dos años desde la fecha en que el paciente supo o debería haber sabido de la lesión. Para los menores, este período puede suspenderse hasta que el niño alcance la mayoría de edad.

Como los reclamos por negligencia pueden surgir años después del tratamiento, muchos asesores legales recomiendan que los médicos en Dakota del Norte conserven los expedientes bastante más allá del mínimo de siete años, y aún más para los pacientes pediátricos.

Requisitos Federales que Aplican en Dakota del Norte

Los proveedores de atención médica de Dakota del Norte también deben cumplir con los requisitos federales de expedientes médicos. Estas regulaciones crean una base que aplica además de las reglas estatales.

HIPAA y la Conservación de Expedientes Médicos

Contrario a la creencia común, la Regla de Privacidad de HIPAA no establece un período de conservación específico para los expedientes médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), HIPAA remite a las leyes estatales sobre cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.

Lo que HIPAA sí exige es que las entidades cubiertas mantengan sus políticas de privacidad, avisos de prácticas de privacidad y documentación de cumplimiento relacionada durante seis años desde la fecha de creación o la fecha en que estuvieron vigentes por última vez, la que sea posterior.

HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de los expedientes médicos durante todo el período en que se mantengan los expedientes. Esto significa que, ya sea que un hospital guarde los expedientes durante 10 años o 30 años, las protecciones de HIPAA aplican durante toda la duración.

Condiciones de Participación de CMS

Los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) establecen sus propios requisitos de conservación para los hospitales y proveedores que participan en los programas de Medicare y Medicaid.

Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos cinco años. Esto es más corto que el requisito estatal de 10 años de Dakota del Norte, por lo que la regla estatal controla en la práctica.

Para las organizaciones de Medicare Managed Care, el período de conservación aumenta a 10 años conforme a 42 CFR 422.504. Las Medicare Accountable Care Organizations (ACOs) también deben conservar los expedientes durante 10 años conforme a 42 CFR 425.314.

En Dakota del Norte, los hospitales que aceptan pacientes de Medicare deben cumplir tanto con el mínimo de cinco años de CMS como con el requisito estatal de 10 años. Como el período estatal es más largo, los hospitales de Dakota del Norte operan efectivamente bajo un mínimo de 10 años.

Acceso del Paciente a los Expedientes Médicos

La ley de Dakota del Norte otorga a los pacientes el derecho a acceder y obtener copias de sus expedientes médicos. Lo que el proveedor puede cobrar depende de a dónde se dirijan los expedientes.

Copias Gratuitas al Transferir su Atención

NDCC 23-12-14(1) exige que un proveedor de atención médica, a solicitud del paciente o de cualquier persona que el paciente autorice, proporcione una copia gratuita de los expedientes de atención médica del paciente a un proveedor de atención médica que el paciente designe, cuando los expedientes se soliciten con el fin de transferir la atención médica de ese paciente a otro proveedor para la continuación del tratamiento.

Esto cubre la solicitud más común en la práctica: cambiarse a un nuevo médico y que su expediente lo acompañe. El estatuto define proveedor de atención médica, para este propósito, como una persona o un establecimiento con licencia que presta servicios de atención médica.

Tarifas por Otras Solicitudes de Copias

Conforme a NDCC 23-12-14, las solicitudes fuera de la situación de transferencia gratuita están sujetas a un programa de tarifas. El inciso 2 comienza con las palabras "Excepto lo dispuesto en el inciso 1", por lo que estos cargos no pueden aplicarse a una transferencia por continuación del tratamiento. Con la autorización firmada del paciente, el proveedor debe suministrar los expedientes médicos y las facturas médicas asociadas por no más de:

Copias en Papel o por Fax:

• Primeras 25 páginas: Hasta $20.00 en total
• Cada página adicional más allá de 25: Hasta $0.75 por página

Formato Electrónico, Digital o Computarizado:

• Primeras 25 páginas: Hasta $30.00 en total
• Cada página adicional más allá de 25: Hasta $0.25 por página

Estos montos incluyen cualquier tarifa de administración, tarifa de recuperación y gasto de franqueo, por lo que un proveedor no puede sumar esos cargos por encima del límite establecido.

Derecho de Acceso de HIPAA

Conforme a la Regla de Privacidad de HIPAA, los pacientes tienen un derecho federal a inspeccionar, revisar y recibir una copia de sus expedientes médicos y expedientes de facturación en poder de las entidades cubiertas. Los proveedores deben responder a las solicitudes de acceso dentro de los 30 días (con una posible extensión de 30 días si es necesario).

HIPAA exige que las copias se proporcionen en el formato solicitado por el paciente cuando sea fácilmente producible. Si el paciente solicita una copia electrónica y el proveedor mantiene expedientes electrónicos, el proveedor debe suministrar una copia electrónica.

La tarifa por copias conforme a HIPAA debe limitarse al costo de la mano de obra para copiar, los insumos y el franqueo. HHS también ha establecido una opción de tarifa fija de $6.50 por solicitud como puerto seguro que los proveedores pueden usar en lugar de calcular los costos reales.

Consentimiento para la Divulgación

Conforme a NDAC 33-07-01.1-20, debe presentarse el consentimiento por escrito del paciente como autoridad para la divulgación de información médica de los expedientes hospitalarios. Los expedientes médicos no pueden salir de las instalaciones del hospital excepto por orden judicial o citación.

Existen excepciones para el personal de atención médica autorizado que necesita acceso con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica según se define en HIPAA.

Requisitos de Destrucción de Expedientes Médicos

Cuando el período de conservación ha pasado, los proveedores de Dakota del Norte aún deben seguir procedimientos adecuados antes de destruir los expedientes médicos.

Cierre del Hospital y Expedientes

NDAC 33-07-01.1-20 contiene requisitos específicos para los hospitales que cierran o descontinúan sus operaciones:

1. Notificar al Estado: El hospital debe informar al North Dakota Department of Health and Human Services dónde se almacenarán sus expedientes
2. Almacenar por 10 Años: Los expedientes deben colocarse en un establecimiento que ofrezca servicios de recuperación durante al menos 10 años después de la fecha del cierre
3. Aviso Público Antes de la Destrucción: Antes de destruir los expedientes, el antiguo hospital debe proporcionar un aviso público en al menos dos formas, incluidos un aviso legal y un anuncio destacado en un periódico de circulación general en el área que el hospital antes atendía
4. Permitir que los Pacientes Reclamen los Expedientes: A los antiguos pacientes o sus representantes autorizados se les debe dar la oportunidad de reclamar sus propios expedientes antes de que ocurra la destrucción

Para un profesional individual, en lugar de un establecimiento, la autoridad paralela es NDCC 43-17-27.2, que permite a la North Dakota Board of Medicine establecer reglas para la transferencia de expedientes cuando un licenciatario vende o abandona un consultorio, o fallece, queda incapacitado o se jubila.

Métodos de Destrucción que Cumplen con HIPAA

Cuando llegue el momento de destruir los expedientes médicos, todos los proveedores de Dakota del Norte deben seguir los requisitos de eliminación de HIPAA para proteger la privacidad del paciente. Los métodos de destrucción aceptables incluyen:

Expedientes en Papel:

• Triturado con corte cruzado
• Incineración
• Reducción a pulpa o pulverización

Expedientes Electrónicos:

• Borrado (sobrescribir los datos en el medio)
• Purga (desmagnetización o uso de un campo magnético fuerte)
• Destrucción física del medio mediante pulverización, fusión o incineración

El estándar clave es que la información médica protegida debe quedar "esencialmente ilegible, indescifrable y de otro modo imposible de reconstruir." Los proveedores no pueden simplemente eliminar los archivos electrónicos ni colocar los expedientes en papel en recipientes de basura estándar o botes de reciclaje accesibles al público.

Si se usa un servicio de triturado o destrucción de terceros, el proveedor debe obtener un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) y solicitar un certificado de destrucción como documentación.

Consideraciones Especiales

North Dakota Health Information Network (NDHIN)

Dakota del Norte opera la North Dakota Health Information Network (NDHIN), un intercambio de información de salud a nivel estatal. La NDHIN permite a los proveedores de atención médica autorizados acceder electrónicamente a la información de salud del paciente entre establecimientos.

La NDHIN opera conforme a los requisitos de privacidad tanto de HIPAA como estatales descritos en NDCC 23-12-19. Deben usarse salvaguardas adecuadas para prevenir el uso o la divulgación no autorizados de la información médica protegida transmitida a través de la red.

Expedientes de Trastornos por Uso de Sustancias

Los expedientes médicos relacionados con el tratamiento de trastornos por uso de sustancias reciben protecciones federales adicionales conforme a 42 CFR Part 2. Estos expedientes no pueden usarse ni divulgarse sin la autorización por escrito del paciente, excepto en circunstancias limitadas definidas por la ley federal.

Una regla final emitida en 2024 actualizó 42 CFR Part 2 para alinearla mejor con HIPAA, con cumplimiento total requerido para el 16 de febrero de 2026. Los proveedores de Dakota del Norte que manejan expedientes de trastornos por uso de sustancias deben seguir tanto las regulaciones actualizadas de Part 2 como los requisitos estándar de HIPAA.

Estándares de Autenticación de Expedientes

NDAC 33-07-01.1-20 exige que todas las anotaciones en un expediente médico hospitalario sean autenticadas por la persona que las hizo. Las órdenes telefónicas y verbales deben ponerse por escrito, fecharse, marcarse con la hora y firmarse dentro de las 48 horas, a menos que el hospital haya establecido procedimientos de verificación de lectura confirmada.

Las firmas electrónicas se permiten cuando un hospital adopta una política que incluye identificadores únicos, salvaguardas de confidencialidad y monitoreo periódico del sistema de firma electrónica.

Plazos de Finalización de Expedientes

Para los hospitales, la regulación exige que:

• El historial y el examen físico de un paciente se completen dentro de las 24 horas siguientes a la admisión
• Todos los informes médicos se completen dentro de un período consistente con la práctica médica actual y no más de 30 días después del alta

Resumen de los Períodos de Conservación de Dakota del Norte

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo guardan los expedientes médicos los hospitales en Dakota del Norte?

Los hospitales de Dakota del Norte deben conservar los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento del paciente, según lo exige NDAC 33-07-01.1-20. Para los pacientes que tenían menos de 18 años en su última visita, los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años o durante 10 años después del último tratamiento, la fecha que sea más tarde.

¿Dakota del Norte tiene una ley de conservación de registros médicos para consultorios médicos?

Sí. NDCC 43-17-27.2 exige que todo licenciatario de Dakota del Norte, es decir, un médico, médico residente o asistente médico, conserve todos los expedientes médicos durante al menos siete años desde la última fecha de servicio para cada paciente, a menos que los expedientes se transfieran adecuadamente a otro licenciatario o entidad. Los hospitales están cubiertos por separado por NDAC 33-07-01.1-20, que establece un período de 10 años. La American Medical Association recomienda 10 años para los médicos, pero eso es una mejor práctica por encima del mínimo estatutario de siete años, no un sustituto de este.

¿Cuánto puede cobrar un proveedor de Dakota del Norte por las copias de los expedientes médicos?

Nada, si los expedientes se envían a un nuevo proveedor para la continuación de su tratamiento: NDCC 23-12-14(1) exige una copia gratuita en esa situación. Para otras solicitudes, el mismo estatuto permite que los proveedores cobren hasta $20 por las primeras 25 páginas en formato de papel o fax más $0.75 por página adicional, o hasta $30 por las primeras 25 páginas en formato electrónico más $0.25 por página adicional. Esos montos incluyen los costos de administración, recuperación y franqueo.

¿Qué sucede con los expedientes médicos cuando un hospital de Dakota del Norte cierra?

Cuando un hospital descontinúa sus operaciones, NDAC 33-07-01.1-20 exige que notifique al departamento de salud estatal dónde se almacenan los expedientes. Los expedientes deben mantenerse en un establecimiento con servicios de recuperación durante al menos 10 años después del cierre. Antes de que se destruya cualquier expediente, el hospital debe publicar un aviso público y permitir que los antiguos pacientes reclamen sus expedientes.

¿HIPAA exige que los expedientes médicos se guarden durante un número específico de años?

No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un período mínimo de conservación para los expedientes médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, HIPAA remite a las leyes estatales sobre la conservación de expedientes. Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas mantengan la documentación de cumplimiento (políticas de privacidad, avisos y expedientes relacionados) durante al menos seis años.