Leyes de Conservación de Registros Médicos de Nuevo Hampshire (Guía 2026)

Nuevo Hampshire exige que los hospitales conserven los expedientes de los pacientes durante 7 años después del alta conforme a He-P 802.20, y que los médicos guarden los registros durante 7 años conforme a Med 501.02. Los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse hasta al menos 1 año después de que el paciente cumpla 18 años, pero nunca menos de 7 años. Es la ley estatal, no HIPAA, la que controla.

Nuevo Hampshire tiene leyes específicas que rigen cuánto tiempo deben conservar los expedientes médicos de los pacientes los hospitales, los médicos y otros proveedores de atención médica. Estos requisitos provienen de una combinación de reglas administrativas estatales, estatutos y regulaciones federales.

Esta guía cubre cada regla importante de conservación que aplica en el Granite State, incluidas las diferencias entre los requisitos de hospitales y médicos, los estándares federales conforme a HIPAA y Medicare, los derechos de acceso del paciente, las reglas de destrucción de expedientes y qué sucede cuando un consultorio cierra.

Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja los actuales New Hampshire Revised Statutes Annotated, las Reglas Administrativas He-P 802 y las Reglas de la Junta de Medicina Med 501.

Conservación de Registros Médicos Hospitalarios (He-P 802.20)

Los hospitales de Nuevo Hampshire con licencia del Department of Health and Human Services deben seguir las reglas de conservación de la Regla Administrativa He-P 802.20. Esta regla establece el mínimo de cuánto tiempo deben almacenarse los expedientes de los pacientes.

Expedientes de Pacientes Adultos

Los hospitales deben conservar los expedientes de los pacientes durante un mínimo de 7 años después del alta. Esto aplica a todos los expedientes de hospitalización y ambulatorios creados durante el curso del tratamiento en el establecimiento.

El reloj de 7 años comienza en la fecha de la última alta del paciente, no en la fecha de admisión ni en la fecha de un procedimiento específico.

Expedientes de Pacientes Menores de Edad

Para los pacientes que son menores de edad al momento del tratamiento, He-P 802.20 exige que los hospitales conserven los expedientes hasta al menos 1 año después de que el paciente cumpla 18 años. Sin embargo, en ningún caso pueden conservarse los expedientes por menos de 7 años después del alta.

Esto significa que un hospital debe calcular ambos plazos y usar el período que sea más largo. Por ejemplo, si se trata a un niño a los 10 años, el hospital tendría que guardar los expedientes hasta que el niño cumpla 19 años (1 año después de los 18), lo cual son 9 años. Como eso supera el mínimo estándar de 7 años, controla el cumpleaños número 19.

Si se trata a un niño a los 16 años, el hospital guardaría el expediente hasta los 19 años (3 años). Como eso es más corto que el requisito estándar de 7 años, el hospital debe guardar el expediente durante 7 años desde el alta en su lugar.

Expedientes Electrónicos

He-P 802.20 exige que los expedientes médicos electrónicos se mantengan de acuerdo con las regulaciones actuales de HIPAA. Esto incluye mantener controles de acceso adecuados, registros de auditoría y sistemas de respaldo para proteger la integridad y disponibilidad de la información del paciente.

Cierre del Hospital

Si un hospital cesa sus operaciones, He-P 802.20 exige que el titular de la licencia disponga el almacenamiento y el acceso a los expedientes médicos durante todo el período de conservación de 7 años. El hospital debe identificar a un custodio o un establecimiento de almacenamiento que mantenga los expedientes y responda a las solicitudes de los pacientes durante este tiempo.

Conservación de Registros Médicos de los Médicos (Med 501.02)

Los médicos de Nuevo Hampshire están regulados por la Junta de Medicina a través de la Office of Professional Licensure and Certification (OPLC). Las reglas administrativas de la Junta establecen requisitos de conservación separados para los consultorios médicos.

Período Estándar de Conservación

Conforme a la Regla Med 501.02 de la Junta de Medicina, los médicos con licencia deben mantener expedientes médicos completos y precisos de todos los pacientes durante 7 años. Los expedientes deben contener un historial, un examen, un diagnóstico, un plan de tratamiento adecuado a la especialidad del médico y documentación de todas las recetas de medicamentos.

Respuesta a las Solicitudes de los Pacientes

Un médico debe atender las solicitudes hechas por un paciente o su agente autorizado para obtener copias del expediente médico del paciente dentro de los 30 días de la solicitud. Un médico puede exigir una autorización por escrito antes de entregar los expedientes médicos.

Requisitos de Contenido del Expediente

La Junta de Medicina exige que los expedientes de los médicos incluyan, como mínimo:

• Historial del paciente y hallazgos del examen físico
• Diagnóstico y plan de tratamiento
• Documentación de todas las recetas de medicamentos
• Notas de evolución
• Resultados de pruebas e informes de imágenes
• Información de referencias
• Documentación de consentimiento informado

Requisitos Federales que Aplican en Nuevo Hampshire

El período de conservación de 7 años de Nuevo Hampshire interactúa con varias reglas federales. Cuando los requisitos estatales y federales entran en conflicto, aplica el estándar más estricto.

HIPAA No Establece un Período de Conservación

Un error común es creer que HIPAA exige que los proveedores guarden los expedientes médicos durante un número específico de años. No lo hace. La Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de expedientes médicos.

HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación administrativa (políticas de privacidad, registros de capacitación, bitácoras de quejas y acuerdos de asociado comercial) durante 6 años desde la fecha de creación o la última fecha de vigencia conforme a 45 CFR 164.530(j). Esto aplica a la documentación de cumplimiento, no a los expedientes médicos de los pacientes.

La ley estatal determina cuánto tiempo deben conservarse los expedientes reales de los pacientes. En Nuevo Hampshire, eso significa 7 años.

Condiciones de Participación de CMS

Los hospitales que participan en Medicare o Medicaid también deben cumplir con los requisitos federales de conservación establecidos por los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS).

Como la ley estatal de Nuevo Hampshire ya exige 7 años, los hospitales y médicos del estado cumplirán con el mínimo hospitalario de 5 años de CMS de forma automática. Sin embargo, los proveedores generales de Medicare aún deben rastrear de forma independiente el requisito de 7 años desde la fecha del servicio, ya que en algunos casos puede extenderse más allá del cálculo estatal basado en el alta.

¿Qué Ley Controla?

El requisito más estricto siempre gana. Para un hospital de Nuevo Hampshire que participa en Medicare, la regla estatal de 7 años y la regla federal de 5 años se superponen, pero la regla estatal es más larga y, por lo tanto, controla. Para los médicos que aceptan Medicare, la regla federal de 7 años desde la fecha del servicio y la regla estatal de 7 años son aproximadamente equivalentes, aunque los puntos de partida difieren ligeramente.

Derechos de Acceso del Paciente Conforme a RSA 332-I

El Capítulo 332-I de las RSA de Nuevo Hampshire rige el acceso de los pacientes a los expedientes médicos. Este estatuto establece que los pacientes son dueños de su información médica y tienen derecho a obtener copias.

Quién Puede Solicitar Expedientes

Conforme a RSA 332-I, cualquier paciente o el representante autorizado del paciente (llamado "requestor") puede solicitar copias de los expedientes médicos a cualquier proveedor de atención médica. El estatuto define "health care provider" de forma amplia para incluir a cualquier persona, corporación, establecimiento o institución con licencia del estado o que de otro modo preste legalmente servicios de atención médica. Esto abarca a médicos, hospitales, clínicas, dentistas, enfermeros, farmacéuticos, profesionales de salud mental y otros.

Tarifas por Copias

RSA 332-I:1 establece las tarifas máximas que los proveedores pueden cobrar por las copias de los expedientes:

Los proveedores deben entregar los expedientes dentro del plazo establecido en 45 CFR 164.524(b)(2), que es de 30 días desde la fecha de la solicitud, con una posible extensión de 30 días si el proveedor notifica al paciente por escrito.

Expedientes de Pacientes Fallecidos

RSA 332-I:13 otorga acceso a los expedientes médicos al cónyuge sobreviviente o al pariente más cercano de un paciente fallecido, a menos que el fallecido haya indicado específicamente o que un tribunal haya ordenado que esas personas no deben tener acceso.

Cuando no hay administración de la sucesión, el solicitante debe presentar:

• Una declaración jurada notariada que confirme la autorización para acceder a los expedientes
• Un formulario de autorización que cumpla con HIPAA
• Una copia del certificado de defunción

El pariente más cercano se define en orden de prioridad: primero el cónyuge sobreviviente, luego los hijos adultos (por consanguinidad o adopción) y luego los padres. Si dos o más parientes de la misma categoría califican, cada uno se considera un representante personal.

Carta de Derechos del Paciente (RSA 151:21)

RSA 151:21 establece la Carta de Derechos del Paciente para las personas admitidas en establecimientos de salud con licencia. Entre otras protecciones, este estatuto garantiza a los pacientes el derecho a acceder a sus expedientes médicos y a recibir copias cuando lo soliciten.

Requisitos de Destrucción de Expedientes

Cuando vence el período de conservación, los proveedores de Nuevo Hampshire deben seguir procedimientos de destrucción adecuados para proteger la privacidad del paciente.

Estándares de Destrucción de HIPAA

La Oficina de Derechos Civiles de HHS exige que la información médica protegida se elimine de una manera que la vuelva ilegible e indescifrable. Los métodos de destrucción aceptables incluyen:

Para expedientes en papel:

• Triturado con corte cruzado
• Incineración
• Reducción a pulpa
• Pulverización

Para expedientes electrónicos:

• Borrado (sobrescritura con datos no sensibles)
• Purga (desmagnetización o exposición del medio a un campo magnético fuerte)
• Destrucción física (desintegración, pulverización, fusión, incineración o triturado del medio)

Simplemente eliminar archivos o colocar expedientes en papel en un bote de basura común no satisface los requisitos de HIPAA. Los proveedores que eliminan expedientes de forma indebida enfrentan sanciones civiles que van de $100 a $50,000 por infracción, con sanciones anuales limitadas a $1.5 millones.

Documentación de la Destrucción

Los proveedores de atención médica deben mantener una bitácora de destrucción permanente que incluya:

• La fecha en que se destruyeron los expedientes
• Una descripción de los expedientes
• El método de destrucción utilizado
• Un certificado de destrucción del proveedor (si se usa un servicio de terceros)

Estas bitácoras de destrucción ayudan a demostrar el cumplimiento durante las auditorías y deben conservarse indefinidamente.

Cierre del Consultorio y Custodia de Expedientes

Cuando un médico se jubila o un consultorio cierra en Nuevo Hampshire, aplican obligaciones específicas para proteger el acceso de los pacientes a sus expedientes.

Requisitos de Notificación del Médico

La Junta de Medicina de Nuevo Hampshire espera que los médicos que cierran un consultorio:

• Envíen aviso por escrito a todos los pacientes activos al menos 30 días antes de la fecha de cierre
• Informen a los pacientes de su derecho a obtener copias de sus expedientes o a transferirlos a otro proveedor
• Proporcionen el nombre y la información de contacto del custodio que almacenará los expedientes después del cierre
• Especifiquen la fecha en que el consultorio dejará de atender pacientes

Designación de un Custodio de Expedientes

Un médico que cierra un consultorio debe disponer que un custodio administre los expedientes de los pacientes durante el resto del período de conservación. Las opciones incluyen:

• Otro médico o consultorio que acepte recibir los expedientes
• Un hospital dispuesto a almacenar los expedientes
• Una empresa comercial de almacenamiento de expedientes médicos
• Un servicio profesional de custodia de expedientes

El custodio debe mantener los expedientes de forma segura, responder a las solicitudes de copias de los pacientes y cumplir con todos los requisitos de privacidad y seguridad de HIPAA.

Cierre del Hospital

Como se señaló arriba, He-P 802.20 exige que los hospitales dispongan 7 años de almacenamiento y acceso a los expedientes si el establecimiento cesa sus operaciones. El New Hampshire Department of Health and Human Services supervisa el cumplimiento de este requisito.

Tabla Resumen de Conservación

Preguntas Frecuentes