Certificats de naissance, de décès et de mariage en Saskatchewan

La division Health Registries (le bureau de l'état civil) d'eHealth Saskatchewan (l'agence provinciale d'information sur la santé) délivre les certificats de naissance, de décès et de mariage de la Saskatchewan; les frais varient de $35 à $55 selon le type de document et le format, et un index public de généalogie gratuit est offert pour les documents assez anciens pour y avoir droit.

Qui délivre les documents de l'état civil en Saskatchewan

La fonction d'état civil de la Saskatchewan, qui couvre les naissances, les décès, les mariages et les mortinaissances, est administrée par eHealth Saskatchewan, l'agence provinciale d'information sur la santé et des technologies de l'information, par l'entremise d'une division qu'elle présente sous le nom de Health Registries. Cette appellation a une importance pratique : une personne qui cherche un bureau distinct appelé « Saskatchewan Vital Statistics » tombera plutôt sur un site à l'image d'eHealth. La loi qui encadre le tout est la Vital Statistics Act, 2009, SS 2009, c V-7.21.

Qui peut commander un certificat de naissance

L'article 63 de la loi, intitulé « Eligible Persons », donne le droit de demander un certificat ou une copie certifiée à la personne visée par un enregistrement de naissance vivante, à une personne inscrite comme parent sur la déclaration de naissance vivante, ainsi qu'à toute autre personne autorisée de la manière prescrite par règlement. Les directives opérationnelles d'eHealth précisent les détails pratiques : le demandeur peut être la personne elle-même, si elle a 15 ans ou plus; un parent d'un enfant de moins de 18 ans figurant sur l'enregistrement original; une personne munie d'une autorisation écrite d'une personne admissible; ou le tuteur légal ou le gardien. Les pages d'eHealth elles-mêmes précisent qu'il s'agit de résumés et renvoient à un document d'admissibilité plus complet pour les cas particuliers non couverts par le résumé.

Qui peut commander un certificat de décès ou de mortinaissance

Pour un enregistrement de décès, l'article 63 limite les demandeurs admissibles à l'époux ou l'épouse de la personne visée, à un parent de la personne visée ou à un enfant adulte de la personne visée; la page opérationnelle d'eHealth ajoute à cette liste le tuteur légal ou le curateur à la personne ou aux biens. Pour un enregistrement de mortinaissance, la loi limite les demandeurs admissibles à un parent de la personne visée ou à un frère ou une sœur adulte de la personne visée. L'article 64 permet par ailleurs au registraire de délivrer des recherches ou des certificats à des personnes non apparentées dans des circonstances précises, notamment pour se conformer à une ordonnance du tribunal, pour un fonctionnaire agissant à des fins prescrites, ou pour la police menant une enquête criminelle.

Qui peut commander un certificat de mariage

L'article 63 donne le droit de présenter une demande à une partie au mariage ou à un enfant issu du mariage. La page opérationnelle d'eHealth ajoute une personne munie d'une autorisation écrite d'une personne admissible, ainsi que le tuteur légal ou le curateur à la personne ou aux biens d'une personne admissible.

Frais et délais de traitement

La Saskatchewan établit le prix de ses certificats selon le type de document et le format plutôt que par un tarif fixe unique, ce qui est confirmé directement sur les pages de commande en ligne d'eHealth.

Aucune option de traitement accéléré ou prioritaire n'apparaît sur les pages de frais consultées pour cet article. Les délais de traitement varient selon la demande et sont affichés sous forme de dates mobiles plutôt que d'un nombre fixe de jours ouvrables; il faut consulter directement la page des délais d'eHealth pour connaître la date limite actuelle avant de présumer un délai précis. Les documents généalogiques prendraient environ six à huit semaines, sans compter le délai postal. Les commandes postales payées par chèque peuvent ajouter jusqu'à six jours ouvrables supplémentaires, puisque le certificat n'est envoyé qu'une fois le paiement encaissé.

Comment commander

Les commandes en ligne passent par le portail vitalstats.ehealthsask.ca d'eHealth, payables par Visa, Mastercard ou leurs équivalents en carte de débit; les sessions du portail de généalogie expirent après 30 minutes d'inactivité. Les commandes postales exigent le formulaire de demande rempli, une pièce d'identité ou des documents justificatifs, ainsi qu'un paiement par chèque, mandat ou carte de crédit. Le service sans rendez-vous en personne est offert du lundi au vendredi, de 9 h à 16 h, au bureau d'eHealth Saskatchewan à Regina. Pour les demandes de naissance, de décès et de mariage, eHealth applique la même norme d'identification : une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement, ou deux autres pièces d'identité portant la signature du demandeur, en plus des documents justificatifs propres à l'événement exigés par les lignes directrices d'admissibilité. eHealth peut aussi être joint sans frais au 1-800-667-7551, par téléphone au 306-787-3251, par télécopieur au 306-787-8951, ou par courriel à vitalstatistics@ehealthsask.ca.

Documents anciens et généalogie

La Saskatchewan trace une ligne claire entre un index de recherche gratuit et une copie certifiée payante. L'index de généalogie d'eHealth est gratuit à consulter une fois qu'un document franchit un seuil d'âge fixe : plus de 100 ans pour les naissances, plus de 75 ans pour les mariages, et plus de 70 ans pour les décès. Ces mêmes chiffres figurent dans la Vital Statistics Regulations, 2010, sections 53 through 55, qui précisent qu'un index généalogique ne peut inclure de renseignements tirés d'une déclaration de naissance vivante qu'après 100 ans écoulés depuis l'année de la naissance, d'un enregistrement de décès qu'après 70 ans, et d'un enregistrement de mariage qu'après 75 ans.

Une fois ce seuil franchi, une copie généalogique certifiée coûte un tarif fixe de $55, quel que soit le type d'événement, et le traitement prend environ six à huit semaines, sans compter le délai postal. Les copies généalogiques de décès excluent spécifiquement les renseignements sur la cause du décès, une mise en garde indiquée directement sur la page de commande de généalogie d'eHealth.

Corriger une erreur

La Vital Statistics Act, 2009 traite des corrections à plusieurs endroits : l'article 96(1) couvre les corrections aux enregistrements en général, l'article 29 régit les modifications relatives à la filiation, l'article 30 régit les modifications découlant d'une ordonnance d'adoption, et l'article 31 permet de modifier la mention du sexe sur demande, appuyée d'une déclaration solennelle et d'une lettre d'un professionnel de la santé. eHealth Saskatchewan peut être joint pour une demande de correction ou de modification par la poste, par courriel à vitalstatistics@ehealthsask.ca, ou par télécopieur au 306-787-8951; un montant précis pour une correction courante n'est pas confirmé ici et devrait être vérifié directement auprès d'eHealth avant qu'un demandeur ne s'y fie.

Pour savoir comment les provinces voisines traitent les mêmes certificats, voir les documents de l'état civil en Colombie-Britannique, les documents de l'état civil en Alberta, et les documents de l'état civil au Manitoba.

Pour l'aperçu national et le guide de chaque autre province, voir le centre des documents de l'état civil du Canada.