Certificats de naissance, de décès et de mariage au Manitoba

La Direction de l'état civil du Manitoba (Vital Statistics Branch) facture des frais fixes de $30 pour un certificat de naissance, de décès ou de mariage, ou pour une copie certifiée conforme de l'enregistrement, le service accéléré variant de $65 à $105 selon la destination, et aucune pièce d'identité avec photo n'est exigée pour commander un certificat.

Qui délivre les documents de l'état civil au Manitoba

La Vital Statistics Branch du Manitoba, qui relève du ministère de la Protection du consommateur et des Services gouvernementaux (Department of Consumer Protection and Government Services), enregistre les naissances, les décès, les mariages, les mortinaissances, les unions de fait et les changements de nom légaux en vertu de The Vital Statistics Act, CCSM c V60, et détient des registres depuis 1882 jusqu'à aujourd'hui, avec certains registres paroissiaux incomplets pour les années antérieures. Le bureau de la Direction se trouve au 254 Portage Ave, Main Floor, Winnipeg, MB R3C 0B6, joignable au 204-945-3701, ou au 1-866-949-9296 sans frais au Canada, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30.

Certificat comparé à la copie certifiée conforme de l'enregistrement

Le Manitoba délivre deux produits distincts pour chaque type d'événement. Un certificat est un document sommaire; pour une naissance, il indique habituellement le nom, la date de naissance, le lieu de naissance, le sexe (qui peut être omis), le nom des parents ou non selon la version commandée, ainsi que la date et le numéro d'enregistrement. Une copie certifiée conforme de l'enregistrement est une photocopie certifiée de l'enregistrement original lui-même, reprenant tous les renseignements de la déclaration initiale, sauf qu'une copie de l'enregistrement de décès omet la cause du décès. Le Manitoba permet également de commander des versions de certificats de naissance et de mariage qui omettent entièrement la mention du sexe.

Qui peut commander un certificat de naissance

Les demandeurs admissibles sont la personne nommée sur l'enregistrement, qui commande son propre certificat; l'un ou l'autre des parents nommés sur l'enregistrement de l'enfant; un tuteur légal, qui doit soumettre une copie complète des documents de tutelle; un représentant muni d'une autorisation écrite de la personne admissible, d'un parent ou d'un tuteur; ou, lorsque la demande vise le certificat de naissance d'une personne depuis décédée, le conjoint, l'enfant, le parent ou le frère ou la sœur de cette personne, avec des documents démontrant le lien familial et une preuve de décès jointe.

Qui peut commander un certificat de mariage

Les demandeurs admissibles sont l'une ou l'autre des parties au mariage; les enfants ou les parents des parties, si les deux parties sont décédées; ou un représentant muni d'une autorisation écrite de l'une des personnes ci-dessus.

Qui peut commander un certificat de décès

Le certificat de décès lui-même ne comporte au Manitoba aucune restriction liée au lien de parenté ou au motif; le formulaire de demande actuel précise clairement que toute personne peut en faire la demande. La copie certifiée conforme de l'enregistrement de décès est plus restreinte, réservée au conjoint, à l'enfant, au parent ou au frère ou à la sœur de la personne décédée avec documents à l'appui du lien; à l'exécuteur ou à l'administrateur de la succession avec documents à l'appui; ou à une personne munie d'une autorisation écrite de l'une de ces personnes.

Frais et délais de traitement

Tous les montants ci-dessous proviennent du barème de frais officiel du Manitoba et de ses formulaires de demande actuels, tous deux portant la mention Revised 03/2024.

Le service accéléré, confirmé sur les formulaires de demande officiels de naissance et de décès, coûte $65 pour une destination canadienne, $75 pour une destination américaine ou $105 pour une destination internationale, comprend un document, est traité dans un délai de 3 jours ouvrables et est livré par messagerie avec signature exigée; les paiements pour le service accéléré doivent être faits par chèque certifié, les chèques personnels n'étant pas acceptés pour ce service. Le service régulier coûte $30 par document et est livré par Postes Canada, le délai de traitement étant affiché séparément sur le site Web de la Direction plutôt qu'indiqué comme un chiffre fixe sur les formulaires eux-mêmes. Peu importe le niveau de service, celui-ci ne fait qu'accélérer la délivrance d'un certificat une fois que l'événement sous-jacent est enregistré correctement et intégralement; aucun des deux n'accélère l'enregistrement lui-même. Les formulaires du Manitoba précisent clairement qu'aucun remboursement n'est accordé une fois la demande reçue, peu importe le résultat.

Comment commander

Les commandes en ligne se font par le système Online Certificate Application du Manitoba, payables par carte de crédit, l'état de la commande pouvant être vérifié séparément dans le portail CAMBAF à l'aide d'un numéro de reçu. Les commandes par la poste doivent être envoyées à Vital Statistics Branch, 254 Portage Ave, Winnipeg MB R3C 0B6, payables par chèque ou mandat à l'ordre du ministre des Finances, ou par Visa ou Mastercard. Les commandes par télécopieur doivent être envoyées au 204-948-3128, Visa ou Mastercard seulement. En personne, le bureau de Winnipeg accepte l'argent comptant, le chèque, le mandat, le débit, Visa ou Mastercard, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. Les demandes incomplètes, ou celles accompagnées d'un paiement insuffisant, sont retournées plutôt que traitées.

Les formulaires de demande officiels du Manitoba pour les documents de naissance et de décès, examinés directement, n'exigent pas que le demandeur soumette une copie d'une pièce d'identité avec photo pour commander un certificat. La section sur l'admissibilité demande seulement que le demandeur coche la case correspondant à sa catégorie d'admissibilité, signe et écrive son nom en lettres moulées, et, pour certaines catégories comme le tuteur, l'exécuteur de la succession, un proche parent d'une personne décédée dont on demande le certificat de naissance, ou un représentant agissant par autorisation, joigne des documents à l'appui, dont aucun ne constitue une exigence de pièce d'identité gouvernementale avec photo. Il s'agit d'un véritable point de contraste avec les provinces qui exigent une copie de pièce d'identité pour commander un certificat.

Là où le Manitoba exige effectivement une pièce d'identité avec photo stricte, il s'agit d'une transaction entièrement différente : l'obtention d'une licence de mariage en vue de se marier. Les deux parties doivent présenter une preuve valide et non expirée de leur identité, de leur âge et de leur nom, sous forme d'originaux ou de copies notariées; les pièces acceptées comprennent un permis de conduire canadien, un passeport, une carte de résident permanent, une carte d'identité de la Manitoba Public Insurance ou un certificat de statut d'Indien; un numéro d'assurance sociale n'est explicitement pas une pièce d'identité acceptable. Si le nom légal d'une partie ne correspond pas à sa pièce d'identité avec photo, elle doit également fournir un certificat de naissance, un certificat de citoyenneté canadienne ou un document d'immigration canadien.

Anciens registres et généalogie

Les seuils généalogiques du Manitoba, en vigueur depuis January 1, 2003, ouvrent les registres à la recherche non restreinte une fois qu'ils ont plus de 100 ans pour les naissances, plus de 80 ans pour les mariages et plus de 70 ans pour les décès. Un registre plus récent que son seuil demeure restreint si la personne concernée ou un proche parent immédiat, c'est-à-dire un conjoint, un enfant, un parent ou un frère ou une sœur, est toujours vivant, auquel cas un consentement écrit est requis. Une recherche ou un document généalogique coûte $30.00, et le document délivré est une photocopie certifiée de l'enregistrement au dossier, portant la mention « Genealogical Purposes Only »; si aucun registre n'est trouvé, un reçu de recherche est délivré à la place, et les frais ne sont remboursables dans aucun des deux cas.

Correction d'une erreur

Avant qu'un enregistrement ne soit soumis, le déclarant peut le corriger lui-même sur le formulaire papier : biffer ou mettre entre crochets le renseignement erroné, inscrire le renseignement exact au-dessus ou en dessous, écrire lisiblement et parapher la modification dans la marge. Une fois l'enregistrement déposé, il devient un document juridique permanent, et les corrections sont traitées en vertu des dispositions de correction de la Loi, notamment l'article 23, Correction of registration errors, l'article 24, Minor change in name, et l'article 3(7), qui permet au registraire de modifier un enregistrement à la suite d'une demande conjointe, moyennant le paiement des frais prescrits. Les frais de correction d'enregistrement habituels sont de $30.00 selon le barème de frais du Manitoba; la page de la Direction sur l'enregistrement des naissances mentionne par ailleurs un coût plus élevé, de $180 ou plus, pour certaines corrections futures, ce qui semble décrire un scénario différent et plus substantiel que la correction habituelle de $30.00; la ligne de démarcation exacte entre les deux n'est toutefois pas confirmée ici et il vaut mieux vérifier directement auprès de la Direction avant de présumer qu'un montant ou l'autre s'applique à une situation donnée.

Les documents officiels du Manitoba mettent aussi directement en garde les lecteurs contre les sites tiers : les recherches en ligne pour des documents d'événements de l'état civil font souvent apparaître des organisations privées non affiliées à la Vital Statistics Agency du Manitoba, qui facturent plus que les frais gouvernementaux eux-mêmes. Commander uniquement par les canaux officiels de la Direction permet d'éviter entièrement cette majoration.

Pour savoir comment les provinces voisines traitent les mêmes certificats, consultez les documents de l'état civil en Colombie-Britannique, les documents de l'état civil en Alberta et les documents de l'état civil en Saskatchewan.

Pour la vue d'ensemble nationale et le guide de chaque autre province, consultez le carrefour des documents de l'état civil du Canada.