¿Aparece una Prueba de Drogas Fallida en su Registro?

Una prueba de drogas fallida no se convierte en un registro público a menos que derive en una condena penal o en la revocación de la libertad condicional. La HIPAA rara vez se aplica a las pruebas ordenadas por el empleador, ya que la mayoría de los empleadores no son "entidades cubiertas"; en su lugar, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la ley estatal y las normas de privacidad en el lugar de trabajo determinan quién puede ver los resultados.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) exige que las "entidades cubiertas", es decir, los planes de salud, las cámaras de compensación de atención médica y los proveedores de atención médica que transmiten cierta información electrónicamente, compartan la información médica solo cuando sea necesario y de una manera que proteja la privacidad del paciente. La mayoría de los empleadores no son entidades cubiertas, por lo que una prueba de drogas ordenada por el empleador, como una prueba previa a la contratación o una prueba aleatoria en el lugar de trabajo, generalmente queda fuera del alcance de la HIPAA por completo. Incluso cuando una entidad cubierta también es un empleador, la HIPAA excluye los "registros de empleo que una entidad cubierta conserva en su rol de empleador" de la definición de información de salud protegida (45 CFR 160.103). Una prueba de drogas que su propio médico ordena como parte de su atención médica es diferente. Ese resultado se convierte en parte de su expediente médico y está protegido contra la divulgación no autorizada. De cualquier manera, una prueba de drogas fallida no es un registro público a menos que haya derivado en una condena penal o en la revocación de la libertad condicional.

Los empleadores regulados por el DOT deben conservar en archivo los resultados positivos verificados de las pruebas de drogas y alcohol durante cinco años conforme a la normativa federal, y los empleadores no regulados por el DOT establecen sus propios períodos de retención según la política de la empresa y la ley estatal. También existen algunos casos específicos en los que su prueba de drogas puede convertirse en parte de un registro público.

Nota: Conforme a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), una prueba para detectar el uso ilegal de drogas no se considera un examen médico. Sin embargo, si los resultados de una prueba revelan el uso de un medicamento recetado legalmente, esos resultados sí son información médica y deben mantenerse confidenciales.

Un vistazo rápido

• La ley federal no exige que la mayoría de los empleadores privados tengan una política de lugar de trabajo libre de drogas; la Ley de Lugar de Trabajo Libre de Drogas de 1988 exige una únicamente para los contratistas federales que superen ciertos umbrales y para los beneficiarios de subvenciones federales.
• Los empleados y solicitantes en puestos sensibles a la seguridad dentro del transporte regulado a nivel federal, como conductores de autobuses escolares y camiones, trabajadores de oleoductos, maquinistas de trenes, y los trabajadores de la aviación enumerados en 14 CFR 120.105 (tripulación de vuelo, auxiliares de vuelo, despachadores de aeronaves, personal de mantenimiento y controladores de tráfico aéreo, ya sea que trabajen directamente o por contrato), deben someterse a pruebas obligatorias de drogas y alcohol.
• Los marinos también están cubiertos, pero por una agencia distinta. Los empleadores marítimos regulados por la Guardia Costera realizan las pruebas conforme a 46 CFR 16.113, que exige que esos programas sigan los mismos procedimientos de la 49 CFR Parte 40, y la Guardia Costera misma ahora forma parte del Departamento de Seguridad Nacional en lugar del Departamento de Transporte (6 U.S.C. 468).
• Una prueba de drogas por sí sola no es un registro público. Solo aparece en una verificación de antecedentes penales si deriva en una condena o en la revocación de la libertad condicional.
• Una condena previa relacionada con drogas, distinta de una prueba reciente ordenada por el empleador, puede seguir apareciendo en una verificación de antecedentes; consulte cuánto tiempo permanece un delito grave en su registro estado por estado.
• Un médico o una "entidad cubierta" puede compartir su expediente médico confidencial con terceros solo si usted firma una autorización, bajo una orden judicial, o bajo otra excepción reconocida por la HIPAA.
• Los empleadores generalmente solo pueden ver un resultado de "aprobado" o "reprobado" de una prueba autorizada por la empresa, no los detalles médicos subyacentes.

¿Tiene que revelar una prueba de drogas fallida?

Sí y no. ¿Qué quiero decir con esto? Suponiendo que usted esté buscando un nuevo empleo, podría preocuparle que un empleador anterior comparta una prueba de drogas fallida con un posible nuevo empleador.

La mayoría de las empresas de propiedad privada no comparten pruebas de drogas fallidas ni registros médicos debido a la posibilidad de una acción legal. Recuerde. Como se mencionó, los registros médicos, incluidas las pruebas de drogas, no son registros públicos. ¿Por qué?

La guía de la EEOC sobre el uso de antecedentes de arresto y condena en las decisiones de empleo explica que el uso que hace un empleador del historial penal de una persona al tomar decisiones de empleo puede, en algunos casos, violar el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964.

Lo que debe recordar es que reprobar una prueba de drogas no aparecerá en un registro penal a menos que derive en una condena penal o en la revocación de la libertad condicional. Por lo tanto, un empleador anterior no puede compartir los resultados de una prueba de drogas sin su autorización.

En otras palabras, que una prueba de drogas aparezca en una verificación de antecedentes depende de algunos factores:

• ¿Se trata de un empleador gubernamental o privado? Los solicitantes de un empleo gubernamental, un puesto militar o un cargo policial pueden tener que revelar una prueba de drogas fallida dependiendo de la ley estatal.
• ¿La prueba derivó en una condena? Si derivó en una condena o en la revocación de la libertad condicional, el registro aparecerá en una verificación de antecedentes penales.
• ¿La prueba fue requerida por un programa gubernamental? Las pruebas de drogas realizadas para cumplir con los requisitos de una organización gubernamental pueden convertirse en parte del registro público.

Nota. La mayoría de las empresas y organizaciones de propiedad privada no divulgan las pruebas de drogas fallidas porque puede derivar en problemas legales relacionados con la invasión de la privacidad o la discriminación.

¿Pueden los empleadores ver si usted reprobó una prueba de drogas?

Como se mencionó, una prueba de drogas fallida que no derivó en una condena no aparecerá en una verificación de antecedentes. En una prueba autorizada por la empresa, su empleador normalmente solo ve un resultado de aprobado o reprobado. Cuando la HIPAA sí se aplica, es decir, cuando la entidad que conserva el registro es una "entidad cubierta" como un hospital, una clínica o un plan de salud, la normativa federal permite que esa entidad cubierta use o divulgue un resultado positivo sin su autorización únicamente en situaciones específicas, conforme a 45 CFR 164.512:

• Para investigación, bajo ciertas condiciones.
• Cuando lo exija la ley o las autoridades policiales.
• En casos relacionados con víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica.
• Para procedimientos judiciales y administrativos.
• Para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad.

Debido a que la mayoría de los empleadores no son "entidades cubiertas" bajo la HIPAA, la HIPAA en sí misma no restringe la forma en que un empleador usa los resultados de una prueba de drogas que conserva en su rol de empleador. Otras leyes llenan ese vacío. Conforme a la ADA, una prueba para detectar el uso ilegal de drogas no es información médica, pero si una prueba revela incidentalmente el uso legal de un medicamento recetado, esa información debe conservarse en un expediente médico confidencial separado y divulgarse únicamente a los supervisores en relación con las restricciones laborales necesarias, al personal de primeros auxilios y seguridad, o a los funcionarios gubernamentales que investigan el cumplimiento de la ADA. Las leyes estatales de privacidad y empleo agregan límites adicionales, y divulgar los resultados fuera de estos canales limitados puede sustentar una demanda de derecho consuetudinario por invasión de la privacidad.

¿Quién puede ver los resultados de mi prueba de drogas?

Usted puede negarse físicamente a una prueba de drogas, pero negarse no está libre de consecuencias, y en un puesto sensible a la seguridad regulado por el DOT no se trata en absoluto del ejercicio de un derecho. 49 CFR 40.191 enumera la conducta que se considera una negativa y establece que, si usted se niega a someterse a una prueba de drogas, "incurre en las consecuencias especificadas conforme a las regulaciones de la agencia del DOT por una violación de dichas regulaciones".

Una negativa es una de las violaciones cubiertas por 49 CFR 40.285, lo que significa que usted no puede desempeñar ninguna función sensible a la seguridad regulada por el DOT para ningún empleador hasta que complete una evaluación realizada por un profesional en abuso de sustancias y el proceso de derivación y educación o tratamiento que le sigue.

Fuera de las pruebas del DOT, aceptar someterse a una prueba generalmente implica firmar un formulario de consentimiento que autoriza a su empleador a ver el resultado. Por eso, las personas que tienen acceso a los resultados de su prueba de drogas varían. Podrían ser:

• Ciertos empleados de recursos humanos.
• El gerente de seguridad de la organización.
• Su representante designado por el empleador.
• Un profesional en abuso de sustancias.

¿Puede una empresa despedirlo por una prueba de drogas fallida?

Eso depende de la política de la empresa, lo que significa que una prueba de drogas fallida puede derivar en una acción disciplinaria o en el despido. La pregunta es, ¿qué decía el acuerdo de la prueba?

Antes de someterse a una prueba de drogas, su empleador le exigirá que firme algunos documentos. Lo que la organización hará con los resultados de la prueba debe estar en el acuerdo. Por lo tanto, haga el hábito de leer antes de firmar. Recuerde, las empresas cambian sus políticas de drogas, y está dentro de sus derechos hacerlo. Nadie puede obligarlo físicamente a entrar a una sala de recolección, pero lo que sucede después de que usted se niega es una pregunta distinta, que se aborda a continuación.

¿Qué pasa si usted se niega a la prueba?

Que usted tenga algún recurso legal depende de su estado y de lo que haya aceptado. La mayoría de los empleos son a voluntad (en inglés, "at-will"), por lo que un empleador a menudo puede tratar una negativa como motivo de despido incluso sin una política firmada. Un puñado de estados regulan las pruebas en el lugar de trabajo mediante estatuto, y una política de pruebas firmada generalmente permite que el empleador trate una negativa de la misma manera que un resultado positivo. Consulte la ley de su estado o hable con un abogado laboral local antes de negarse.

Si usted ocupa un puesto sensible a la seguridad regulado por el DOT, el cálculo es distinto una vez más. Como se explicó anteriormente, una negativa en ese contexto es una violación regulatoria conforme a 49 CFR 40.191, independientemente de lo que su empleador decida hacer al respecto.

Nota: Un kit de prueba casera no sustituye un resultado de laboratorio. Consulte el prospecto del kit para conocer los umbrales que utiliza, y trate el resultado únicamente como un indicador informal, ya que generalmente solo se acepta un resultado de laboratorio certificado para fines de empleo o legales.

Pruebas de drogas fallidas y discriminación por marihuana

Con la legalización continua de la marihuana, las leyes sobre pruebas de drogas pueden volverse complicadas. El asunto es que la ley en la mayoría de los estados no prohíbe a los empleadores establecer y hacer cumplir políticas sobre drogas, pero el cannabis medicinal arrojará los mismos resultados que el cannabis recreativo. Por eso, despedir a un empleado por el uso de cannabis puede generar consecuencias legales.

Lo que debe recordar es que algunos estados prohíben la discriminación por el uso de marihuana, y otros permiten a los empleadores despedir a empleados por el uso de drogas. Recomendamos consultar con un abogado local o revisar la ley estatal.

Además:

• Según el rastreo de cannabis de la NCSL, al menos 24 estados y el Distrito de Columbia han legalizado el cannabis para uso recreativo de adultos, y un número mayor permite la marihuana medicinal en alguna forma; la cifra sigue cambiando a medida que más estados actúan.
• Más allá de Nevada, varios otros estados, incluidos California, Connecticut, Montana, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, ahora limitan hasta qué punto un empleador puede basarse en una prueba de marihuana positiva o en el uso de marihuana fuera del horario laboral al tomar decisiones de empleo.
• Trabajar bajo la influencia de la marihuana en el trabajo puede seguir siendo motivo de despido u otra acción disciplinaria, incluso en los estados que han legalizado el uso recreativo o medicinal.

Lo que debe recordar

• Algunos estados, incluido Nevada, han declarado ilegal negarle empleo a alguien por reprobar una prueba de marihuana.
• Si el empleo o el puesto puede afectar negativamente la seguridad de otras personas, como un puesto de bombero o de aplicación de la ley, o si el puesto requiere operar maquinaria o vehículos motorizados, el empleador tiene derecho a no contratarlo si reprobó una prueba de drogas.

¿Cuánto tiempo permanece una prueba de drogas fallida en su registro?

Tenga en cuenta que las pruebas de drogas autorizadas por la empresa son confidenciales entre usted y la empresa. Por eso, cuánto tiempo permanece el registro depende de la política de la empresa. Por otro lado, las condenas previas relacionadas con drogas permanecen visibles en las verificaciones de antecedentes hasta que usted borre su registro.

Cuando un tribunal borra o sella un registro penal, los documentos dejan de ser públicos. El registro no aparecerá en la mayoría de las búsquedas de antecedentes.

Averigüe aquí si puede borrar su registro.

La Ley Ómnibus de Pruebas para Empleados de Transporte de 1991: ¿aparece una prueba de drogas fallida en una verificación de antecedentes?

Las empresas reguladas por el DOT (Departamento de Transporte de EE. UU.) deben conservar los resultados positivos verificados de las pruebas de drogas y alcohol durante cinco años conforme a 49 CFR 40.333; los resultados negativos y cancelados se conservan durante un año.

Por separado, cuando un trabajador de transporte en un puesto sensible a la seguridad cambia de empleo, el nuevo empleador tiene que revisar el historial de pruebas del DOT de ese trabajador antes de ponerlo a trabajar. La duración de ese período de revisión depende del modo de transporte, y los dos regímenes suelen confundirse.

En el caso de un conductor comercial, la 49 CFR 391.23(e) exige que el transportista motorizado prospectivo investigue la información de pruebas de todos los empleadores anteriores regulados por el DOT que emplearon al conductor "dentro de los tres años anteriores a la fecha de la solicitud de empleo". Esa investigación ahora se realiza en gran medida a través del Centro de Intercambio de Información sobre Drogas y Alcohol de la FMCSA.

En los demás modos del DOT, incluidos la aviación, los ferrocarriles, el tránsito y los oleoductos, se aplica en cambio la regla general del DOT en 49 CFR 40.25(b). El nuevo empleador debe obtener información de pruebas de los empleadores regulados por el DOT que emplearon al trabajador "durante cualquier período dentro de los dos años anteriores a la fecha de la solicitud o transferencia del empleado", y conforme al 40.25(a) debe obtener el consentimiento por escrito del empleado antes de solicitarla. Es decir, el período de revisión de un piloto es de dos años, no de los tres años que se aplican a un camionero.

De cualquier manera, un resultado positivo verificado puede afectar las posibilidades de contratación de un trabajador en un puesto sensible a la seguridad en toda la industria, mucho más allá del empleador original.

Recuerde, la ley no permite que otros empleadores compartan pruebas de drogas fallidas con terceros sin su autorización. Eso hace que sea vital leer una política de pruebas antes de someterse a una prueba de drogas.

Reglas de confidencialidad para los resultados de las pruebas de drogas: lo que debe saber

• La divulgación de los resultados de una prueba de drogas sin su consentimiento generalmente está restringida por la ley estatal de privacidad, la ley laboral y, cuando participa una entidad cubierta como una clínica tratante, la HIPAA; las excepciones normalmente incluyen una orden judicial, una investigación gubernamental o un litigio en curso relacionado con la prueba.
• La política de la empresa determina quién dentro de la organización puede ver los resultados y cómo pueden usarse.
• Muchos empleadores se comprometen voluntariamente, mediante una política o un contrato con un proveedor de pruebas, a mantener los resultados de las pruebas de drogas confidenciales y separados del expediente general de personal.
• Los empleadores aún pueden solicitar el consentimiento por escrito antes de compartir los resultados con un tercero externo, como una junta de licencias o un cliente que requiera prueba de un resultado limpio.
• Los empleadores conservan el derecho de establecer consecuencias por una prueba fallida conforme a su propia política, lo que puede incluir el despido, la negación de empleo o la participación obligatoria en un programa de rehabilitación.
• Divulgar los resultados fuera de estos canales puede exponer a un empleador a una demanda civil por invasión de la privacidad o, en algunas circunstancias, discriminación.

Leyes estatales sobre pruebas de drogas

Las leyes estatales determinan varios factores, entre ellos:

• Requisitos y restricciones sobre pruebas aleatorias.
• Despido o restricciones basadas en los resultados de la prueba de drogas.
• Notificación al empleado sobre la prueba de drogas.
• Políticas del lugar de trabajo libre de drogas.

Por eso, si usted es un empleador, es vital asegurarse de que sus políticas de pruebas cumplan con las leyes estatales. La razón es que, si su política de pruebas viola un estatuto estatal, un empleado puede tener fundamento para iniciar una acción civil. Comience por lo básico, es decir, asegúrese de contar con un Oficial Médico Revisor, trabaje con un laboratorio certificado por la SAMHSA, y use una instalación de recolección calificada.