Certificats de naissance, de décès et de mariage en Colombie-Britannique

L'agence de l'état civil de la Colombie-Britannique (BC Vital Statistics Agency) délivre les certificats de naissance, de décès et de mariage au coût de 27 $ par l'intermédiaire du portail en ligne eCOS, par la poste ou en personne, tandis qu'une copie certifiée ou un extrait électronique certifié distinct de l'enregistrement sous-jacent, au coût de 50 $, répond aux besoins des tribunaux, de l'immigration et des dossiers plus anciens que le certificat lui-même ne couvre pas.

Qui délivre les documents d'état civil en Colombie-Britannique

La BC Vital Statistics Agency, qui relève du ministère de la Santé, enregistre chaque naissance, mariage et décès survenant en Colombie-Britannique et délivre les certificats qui servent de preuve juridique de ces événements, en vertu de la Vital Statistics Act, RSBC 1996, c. 479. L'agence administre également le registre des avis de testament (Wills Notice) et traite les changements de nom légaux. Son système de commande en ligne, eCOS (Electronic Certificate Ordering System), fonctionne sur le propre sous-domaine gouvernemental vs.gov.bc.ca plutôt que sur une plateforme tierce.

Deux documents distincts : le certificat et la copie certifiée de l'enregistrement

La Colombie-Britannique divise systématiquement ses documents d'état civil en deux produits distincts pour les naissances, les mariages et les décès, chacun ayant sa propre page gouvernementale dédiée. Le certificat est le document sommaire standard à 27 $ dont la plupart des gens ont besoin pour une pièce d'identité, des prestations ou une demande de passeport. La copie certifiée ou l'extrait électronique certifié de l'enregistrement est un document à 50 $ qui reproduit le dossier d'enregistrement original complet, que les tribunaux, les consulats et certains processus fédéraux exigent nommément. Savoir lequel des deux l'organisme demandeur veut réellement avant de payer est la source la plus courante d'une commande inutile dans ce système.

Qui peut commander un certificat de naissance

En vertu de l'article 36(1) de la Vital Statistics Act, un certificat de naissance peut être commandé par la personne qui y est nommée; par un parent, si cette personne a moins de 19 ans ou est incapable; par un tuteur ayant la garde, sous certaines conditions; par une personne munie d'une autorisation écrite d'un demandeur admissible; par un agent du gouvernement qui en a besoin à des fins officielles; ou par un autre demandeur qui convainc le registraire général de la bonne foi de sa raison de le vouloir. Il existe deux formats, parental et individuel, chacun offert avec ou sans indication du sexe; le format parental, qui comprend les noms et lieux de naissance des parents, est habituellement celui exigé pour une demande de passeport visant un enfant jusqu'à 16 ans. Les demandes présentées par la personne visée ou par le parent d'un mineur peuvent passer par eCOS, par la poste ou en personne; tout autre demandeur admissible doit présenter sa demande par la poste ou en personne, et non en ligne.

Qui peut commander une copie certifiée d'un enregistrement de naissance

L'article 36(4) applique la même liste de demandeurs admissibles décrite ci-dessus à la copie certifiée ou à l'extrait électronique de l'enregistrement de naissance lui-même, avec une ouverture supplémentaire : dès que la personne visée est décédée depuis 20 ans ou plus, ou que 120 ans ou plus se sont écoulés depuis la naissance, toute personne peut en faire la demande. Les naissances enregistrées à partir du 1er janvier 2000 sont des dossiers générés par ordinateur.

Qui peut commander un certificat de mariage

En vertu de l'article 37(1), l'une ou l'autre des parties au mariage peut commander un certificat de mariage, tout comme une personne munie d'une autorisation écrite d'une des parties, un agent du gouvernement agissant à titre officiel, ou un demandeur de bonne foi approuvé par le registraire général. Un certificat est posté automatiquement au couple environ trois semaines après l'enregistrement du mariage; quiconque a besoin d'un exemplaire supplémentaire doit le commander séparément.

Pour une copie certifiée ou un extrait électronique de l'enregistrement de mariage, l'article 37(2)(c) ajoute le parent vivant le plus proche, lorsque les deux parties sont décédées et que la preuve du lien de parenté et des décès est fournie, ainsi que, selon le même type de délai généalogique utilisé pour les naissances, toute personne dès que les deux parties sont décédées depuis 20 ans ou plus ou que 75 ans ou plus se sont écoulés depuis le mariage.

Qui peut commander un certificat de décès

L'article 38(1) ouvre le certificat de décès lui-même à toute personne, sans catégorie de demandeurs admissibles restreinte, et la cause du décès n'y est pas divulguée. La copie certifiée ou l'extrait électronique de l'enregistrement de décès est différent : dès que 20 ans ou plus se sont écoulés depuis le décès, toute personne peut en faire la demande, mais avant cela, le demandeur doit être un proche parent muni d'une preuve du lien de parenté (parent, enfant, frère ou sœur, conjoint, grand-parent ou petit-enfant), le médecin traitant d'un membre de la famille immédiate atteint d'un état potentiellement mortel, une personne autorisée par ordonnance du tribunal, un agent du gouvernement provincial ou fédéral agissant à titre officiel, ou un demandeur approuvé par le registraire général.

Frais et délais de traitement

Les pages de l'agence décrivent le délai postal standard de deux façons légèrement différentes : la page sur le certificat de naissance le formule comme un total de 4 à 6 semaines, tandis que la page générale de commande, la page du certificat de décès et la page du certificat de mariage formulent le même service standard comme une impression en 2 à 5 jours ouvrables (5 pour le mariage) plus le délai postal. Il s'agit dans les deux cas de chiffres réellement publiés par le gouvernement plutôt que d'une contradiction qu'une page aurait corrigée, alors prévoyez l'estimation la plus longue plutôt que de présumer que la plus courte s'applique. Commandez uniquement par eCOS ou directement auprès de BC Vital Statistics; les chiffres de frais qui circulent sur d'autres sites de certificats non gouvernementaux ne sont pas des frais officiels.

Comment commander

Les commandes en ligne se font par eCOS à ecos.vs.gov.bc.ca et couvrent les certificats de naissance, de décès et de mariage, les copies certifiées d'enregistrement pour les naissances et les mariages, ainsi que les avis de testament, avec paiement par carte de crédit. Par la poste, envoyez le formulaire applicable, VSA430B pour une naissance, VSA430M pour un mariage ou VSA430D pour un décès, accompagné du paiement, à Vital Statistics Agency, PO Box 9657 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9P3. En personne, n'importe quel comptoir de Service BC peut traiter une commande et attester des signatures, bien que les pages de l'agence précisent que certains services de copies certifiées et d'enregistrement sont limités à certains points de service Service BC. La commande par téléphone est offerte pour certains services, y compris les demandes de copies certifiées de décès et de mariage lorsque plus de 20 ans se sont écoulés, au 250-952-2681 à Victoria ou au 1-888-876-1633 sans frais en Colombie-Britannique.

Anciens dossiers et généalogie

La Colombie-Britannique ouvre ses documents d'état civil au public selon des délais fixés par la loi, confirmés à la fois dans la Vital Statistics Act elle-même et dans les pages du programme de l'agence : les naissances à toute personne après 120 ans, les mariages à toute personne après 75 ans ou dès que les deux parties sont décédées depuis 20 ans, et les décès à toute personne après 20 ans. Ce sont les mêmes seuils qui débloquent les produits de copie certifiée décrits ci-dessus, et non une règle distincte.

Pour les chercheurs qui veulent plus qu'une simple copie certifiée, la Colombie-Britannique offre un certificat de généalogie dédié pour les naissances, formulaire VSA 013, au coût de 50 $, avec un délai de traitement de 20 jours ouvrables et sans option de messagerie. Une caractéristique distinctive de ce document précis est que l'agence peut fournir l'heure de naissance et le poids, lorsqu'ils sont consignés, tirés des avis de naissance déposés à partir de 1944, transmis dans une lettre d'accompagnement. Par ailleurs, la BC Archives Genealogy Database, gérée par le Royal BC Museum en partenariat avec la Vital Statistics Agency et FamilySearch, offre un accès gratuit et consultable aux enregistrements ayant déjà franchi ces seuils, avec des images numérisées disponibles pour de nombreuses entrées; l'étendue exacte des dossiers actuellement consultables devrait être confirmée directement auprès de BC Archives avant de s'y fier pour un dossier précis.

Corriger une erreur

Pour corriger un enregistrement de naissance, le demandeur remplit le formulaire VSA 412B, Correction of Error or Omission in Birth Registration, rassemble les documents originaux justificatifs délivrés par le gouvernement, fait attester et estampiller la section de déclaration par un notaire, un avocat ou un agent de Service BC, puis soumet le tout avec des copies certifiées des documents justificatifs et le paiement, par la poste ou en personne à Service BC. Les frais sont de 27 $ pour la correction elle-même, plus 27 $ pour chaque nouveau certificat commandé par la suite; l'agence ne délivrera pas de nouveaux certificats tant que les certificats déjà émis n'auront pas été remis. Les articles 29(3) à (4) de la Vital Statistics Act confèrent au registraire général le pouvoir de corriger une erreur ou une omission sur production d'une preuve satisfaisante, vérifiée par affidavit et moyennant le paiement des frais prescrits. Un formulaire parallèle, VSA 412M, existe pour les corrections d'enregistrement de mariage; la question de savoir si son processus reproduit étape par étape la démarche de correction des naissances n'a pas été confirmée auprès des instructions actuelles de l'agence, alors vérifiez directement les directives à jour du formulaire.

Pour savoir comment les provinces voisines traitent les mêmes certificats, consultez les documents d'état civil en Alberta, les documents d'état civil en Saskatchewan et les documents d'état civil au Manitoba.

Pour un aperçu national et le guide de chaque autre province, consultez le centre des documents d'état civil du Canada.