Texas
Leyes de Retencion de Registros Medicos de Texas (Guia 2026)
Los medicos de Texas deben conservar los registros medicos durante al menos 7 anos a partir de la fecha del ultimo tratamiento conforme a 22 TAC 165.1; los hospitales deben guardarlos durante al menos 10 anos conforme a 25 TAC 133.41. Los registros de pacientes menores de edad deben conservarse hasta los 21 anos o durante 7 anos, el periodo que sea mas largo.
Ultima verificacion: marzo de 2026. Esta pagina refleja los Titulos 22 y 25 vigentes del Texas Administrative Code, el Texas Health and Safety Code Chapter 181 y la SB 1188 (89th Legislature).
Tabla de Contenido
- Panorama de las Leyes de Retencion de Registros Medicos de Texas
- Requisitos de Retencion para Medicos
- Requisitos de Retencion para Hospitales
- Registros de Pacientes Menores de Edad
- Requisitos Federales: HIPAA y CMS
- Texas SB 1188: Almacenamiento de EHR en Estados Unidos
- Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias
- Destruccion Adecuada de los Registros Medicos
- Cierre de Consulta y Transferencia de Registros
- Sanciones por Incumplimiento
- Preguntas Frecuentes
- Fuentes y Referencias
Panorama de las Leyes de Retencion de Registros Medicos de Texas
Los requisitos de retencion de registros medicos de Texas provienen de multiples fuentes. Las regulaciones estatales establecen periodos minimos de retencion para los medicos y los hospitales. Las reglas federales de HIPAA y CMS anaden capas adicionales de cumplimiento. A partir de 2026, una nueva ley de Texas tambien dicta donde deben almacenarse fisicamente los registros medicos electronicos.
Los proveedores de salud en Texas deben navegar todos estos requisitos superpuestos. Cuando las reglas estatales y federales entran en conflicto, aplica el estandar mas estricto. Esta guia desglosa cada requisito para que los medicos, los hospitales y los administradores de salud puedan cumplir.
Fuentes Regulatorias Principales:
- 22 TAC Chapter 165 (reglas de la Texas Medical Board para medicos)
- 25 TAC 133.41 (requisitos de licencia hospitalaria)
- Texas Health and Safety Code Chapter 181 (privacidad de registros medicos)
- SB 1188, 89th Legislature (registros medicos electronicos)
Requisitos de Retencion para Medicos
Conforme a 22 TAC 165.1, la Texas Medical Board exige que todos los medicos con licencia mantengan los registros medicos de los pacientes durante un minimo de siete anos a partir de la fecha del ultimo tratamiento proporcionado por ese medico.
Este periodo de siete anos aplica a los pacientes adultos. Cubre toda la documentacion relacionada con la atencion del paciente, incluidas las notas de examen, los resultados de pruebas, los informes de imagenes, las recetas, las remisiones y la correspondencia.
Los medicos tambien deben conservar los registros durante periodos mas largos cuando lo exijan otros estatutos federales o estatales. Por ejemplo, si un medico atiende a pacientes de Medicare, las reglas de CMS pueden imponer requisitos adicionales mas alla del minimo estatal.
El reloj de retencion comienza en la fecha de la ultima visita o tratamiento del paciente. Si un paciente regresa despues de una interrupcion en la atencion, el reloj se reinicia a partir de esa nueva fecha de servicio.
Puntos clave para los medicos:
- Minimo 7 anos desde la fecha del ultimo tratamiento
- Aplica a toda la documentacion del expediente medico
- Se exige una retencion mas larga cuando lo ordenan otras leyes
- Los registros deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida
- Los registros electronicos son aceptables si cumplen con los estandares de integridad y accesibilidad
Fuente Principal: Texas Medical Board - Informacion del Paciente y Registros Medicos
Requisitos de Retencion para Hospitales
Los hospitales de Texas enfrentan un requisito de retencion mas largo que el de los medicos individuales. Conforme a 25 TAC 133.41, los hospitales con licencia en Texas deben conservar los registros medicos en su forma original o legalmente reproducida durante un minimo de 10 anos a partir de la fecha del ultimo tratamiento.
Una "forma legalmente reproducida" incluye los registros conservados en copia impresa, microforma (microfilm o microficha) u otro medio electronico. Esto da a los hospitales flexibilidad en la forma de almacenar los registros, siempre que el formato preserve la integridad del original.
Los registros de imagenes hospitalarias, incluidas las peliculas, los escaneos y otros registros de imagenes, tienen un periodo de retencion separado de al menos cinco anos.
Los hospitales tambien deben cumplir con las Condiciones de Participacion de CMS si aceptan pacientes de Medicare o Medicaid, lo que puede imponer estandares adicionales de documentacion y retencion.
Resumen de retencion hospitalaria:
- Registros medicos (informes e impresiones): minimo 10 anos
- Peliculas, escaneos y registros de imagenes: minimo 5 anos
- Los registros pueden almacenarse en copia impresa, microforma o formato electronico
- Deben cumplir con los estandares estatales y federales
Fuente Principal: 25 TAC 133.41 - Funciones y Servicios Hospitalarios
Registros de Pacientes Menores de Edad
La ley de Texas ofrece protecciones extendidas para los registros medicos de los ninos. Conforme a 22 TAC 165.1, cuando un paciente tiene menos de 18 anos al momento de su ultimo tratamiento, el medico debe conservar el expediente medico hasta lo que ocurra mas tarde entre:
- Que el paciente cumpla 21 anos, o
- Siete anos desde la fecha del ultimo tratamiento
Rige el periodo que sea mas largo. Por ejemplo, si un medico trata por ultima vez a un nino de 10 anos, los registros deben conservarse hasta que el nino cumpla 21 anos (11 anos). Si el medico trata por ultima vez a un joven de 16 anos, el periodo de siete anos (que termina cuando el paciente tiene 23) seria mas largo que esperar hasta los 21 anos, por lo que aplica la regla de siete anos.
Este periodo de retencion extendido existe porque los menores no pueden solicitar ni gestionar de forma independiente sus propios registros medicos. Tambien toma en cuenta el plazo de prescripcion de los reclamos por negligencia medica, que en Texas se suspende durante la minoria de edad.
Los padres y tutores legales pueden solicitar copias de los registros de un menor en nombre del nino. Conforme a la SB 1188, los padres de ninos de 17 anos o menos ahora tienen "acceso completo y sin restricciones" a los registros medicos electronicos de su hijo, salvo que la ley o una orden judicial lo restrinja.
Requisitos Federales: HIPAA y CMS
HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retencion especifico para los registros medicos. Segun el U.S. Department of Health and Human Services, "la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retencion de registros medicos" y senala que "las leyes estatales generalmente rigen cuanto tiempo deben conservarse los registros medicos".
Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven la documentacion relacionada con HIPAA durante seis anos. Esto incluye politicas de privacidad, formularios de autorizacion, avisos de practicas de privacidad y acuerdos de socios comerciales. Este requisito de seis anos aplica a los documentos administrativos, no a los registros medicos de los pacientes en si.
HIPAA tambien regula estrictamente como debe manejarse la informacion de salud protegida (PHI) durante su eliminacion, lo cual se aborda en la seccion de destruccion mas abajo.
Fuente Principal: HHS.gov - Exige HIPAA la Retencion de Registros Medicos?
Requisitos de CMS/Medicare
Los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) exigen que los proveedores que participan en Medicare mantengan los registros medicos durante un periodo acorde con la ley estatal, pero no menos de cinco anos a partir de la fecha del servicio conforme a 42 CFR 482.24.
Para los proveedores de Texas, el requisito estatal de siete anos para medicos y el de diez anos para hospitales ya superan el minimo de CMS. Los proveedores de Texas que atienden a pacientes de Medicare deben seguir los periodos de retencion de Texas, ya que son mas estrictos.
CMS tambien exige que los registros medicos esten "escritos con precision, completados oportunamente, archivados y conservados adecuadamente, y accesibles". Los hospitales deben mantener un expediente medico de cada paciente hospitalizado y ambulatorio.
Fuente Principal: 42 CFR 482.24 - Condicion de Participacion: Servicios de Registros Medicos
Texas SB 1188: Almacenamiento de EHR en Estados Unidos
La Senate Bill 1188, aprobada durante la 89th Texas Legislature, introdujo un nuevo requisito importante para los registros medicos electronicos en Texas. A partir del 1 de enero de 2026, todos los registros medicos electronicos bajo el control de una entidad cubierta deben mantenerse fisicamente en servidores ubicados en Estados Unidos o en un territorio de EE. UU.
Este requisito aplica sin importar cuando se creo originalmente el registro. Los registros elaborados antes del 1 de enero de 2026 deben seguir almacenandose dentro del pais despues de esa fecha.
La SB 1188 afecta a los centros de salud, los proveedores y las agencias estatales que mantienen registros medicos electronicos. Tambien aplica a las instalaciones de computo de terceros y a los servicios en la nube que se usan para almacenar datos de EHR.
Disposiciones adicionales de la SB 1188:
- Los sistemas de EHR deben incluir un campo para documentar el sexo biologico al nacer
- Los profesionales pueden usar IA con fines de diagnostico solo si revisan todos los registros generados por IA y divulgan el uso de IA a los pacientes
- Las plataformas de EHR no pueden recopilar ni conservar datos de registro de votantes ni el historial de votacion
- Los padres de ninos de 17 anos o menos reciben acceso completo y sin restricciones al EHR de su hijo
- Las entidades cubiertas deben implementar "salvaguardas administrativas, fisicas y tecnicas razonables y apropiadas" para la seguridad de los registros
Cumplimiento: El Texas Attorney General puede solicitar medidas cautelares y sanciones civiles por violaciones:
- Violaciones negligentes: hasta $5,000 por ano
- Violaciones conscientes o intencionales: hasta $25,000 por ano
- Violaciones que involucran el uso indebido de PHI con fines de lucro: hasta $250,000
Fuente Principal: Texto Promulgado de la SB 1188, 89th Legislature
Derechos de Acceso del Paciente y Tarifas por Copias
Los pacientes de Texas tienen derecho a obtener copias de sus registros medicos. Conforme a las reglas de la Texas Medical Board, el paciente debe presentar una solicitud escrita, y el medico tiene 15 dias habiles para responder a una solicitud debidamente autorizada.
Los pacientes pueden solicitar que los registros se envien a ellos mismos, a otro proveedor o a un tercero autorizado. Se requiere autorizacion escrita para las transferencias a terceros.
Tarifas maximas permitidas para copias de registros:
| Tipo de registro | Tarifa |
|---|---|
| Copias en papel, primeras 20 paginas | $25 maximo |
| Copias en papel, cada pagina adicional | $0.50 por pagina |
| Formato electronico, 500 paginas o menos | $25 maximo |
| Formato electronico, mas de 500 paginas | $50 maximo |
| Estudios de imagenes | $8 por copia |
| Declaracion jurada o certificacion | $15 maximo |
Excepcion importante: Los proveedores no pueden cobrar una tarifa cuando los registros se solicitan en relacion con un reclamo de beneficios por discapacidad o asistencia gubernamental.
Estos limites de tarifas los establecen las reglas de la Texas Medical Board y aplican a los medicos. Los hospitales pueden tener esquemas de tarifas separados conforme al Texas Health and Safety Code Section 241.154.
Fuente Principal: Texas Medical Board - Informacion del Paciente y Registros Medicos
Destruccion Adecuada de los Registros Medicos
Una vez que expira el periodo de retencion, los registros medicos que contienen informacion de salud protegida (PHI) deben destruirse de manera que la informacion quede ilegible e imposible de reconstruir.
Registros en Papel
Los registros en papel deben triturarse, incinerarse o reducirse a pulpa. Texas Health and Human Services especifica que las trituradoras deben producir particulas de corte cruzado no mayores de 1 mm por 5 mm (0.04 pulgadas por 0.2 pulgadas). Si la trituracion no cumple con estas especificaciones, el material debe resguardarse hasta que metodos de destruccion adicionales, como la incineracion o la reduccion a pulpa, lo dejen completamente ilegible.
Simplemente colocar los registros en un contenedor de basura accesible al publico es una violacion de HIPAA, aun cuando el periodo de retencion haya expirado.
Registros Electronicos
Los medios electronicos que contienen PHI deben borrarse, purgarse o destruirse fisicamente. Los metodos aceptables incluyen:
- Borrado: Sobrescribir los datos con informacion no sensible
- Purga: Desmagnetizacion (exponer los medios a un campo magnetico fuerte)
- Destruccion: Desintegracion, pulverizacion, fundicion, incineracion o trituracion de los medios fisicos
Uso de un Tercero
Los proveedores de salud pueden contratar a un socio comercial para gestionar la destruccion de registros. Debe existir un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) que exija al socio proteger el PHI durante el proceso de destruccion. Los proveedores deben obtener un certificado de destruccion para sus archivos.
Fuente Principal: HHS.gov - Eliminacion de Informacion de Salud Protegida
Cierre de Consulta y Transferencia de Registros
Cuando un medico de Texas se jubila, cierra una consulta o deja una consulta grupal, reglas especificas rigen lo que sucede con los registros de los pacientes.
Requisitos de Notificacion
Conforme a 22 TAC 165.5, el medico saliente debe:
- Enviar una carta o correo electronico a cada paciente atendido en los ultimos dos anos
- Colocar un aviso en un lugar visible de la oficina y en el sitio web de la consulta
- Proporcionar este aviso al menos 30 dias antes del cierre, la salida o la reubicacion
Contenido Requerido del Aviso
La notificacion debe incluir:
- La fecha de terminacion, jubilacion o salida
- Instrucciones para que los pacientes obtengan o transfieran sus registros
- El nombre y la ubicacion de la nueva consulta (si aplica)
- El nombre de otro medico con licencia, consulta o custodio de registros que conservara los registros
Entrega o Revocacion de la Licencia
Los medicos que entregan voluntariamente su licencia o cuya licencia es revocada enfrentan requisitos mas estrictos. Deben notificar a los pacientes dentro de 30 dias de la fecha efectiva y deben identificar a un custodio aprobado por la junta para sus registros dentro de ese mismo plazo de 30 dias.
Proteccion de los Derechos del Paciente
Otros medicos que permanecen en la consulta no pueden impedir que un medico saliente coloque los avisos requeridos. Ningun medico, grupo de medicos u organizacion puede retener la informacion que un medico saliente necesita para notificar a los pacientes.
Fuente Principal: 22 TAC 165.5 - Transferencia y Disposicion de Registros Medicos
Sanciones por Incumplimiento
No cumplir con las leyes de retencion de registros medicos de Texas puede resultar en accion disciplinaria por parte de la Texas Medical Board, que incluye:
- Reprimenda formal o advertencia
- Sanciones administrativas
- Suspension o restriccion de la licencia
- Revocacion de la licencia en casos graves
Por violaciones de los nuevos requisitos de almacenamiento de EHR de la SB 1188, el Texas Attorney General puede solicitar sanciones civiles de hasta $5,000 por violacion negligente, hasta $25,000 por violacion consciente y hasta $250,000 por violaciones que involucran el uso indebido de PHI con fines de lucro. Las agencias regulatorias tambien pueden suspender o revocar las licencias por tres o mas violaciones.
Las violaciones de HIPAA conllevan sanciones federales separadas administradas por la HHS Office for Civil Rights, que van de $100 a $50,000 por violacion segun el nivel de negligencia, con maximos anuales de hasta $1.5 millones por categoria de violacion.
Preguntas Frecuentes
Fuentes y Referencias
- 22 TAC Chapter 165 - Registros Medicos (Texas Medical Board)
- 25 TAC 133.41 - Funciones y Servicios Hospitalarios
- Texas Health and Safety Code Chapter 181 - Privacidad de Registros Medicos
- SB 1188, 89th Texas Legislature - Registros Medicos Electronicos
- Analisis de la SB 1188 - Senate Research Center
- HHS.gov - Exige HIPAA la Retencion de Registros Medicos?
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participacion de CMS: Servicios de Registros Medicos
- HHS.gov - Eliminacion de Informacion de Salud Protegida
- Texas Medical Board - Informacion del Paciente y Registros Medicos
- HHS.gov - Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un medico de Texas los registros medicos?
Los medicos de Texas deben conservar los registros medicos de los pacientes durante al menos siete anos a partir de la fecha del ultimo tratamiento conforme a 22 TAC 165.1. Para los pacientes que eran menores de edad (menores de 18) al momento del ultimo tratamiento, los registros deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 anos o durante siete anos, el periodo que sea mas largo.
Cuanto tiempo guardan los hospitales de Texas los registros medicos?
Los hospitales de Texas deben conservar los registros medicos durante al menos 10 anos a partir de la fecha del ultimo tratamiento conforme a 25 TAC 133.41. Los registros de imagenes, como peliculas y escaneos, deben conservarse durante al menos cinco anos. Los registros pueden almacenarse en copia impresa, microforma o formato electronico.
Exige HIPAA que los registros medicos se conserven durante un numero especifico de anos?
No. HIPAA no establece un periodo de retencion para los registros medicos de los pacientes. El U.S. Department of Health and Human Services senala que las leyes estatales generalmente rigen cuanto tiempo deben conservarse los registros. Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven los documentos administrativos relacionados con HIPAA (politicas de privacidad, formularios de autorizacion, acuerdos de socios comerciales) durante seis anos.
Que exige la SB 1188 de Texas para el almacenamiento de registros medicos electronicos?
La SB 1188 exige que todos los registros medicos electronicos bajo el control de una entidad cubierta se almacenen fisicamente en servidores ubicados en Estados Unidos o en un territorio de EE. UU. Este requisito entro en vigor el 1 de enero de 2026 y aplica a todos los registros sin importar cuando se crearon originalmente. Las violaciones pueden resultar en sanciones civiles de hasta $250,000.
Que debe hacer un medico con los registros medicos al cerrar una consulta en Texas?
Conforme a 22 TAC 165.5, un medico que cierra una consulta debe notificar a todos los pacientes atendidos en los ultimos dos anos por carta o correo electronico y colocar un aviso en la oficina y en el sitio web de la consulta al menos 30 dias antes del cierre. El aviso debe incluir instrucciones para obtener los registros y el nombre de un custodio que conservara los registros en adelante.
Fuentes y referencias
- 22 TAC Chapter 165 - Registros Medicos (Texas Medical Board)(texreg.sos.state.tx.us).gov
- 25 TAC 133.41 - Funciones y Servicios Hospitalarios(texreg.sos.state.tx.us).gov
- Texas Health and Safety Code Chapter 181(statutes.capitol.texas.gov).gov
- SB 1188, 89th Texas Legislature - Registros Medicos Electronicos(capitol.texas.gov).gov
- Analisis de la SB 1188 - Senate Research Center(capitol.texas.gov).gov
- HHS.gov - Preguntas Frecuentes sobre Retencion de Registros Medicos de HIPAA(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participacion de CMS(ecfr.gov).gov
- HHS.gov - Eliminacion de Informacion de Salud Protegida(hhs.gov).gov
- Texas Medical Board - Informacion del Paciente y Registros Medicos(tmb.state.tx.us).gov
- HHS.gov - Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov