Washington
Leyes de Retención de Registros Médicos en Washington (Guía 2026)
Los hospitales de Washington deben conservar los registros médicos durante al menos 26 años a partir de la fecha de creación, según la RCW 70.41.190, modificada por la SB 5239. Los médicos individuales no tienen un mandato legal, pero la Washington Medical Commission recomienda 10 años a partir del último contacto con el paciente. HIPAA no establece su propio periodo de retención de registros médicos.
El estado de Washington tiene reglas detalladas que rigen cuánto tiempo deben conservar los hospitales, médicos y otros proveedores de atención médica los registros médicos de los pacientes. Estos requisitos provienen de una combinación de estatutos estatales, reglas administrativas y regulaciones federales. Entenderlos importa tanto si usted es un paciente que intenta acceder a registros antiguos, un proveedor que gestiona el almacenamiento, o una práctica que planifica su cierre.
Esta guía cubre los periodos de retención actuales, los requisitos federales bajo HIPAA y CMS, los derechos de acceso del paciente, los métodos adecuados de destrucción y qué sucede cuando una práctica médica cierra en Washington.
Retención de registros médicos hospitalarios en Washington
La regla de los 26 años según la RCW 70.41.190
El gobernador de Washington, Jay Inslee, firmó la SB 5239 como ley el 22 de abril de 2025, cambiando de manera fundamental los requisitos de retención de registros hospitalarios. La nueva ley entró en vigor el 27 de julio de 2025.
Bajo la RCW 70.41.190 modificada, los hospitales deben conservar y preservar todos los registros médicos por un mínimo de 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro. Esto reemplazó el requisito anterior, que exigía la retención durante 10 años tras el alta del paciente.
La ley antigua creaba un problema práctico: los registros sin una fecha de alta clara debían conservarse indefinidamente. Según la senadora Vandana Slatter, patrocinadora del proyecto de ley, solo el UW Medical Center gastaba aproximadamente $750,000 al año en el almacenamiento de registros de décadas de antigüedad. El plazo de 26 años se eligió para garantizar que los registros de pacientes menores de edad se preserven por al menos 8 años más allá de que cumplan 18 años.
Qué cubre la nueva ley
El requisito de 26 años aplica a:
- Registros médicos creados antes del 27 de julio de 2025 que el hospital aún conservaba en esa fecha
- Todos los registros médicos creados en o después del 27 de julio de 2025
- Registros en cualquier formato, incluyendo papel, microfilm y medios electrónicos
Los hospitales que ya habían eliminado correctamente registros bajo la ley anterior de 10 años antes del 27 de julio de 2025 no son responsables por esos registros destruidos.
WAC 246-320-166: Requisitos administrativos
La WAC 246-320-166 proporciona el marco administrativo para la gestión de registros médicos hospitalarios. Bajo esta regulación, los hospitales deben:
- Mantener la confidencialidad y seguridad de todos los registros de los pacientes
- Iniciar y mantener registros médicos para cada paciente evaluado o tratado
- Asegurar que los registros contengan la identificación del paciente, datos clínicos que respalden el diagnóstico y el tratamiento, documentos de consentimiento firmados, y anotaciones que estén escritas con precisión, firmadas, fechadas y con hora
- Establecer métodos sistemáticos para identificar, archivar y recuperar los registros de los pacientes
- Archivar los registros de forma accesible y conservarlos según la RCW 70.41.190 y el capítulo 5.46 RCW
Requisitos de retención para médicos y otros proveedores
Sin periodo legal obligatorio para médicos
A diferencia de los hospitales, el estado de Washington no tiene un estatuto general que exija a los médicos individuales conservar los registros médicos por un número específico de años. Esta es una distinción importante que muchos proveedores y pacientes malinterpretan.
Sin embargo, la Washington Medical Commission (WMC) ha emitido una guía formal que recomienda que los médicos conserven los registros médicos por al menos 10 años a partir de la fecha de la última visita, resurtido de receta, contacto telefónico, prueba u otro contacto del paciente. La WMC coincide con la Washington State Medical Association en esta recomendación.
Aunque técnicamente se trata de una recomendación y no de un mandato legal, no cumplirla podría influir en procesos de disciplina profesional o en reclamos por negligencia médica. La WMC toma en cuenta las prácticas de retención de registros al evaluar quejas contra médicos.
Periodos de retención para otros tipos de proveedores
Diferentes categorías de proveedores de atención médica en Washington tienen requisitos de retención específicos establecidos por estatuto o regla:
| Tipo de proveedor | Periodo mínimo de retención | Autoridad |
|---|---|---|
| Hospitales | 26 años desde la fecha de creación | RCW 70.41.190 |
| Centros de enfermería | 8 años desde el alta más reciente | RCW 18.51.300 |
| Psicólogos | 8 años desde el último contacto con el cliente | WAC 246-924-354 |
| Médicos (recomendado) | 10 años desde el último contacto | Directriz de la WMC |
| Podólogos | 7 años | WAC 246-922 |
| Quiroprácticos | 5 años | WAC 246-808 |
Registros de pacientes menores de edad
Washington tiene reglas específicas para conservar los registros de pacientes que eran menores de edad al momento del tratamiento:
- Hospitales: 26 años desde la fecha de creación bajo la RCW 70.41.190 modificada. Anteriormente, el mayor entre 10 años tras el alta o 3 años después de que el menor cumpliera 18 años. La nueva regla de 26 años ofrece una protección aún más prolongada en la mayoría de los casos.
- Centros de enfermería: El mayor entre 10 años tras el alta o 3 años después de que el menor cumpla 18 años, bajo la RCW 18.51.300.
- Psicólogos: Hasta que el cliente cumpla 22 años o durante 8 años tras el último contacto, lo que sea más largo, bajo la WAC 246-924-354.
- Médicos (recomendado): La WMC recomienda conservar los registros de menores hasta que el paciente alcance la mayoría de edad (18 años en Washington según la RCW 26.28) más el periodo de retención estándar.
La mayoría de edad en Washington es de 18 años. Debido a que el plazo de prescripción para negligencia médica que involucra a menores puede extenderse más allá de su cumpleaños número 18, los proveedores deberían conservar los registros mucho más allá de esa edad como medida práctica.
Requisitos federales: HIPAA y CMS
Retención de registros bajo HIPAA
Un error común es creer que HIPAA exige que los proveedores de atención médica conserven los registros médicos por un número específico de años. Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye un requisito de retención de registros médicos. Las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos.
Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación relacionada con HIPAA durante 6 años. Esto incluye:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Avisos de prácticas de privacidad
- Resolución de quejas
- Registros exigidos de divulgaciones
- Registros de capacitación
- Formularios de autorización del paciente
Este requisito de 6 años de documentación de HIPAA es independiente de la retención de registros médicos. Los proveedores deben cumplir tanto con sus obligaciones estatales de retención como con la regla de retención de documentación de HIPAA.
HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger la privacidad de los registros médicos durante todo el periodo en que se mantenga la información, incluyendo hasta su eliminación final.
Condiciones de participación de CMS
Los hospitales que participan en Medicare y Medicaid deben cumplir con las Condiciones de Participación bajo 42 CFR 482.24. Estas reglas federales exigen que:
- Se mantenga un registro médico para cada persona evaluada o tratada en el hospital
- Los registros estén escritos con precisión, completados con prontitud, archivados y conservados adecuadamente, y sean accesibles
- El hospital tenga un sistema para codificar e indexar los registros médicos
CMS exige a los proveedores de Medicare conservar los registros médicos por al menos 5 años a partir de la fecha del servicio, aunque en algunos contextos aplican periodos más largos. Cuando la ley estatal exige un periodo de retención más largo, como lo hace el requisito hospitalario de 26 años de Washington, la ley estatal prevalece.
Acceso del paciente a los registros médicos
Derechos bajo la RCW 70.02.080
Los pacientes de Washington tienen el derecho legal de acceder a sus propios registros médicos bajo la RCW 70.02.080. Cuando un paciente presenta una solicitud por escrito, el proveedor debe responder con la rapidez que las circunstancias lo requieran, pero a más tardar en 15 días hábiles.
Si el proveedor no puede cumplir con el plazo de 15 días, debe notificar al paciente en esa fecha, explicar el motivo del retraso y completar la solicitud a más tardar el día hábil 21.
A solicitud, los proveedores deben:
- Poner los registros a disposición para su examen durante el horario laboral regular
- Proporcionar copias si se solicitan
- Informar a los pacientes si los registros no existen o no pueden localizarse
- Identificar a otros proveedores que puedan tener la información solicitada
- Explicar cualquier código o abreviatura utilizada en los registros
Tarifas por copias
Bajo la WAC 246-08-400, los proveedores pueden cobrar las siguientes tarifas máximas por copias de registros médicos:
| Tipo de tarifa | Monto máximo |
|---|---|
| Primeras 30 páginas | $1.24 por página |
| Páginas adicionales (más de 30) | $0.90 por página |
| Tarifa de búsqueda y gestión administrativa | $28.00 |
| Edición para eliminar información confidencial | Tarifa habitual de una consulta básica |
Las entidades cubiertas por HIPAA no pueden cobrar tarifas que excedan las permitidas por la regulación federal 45 CFR 164. El Departamento de Salud de Washington señala que el Secretario de Salud ajusta estos montos cada dos años según los cambios en el Índice de Precios al Consumidor.
Derecho a corregir registros
Bajo la RCW 70.02.100, los pacientes pueden solicitar por escrito que un proveedor corrija o enmiende información inexacta o incompleta en sus registros médicos. Los proveedores también deben conservar los registros por al menos un año tras recibir una autorización para divulgar información de atención médica, según la RCW 70.02.160.
Destrucción adecuada de registros médicos
Requisitos estatales
Cuando el periodo de retención aplicable ha vencido, Washington exige que los registros médicos se destruyan por medios seguros. Los registros que contengan información médica protegida no pueden desecharse en basureros públicos ni en contenedores de reciclaje.
La WAC 246-101-635 especifica que la información de salud debe destruirse triturándola con una trituradora de corte cruzado o desinfectando adecuadamente los medios electrónicos antes de su eliminación.
Estándares de destrucción de HIPAA
La Oficina de Derechos Civiles de HHS exige que las entidades cubiertas implementen salvaguardas razonables al eliminar información médica protegida. Los métodos de destrucción aceptables incluyen:
Para registros en papel:
- Trituración
- Incineración
- Reducción a pulpa
- Cualquier método que deje la información ilegible e imposible de reconstruir
Para registros electrónicos:
- Borrado (sobrescribir con datos no sensibles mediante productos de software o hardware)
- Purga (desmagnetización o exposición del medio a un campo magnético fuerte)
- Destrucción física (desintegración, pulverización, fundición, incineración o trituración del medio de almacenamiento)
Las entidades cubiertas pueden contratar a un socio comercial para gestionar la eliminación, pero deben tener un Acuerdo de Socio Comercial adecuado y asegurarse de que el contratista siga procedimientos de destrucción conformes con HIPAA.
Cierre de la práctica y transferencia de registros
Cierre de la práctica de un médico
Cuando un médico de Washington cierra o vende una práctica, la Washington Medical Commission exige los siguientes pasos:
- Notificar a los pacientes por escrito sobre el cierre de la práctica y el plan para sus registros
- Dar a los pacientes un plazo razonable (por lo general al menos 30 días) para solicitar la transferencia de sus registros a otro proveedor
- Ofrecer transferir los registros a un proveedor que el paciente designe o devolver los registros directamente al paciente
- Designar un custodio si los registros no pueden transferirse de inmediato. El custodio puede ser otro médico o una empresa comercial de almacenamiento de registros médicos.
- Asegurar que el custodio cumpla con todas las leyes estatales y federales de confidencialidad aplicables
El proveedor debe documentar todas las comunicaciones relacionadas con el cierre y mantener registros de qué pacientes fueron notificados y cómo se gestionaron sus registros.
Cierre de un hospital
Bajo la RCW 70.41.190, si un hospital cesa operaciones, debe hacer arreglos inmediatos, aprobados por el Departamento de Salud del Estado de Washington, para la preservación de sus registros. El hospital no puede simplemente destruir los registros ni abandonarlos al cerrar.
Cierre de un centro de enfermería
De manera similar, la RCW 18.51.300 exige que los centros de enfermería que cesan operaciones hagan arreglos inmediatos, aprobados por el departamento, para la preservación de los registros de atención al paciente.
Cierre de la práctica de un psicólogo
La WAC 246-924-354 exige que los psicólogos establezcan un plan de sucesión por escrito que designe a personas o instalaciones calificadas para manejar las referencias y las solicitudes de registros si el psicólogo se jubila, deja de ejercer o queda incapacitado para trabajar.
Diferencias clave: Washington frente a los requisitos federales
| Requisito | Estado de Washington | Federal (HIPAA/CMS) |
|---|---|---|
| Periodo de retención hospitalaria | 26 años desde la creación (RCW 70.41.190) | CMS: 5 años mínimo |
| Periodo de retención de médicos | Sin mandato legal; 10 años recomendados | Sin mandato de HIPAA; rige la ley estatal |
| Documentación de HIPAA | N/A (regla federal) | 6 años para políticas, autorizaciones, registros de capacitación |
| Tiempo de respuesta de acceso del paciente | 15 días hábiles (RCW 70.02.080) | 30 días bajo el Derecho de Acceso de HIPAA |
| Registros de menores | Varía según el tipo de proveedor | Sin regla federal específica |
Cuando los requisitos estatales y federales difieren, los proveedores deben seguir el estándar que imponga el periodo de retención más largo o la obligación más estricta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservar los hospitales de Washington los registros médicos?
A partir del 27 de julio de 2025, los hospitales de Washington deben conservar todos los registros médicos por un mínimo de 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro, según la RCW 70.41.190 modificada. Esto reemplazó el requisito anterior de 10 años que se medía desde la fecha del alta del paciente.
¿Cuánto tiempo debe un médico de Washington conservar los expedientes de los pacientes?
Washington no tiene un estatuto general que exija a los médicos conservar los registros médicos por un periodo específico. Sin embargo, la Washington Medical Commission recomienda formalmente que los médicos conserven los registros por al menos 10 años a partir de la fecha de la última visita, resurtido de receta, contacto telefónico, prueba u otro contacto del paciente. No seguir esta recomendación podría ser relevante en procesos disciplinarios.
¿Cómo obtengo copias de mis registros médicos en Washington?
Presente una solicitud por escrito a su proveedor de atención médica. Bajo la RCW 70.02.080, el proveedor debe responder dentro de 15 días hábiles. Si hay un retraso, el proveedor debe notificarle y completar la solicitud para el día hábil 21. Los proveedores pueden cobrar hasta $1.24 por página por las primeras 30 páginas, $0.90 por página después de eso, y una tarifa administrativa de $28.
¿Qué sucede con los registros médicos cuando cierra el consultorio de un médico en Washington?
El médico debe notificar a los pacientes por escrito sobre el cierre y proporcionar un plazo razonable (por lo general al menos 30 días) para que los pacientes soliciten la transferencia de sus registros. Si los pacientes no responden, el proveedor debe designar un custodio, como otro médico o una empresa comercial de almacenamiento, para mantener los registros durante el resto del periodo de retención aplicable.
¿HIPAA exige que los registros médicos se conserven por un número específico de años?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retención de registros médicos. Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación relacionada con HIPAA, incluyendo políticas de privacidad, formularios de autorización y registros de capacitación, durante al menos 6 años. La retención de registros médicos se rige por la ley estatal, que en Washington varía según el tipo de proveedor.
Fuentes y referencias
- RCW 70.41.190: Registros médicos de pacientes - Retención y preservación(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.080: Requisitos de examen y copia para el paciente(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.160: Retención del registro(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.100: Corrección o enmienda del registro(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 18.51.300: Retención y preservación de registros de pacientes (centros de enfermería)(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 26.28: Mayoría de edad(app.leg.wa.gov).gov
- Capítulo 70.02 RCW: Registros médicos - Acceso y divulgación de información de atención médica(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-320-166: Gestión de registros médicos hospitalarios(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-924-354: Requisitos de retención de registros para psicólogos(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-08-400: Cobro de proveedores de atención médica por búsqueda y duplicación de registros(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-101-635: Destrucción de información de salud(app.leg.wa.gov).gov
- Washington Medical Commission: Directriz sobre registros médicos (2024)(wmc.wa.gov).gov
- SB 5239: El gobernador firma el proyecto de ley Slatter sobre retención de registros médicos hospitalarios(senatedemocrats.wa.gov).gov
- Condiciones de Participación de CMS: Hospitales(cms.gov).gov
- HHS: ¿Exige HIPAA que las entidades cubiertas conserven los registros médicos por algún periodo?(hhs.gov).gov
- HHS: Regla de Privacidad de HIPAA - Eliminación de información médica protegida(hhs.gov).gov
- HHS: Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- HHS: Derecho de las personas bajo HIPAA a acceder a su información de salud(hhs.gov).gov
- Departamento de Salud de Washington: Registros médicos(doh.wa.gov).gov