Leyes de Retención de Expedientes Médicos en Texas (Guía 2026)

Los médicos de Texas deben conservar los registros médicos durante al menos 7 años a partir de la fecha del último tratamiento conforme a 22 TAC 163.2; los hospitales no pueden disponer de un registro hasta el décimo aniversario del último tratamiento conforme a la Sección 241.103 del Texas Health and Safety Code. Los pacientes menores de edad tienen periodos más largos, y las reglas para médicos y para hospitales no son las mismas.

Última verificación: agosto de 2026. Esta página refleja el 22 TAC Chapter 163 (Texas Medical Board), el Texas Health and Safety Code Chapter 241, el 26 TAC Chapter 505 (licencias hospitalarias), la SB 1188 (89th Legislature) y los montos de sanciones civiles de HHS según su ajuste actual en 45 CFR part 102.

Tabla de Contenido

• Panorama de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Texas
• Requisitos de Retención para Médicos
• Requisitos de Retención para Hospitales
• Registros de Pacientes Menores de Edad
• Requisitos Federales: HIPAA y CMS
• Texas SB 1188: Almacenamiento de EHR en Estados Unidos
• Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias
• Destrucción Adecuada de los Registros Médicos
• Cierre de Consulta y Transferencia de Registros
• Sanciones por Incumplimiento
• Preguntas Frecuentes
• Fuentes y Referencias

Panorama de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Texas

Los requisitos de retención de registros médicos en Texas provienen de múltiples fuentes. Las reglas de la Texas Medical Board establecen el periodo mínimo de retención para los médicos. Los hospitales responden tanto a un estatuto como a una regla de licenciamiento: la Sección 241.103 del Health and Safety Code fija el piso de diez años, y 26 TAC 505.41(j) añade los requisitos de formato de almacenamiento y de imágenes que lo acompañan. Las reglas federales de HIPAA y CMS añaden capas adicionales, y desde 2026 una nueva ley de Texas también dicta dónde deben almacenarse físicamente los registros médicos electrónicos.

Los proveedores de salud en Texas deben navegar todos estos requisitos superpuestos. Cuando las reglas estatales y federales entran en conflicto, aplica el estándar más estricto. Esta guía desglosa cada requisito para que los médicos, los hospitales y los administradores de salud puedan mantener el cumplimiento.

Preste atención a los números de las reglas. La Texas Medical Board reorganizó sus reglas de registros médicos y las trasladó del 22 TAC Chapter 165 al 22 TAC Chapter 163. Por separado, las reglas de licenciamiento hospitalario se trasladaron del 25 TAC Chapter 133 al 26 TAC Chapter 505, bajo la Health and Human Services Commission. Muchas guías, cartas modelo y manuales de políticas antiguos todavía citan los números retirados.

Fuentes Regulatorias Principales:

• 22 TAC Chapter 163 (reglas de la Texas Medical Board sobre registros médicos para médicos)
• Texas Health and Safety Code Section 241.103 (conservación de registros hospitalarios)
• Texas Health and Safety Code Section 241.1031 (retención de 20 años para registros de exámenes forenses por agresión sexual)
• 26 TAC Chapter 505 (reglas de licenciamiento hospitalario, HHSC)
• SB 1188, 89th Legislature (registros médicos electrónicos)

Requisitos de Retención para Médicos

Conforme a 22 TAC 163.2(c)(1), la Texas Medical Board exige que un médico conserve los registros médicos de los pacientes durante un mínimo de siete años a partir de la fecha del último tratamiento proporcionado por ese médico, o por más tiempo si lo exige otra ley federal o estatal.

La obligación no recae únicamente en el médico individual. La Sección 163.2(a) impone el deber de retención al médico o al empleador del médico, y menciona expresamente a las consultas grupales, las asociaciones profesionales y las organizaciones de salud sin fines de lucro. La Sección 163.2(b) exige además que los proveedores mantengan acceso a los registros durante todo el periodo de retención, lo cual importa cuando una consulta cambia de proveedor tecnológico o vence un contrato de EHR.

Este periodo de siete años aplica a los pacientes adultos. Cubre la documentación del expediente médico, incluidas las notas de examen, los resultados de pruebas, los informes de imágenes, las recetas, las remisiones y la correspondencia.

El reloj de retención comienza en la fecha de la última visita o tratamiento del paciente. Si un paciente regresa después de una interrupción en la atención, el reloj se reinicia a partir de esa nueva fecha de servicio.

Puntos clave para los médicos:

• Mínimo 7 años a partir de la fecha del último tratamiento proporcionado por ese médico
• La obligación también recae en el empleador del médico, incluidas las consultas grupales y las asociaciones profesionales
• Los proveedores deben mantener el acceso a los registros durante todo el periodo de retención
• Se exige una retención más larga cuando lo mandata otra ley federal o estatal
• Los registros de un examen médico forense por agresión sexual siguen una regla separada, 22 TAC 163.2(d), que remite a la Sección 153.003 del Medical Practice Act

Fuente Principal: 22 TAC Chapter 163, Texas Medical Board

Requisitos de Retención para Hospitales

Los hospitales de Texas responden a un periodo más largo que los médicos individuales, y el piso lo fija el estatuto. Conforme a la Sección 241.103(a) del Texas Health and Safety Code, un hospital solo puede autorizar la disposición de un registro médico a partir del décimo aniversario de la fecha en que el paciente recibió su último tratamiento en el hospital. Las reglas de licenciamiento hospitalario en 26 TAC 505.41(j) repiten los mismos periodos y añaden los requisitos de formato que se describen más abajo.

Tres disposiciones adicionales de la misma sección son fáciles de pasar por alto, y ninguna de ellas es opcional.

"El hospital no podrá destruir registros médicos relacionados con cualquier asunto involucrado en un litigio si el hospital sabe que el litigio no se ha resuelto de manera definitiva." Texas Health and Safety Code Sec. 241.103(c)

Esa retención por litigio no tiene fecha de vencimiento. El reloj de diez años no libera un registro que el hospital sabe que está vinculado a un litigio no resuelto.

La Sección 241.103(b) establece una regla para pacientes menores de edad que difiere de la regla de la Texas Medical Board para médicos, la cual se aborda en la siguiente sección.

La Sección 241.103(d) añade un deber de notificación que a menudo se pasa por alto: el hospital debe dar al paciente, o a su representante legalmente autorizado según se define en la Sección 241.151, aviso por escrito de que puede autorizar la disposición de los registros después de esos periodos. El aviso debe entregarse a más tardar en la fecha en que se atiende al paciente, salvo en una situación de tratamiento de emergencia, en cuyo caso debe entregarse tan pronto como sea razonablemente posible después.

Los registros forenses de agresión sexual se conservan mucho más tiempo, y están en un estatuto distinto. La Sección 241.103 no es la única regla de conservación del capítulo. Conforme a la Sección 241.1031(a) del Texas Health and Safety Code, un hospital no puede destruir un registro médico proveniente del examen médico forense de una víctima de agresión sexual, realizado conforme al Subchapter G, Chapter 56A del Code of Criminal Procedure, hasta el vigésimo aniversario de la fecha en que se creó el registro. Eso duplica el piso hospitalario ordinario, y las reglas de licenciamiento lo reflejan en 26 TAC 505.41(j)(10). La Sección 241.1031(b) permite que el hospital conserve ese registro en la misma forma que usa para sus demás registros médicos, de modo que el periodo más largo es una cuestión de calendario, no de almacenamiento separado.

Resumen de retención hospitalaria:

• Registros médicos: sin disposición antes del décimo aniversario del último tratamiento (Sec. 241.103(a))
• Pacientes menores de 18 años en el último tratamiento: un criterio separado y posterior (Sec. 241.103(b))
• Registros vinculados a litigio conocido y no resuelto: sin destrucción alguna (Sec. 241.103(c))
• El aviso escrito anticipado de la política de disposición debe llegar al paciente (Sec. 241.103(d))
• Registros de un examen médico forense por agresión sexual: sin destrucción hasta el vigésimo aniversario de la fecha en que se creó el registro (Sec. 241.1031; reflejado en 26 TAC 505.41(j)(10))

Una nota sobre las imágenes y el formato de los registros. La Sección 241.103 fija el piso de diez años, pero no prescribe un formato de almacenamiento ni un periodo separado para las imágenes. Eso está en las reglas de licenciamiento hospitalario, que se trasladaron del 25 TAC Chapter 133 al 26 TAC Chapter 505; la regla operativa es la Sección 505.41, Hospital Functions and Services. Conforme a 26 TAC 505.41(j)(9), los registros médicos hospitalarios (informes e impresiones) deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida durante al menos diez años. Una forma legalmente reproducida es un registro conservado en copia impresa, microforma (microfilm o microficha) u otro medio electrónico. Las películas, los escaneos y otros registros de imágenes deben conservarse durante al menos cinco años, un periodo más corto que el que rige el resto del expediente.

Los hospitales que aceptan Medicare o Medicaid también deben cumplir con las Conditions of Participation de CMS, que imponen sus propios estándares de documentación y retención.

Fuentes Principales: Texas Health and Safety Code Sec. 241.103, Preservation of Records y 26 TAC 505.41, Hospital Functions and Services

Registros de Pacientes Menores de Edad

Texas extiende el periodo de retención para los registros de los niños, pero la regla para médicos y la regla para hospitales son distintas, y aplicar la incorrecta es un error común. Pregunte primero de quién es el registro.

Para los registros de un médico, 22 TAC 163.2(c)(2) exige la retención hasta que el paciente cumpla 21 años o durante siete años desde la fecha del último tratamiento, lo que ocurra más tarde. Si un médico atiende por última vez a un niño de 10 años, los registros se conservan hasta que el niño cumple 21 años, es decir, 11 años. Si el médico atiende por última vez a un joven de 16 años, el periodo de siete años se extiende hasta los 23 años y es el que aplica, porque es más largo que esperar hasta los 21 años.

Para los registros de un hospital, la Sección 241.103(b) permite la disposición a partir del vigésimo cumpleaños del paciente o a partir del décimo aniversario del último tratamiento, lo que ocurra más tarde. Un niño atendido por última vez a los 5 años llega a su vigésimo cumpleaños mucho después del décimo aniversario, por lo que aplica el vigésimo cumpleaños. Un paciente atendido por última vez a los 16 años alcanza el décimo aniversario a los 26 años, lo cual es posterior al vigésimo cumpleaños, por lo que aplica la medida de diez años.

Los dos regímenes pueden señalar años distintos para el mismo niño, razón por la cual una solicitud de registros debe indicar el proveedor o la instalación específica, en lugar de asumir un plazo único a nivel estatal.

Estos periodos extendidos existen porque los menores de edad no pueden solicitar ni gestionar de forma independiente sus propios registros médicos. También reflejan el plazo de prescripción de los reclamos por negligencia médica, el cual se suspende durante la minoría de edad en Texas.

Tenga cuidado: Estas son las fechas más tempranas en que un proveedor tiene permitido disponer de los registros, no una garantía de que los registros todavía existan. Un hospital puede destruir legalmente un registro que cumpla los requisitos el mismo día en que termina el periodo. Las imágenes tienen la ventana más corta de todas: conforme a 26 TAC 505.41(j)(9), las películas, los escaneos y otros registros de imágenes de un hospital solo deben conservarse cinco años, no diez. Si podría necesitar registros de la infancia o un escaneo antiguo, solicite copias con suficiente anticipación antes de que se cierre la ventana, en lugar de después.

Los padres y tutores legales pueden solicitar copias de los registros de un menor en nombre del niño. Conforme a la SB 1188, los padres de niños de 17 años o menos tienen acceso completo y sin restricciones a los registros médicos electrónicos de su hijo, salvo que la ley o una orden judicial lo restrinja.

Requisitos Federales: HIPAA y CMS

HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retención específico para los registros médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retención de registros médicos, y las leyes estatales generalmente rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos.

HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación relacionada con HIPAA durante seis años. Conforme a 45 CFR 164.316(b)(2)(i), la documentación requerida debe conservarse durante seis años a partir de la fecha de su creación o de la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde. Esto cubre documentos administrativos como las políticas de privacidad, los formularios de autorización, los avisos de prácticas de privacidad y los acuerdos de socios comerciales, no los registros médicos de los pacientes en sí.

HIPAA también regula cómo debe manejarse la información de salud protegida (PHI) durante su eliminación, lo cual se aborda en la sección de destrucción más abajo.

Fuente Principal: HHS.gov - ¿Exige HIPAA la Retención de Registros Médicos?

Requisitos de CMS/Medicare

Los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con las Conditions of Participation de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) en 42 CFR 482.24. El estándar de retención es breve y no está condicionado: conforme a 42 CFR 482.24(b)(1), los registros médicos deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida durante un periodo de al menos 5 años. La Part 482 es la condición de participación hospitalaria, por lo que no fija por sí sola un periodo para los consultorios médicos y otros proveedores de Medicare que no son hospitales.

El piso hospitalario de diez años y el piso de siete años para médicos en Texas son ambos más largos que los cinco años federales, por lo que los periodos estatales son los que aplican para los proveedores de Texas.

CMS también exige que los registros médicos se redacten con precisión, se completen con prontitud, se archiven y conserven adecuadamente, y sean accesibles. Los hospitales deben mantener un expediente médico de cada paciente hospitalizado y ambulatorio.

Fuente Principal: 42 CFR 482.24 - Condición de Participación: Servicios de Registros Médicos

Texas SB 1188: Almacenamiento de EHR en Estados Unidos

La Senate Bill 1188, aprobada durante la 89th Texas Legislature, introdujo un nuevo requisito importante para los registros médicos electrónicos en Texas. A partir del 1 de enero de 2026, todos los registros médicos electrónicos bajo el control de una entidad cubierta deben mantenerse físicamente en servidores ubicados en Estados Unidos o en un territorio de EE. UU.

Este requisito aplica sin importar cuándo se creó originalmente el registro. Los registros elaborados antes del 1 de enero de 2026 deben seguir almacenándose dentro del país después de esa fecha.

La SB 1188 afecta a los centros de salud, los proveedores y las agencias estatales que mantienen registros médicos electrónicos. También aplica a las instalaciones de cómputo de terceros y a los servicios en la nube utilizados para almacenar datos de EHR.

Disposiciones adicionales de la SB 1188:

• Los sistemas de EHR deben incluir un campo para documentar el sexo biológico al nacer
• Los profesionales solo pueden usar IA con fines de diagnóstico si revisan todos los registros generados por IA y divulgan el uso de IA a los pacientes
• Los sistemas de EHR no pueden recopilar, almacenar ni compartir información sobre el puntaje crediticio o el estatus de registro electoral de un paciente (Sec. 183.004)
• Los padres de niños de 17 años o menos reciben acceso completo y sin restricciones al EHR de su hijo
• Las entidades cubiertas deben implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas razonables y apropiadas para la seguridad de los registros

Cumplimiento: El Texas Attorney General puede solicitar medidas cautelares y sanciones civiles por violaciones:

• Violaciones negligentes: hasta $5,000 por año
• Violaciones conscientes o intencionales: hasta $25,000 por año
• Violaciones que involucran el uso indebido de PHI con fines de lucro: hasta $250,000

Fuente Principal: Texto Promulgado de la SB 1188, 89th Legislature

Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias

Los pacientes de Texas tienen derecho a obtener copias de sus registros médicos. El paciente presenta una solicitud por escrito, y la guía pública de la Texas Medical Board indica que el médico tiene 15 días hábiles para responder a una solicitud debidamente autorizada.

Vale la pena conocer un matiz antes de contar los días. La regla codificada, 22 TAC 163.3(a), establece el plazo como 15 días desde la solicitud, sin la palabra "hábiles". La guía en lenguaje sencillo de la Junta para los pacientes dice 15 días hábiles. Si un plazo está cerca de ser relevante, calcule a partir del más corto de los dos.

Los pacientes pueden solicitar que los registros se envíen a ellos mismos, a otro proveedor o a un tercero autorizado. Se requiere autorización por escrito para las transferencias a terceros.

Tarifas máximas permitidas para copias de registros:

Sepa cuáles de estos límites son regla y cuáles son guía. Los topes de papel, formato electrónico, declaración jurada, narrativa y franqueo los establece la regla en 22 TAC 163.3(c). El tope de $8 para estudios de imágenes y la exención de tarifa descrita más abajo aparecen en la guía publicada por la Texas Medical Board para pacientes, no en el texto vigente de 163.3, así que confirme ambos con el consultorio del médico antes de basarse en ellos. Es la misma brecha entre regla y guía que la cuestión de los 15 días mencionada arriba.

Excepción importante: la guía de la TMB establece que un médico no puede cobrar una tarifa por un registro médico o de salud mental cuando la solicitud está relacionada con un reclamo de beneficios o asistencia basado en la discapacidad del paciente. Eso es más limitado que una exención general para cualquier reclamo de beneficios o asistencia.

Estos límites aplican a los médicos. Los hospitales pueden tener esquemas de tarifas separados conforme al Texas Health and Safety Code Section 241.154.

Fuente Principal: Texas Medical Board - Información del Paciente y Registros Médicos

Destrucción Adecuada de los Registros Médicos

Una vez que expira el periodo de retención, los registros médicos que contienen información de salud protegida (PHI) deben destruirse de manera que la información quede ilegible e imposible de reconstruir.

Antes de destruir cualquier cosa, confirme que no aplique ninguna retención. Para los hospitales, la Sección 241.103(c) prohíbe la destrucción de cualquier registro relacionado con un asunto en litigio que el hospital sepa que no está resuelto, y esa prohibición prevalece sobre el reloj de diez años.

Registros en Papel

La guía de HHS describe triturar, quemar, convertir en pulpa o pulverizar los registros en papel para que la PHI quede esencialmente ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir. Las organizaciones que trituran internamente por lo general especifican una trituración de corte cruzado y un tamaño de partícula en su propia política de gestión de registros; confirme el estándar que exige su política o su agencia estatal, en lugar de asumir una cifra tomada de una guía de cumplimiento antigua.

Simplemente colocar los registros en un contenedor de basura accesible al público constituye una violación de HIPAA, aun cuando el periodo de retención haya expirado.

Registros Electrónicos

Los medios electrónicos que contienen PHI deben borrarse, purgarse o destruirse físicamente. Los métodos aceptables incluyen:

• Borrado: sobrescribir los datos con información no sensible
• Purga: desmagnetización (exponer los medios a un campo magnético fuerte)
• Destrucción: desintegración, pulverización, fundición, incineración o trituración de los medios físicos

Uso de un Tercero

Los proveedores de salud pueden contratar a un socio comercial para gestionar la destrucción de registros. Debe existir un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) que exija al socio proteger la PHI durante el proceso de destrucción. Los proveedores deben obtener un certificado de destrucción para sus registros.

Fuente Principal: HHS.gov - Eliminación de Información de Salud Protegida

Cierre de Consulta y Transferencia de Registros

Cuando un médico de Texas se jubila, cierra una consulta o deja una consulta grupal, reglas específicas rigen lo que sucede con los registros de los pacientes.

Requisitos de Notificación

Conforme a 22 TAC 163.4, un médico que se jubila, cuyo empleo termina, o que deja una consulta médica debe dar a los pacientes un aviso razonable para obtener copias de sus registros o gestionar una transferencia, mediante:

• El envío de una carta o correo electrónico a cada paciente atendido en los últimos dos años por el médico que se retira, y
• La colocación de un aviso en un lugar visible de la oficina de la consulta y en el sitio web de la consulta, al menos 30 días antes de la terminación, salida, venta o reubicación

Contenido Requerido del Aviso

Conforme a 22 TAC 163.4(b), la notificación debe incluir:

• La fecha de la terminación, jubilación o salida
• Instrucciones para que los pacientes obtengan o transfieran sus registros
• El nombre y la ubicación de la nueva consulta (si corresponde)
• El nombre de otro médico con licencia, consulta o custodio, si la titularidad de los registros va a cambiar

Médicos Exentos del Deber de Notificación

Conforme a 22 TAC 163.4(d), varias categorías de médicos están exentas por completo de dar aviso a los pacientes:

• Un médico locum tenens en una consulta por menos de seis meses
• Un médico que atendió al paciente únicamente en un hospital, una sala de emergencias, un centro de parto o un centro de cirugía ambulatoria
• Un médico que prestó únicamente servicios de anestesia, radiología o patología

Si su médico entra en alguna de estas categorías, no espere una carta de salida. En su lugar, solicite los registros a la instalación o la consulta que los tiene en custodia.

Entrega o Revocación de la Licencia

El plazo cambia, y se vuelve más corto en lugar de más largo. Conforme a 22 TAC 163.4(c), si la licencia de un médico es entregada o revocada, el aviso exigido por esa sección debe darse de inmediato, no bajo el programa de 30 días de anticipación que aplica a una salida o venta planificada.

Nada en el Chapter 163 exige que un médico que se retira obtenga la aprobación de la junta para un custodio, ni existe un plazo separado de 30 días para nombrar uno. Lo que las reglas hacen, en cambio, es definir quién es el custodio y qué le debe ese custodio a los pacientes. Conforme a 22 TAC 163.5(a), el custodio queda fijado según la circunstancia: en caso de fallecimiento del médico, es el administrador, albacea u otra persona designada por un tribunal, salvo que el médico formara parte de una consulta grupal o ya exista un nombramiento previo; en caso de incapacidad mental o física, es el titular de un poder notarial, una persona designada por un tribunal, o el representante legalmente designado del médico; y en otras circunstancias, incluido el abandono de registros, el custodio se determina caso por caso.

Una vez que se nombra a alguien, 22 TAC 163.5(b) establece los deberes de esa persona:

• Mantener la confidencialidad de los registros
• Dentro de los 30 días posteriores al nombramiento, dar aviso de la custodia a la Texas Medical Board y a los pacientes, mediante la colocación de avisos en la oficina de la consulta, en el sitio web de la consulta, o en el periódico de mayor circulación general en el condado donde se ubicaba la consulta
• Conservar los registros durante al menos 90 días antes de destruir cualquiera de ellos, de conformidad con la ley estatal y federal, contando el periodo de aviso de 30 días dentro de esos 90 días
• Incluir en el aviso el nombre y la información de contacto del custodio, cómo pueden los pacientes obtener o transferir los registros, las tarifas aplicables (que pueden incluir una tarifa custodial adicional de $25), y una declaración de que los registros pueden destruirse después de 90 días, junto con la fecha de destrucción

Ese plazo de 30 días es la fecha límite de aviso del custodio, medida desde el nombramiento. No es un plazo para que el médico que se retira designe a alguien, y los dos son fáciles de confundir.

Fuente Principal: 22 TAC 163.5, Nombramiento de Custodio de los Registros de un Médico

Protección de los Derechos del Paciente

La Sección 163.4(e) divide el trabajo entre el médico que se retira y la consulta que queda. La consulta debe proporcionar una lista de los pacientes que ese médico atendió en los últimos dos años, para que los avisos realmente puedan enviarse. Ningún médico que permanezca en el grupo o la consulta puede impedir ni interferir con el deber del médico saliente de dar esos avisos. Pero la consulta no está obligada a enviar los avisos ella misma; si acepta hacerlo, debe hacerlo conforme a la misma sección. Por lo tanto, los pacientes deben esperar que el aviso provenga del médico que se retira, no de la consulta.

Fuente Principal: 22 TAC 163.4, Responsabilidades del Médico al Dejar una Consulta

Sanciones por Incumplimiento

No cumplir con las leyes de retención de registros médicos de Texas puede resultar en acción disciplinaria por parte de la Texas Medical Board, incluyendo:

• Reprimenda formal o advertencia
• Sanciones administrativas
• Suspensión o restricción de la licencia
• Revocación de la licencia en casos graves

Por violaciones a los requisitos de almacenamiento de EHR de la SB 1188, el Texas Attorney General puede solicitar sanciones civiles de hasta $5,000 por violación negligente, hasta $25,000 por violación consciente, y hasta $250,000 por violaciones que involucren el uso indebido de PHI con fines de lucro. Las agencias regulatorias también pueden suspender o revocar licencias por tres o más violaciones.

Las violaciones de HIPAA conllevan sanciones federales separadas administradas por la HHS Office for Civil Rights. La estructura de niveles se fija según la culpabilidad en 45 CFR 160.404(b)(2), pero las cifras en dólares impresas en esa sección son nominales y no son lo que una entidad realmente paga. La Sección 160.404(a) lo dice directamente: esos montos "se ajustaron conforme a la Federal Civil Monetary Penalty Inflation Adjustment Act of 1990" y "se actualizarán anualmente y se publicarán en 45 CFR part 102."

Las guías de cumplimiento que citan las cifras de $100 y $50,000 directamente de 160.404 están citando los montos sin ajustar y subestiman la exposición real por un amplio margen. Según el ajuste vigente en 45 CFR 102.3:

El tope para violaciones idénticas durante un año calendario es de $2,190,294, no los $1,500,000 impresos en 160.404. Debido a que estas cifras se reajustan cada año, consulte la tabla vigente en 45 CFR 102.3 en lugar de confiar en cualquier cifra publicada, incluida esta.

Fuentes y Referencias

1. 22 TAC Chapter 163 - Registros Médicos (Texas Medical Board)
2. 22 TAC 163.4 - Responsabilidades del Médico al Dejar una Consulta
3. 22 TAC 163.5 - Nombramiento de Custodio de los Registros de un Médico
4. Texas Health and Safety Code Sec. 241.103 - Conservación de Registros
5. Texas Health and Safety Code Sec. 241.1031 - Conservación de Registros de Exámenes Médicos Forenses
6. Texas Health and Safety Code Sec. 241.154 - Tarifas de Registros Hospitalarios
7. 26 TAC Chapter 505 - Licenciamiento Hospitalario (HHSC)
8. 26 TAC 505.41 - Funciones y Servicios Hospitalarios
9. SB 1188, 89th Texas Legislature - Registros Médicos Electrónicos
10. Análisis de la SB 1188 - Senate Research Center
11. HHS.gov - ¿Exige HIPAA la Retención de Registros Médicos?
12. 45 CFR 164.316 - Políticas, Procedimientos y Requisitos de Documentación
13. 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de CMS: Servicios de Registros Médicos
14. 45 CFR 160.404 - Monto de una Sanción Civil
15. 45 CFR 102.3 - Ajuste de Sanciones y Tabla (montos de sanciones de HHS actualmente ajustados)
16. HHS.gov - Eliminación de Información de Salud Protegida
17. Texas Medical Board - Información del Paciente y Registros Médicos
18. HHS.gov - Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA

Preguntas frecuentes

¿Durante cuánto tiempo debe conservar un médico de Texas los registros médicos?

Los médicos de Texas deben conservar los registros médicos de los pacientes durante al menos siete años a partir de la fecha del último tratamiento proporcionado por ese médico, conforme a 22 TAC 163.2(c)(1), o por más tiempo si lo exige otra ley federal o estatal. Para los pacientes que eran menores de edad (menores de 18 años) al momento del último tratamiento, los registros deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años o durante siete años, el periodo que sea más largo, conforme a 22 TAC 163.2(c)(2).

¿Durante cuánto tiempo guardan los hospitales de Texas los registros médicos?

Conforme a la Sección 241.103(a) del Texas Health and Safety Code, un hospital de Texas solo puede autorizar la disposición de un registro médico a partir del décimo aniversario de la fecha en que el paciente recibió su último tratamiento en el hospital. La regla de licenciamiento hospitalario, 26 TAC 505.41(j)(9), añade que los registros deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida, es decir, copia impresa, microforma (microfilm o microficha) u otro medio electrónico, durante esos diez años. Las películas, los escaneos y otros registros de imágenes se tratan de forma distinta y solo deben conservarse durante al menos cinco años. Estas son las fechas de disposición más tempranas permitidas, no una garantía de que el registro todavía exista, así que solicite copias antes de que se cierre la ventana.

¿Es la misma la regla para pacientes menores de edad en hospitales y en consultas médicas de Texas?

No, y esta es una confusión común. Un médico sigue 22 TAC 163.2(c)(2): conservar el registro hasta que el paciente cumpla 21 años o durante siete años desde el último tratamiento, lo que ocurra más tarde. Un hospital sigue la Sección 241.103(b) del Texas Health and Safety Code: la disposición se permite a partir del vigésimo cumpleaños del paciente o del décimo aniversario del último tratamiento, lo que ocurra más tarde. Los dos pueden señalar años distintos para el mismo niño.

¿Puede un hospital de Texas destruir los registros una vez que se cumplen los 10 años?

No siempre. Dos límites separados sobreviven al reloj de diez años. La Sección 241.103(c) del Texas Health and Safety Code prohíbe que un hospital destruya registros médicos relacionados con un asunto involucrado en un litigio si el hospital sabe que el litigio no se ha resuelto de manera definitiva; esa retención por litigio no tiene un límite de tiempo propio. Por separado, la Sección 241.1031(a) prohíbe que un hospital destruya un registro médico proveniente del examen médico forense de una víctima de agresión sexual hasta el vigésimo aniversario de la fecha en que se creó el registro, lo cual duplica el periodo hospitalario ordinario. Las reglas de licenciamiento repiten ambos límites en 26 TAC 505.41(j)(10) y (j)(12).

¿Exige HIPAA que los registros médicos se conserven durante un número específico de años?

No. HIPAA no establece un periodo de retención para los registros médicos de los pacientes. El U.S. Department of Health and Human Services indica que las leyes estatales generalmente rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros. HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación relacionada con HIPAA, como las políticas de privacidad, los formularios de autorización y los acuerdos de socios comerciales, durante seis años conforme a 45 CFR 164.316(b)(2)(i).

¿Qué exige la SB 1188 de Texas para el almacenamiento de registros médicos electrónicos?

La SB 1188 exige que todos los registros médicos electrónicos bajo el control de una entidad cubierta se almacenen físicamente en servidores ubicados en Estados Unidos o en un territorio de EE. UU. Este requisito entró en vigor el 1 de enero de 2026 y aplica a todos los registros sin importar cuándo se crearon originalmente. Las violaciones pueden resultar en sanciones civiles de hasta $250,000.

¿Qué debe hacer un médico con los registros médicos al cerrar una consulta en Texas?

Conforme a 22 TAC 163.4, un médico que deja o cierra una consulta debe enviar una carta o correo electrónico a cada paciente atendido en los últimos dos años y colocar un aviso en un lugar visible de la oficina y en el sitio web de la consulta al menos 30 días antes de la terminación, salida, venta o reubicación. El aviso debe indicar la fecha de la salida, explicar cómo pueden los pacientes obtener o transferir sus registros, dar la ubicación de la nueva consulta si la hay, y nombrar al médico, la consulta o el custodio que se hará cargo si la titularidad de los registros va a cambiar. Si la licencia se entrega o se revoca, en lugar de que la consulta simplemente cierre, 22 TAC 163.4(c) exige el aviso de inmediato en lugar de con 30 días de anticipación.

¿Por qué algunas guías antiguas citan 22 TAC 165 y 25 TAC 133.41 para la retención de registros en Texas?

Esas citas están retiradas, pero el contenido en su mayoría se trasladó en lugar de desaparecer. La Texas Medical Board trasladó sus reglas de registros médicos del 22 TAC Chapter 165 al 22 TAC Chapter 163, y las reglas de licenciamiento hospitalario se trasladaron del 25 TAC Chapter 133 al 26 TAC Chapter 505, bajo la Health and Human Services Commission. El contenido del antiguo 25 TAC 133.41 sobre el formato de retención y las imágenes ahora se encuentra en 26 TAC 505.41(j)(9), de modo que una guía que cita la regla de diez años en forma original o legalmente reproducida y la regla de cinco años para imágenes sigue describiendo la ley vigente bajo una cita obsoleta. El piso hospitalario de diez años en sí lo fija el estatuto en la Sección 241.103 del Texas Health and Safety Code.