California
Leyes de retención de expedientes médicos de California (Guía 2026)
California exige que los hospitales y médicos conserven los expedientes médicos durante un mínimo de 7 años después del alta o la última fecha de servicio, principalmente conforme a la Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones para los médicos; la Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad exige por separado que un proveedor que cesa sus operaciones preserve los expedientes durante al menos 7 años. Los expedientes de pacientes menores deben conservarse hasta al menos un año después de que el paciente cumpla 18 años.
California tiene algunas de las leyes de retención de expedientes médicos más detalladas del país. Ya sea que usted sea un paciente que intenta acceder a expedientes de salud antiguos, un médico que gestiona su consultorio o un administrador de hospital que supervisa el cumplimiento, comprender estas reglas es esencial.
Esta guía cubre todos los aspectos de la ley de retención de expedientes médicos de California, incluidos los estatutos específicos, cómo aplican a los diferentes tipos de proveedores, las interacciones federales con HIPAA y Medicare, los derechos de acceso del paciente, las tarifas de copia, las reglas de destrucción, los requisitos de cierre de consultorio y las reglas especiales para los expedientes de salud mental.
Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja las Secciones 123100 a 123149.5 del Código de Salud y Seguridad de California, la Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones y el Título 22 del Código de Regulaciones de California vigentes.
Tabla de contenidos
- Requisitos generales de retención
- Retención de expedientes hospitalarios
- Requisitos para médicos y cirujanos
- Expedientes de instalaciones de enfermería especializada
- Expedientes de pacientes menores
- Expedientes de salud mental
- HIPAA e interacción federal
- Requisitos de CMS y Medicare
- Derechos de acceso del paciente
- Tarifas y costos de copia
- Reglas de destrucción de expedientes
- Requisitos de cierre de consultorio
- Sanciones por incumplimiento
- Preguntas frecuentes
- Fuentes y referencias
Requisitos generales de retención
La ley de California establece un periodo básico de retención de 7 años para los expedientes médicos. Este requisito proviene de múltiples estatutos y regulaciones superpuestos que aplican a diferentes tipos de proveedores de atención médica.
Uno de los estatutos clave es la Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad de California, que exige que los proveedores de servicios de salud con licencia que cesan sus operaciones conserven los expedientes de los pacientes durante un mínimo de 7 años después del alta del paciente.
Este deber de preservación de 7 años aplica a los proveedores con licencia conforme a las Secciones 1205, 1253, 1575 y 1726 del Código de Salud y Seguridad cuando cesan sus operaciones. Estas secciones cubren los hospitales de cuidados agudos generales, las instalaciones de enfermería especializada, las instalaciones de cuidado intermedio y las agencias de salud domiciliaria.
Para los médicos y cirujanos específicamente, la Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones exige por separado el mismo periodo de retención de 7 años, medido desde la última fecha de servicio al paciente en lugar de desde el alta.
La distinción entre "fecha del alta" y "última fecha de servicio" importa. Para los hospitales, el reloj comienza cuando el paciente es dado de alta de la instalación. Para los médicos en entornos ambulatorios, comienza desde la cita o el servicio más reciente proporcionado a ese paciente.
Retención de expedientes hospitalarios
La Sección 70751 del Título 22 del Código de Regulaciones de California fija reglas específicas para los hospitales de cuidados agudos generales.
Los hospitales deben conservar los expedientes de los pacientes, incluidas las películas de rayos X o sus reproducciones, durante un mínimo de 7 años después del alta. Los expedientes deben:
- Mantenerse en su forma original o legalmente reproducida
- Archivarse de manera fácilmente accesible dentro del hospital o en una instalación de almacenamiento fuera del sitio aprobada
- Indexarse por nombre del paciente, enfermedad, operación y profesional tratante
- Protegerse contra pérdida, desfiguración, manipulación o uso por personas no autorizadas
Los expedientes médicos en los hospitales deben completarse con prontitud y autenticarse o firmarse por un profesional de atención médica con licencia dentro de dos semanas después del alta del paciente.
El hospital es el propietario del expediente médico en sí, pero lo mantiene en beneficio del paciente, el personal médico y la institución. Cuando un hospital cierra o cambia de propietario, el Departamento de Salud Pública de California debe recibir documentación escrita que confirme la preservación segura y la disponibilidad continua de todos los expedientes de los pacientes.
Requisitos para médicos y cirujanos
La Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones lo hace explícito: no mantener expedientes médicos adecuados y precisos durante al menos 7 años después de la última fecha de servicio constituye conducta no profesional.
Esto no es solo una regla administrativa. La conducta no profesional puede conducir a medidas disciplinarias por parte de la Junta Médica de California, incluida la suspensión o revocación de la licencia.
La ley exige que los expedientes sean tanto "adecuados" como "precisos". Esto significa que los médicos deben mantener expedientes lo suficientemente detallados para respaldar la continuidad de la atención y que reflejen correctamente los servicios prestados.
Esta disposición fue enmendada por la SB 815, con vigencia a partir del 1 de enero de 2024, aclarando el periodo de retención y las obligaciones profesionales de los médicos y cirujanos.
Expedientes de instalaciones de enfermería especializada
La Sección 72543 del Título 22 del Código de Regulaciones de California rige los expedientes de las instalaciones de enfermería especializada (SNF).
Las SNF deben mantener expedientes de salud permanentes que estén mecanografiados o escritos legiblemente con tinta y que puedan fotocopiarse. Los requisitos clave incluyen:
- Todos los expedientes de salud de los pacientes dados de alta deben completarse y archivarse dentro de 30 días después de la fecha del alta
- Los expedientes deben conservarse durante un mínimo de 7 años después del alta
- Los expedientes de pacientes menores deben conservarse hasta al menos 1 año después de que el menor cumpla 18 años, pero nunca menos de 7 años
- Las películas de rayos X también deben conservarse durante 7 años
La información de los expedientes de salud en las SNF es confidencial y solo puede divulgarse a personas autorizadas conforme a la ley federal, estatal y local. Los expedientes deben permanecer legibles y estar fácilmente disponibles para los profesionales de atención médica tratantes, el personal de la instalación y los funcionarios autorizados.
Las instalaciones deben notificar al Departamento de Salud Pública de California dentro de tres días hábiles si los expedientes se desfiguran o destruyen antes de que termine el periodo de retención requerido. Cuando cambia la propiedad, tanto el titular de licencia saliente como el entrante deben documentar los arreglos de custodia y la disponibilidad de los expedientes por escrito.
Las instalaciones de cuidado intermedio siguen reglas similares conforme a la Sección 73543 del Título 22, con el mismo periodo de retención de 7 años y las protecciones para pacientes menores.
Expedientes de pacientes menores
California brinda protección adicional para los expedientes de los pacientes menores. Conforme a múltiples disposiciones superpuestas, los expedientes de los menores no emancipados deben conservarse hasta al menos 1 año después de que el menor cumpla 18 años, pero en ningún caso menos de 7 años.
Así funciona esto en la práctica:
- Un niño tratado a los 5 años tendría los expedientes conservados hasta al menos los 19 años (1 año después de los 18), que son 14 años desde el tratamiento
- Un adolescente tratado a los 16 años tendría los expedientes conservados hasta al menos los 19 años, que son solo 3 años. Sin embargo, el mínimo de 7 años aún aplica, por lo que los expedientes se conservarían hasta los 23 años
- Un niño tratado al nacer tendría los expedientes conservados hasta al menos los 19 años, que son 19 años desde el tratamiento
Este periodo de retención extendido aplica en todos los tipos de instalaciones: hospitales (Título 22, Sección 70751), instalaciones de enfermería especializada (Sección 72543), instalaciones de cuidado intermedio (Sección 73543) y proveedores que preservan expedientes conforme a la Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad después de cesar sus operaciones.
La regla existe porque los menores no pueden tomar sus propias decisiones médicas o legales durante la infancia. El tiempo de retención adicional asegura que puedan acceder a sus expedientes de salud como adultos.
Expedientes de salud mental
Los expedientes de salud mental en California reciben protecciones adicionales conforme a varias leyes.
Periodo de retención
Los expedientes de salud mental están sujetos al mismo periodo mínimo de retención de 7 años que otros expedientes médicos. Los terapeutas matrimoniales y familiares con licencia, los trabajadores sociales clínicos, los psicólogos educativos y los consejeros clínicos profesionales deben, cada uno, conservar los expedientes de servicios de salud del cliente durante un mínimo de 7 años desde la fecha en que se termina la terapia, conforme a disposiciones paralelas agregadas todas por la misma ley de 2014 (SB 578): la Sección 4980.49 del Código de Negocios y Profesiones para terapeutas matrimoniales y familiares, la Sección 4993 para trabajadores sociales clínicos, la Sección 4989.51 para psicólogos educativos y la Sección 4999.75 para consejeros clínicos profesionales.
Para los pacientes menores en tratamiento de salud mental, los expedientes deben conservarse durante al menos 7 años desde la fecha en que el paciente cumple 18 años.
Protecciones de confidencialidad
La Ley Lanterman-Petris-Short (Sección 5328 del Código de Bienestar e Instituciones) establece que toda la información y los expedientes obtenidos al proporcionar servicios de salud mental tanto a beneficiarios voluntarios como involuntarios son confidenciales. Esto ha sido la ley desde 1972.
Nadie puede compartir información sobre sus servicios o tratamiento de salud mental sin su permiso, con excepciones limitadas para situaciones que involucran peligro de violencia a víctimas identificables, necesidad de las fuerzas del orden o protección del bienestar infantil.
Restricciones de acceso del paciente
La Sección 123115 del Código de Salud y Seguridad permite a los proveedores de atención médica restringir el acceso de un paciente a sus propios expedientes de salud mental si el proveedor determina que existe un "riesgo sustancial de consecuencias adversas o perjudiciales significativas" para el paciente.
Cuando un proveedor restringe el acceso, debe:
- Documentar la negativa por escrito con razones específicas
- Permitir que un profesional de salud mental con licencia designado por el paciente revise los expedientes en su lugar
- Notificar al paciente de esta opción alternativa
- Registrar la solicitud en el expediente de salud mental del paciente
El profesional designado que revisa los expedientes no tiene permitido dejar que el paciente inspeccione o copie los expedientes directamente.
HIPAA e interacción federal
Uno de los conceptos erróneos más comunes sobre la retención de expedientes médicos es que HIPAA fija un periodo específico de retención para los expedientes médicos de los pacientes. No lo hace.
HIPAA exige que las entidades cubiertas conserven la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante 6 años desde la fecha de creación o la fecha en que el documento estuvo en vigor por última vez, lo que sea más tarde. Esto aplica a las políticas de privacidad, los expedientes de capacitación, los acuerdos de asociados comerciales, los expedientes de quejas y el papeleo de cumplimiento similar conforme a 45 CFR 164.530(j).
Este requisito de 6 años cubre los documentos de cumplimiento de HIPAA, no los expedientes médicos de los pacientes en sí.
Para los expedientes médicos reales de los pacientes, HIPAA remite a la ley estatal. En California, eso significa que el periodo de retención de 7 años conforme a los estatutos estatales controla.
Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de los expedientes médicos y otra información de salud protegida durante cualquier periodo en que se mantenga la información. Así que, aunque HIPAA no le dice por cuánto tiempo conservar los expedientes, sí le dice cómo protegerlos durante todo el tiempo que los tenga.
¿Qué ley prevalece?
Cuando los requisitos de retención federales y estatales se superponen, los proveedores deben seguir la ley que sea más estricta. En California, el mínimo estatal de 7 años supera el requisito federal de documentación de HIPAA de 6 años, por lo que los proveedores deben seguir el estándar de California como base.
Requisitos de CMS y Medicare
Los proveedores que participan en Medicare y Medicaid enfrentan requisitos federales adicionales de retención de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS).
Condiciones de Participación hospitalarias
Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante al menos 5 años. El requisito de 7 años de California supera este mínimo federal, por lo que los hospitales en California deben seguir el estándar estatal.
Requisitos para médicos y proveedores
CMS exige que los médicos y proveedores que participan en Medicare de Pago por Servicio mantengan los expedientes médicos durante 7 años desde la fecha del servicio. Esto se alinea con el requisito de la ley estatal de California.
Para los programas de Atención Administrada de Medicare (como los planes Medicare Advantage), el requisito de retención de expedientes de CMS se extiende a 10 años. Los médicos de California que participan en Medicare Advantage deben seguir este periodo más largo de 10 años.
Orientación práctica
Debido a que diferentes programas tienen diferentes requisitos, muchos proveedores de atención médica de California adoptan un periodo de retención mayor a 7 años como mejor práctica. Conservar los expedientes durante 10 años proporciona un margen que cubre la mayoría de los requisitos de los programas federales, al tiempo que protege contra posibles reclamos por negligencia, que en California tienen un plazo de prescripción que puede extenderse varios años después del descubrimiento de la lesión.
Derechos de acceso del paciente
La ley de California otorga a los pacientes fuertes derechos para acceder a sus propios expedientes médicos conforme a la Ley de Acceso del Paciente a los Expedientes de Salud, Secciones 123100 a 123149.5 del Código de Salud y Seguridad.
Fundamento legislativo
La Sección 123100 declara que toda persona que tiene la responsabilidad última de las decisiones sobre su propia atención médica también tiene un "derecho concomitante de acceso a información completa" sobre su condición y atención.
Quién puede acceder a los expedientes
Conforme a la Sección 123110, las siguientes personas pueden inspeccionar y obtener copias de los expedientes del paciente:
- El paciente mismo
- El representante personal o tutor legal del paciente
- Los menores que están legalmente autorizados a consentir su propio tratamiento (solo para esos expedientes específicos)
- Los agentes autorizados con una autorización escrita válida
Plazos de respuesta
Los proveedores deben responder a las solicitudes de expedientes dentro de plazos estrictos:
- Inspección: Los proveedores deben permitir que el paciente inspeccione los expedientes durante el horario comercial dentro de 5 días hábiles de recibir la solicitud
- Copias en papel o electrónicas: Deben entregarse dentro de 15 días de recibir la solicitud
- Reclamos de beneficios públicos: Los proveedores tienen hasta 30 días para los expedientes solicitados para respaldar la elegibilidad para programas de beneficios públicos
Estos plazos son exigibles. Los proveedores que violan intencionalmente estos requisitos enfrentan medidas disciplinarias profesionales.
Facturas médicas impagas
Los proveedores no pueden retener los expedientes médicos porque un paciente tenga facturas impagas. La ley de California prohíbe específicamente esta práctica, y los proveedores que se nieguen a divulgar expedientes debido a saldos pendientes enfrentan sanciones.
Tarifas y costos de copia
La ley de California limita las tarifas que los proveedores pueden cobrar por copias de expedientes médicos.
Conforme a la Sección 123110 del Código de Salud y Seguridad, los proveedores pueden cobrar tarifas basadas en el costo limitadas a:
- Copias en papel: Hasta $0.25 por página
- Copias de microfilm: Hasta $0.50 por página
- Costos de mano de obra por localizar y copiar los expedientes
- Franqueo por enviar las copias por correo
- Costos de preparación de resumen, pero solo si el paciente acepta específicamente recibir un resumen en lugar del expediente completo
Expedientes gratuitos
Los pacientes tienen derecho a recibir copias de sus expedientes sin cargo cuando los expedientes se necesitan para respaldar:
- Solicitudes de programas de beneficios públicos
- Peticiones de visa U conforme a la ley de inmigración
- Reclamos conforme a la Ley de Violencia Contra las Mujeres
El proveedor debe proporcionar estos expedientes sin costo una vez que el paciente presente prueba de que los expedientes respaldan uno de estos propósitos.
Notificación al paciente
Conforme a la Sección 123106 del Código de Salud y Seguridad, los proveedores de atención médica que crean expedientes de pacientes deben darle al paciente una declaración al momento en que se crea el expediente inicial que explique los derechos del paciente de inspeccionar y obtener copias de sus expedientes.
Reglas de destrucción de expedientes
Cuando ha expirado el periodo de retención requerido, la ley de California aún impone reglas sobre cómo deben destruirse los expedientes médicos.
Métodos de destrucción adecuados
Conforme a la Sección 1798.81 del Código Civil de California, las empresas deben tomar todas las medidas razonables para eliminar los expedientes que contienen información personal mediante:
- Trituración de documentos en papel
- Incineración o reducción a pulpa de los expedientes en papel para volverlos ilegibles
- Borrado de los medios electrónicos usando software o hardware que sobrescriba los datos
- Desmagnetización de los medios magnéticos exponiéndolos a un fuerte campo magnético
- Destrucción física de los medios electrónicos mediante desintegración, pulverización, fusión o trituración
El objetivo es que la información de salud protegida se vuelva "esencialmente ilegible, indescifrable y que de otro modo no pueda reconstruirse".
Notificación de destrucción anticipada
Para las instalaciones de atención médica con licencia, si los expedientes se desfiguran o destruyen antes de que termine el periodo de retención requerido de 7 años, la instalación debe notificar al Departamento de Salud Pública de California dentro de 3 días hábiles conforme al Título 22, Sección 72543.
Responsabilidad por destrucción inadecuada
Si un proveedor o empresa no destruye adecuadamente los expedientes y un paciente sufre un daño como resultado (como robo de identidad o divulgación no autorizada de información de salud), el paciente puede presentar una demanda por daños.
Requisitos de cierre de consultorio
Cuando un médico o instalación de atención médica de California cierra, reglas específicas protegen a los pacientes y sus expedientes.
Notificación al paciente
La Junta Médica de California exige que los médicos que cierran su consultorio:
- Notifiquen a los pacientes por escrito del cierre, generalmente con 30 a 60 días de aviso anticipado
- Informen a los pacientes el último día en que el médico estará disponible para brindar atención
- Proporcionen al menos 15 días de tratamiento de emergencia y cobertura de recetas antes de cerrar
- Digan a los pacientes dónde se almacenarán sus expedientes y cómo acceder a ellos
- Envíen las cartas de notificación por correo certificado con acuse de recibo solicitado
Preservación de expedientes
Conforme a la Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad, los proveedores que cesan sus operaciones aún deben preservar los expedientes durante el periodo mínimo completo de 7 años. Para los pacientes menores, los expedientes deben preservarse hasta al menos 1 año después de que el menor cumpla 18 años.
Los médicos deben conservar los expedientes ellos mismos o designar a un custodio con licencia y divulgar la información de contacto de ese custodio en la carta de notificación al paciente.
Abandono de expedientes
La Sección 123145 define el "abandono" como cuando un proveedor viola los requisitos de retención y niega a los pacientes el acceso a sus expedientes médicos garantizado conforme a la Sección 123110.
El Departamento de Servicios de Salud de California o cualquier individuo lesionado puede emprender acciones legales contra los titulares de licencia por daños resultantes del abandono de expedientes. Si el titular de licencia es una corporación o sociedad disuelta, los reclamos pueden presentarse contra los principales funcionarios de la entidad.
Notificación a la Junta Médica
Los médicos también deben notificar a la Junta Médica de California sobre el cierre del consultorio, renunciar a los privilegios hospitalarios y actualizar su perfil de NPI (Identificador Nacional de Proveedor).
Sanciones por incumplimiento
California impone consecuencias serias por las violaciones de las leyes de retención y acceso a los expedientes médicos.
Disciplina profesional
Para los médicos y cirujanos, no mantener los expedientes durante 7 años constituye conducta no profesional conforme a la Sección 2266 del BPC. Las consecuencias pueden incluir:
- Reprimenda formal o citación
- Condiciones probatorias en la licencia médica
- Suspensión de la licencia
- Revocación de la licencia en casos graves
Responsabilidad civil
Los proveedores que abandonan expedientes o niegan el acceso del paciente enfrentan posibles demandas por daños conforme a la Sección 123145(b) del HSC. Tanto el Departamento de Servicios de Salud estatal como los pacientes individuales pueden presentar estos reclamos.
Sanciones a las instalaciones
Los hospitales e instalaciones de enfermería especializada que no cumplan con los requisitos de expedientes del Título 22 pueden enfrentar:
- Citaciones de deficiencia del Departamento de Salud Pública de California
- Multas y planes de acción correctiva
- Posible impacto en la licencia de la instalación y la participación en Medicare/Medicaid
Retención de expedientes
Los proveedores que retienen intencionalmente los expedientes de los pacientes en violación de la Sección 123110 del HSC enfrentan disciplina profesional y posibles sanciones.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo deben los médicos de California conservar los expedientes médicos?
Los médicos de California deben conservar los expedientes médicos durante al menos 7 años después de la última fecha de servicio, conforme a la Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones. No hacerlo se considera conducta no profesional y puede resultar en medidas disciplinarias por parte de la Junta Médica de California. Para pacientes menores, los expedientes deben conservarse hasta al menos 1 año después de que el paciente cumpla 18 años, con un mínimo de 7 años sin importar la edad.
¿HIPAA exige que los proveedores de California conserven los expedientes por un número determinado de años?
No. HIPAA no fija un periodo de retención para los expedientes médicos de los pacientes. HIPAA exige que los proveedores de atención médica conserven la documentación administrativa relacionada con HIPAA (políticas de privacidad, expedientes de capacitación, acuerdos de asociados comerciales) durante 6 años, pero los expedientes reales de los pacientes se rigen por la ley estatal. En California, el requisito de la ley estatal de 7 años controla.
¿Puede un médico de California negarse a darme mis expedientes médicos si debo dinero?
No. La Sección 123110 del Código de Salud y Seguridad de California prohíbe específicamente que los proveedores retengan los expedientes médicos porque un paciente tenga facturas impagas. Los proveedores que se nieguen a divulgar expedientes debido a saldos pendientes enfrentan sanciones y disciplina profesional.
¿Qué pasa con mis expedientes médicos si mi médico cierra su consultorio en California?
Cuando un médico de California cierra su consultorio, debe notificar a los pacientes por escrito (generalmente con 30 a 60 días de anticipación), explicar dónde se almacenarán los expedientes y conservar los expedientes personalmente o designar a un custodio con licencia. Los expedientes aún deben preservarse durante el periodo mínimo completo de 7 años conforme a la Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad. Abandonar los expedientes puede resultar en acciones legales por parte de los pacientes o el estado.
¿Cuánto puede cobrar un proveedor de California por copias de mis expedientes médicos?
California limita las tarifas de copia a $0.25 por página para expedientes en papel y $0.50 por página para expedientes copiados de microfilm, más los costos razonables de mano de obra y franqueo. Si necesita los expedientes para respaldar una solicitud de beneficios públicos, una petición de visa U o un reclamo conforme a la Ley de Violencia Contra las Mujeres, el proveedor debe darle copias sin cargo.
Actualizaciones
Se corrigió el alcance de la Sección 123145 del HSC para reflejar que impone un deber de preservación de 7 años a los proveedores que cesan sus operaciones, no una regla general de retención mínima siempre aplicable a todos los proveedores.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en 8 disposiciones legales conservadas en nuestro propio registro jurídico, cada una obtenida de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
California Business and Professions Code
§ 2266Vigente
The failure of a physician and surgeon to maintain adequate and accurate records relating to the provision of services to their patients for at least seven years after the last date of service to a patient constitutes unprofessional conduct.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
Citada en 5 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: Potts v. Kern County Hospital Authority CA5 (California Court of Appeal 2026) · Potts v. WestPac Labs CA5 (California Court of Appeal 2026) · Swanson v. County of Contra Costa (District Court, N.D. California 2024)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 4980.49Vigente
(a) A marriage and family therapist shall retain a client’s or patient’s health service records for a minimum of seven years from the date therapy is terminated. If the client or patient is a minor, the client’s or patient’s health service records shall be retained for a minimum of seven years from the date the client or the patient reaches 18 years of age. Health service records may be retained in either a written or an electronic format. (b) This section shall apply only to the records of a client or patient whose therapy is terminated on or after January 1, 2015.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
California Health and Safety Code
§ 123100Vigente
The Legislature finds and declares that every person having ultimate responsibility for decisions respecting his or her own health care also possesses a concomitant right of access to complete information respecting his or her condition and care provided. Similarly, persons having responsibility for decisions respecting the health care of others should, in general, have access to information on the patient’s condition and care. It is, therefore, the intent of the Legislature in enacting this chapter to establish procedures for providing access to health care records or summaries of those records by patients and by those persons having responsibility for decisions respecting the health care of others.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
§ 123110Vigente
(a) Notwithstanding Section 5328 of the Welfare and Institutions Code, and except as provided in Sections 123115 and 123120, any adult patient of a health care provider, any minor patient authorized by law to consent to medical treatment, and any patient’s personal representative shall be entitled to inspect patient records upon presenting to the health care provider a request for those records and upon payment of reasonable costs, as specified in subdivision (j). However, a patient who is a minor shall be entitled to inspect patient records pertaining only to health care of a type for which the minor is lawfully authorized to consent. A health care provider shall permit this inspection during business hours within five working days after receipt of the request. The inspection shall be conducted by the patient or patient’s personal representative requesting the inspection, who may be accompanied by one other person of their choosing.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
§ 123115Vigente
(a) The representative of a minor shall not be entitled to inspect or obtain copies of the minor’s patient records, including clinical notes, in any of the following circumstances: (1) With respect to which the minor has a right of inspection under Section 123110. (2) When the health care provider determines that access to the patient records requested by the representative would have a detrimental effect on the provider’s professional relationship with the minor patient or the minor’s physical safety or psychological well-being. The decision of the health care provider as to whether or not a minor’s records are available for inspection or copying under this section shall not attach any liability to the provider, unless the decision is found to be in bad faith. (3) When records relate to services described in Section 6924, 6925, 6926, 6927, 6928, 6929, or 6930 of the Family Code, or Section 121020 or 124260 of this code, when obtained by a patient who has the mental capacity to provide consent and is at or above the minimum age for consenting to the service specified in the respective section.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
§ 123145Vigente
(a) Providers of health services that are licensed pursuant to Sections 1205, 1253, 1575 and 1726 have an obligation, if the licensee ceases operation, to preserve records for a minimum of seven years following discharge of the patient, except that the records of unemancipated minors shall be kept at least one year after the minor has reached the age of 18 years, and in any case, not less than seven years. (b) The department or any person injured as a result of the licensee’s abandonment of health records may bring an action in a proper court for the amount of damage suffered as a result thereof. In the event that the licensee is a corporation or partnership that is dissolved, the person injured may take action against that corporation’s or partnership’s principle officers of record at the time of dissolution. (c) Abandoned means violating subdivision (a) and leaving patients treated by the licensee without access to medical information to which they are entitled pursuant to Section 123110.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en leginfo.legislature.ca.gov
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 51 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 18 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2024
Casos destacados: United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533) · United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12) · NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 23 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2025
Casos destacados: Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718) · Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134) · Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- Sección 123145 del Código de Salud y Seguridad de California - Requisitos de Preservación de Expedientes(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Sección 2266 del Código de Negocios y Profesiones de California - Retención de Expedientes de los Médicos(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Sección 70751 del Título 22 del Código de Regulaciones de California - Disponibilidad de Expedientes Médicos Hospitalarios(law.cornell.edu)
- Sección 72543 del Título 22 del Código de Regulaciones de California - Expedientes de Pacientes de Instalaciones de Enfermería Especializada(law.cornell.edu)
- Sección 123110 del Código de Salud y Seguridad de California - Acceso del Paciente a los Expedientes Médicos(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Sección 123100 del Código de Salud y Seguridad de California - Intención Legislativa de los Derechos de Acceso del Paciente(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Sección 123115 del Código de Salud y Seguridad de California - Restricciones de Acceso a los Expedientes de Salud Mental(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Ley de Acceso del Paciente a los Expedientes de Salud - HSC Capítulo 1 (Secciones 123100-123149.5)(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de CMS: Servicios de Expedientes Médicos(law.cornell.edu)
- Preguntas Frecuentes de HIPAA de HHS - Requisitos de Retención de Expedientes Médicos(hhs.gov).gov
- Sección 1798.81 del Código Civil de California - Requisitos de Eliminación de Expedientes(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- SB 578 - Retención de Expedientes de Ciencias del Comportamiento (BPC 4980.49 TMF, 4993 TSC, 4989.51 PE, 4999.75 CCPL)(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Sección 5328 del Código de Bienestar e Instituciones - Confidencialidad de los Expedientes de Salud Mental(leginfo.legislature.ca.gov).gov
- Junta Médica de California - Información de Práctica para Médicos(mbc.ca.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Requisitos Administrativos de HIPAA(law.cornell.edu)