Cómo Encontrar Expedientes Médicos Antiguos en Línea

Para encontrar expedientes médicos antiguos, envíe una solicitud por escrito al hospital, la clínica o el consultorio médico que lo atendió; si cerró, pregunte a cualquier consultorio o grupo médico que lo haya absorbido y consulte a su aseguradora de salud, que por lo general conserva sus propios registros de reclamaciones y facturación (no el expediente completo) de esa atención. Bajo la Regla de Privacidad de HIPAA, usted tiene un derecho federal a acceder y obtener copias de sus propios expedientes médicos, pero solo mientras todavía se conserven. Ese derecho de acceso es independiente de cuánto tiempo debe conservar un proveedor esos expedientes en primer lugar, lo cual se determina principalmente por la ley estatal y varía ampliamente.

Los proveedores de atención médica y las compañías de seguros también pueden compartir información de sus expedientes sin una autorización separada de su parte cuando es necesario para el tratamiento, el pago o ciertas operaciones de atención médica.

Esta guía explica cómo localizar expedientes médicos que tienen años o décadas de antigüedad, qué hacer si un proveedor niega su solicitud o ya no existe, cómo solicitar los expedientes de un familiar fallecido y qué información se puede compartir sobre usted sin su consentimiento.

Primeros pasos para encontrar expedientes médicos antiguos

Los médicos y otros proveedores de atención médica deben conservar los expedientes médicos y clínicos de un paciente durante un período determinado, pero no es HIPAA lo que establece ese período. HIPAA regula su derecho a acceder y obtener sus expedientes, no cuánto tiempo debe conservarlos un proveedor; el período de conservación proviene principalmente de la ley estatal y varía de unos pocos años a varias décadas según el estado y el tipo de expediente. Para un desglose completo, consulte nuestra guía de Leyes de retención de expedientes médicos por estado.

Sin embargo, la ley federal no guarda silencio en todos los casos. Un hospital que opera bajo las condiciones de participación hospitalaria de Medicare debe conservar los expedientes médicos, en su forma original o legalmente reproducida, durante al menos cinco años según 42 CFR 482.24(b)(1), un mínimo que se aplica además de lo que exija el estado. Los hospitales de acceso crítico (critical access hospitals), una categoría separada de proveedores de Medicare concentrada en áreas rurales, están sujetos a una regla distinta y deben conservar los expedientes durante al menos seis años desde la fecha de la última anotación según 42 CFR 485.638(c). Estos mínimos cubren a los hospitales que participan en los programas Medicare y Medicaid, no a cada clínica o consultorio individual, por lo que para la mayoría de los proveedores el período estatal sigue siendo el primero que hay que verificar. Nuestras páginas de detalle por estado sobre la conservación de expedientes médicos muestran cómo ese mínimo federal se combina con las reglas de cada estado.

Debido a que los expedientes médicos son información sensible, tanto la conservación como el acceso están sujetos a protecciones legales, incluidas las reglas sobre quién puede ver un expediente y cómo un paciente puede solicitar una copia. Localizar expedientes de una década o más de antigüedad puede seguir siendo difícil incluso cuando la ley le da derecho a ellos. Es posible que el centro haya cerrado o que el médico tratante se haya jubilado. Los siguientes pasos pueden ayudarle.

Revise sus documentos personales

Comience con lo que ya tiene. Antes de contactar a alguien más, revise sus propios archivos en busca de recetas, papeles de alta médica, resultados de exámenes o estados de cuenta antiguos del seguro. Los pacientes suelen tener más documentación a la mano de la que recuerdan.

Comuníquese con el hospital o la clínica

Si sus propios archivos no tienen lo que necesita, solicite los expedientes directamente al hospital o la clínica donde recibió tratamiento. La mayoría de los centros de salud tienen un proceso formal, generalmente a través de un departamento de expedientes médicos o de gestión de información de salud, para entregar los expedientes al paciente al que pertenecen.

Si no existe un proceso claro, envíe una solicitud por escrito con su nombre completo, dirección actual, fecha de nacimiento, número de teléfono y el año aproximado y la naturaleza del tratamiento. Sea específico sobre qué expedientes necesita y por qué. Una solicitud más acotada es más fácil de atender rápidamente para el personal.

Comuníquese con las compañías de seguros y otros proveedores

Si el hospital o la clínica original no puede entregar los expedientes, por ejemplo porque cerró, intente con otros consultorios del médico o con su compañía de seguros de salud. Las aseguradoras generalmente conservan sus propios expedientes de reclamaciones y facturación vinculados al tratamiento, y es mucho menos probable que hayan dejado de operar en comparación con un consultorio pequeño. Envíe la misma solicitud por escrito que envió al proveedor.

Prepárese para esperar. Conforme al derecho de acceso de HIPAA, un proveedor cubierto generalmente tiene 30 días calendario para responder a una solicitud de expedientes, con una prórroga de 30 días permitida si le da un aviso por escrito explicando la demora, por lo que una respuesta puede tardar hasta 60 días en total. Conserve una copia de su solicitud original.

Un proveedor no puede negarle el acceso a sus propios expedientes por una factura impaga. La falta de pago no figura entre los motivos para negar el acceso enumerados en 45 CFR 164.524(a)(2) y (a)(3). Un proveedor puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo por la mano de obra de copiado, los materiales y el envío postal según 45 CFR 164.524(c)(4), pero esa disposición no permite cobrar por el tiempo dedicado a buscar o recuperar los expedientes.

Si le niegan la solicitud, la ignoran o el proveedor ya no existe

Un proveedor que rechaza una solicitud válida de expedientes, o que nunca responde, no significa necesariamente que no haya más opciones.

• Presente una queja. Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) del HHS si un proveedor cubierto le niega su derecho de acceso o no responde dentro del plazo requerido. La OCR investiga las quejas sobre el derecho de acceso bajo HIPAA y ha tomado medidas de cumplimiento contra proveedores que retienen expedientes.
• Consulte con el departamento de salud de su estado. Cuando un hospital o consultorio cierra, la ley estatal generalmente exige que designe a un custodio de los expedientes y notifique al departamento de salud estatal dónde se almacenarán. El departamento a menudo puede indicarle la práctica sucesora, el proveedor de almacenamiento o la agencia estatal que ahora tiene el expediente.
• Pregunte a la junta médica estatal. Para un médico independiente que se jubiló, falleció o perdió su licencia, la junta médica estatal puede saber quién tomó la custodia de los expedientes de los pacientes.
• Confirme que el período de conservación no haya simplemente vencido. Si el período aplicable ya pasó y el proveedor destruyó los expedientes correctamente, es posible que no quede nada que entregar. Un proveedor no está obligado a reconstruir expedientes que estaba legalmente autorizado a destruir.

Cómo encontrar expedientes médicos antiguos en línea

Los expedientes de una década o más de antigüedad a menudo nunca se digitalizaron, por lo que generalmente no aparecerán en un portal de pacientes en línea aunque el archivo en papel original todavía exista. Si necesita específicamente una copia digital y el proveedor original no puede entregarla, existen servicios externos de recuperación de expedientes que solicitan los expedientes a los proveedores en nombre de un paciente o un representante autorizado, aunque la mayoría de estas empresas hoy en día venden sus servicios a hospitales, aseguradoras y bufetes de abogados en lugar de a pacientes individuales.

Estos servicios siguen dependiendo de que los expedientes existan en algún lugar. Si un proveedor ya destruyó sus expedientes porque venció el período de conservación aplicable, ningún servicio de recuperación puede recuperar lo que ya no existe.

Antes de confiar en un servicio de recuperación, confirme qué puede hacer realmente por un paciente individual: si acepta solicitudes de particulares, cuánto cobra y cómo maneja la autorización firmada que necesita de usted. Todo servicio de recuperación depende de que el proveedor del otro lado responda, así que no hay garantía de a cuáles de sus proveedores anteriores podrá contactar, y ningún servicio puede obligar a un proveedor a actuar más rápido que el plazo de 30 días establecido en 45 CFR 164.524.

Debido a que un servicio de recuperación actúa como su representante autorizado, un proveedor puede contactarlo directamente para confirmar su identidad y su consentimiento antes de divulgar cualquier información. Una llamada o mensaje que verifica dicha solicitud es una parte normal del proceso, no una señal de fraude.

Quién puede acceder a sus expedientes médicos

El derecho a acceder a sus expedientes médicos le pertenece a usted o al representante personal que usted designe.

Los proveedores y los planes de salud pueden compartir sus expedientes con otro proveedor o plan para fines de tratamiento o pago, o cuando usted da su autorización explícita, sin que eso cuente como una violación de HIPAA. Fuera del tratamiento, el pago, ciertas operaciones de atención médica y una lista corta de situaciones como los reportes de salud pública, la Regla de Privacidad generalmente no permite que un proveedor divulgue sus expedientes a otro proveedor o plan sin su autorización.

Cómo obtener los expedientes de un familiar fallecido

Las personas a menudo buscan expedientes médicos antiguos mientras liquidan un patrimonio o intentan entender la causa de muerte de un familiar. La Regla de Privacidad aborda esa situación directamente.

Según 45 CFR 164.502(g)(4), si un albacea, administrador u otra persona tiene autoridad conforme a la ley aplicable para actuar en nombre de una persona fallecida o de su patrimonio, una entidad cubierta debe tratar a esa persona como el representante personal del paciente fallecido, respecto de la información de salud protegida relevante para esa representación.

Dos límites en esa frase hacen la mayor parte del trabajo. La autoridad proviene de la ley aplicable, es decir, de las reglas de su estado sobre quién puede actuar en nombre de un patrimonio, por lo que ser el familiar sobreviviente más cercano no lo califica por sí solo. Y el acceso se limita a la información relevante para la representación personal, no automáticamente a todo el expediente para cualquier propósito.

En la práctica, el departamento de expedientes le pedirá que documente esa autoridad antes de divulgar cualquier información. Lo que se acepta varía, así que pregunte al departamento de gestión de información de salud del proveedor qué documentos requiere, y confirme los requisitos de nombramiento con el tribunal testamentario (probate court) que maneja el patrimonio.

Si se pregunta si un tipo específico de resultado pasa a formar parte de su expediente permanente, consulte nuestra guía sobre si una prueba de drogas fallida aparece en su expediente médico. Para un desglose estado por estado de cuánto tiempo debe conservar un proveedor sus expedientes en primer lugar, consulte Leyes de retención de expedientes médicos por estado, y para las reglas específicas de los hospitales, consulte ¿Cuánto tiempo conservan los hospitales los expedientes médicos?

Consulte a un abogado con licencia o al departamento de salud de su estado para obtener asesoría específica a su situación, especialmente si un proveedor ha negado una solicitud válida de expedientes.

Preguntas frecuentes

¿Cómo obtengo los expedientes médicos de un consultorio u hospital que ha cerrado?

Comuníquese con el departamento de salud de su estado, que generalmente lleva registro de quién fue designado como custodio de los expedientes cuando un consultorio u hospital cierra. También puede consultar con cualquier práctica que haya adquirido el centro cerrado, o con su aseguradora de salud, que generalmente conserva sus propios expedientes de reclamaciones y facturación de ese tratamiento.

¿Puede un médico u hospital negarse a darme mis expedientes médicos porque debo dinero?

No. Bajo el derecho de acceso de HIPAA, un proveedor no puede negarle una copia de sus propios expedientes porque tenga una factura impaga. La falta de pago no está entre los motivos de negación enumerados en 45 CFR 164.524. Un proveedor puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo por el copiado y el envío postal, pero no puede condicionar la entrega de sus expedientes al pago de un saldo pendiente.

¿Cuánto tiempo tiene un proveedor para enviarme mis expedientes médicos?

Según 45 CFR 164.524, un proveedor cubierto generalmente debe actuar sobre una solicitud de expedientes dentro de 30 días calendario. Puede tomar una prórroga adicional de 30 días si le da un aviso por escrito explicando la demora, por lo que una respuesta puede tardar hasta 60 días.

¿Me pueden cobrar una tarifa por expedientes médicos antiguos?

Sí, pero la tarifa debe ser razonable y basada en el costo. Según 45 CFR 164.524(c)(4), puede cubrir la mano de obra de copiado, los materiales y el envío postal, además de la preparación de un resumen si usted acepta uno. Esa disposición no permite cobrar por el tiempo dedicado a buscar o recuperar los expedientes.

¿Puedo obtener los expedientes médicos de un padre o cónyuge que ha fallecido?

A menudo sí, pero a través del patrimonio y no únicamente por el parentesco familiar. Según 45 CFR 164.502(g)(4), un proveedor debe tratar a un albacea, administrador u otra persona con autoridad conforme a la ley aplicable para actuar en nombre de la persona fallecida o su patrimonio como el representante personal de ese paciente, para la información relevante a ese rol. Prepárese para documentar el nombramiento y verifique los requisitos del proceso testamentario (probate) de su estado sobre qué califica.

¿Qué pasa si mis expedientes médicos antiguos ya fueron destruidos?

Los períodos de conservación provienen principalmente de la ley estatal y varían ampliamente, aunque un hospital que opera bajo las condiciones de participación hospitalaria de Medicare debe conservar los expedientes durante al menos cinco años según 42 CFR 482.24(b)(1), y un hospital de acceso crítico durante al menos seis años desde la última anotación según 42 CFR 485.638(c). Si el período aplicable ya pasó y los expedientes fueron destruidos correctamente, el proveedor no está obligado a reconstruirlos ni a entregarlos. Si debe conservar un registro o índice de los expedientes destruidos depende de la ley estatal.

¿Qué puedo hacer si un proveedor ignora o niega indebidamente mi solicitud de expedientes?

Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) del HHS, que investiga las quejas sobre el derecho de acceso bajo HIPAA. El departamento de salud o la junta médica de su estado también pueden ayudarle, especialmente si el proveedor original ha cerrado.