Washington
Leyes de Retención de Registros Médicos en Washington (Guía 2026)
Los hospitales de Washington deben conservar los registros médicos durante al menos 26 años a partir de la fecha de creación, según la , modificada por la SB 5239. Los médicos individuales no tienen un mandato legal, pero la Washington Medical Commission recomienda 10 años a partir del último contacto con el paciente. HIPAA no establece su propio periodo de retención de registros médicos.
El estado de Washington tiene reglas detalladas que rigen cuánto tiempo deben conservar los hospitales, médicos y otros proveedores de atención médica los registros médicos de los pacientes. Estos requisitos provienen de una combinación de estatutos estatales, reglas administrativas y regulaciones federales. Entenderlos importa tanto si usted es un paciente que intenta acceder a registros antiguos, un proveedor que gestiona el almacenamiento, o una práctica que planifica su cierre.
Esta guía cubre los periodos de retención actuales, los requisitos federales bajo HIPAA y CMS, los derechos de acceso del paciente, los métodos adecuados de destrucción y qué sucede cuando una práctica médica cierra en Washington.
Retención de registros médicos hospitalarios en Washington
La regla de los 26 años según la RCW 70.41.190
El gobernador de Washington, Bob Ferguson, firmó la SB 5239 como ley el 22 de abril de 2025, cambiando de manera fundamental los requisitos de retención de registros hospitalarios. La nueva ley entró en vigor el 27 de julio de 2025.
Según la RCW 70.41.190 modificada (2025 c 131 s 1), los hospitales deben conservar y preservar todos los registros médicos por un mínimo de 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro. Esto reemplazó el requisito anterior, que exigía la retención durante 10 años tras el alta del paciente.
"Un hospital deberá conservar y preservar todos los registros médicos por un periodo mínimo de 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro."
La ley anterior generaba un problema práctico: los registros sin una fecha de alta clara debían conservarse indefinidamente. Según la senadora Vandana Slatter, patrocinadora del proyecto de ley, solo el UW Medical Center gastaba aproximadamente $750,000 al año en el almacenamiento de registros de décadas de antigüedad.
Qué cubre la nueva ley
El requisito de 26 años aplica a:
- Registros médicos creados antes del 27 de julio de 2025 que el hospital aún conservaba en esa fecha
- Todos los registros médicos creados en o después del 27 de julio de 2025
- Registros en cualquier formato. El estatuto permite que un hospital conserve los registros en papel, microfilm, de forma electrónica o en otros medios.
El requisito de 26 años no alcanza a los registros que el hospital ya no conservaba el 27 de julio de 2025, siempre que el hospital haya cumplido con la versión anterior del estatuto al destruirlos o eliminarlos de otra manera.
WAC 246-320-166: Requisitos administrativos
La WAC 246-320-166 proporciona el marco administrativo para la gestión de registros médicos hospitalarios. Bajo esta regulación, los hospitales deben:
- Mantener la confidencialidad y seguridad de todos los registros de los pacientes
- Iniciar y mantener registros médicos para cada paciente evaluado o tratado
- Asegurar que los registros contengan la identificación del paciente, datos clínicos que respalden el diagnóstico y el tratamiento, documentos de consentimiento firmados, y anotaciones que estén escritas con precisión, firmadas, fechadas y con hora
- Establecer métodos sistemáticos para identificar, archivar y recuperar los registros de los pacientes
- Archivar los registros de forma accesible y conservarlos según la RCW 70.41.190 y el capítulo 5.46 RCW
Requisitos de retención para médicos y otros proveedores
Sin periodo legal obligatorio para médicos
A diferencia de los hospitales, el estado de Washington no tiene un estatuto general que exija a los médicos individuales conservar los registros médicos por un número específico de años. Esta es una distinción importante que muchos proveedores y pacientes malinterpretan.
"No existe una ley general en Washington que exija a un profesional conservar el expediente médico de un paciente por un periodo específico." Washington Medical Commission, Medical Records Guideline GUI2024-01
La Washington Medical Commission (WMC) ha emitido de todos modos una guía formal que recomienda periodos de retención. De acuerdo con la Washington State Medical Association, la WMC recomienda que los profesionales conserven los registros médicos y las radiografías durante al menos:
- Diez años a partir de la fecha de la última visita del paciente, resurtido de receta, contacto telefónico, prueba u otro contacto con el paciente
- Veintiún años a partir de la fecha de nacimiento de un paciente menor de edad
- Seis años a partir de la fecha de fallecimiento del paciente
- Indefinidamente, si el profesional tiene motivos para creer que el paciente es o fue incompetente, existen o existieron preocupaciones importantes relacionadas con la atención del paciente, o el paciente está o es probable que se vea involucrado en un litigio
La WMC también aconseja a los profesionales evaluar si es viable conservar los registros indefinidamente, verificar el periodo de retención que exige su aseguradora de responsabilidad por negligencia médica, e informar a los pacientes cuánto tiempo se conservarán sus registros.
Aunque se trata de recomendaciones y no de mandatos legales, no seguirlas podría influir en procesos de disciplina profesional o en reclamos por negligencia médica. La WMC toma en cuenta las prácticas de retención de registros al evaluar quejas contra médicos.
Periodos de retención para otros tipos de proveedores
Diferentes categorías de proveedores de atención médica en Washington tienen requisitos de retención específicos establecidos por estatuto o reglamento:
| Tipo de proveedor | Periodo mínimo de retención | Autoridad |
|---|---|---|
| Hospitales | 26 años desde la fecha de creación | RCW 70.41.190 |
| Centros de enfermería | 8 años desde el alta más reciente | RCW 18.51.300 |
| Psicólogos | 8 años desde el último contacto con el cliente | WAC 246-924-354 |
| Médicos (recomendado) | 10 años desde el último contacto | Directriz WMC GUI2024-01 |
| Podólogos | 7 años tras finalizar el tratamiento | WAC 246-922-260 |
| Quiroprácticos | 5 años | WAC 246-808-650 |
Registros de pacientes menores de edad
Washington tiene reglas específicas para conservar los registros de pacientes que eran menores de edad al momento del tratamiento:
- Hospitales: 26 años desde la fecha de creación bajo la RCW 70.41.190 modificada. Anteriormente, el mayor entre 10 años tras el alta o 3 años después de que el menor cumpliera 18 años. La nueva regla de 26 años ofrece una protección aún más prolongada en la mayoría de los casos.
- Centros de enfermería: El mayor entre 10 años tras el alta o 3 años después de que el menor cumpla 18 años, bajo la RCW 18.51.300.
- Psicólogos: Hasta que el cliente cumpla 22 años o durante 8 años tras el último contacto, lo que sea más largo, bajo la WAC 246-924-354.
- Médicos (recomendado): La WMC recomienda conservar los registros de un paciente menor de edad durante 21 años a partir de la fecha de nacimiento del paciente.
Cada una de estas reglas se extiende más allá del periodo ordinario de retención para adultos del mismo tipo de proveedor. Si usted solicita registros de su infancia, la conclusión práctica es que estos pueden seguir existiendo mucho después de que cumpla 18 años, y quien los conserva suele ser un hospital y no el médico individual que lo atendió.
Requisitos federales: HIPAA y CMS
Retención de registros bajo HIPAA
Un error común es creer que HIPAA exige que los proveedores de atención médica conserven los registros médicos por un número específico de años. No es así. Ninguna disposición de la Regla de Privacidad de HIPAA establece un periodo de retención para los registros médicos en sí, un punto que el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. también ha señalado en su guía publicada sobre HIPAA. Las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos.
HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación relacionada con HIPAA durante 6 años. Según el 45 CFR 164.530(j)(2), la Regla de Privacidad exige que la documentación se conserve «durante seis años a partir de la fecha de su creación o de la fecha en que dejó de estar vigente, lo que ocurra más tarde». Esto incluye:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Avisos de prácticas de privacidad
- Resolución de quejas
- Registros exigidos de divulgaciones
- Registros de capacitación
- Formularios de autorización del paciente
La Regla de Seguridad impone un requisito paralelo de documentación de 6 años en el 45 CFR 164.316(b)(2)(i), que abarca las políticas y procedimientos de seguridad y los registros escritos de cualquier acción, actividad o evaluación que la Regla de Seguridad exija documentar.
Ambos plazos de 6 años se aplican a la documentación de cumplimiento normativo, no al expediente clínico del paciente, por lo que ninguno de los dos indica cuánto tiempo se conservan los registros médicos. Los proveedores deben cumplir tanto con sus obligaciones estatales de retención como con las reglas de retención de documentación de HIPAA.
HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger la privacidad de los registros médicos durante todo el periodo en que se mantenga la información, incluso hasta su eliminación final.
Condiciones de Participación de CMS
Los hospitales que participan en Medicare y Medicaid deben cumplir con las Condiciones de Participación bajo el 42 CFR 482.24. Estas reglas federales exigen que:
- Se mantenga un registro médico para cada persona evaluada o tratada en el hospital
- Los registros estén escritos con precisión, completados con prontitud, archivados y conservados adecuadamente, y sean accesibles
- El hospital cuente con un sistema para codificar e indexar los registros médicos
Según el (b)(1), los registros médicos deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida durante al menos 5 años. Cuando la ley estatal exige un periodo de retención más largo, como ocurre con el requisito hospitalario de 26 años de Washington, prevalece la ley estatal.
Acceso del paciente a los registros médicos
Derechos bajo la RCW 70.02.080
Los pacientes de Washington tienen el derecho legal de acceder a sus propios registros médicos según la RCW 70.02.080. Cuando un paciente presenta una solicitud por escrito, el proveedor debe responder con la rapidez que las circunstancias requieran, pero a más tardar en 15 días hábiles.
Si el proveedor no puede cumplir con el plazo de 15 días, debe notificar al paciente para esa fecha, explicar el motivo del retraso y completar la solicitud a más tardar el día hábil 21.
A solicitud, los proveedores deben:
- Poner los registros a disposición para su examen durante el horario laboral regular
- Proporcionar copias si se solicitan
- Informar a los pacientes si los registros no existen o no pueden localizarse
- Identificar a otros proveedores que puedan tener la información solicitada
- Explicar cualquier código o abreviatura utilizada en los registros
Tarifas por copias
Según la WAC 246-08-400, los proveedores pueden cobrar las siguientes tarifas máximas por copias de registros médicos:
| Tipo de tarifa | Monto máximo |
|---|---|
| Primeras 30 páginas | $1.24 por página |
| Páginas adicionales (más de 30) | $0.94 por página |
| Tarifa de búsqueda y gestión administrativa | $28.00 |
| Edición para eliminar información confidencial | Tarifa habitual de una consulta básica |
Las entidades cubiertas por HIPAA no pueden cobrar tarifas que excedan las permitidas por el 45 CFR 164.524. El Departamento de Salud de Washington señala que el Secretario de Salud ajusta estos montos cada dos años según los cambios en el Índice de Precios al Consumidor, por lo que conviene confirmar las cifras vigentes antes de cuestionar un cobro.
Derecho a corregir registros
Según la RCW 70.02.100, los pacientes pueden solicitar por escrito que un proveedor corrija o enmiende información inexacta o incompleta en sus registros médicos. Los proveedores también deben conservar los registros durante al menos un año tras recibir una autorización para divulgar información de atención médica, según la RCW 70.02.160.
Destrucción adecuada de registros médicos
Requisitos estatales
Cuando el periodo de retención aplicable ha vencido, Washington exige que los registros que contengan información de salud personal se destruyan por medios seguros. Según la RCW 19.215.020, parte del capítulo 19.215 RCW sobre eliminación de información personal, una entidad debe tomar todas las medidas razonables para destruir, o disponer que se destruya, la información financiera y de salud personal contenida en los registros bajo su custodia o control cuando elimine registros que ya no conservará.
Ese estatuto establece un estándar de razonabilidad en lugar de prescribir un método específico. El referente práctico proviene de la ley federal: la directriz de la Washington Medical Commission señala que la Regla de Privacidad de HIPAA prohíbe desechar registros digitales y en papel que contengan información confidencial en un contenedor de basura público o de reciclaje, a menos que hayan sido convertidos en ilegibles o indescifrables mediante trituración, incineración u otro método de destrucción.
La WMC también aconseja que los profesionales den a los pacientes la oportunidad de reclamar sus registros, o de que estos se envíen a otro profesional, antes de que los registros sean destruidos.
Estándares de destrucción de HIPAA
Para los registros electrónicos, el 45 CFR 164.310(d)(2) exige que las entidades cubiertas implementen políticas y procedimientos que aborden la disposición final de la información de salud protegida electrónica y del hardware o medio electrónico en el que se almacena, además de procedimientos para eliminar esa información de los medios antes de que estos se reutilicen.
Las entidades cubiertas pueden contratar a un proveedor externo para gestionar la eliminación. Según el 45 CFR 164.308(b)(1), la entidad cubierta debe obtener primero garantías satisfactorias, documentadas en un contrato escrito u otro acuerdo que cumpla con el (a), de que el socio comercial protegerá adecuadamente la información.
Cierre de la práctica y transferencia de registros
Cierre de la práctica de un médico
Cuando un médico de Washington cierra una práctica, la Washington Medical Commission recomienda los siguientes pasos en la Directriz GUI2024-01:
- Notificar a los pacientes activos y a los pacientes atendidos en los tres años anteriores antes de que la práctica cierre.
- Dar aviso con al menos 30 días de anticipación, siendo 90 días la mejor práctica.
- Entregar el aviso por al menos uno, y preferiblemente todos, de estos medios: una carta individual a la última dirección conocida del paciente, comunicación electrónica cuando ese sea un medio habitual de comunicación clínica con el paciente, y un aviso en el sitio web de la práctica.
- Incluir los detalles prácticos en el aviso: el nombre, número de teléfono y dirección postal de la entidad o agente a contactar para obtener los registros; cómo se pueden obtener o transferir los registros; el formato de los registros; cuánto tiempo se conservarán los registros antes de destruirse; y el costo de recuperar o transferir los registros según se define en el capítulo 70.02 RCW.
- Designar un custodio si es necesario. Un profesional puede contratar a un tercero para que actúe como custodio, y ese custodio debe cumplir con las leyes de confidencialidad federales y estatales aplicables.
La obligación de poner los registros médicos a disposición de los pacientes y otros profesionales continúa después de que la práctica cierra. Si una práctica cierra porque el profesional falleció, el patrimonio del profesional pasa a ser el propietario de los registros, y la WMC alienta al patrimonio a notificar a los pacientes.
Cierre de un hospital
Según la RCW 70.41.190, si un hospital cesa operaciones, debe hacer arreglos inmediatos, aprobados por el Departamento de Salud del Estado de Washington, para la preservación de sus registros. El hospital no puede simplemente destruir los registros ni abandonarlos al cerrar.
Cierre de un centro de enfermería
De manera similar, la RCW 18.51.300 exige que los centros de enfermería que cesan operaciones hagan arreglos inmediatos, aprobados por el departamento, para la preservación de los registros de atención al paciente.
Cierre de la práctica de un psicólogo
La WAC 246-924-354 exige que los psicólogos establezcan un plan de sucesión por escrito que designe a personas o instalaciones calificadas para gestionar las referencias y las solicitudes de registros si el psicólogo se jubila, deja de ejercer o queda incapacitado para trabajar.
Diferencias clave: Washington frente a los requisitos federales
| Requisito | Estado de Washington | Federal (HIPAA/CMS) |
|---|---|---|
| Periodo de retención hospitalaria | 26 años desde la creación (RCW 70.41.190) | CMS: 5 años mínimo |
| Periodo de retención de médicos | Sin mandato legal; 10 años recomendados | Sin mandato de HIPAA; rige la ley estatal |
| Documentación de HIPAA | N/A (regla federal) | 6 años para políticas, autorizaciones, registros de capacitación |
| Tiempo de respuesta de acceso del paciente | 15 días hábiles (RCW 70.02.080) | 30 días según el 45 CFR 164.524 |
| Registros de menores | Varía según el tipo de proveedor | Sin regla federal específica |
Cuando los requisitos estatales y federales difieren, los proveedores deben seguir el estándar que imponga el periodo de retención más largo o la obligación más estricta.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservar los hospitales de Washington los registros médicos?
A partir del 27 de julio de 2025, los hospitales de Washington deben conservar todos los registros médicos por un mínimo de 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro, según la RCW 70.41.190 modificada. Esto reemplazó el requisito anterior de 10 años, que se medía desde la fecha del alta del paciente.
¿Cuánto tiempo debe un médico de Washington conservar los expedientes de los pacientes?
Washington no tiene un estatuto general que exija a los médicos conservar los registros médicos por un periodo específico. La Washington Medical Commission recomienda conservar los registros durante al menos 10 años a partir de la última visita del paciente, resurtido de receta, contacto telefónico, prueba u otro contacto; 21 años a partir de la fecha de nacimiento de un paciente menor de edad; y 6 años a partir de la fecha de fallecimiento del paciente. Recomienda la retención indefinida cuando el paciente es o fue incompetente, existen preocupaciones importantes sobre la atención del paciente, o es probable que haya litigio.
¿Cómo obtengo copias de mis registros médicos en Washington?
Presente una solicitud por escrito a su proveedor de atención médica. Según la RCW 70.02.080, el proveedor debe responder dentro de 15 días hábiles. Si hay un retraso, el proveedor debe notificarle y completar la solicitud a más tardar el día hábil 21. Según la WAC 246-08-400, los proveedores pueden cobrar hasta $1.24 por página por las primeras 30 páginas, $0.94 por página después de eso, y una tarifa de búsqueda y gestión administrativa de $28. El Departamento de Salud ajusta estos montos cada dos años, así que confirme las cifras vigentes.
¿Qué sucede con los registros médicos cuando cierra el consultorio de un médico en Washington?
La Washington Medical Commission recomienda que el médico notifique a los pacientes activos y a los pacientes atendidos en los tres años anteriores con al menos 30 días de anticipación al cierre, siendo 90 días la mejor práctica. El aviso puede entregarse por carta a la última dirección conocida, por comunicación electrónica cuando eso sea habitual para la práctica, o mediante un aviso en el sitio web de la práctica, y debe indicar cómo obtener o transferir los registros. Un profesional puede contratar a un custodio externo, quien debe cumplir con las leyes de confidencialidad estatales y federales. La obligación de poner los registros a disposición continúa después de que la práctica cierra.
¿HIPAA exige que los registros médicos se conserven por un número específico de años?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retención de registros médicos. Sin embargo, el 45 CFR 164.530(j) exige que las entidades cubiertas conserven la documentación relacionada con HIPAA, incluidas las políticas de privacidad, los formularios de autorización y los registros de capacitación, durante al menos 6 años, y la Regla de Seguridad establece una regla paralela de 6 años para su propia documentación en el 45 CFR 164.316(b)(2)(i). Ambos plazos se aplican a la documentación de cumplimiento normativo, no al expediente del paciente. La retención de registros médicos se rige por la ley estatal, que en Washington varía según el tipo de proveedor.
¿Durante cuánto tiempo se conservan los registros médicos de un menor en Washington?
Depende de quién los conserve. Un hospital debe conservarlos 26 años a partir de la fecha en que se creó el registro (RCW 70.41.190). Un centro de enfermería debe conservarlos hasta 3 años después de que el menor cumpla 18 años o 10 años después del alta, lo que sea más largo (RCW 18.51.300). Un psicólogo los conserva hasta que el cliente cumpla 22 años o durante 8 años tras el último contacto, lo que sea más largo (WAC 246-924-354). La Washington Medical Commission recomienda que los médicos los conserven durante 21 años a partir de la fecha de nacimiento del paciente.
Actualizaciones
Ley aplicable revisada en busca de cambios recientes
Ley aplicable revisada en busca de cambios recientes
Se corrigió el nombre del gobernador que firmó la ley de registros hospitalarios de 2025 (Bob Ferguson, no Jay Inslee), se confirmó la obligación de retención hospitalaria de 26 años bajo la RCW 70.41.190 vigente desde el 27 de julio de 2025, y se precisaron las citas de HIPAA correspondientes al 45 CFR 164.530(j)(2) y al 45 CFR 164.316(b)(2)(i).
Verificado de forma independiente contra las fuentes primarias citadas
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en 13 disposiciones legales conservadas en nuestro propio registro jurídico, cada una obtenida de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 51 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 18 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2024
Casos destacados: United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533) · United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12) · NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.308Administrative safeguards.Vigentecitada en 2 de nuestros artículos
(a) A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (1)(i) Standard: Security management process. Implement policies and procedures to prevent, detect, contain, and correct security violations. (ii) Implementation specifications: (A) Risk analysis (Required). Conduct an accurate and thorough assessment of the potential risks and vulnerabilities to the confidentiality, integrity, and availability of electronic protected health information held by the covered entity or business associate. (B) Risk management (Required). Implement security measures sufficient to reduce risks and vulnerabilities to a reasonable and appropriate level to comply with § 164.306(a). (C) Sanction policy (Required). Apply appropriate sanctions against workforce members who fail to comply with the security policies and procedures of the covered entity or business associate. (D) Information system activity review (Required). Implement procedures to regularly review records of information system activity, such as audit logs, access reports, and security incident tracking reports. (2) Standard: Assigned security responsibility.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 12 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: United States Ex Rel. Sheldon v. Kettering Health Network (Court of Appeals for the Sixth Circuit 2016, 816 F.3d 399) · Florida Ex Rel. Attorney General v. United States Department of Health & Human Services (Court of Appeals for the Eleventh Circuit 2011, 648 F.3d 1235) · Weinberg v. Advanced Data Processing, Inc. (District Court, S.D. Florida 2015, 147 F. Supp. 3d 1359)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.310Physical safeguards.Vigentecitada en 3 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a)(1) Standard: Facility access controls. Implement policies and procedures to limit physical access to its electronic information systems and the facility or facilities in which they are housed, while ensuring that properly authorized access is allowed. (2) Implementation specifications: (i) Contingency operations (Addressable). Establish (and implement as needed) procedures that allow facility access in support of restoration of lost data under the disaster recovery plan and emergency mode operations plan in the event of an emergency. (ii) Facility security plan (Addressable). Implement policies and procedures to safeguard the facility and the equipment therein from unauthorized physical access, tampering, and theft. (iii) Access control and validation procedures (Addressable). Implement procedures to control and validate a person's access to facilities based on their role or function, including visitor control, and control of access to software programs for testing and revision. (iv) Maintenance records (Addressable).
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 2 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: Wentworth-Douglass Hospital v. Young (District Court, D. New Hampshire 2012, 2012 DNH 057) · Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.314Organizational requirements.Vigente
(a)(1) Standard: Business associate contracts or other arrangements. The contract or other arrangement required by § 164.308(b)(3) must meet the requirements of paragraph (a)(2)(i), (a)(2)(ii), or (a)(2)(iii) of this section, as applicable. (2) Implementation specifications (Required) —(i) Business associate contracts. The contract must provide that the business associate will— (A) Comply with the applicable requirements of this subpart; (B) In accordance with § 164.308(b)(2), ensure that any subcontractors that create, receive, maintain, or transmit electronic protected health information on behalf of the business associate agree to comply with the applicable requirements of this subpart by entering into a contract or other arrangement that complies with this section; and (C) Report to the covered entity any security incident of which it becomes aware, including breaches of unsecured protected health information as required by § 164.410. (ii) Other arrangements. The covered entity is in compliance with paragraph (a)(1) of this section if it has another arrangement in place that meets the requirements of § 164.504(e)(3). (iii) Business associate contracts with subcontractors.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
§ 164.316Policies and procedures and documentation requirements.Vigentecitada en 6 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a) Standard: Policies and procedures. Implement reasonable and appropriate policies and procedures to comply with the standards, implementation specifications, or other requirements of this subpart, taking into account those factors specified in § 164.306(b)(2)(i), (ii), (iii), and (iv). This standard is not to be construed to permit or excuse an action that violates any other standard, implementation specification, or other requirements of this subpart. A covered entity or business associate may change its policies and procedures at any time, provided that the changes are documented and are implemented in accordance with this subpart. (b)(1) Standard: Documentation. (i) Maintain the policies and procedures implemented to comply with this subpart in written (which may be electronic) form; and (ii) If an action, activity or assessment is required by this subpart to be documented, maintain a written (which may be electronic) record of the action, activity, or assessment. (2) Implementation specifications: (i) Time limit (Required).
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 1 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 21 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 88 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078) · Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666) · Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-28 · Lea la sección completa en ecfr.gov
Citada en 23 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2025
Casos destacados: Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718) · Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134) · Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)
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Revised Code of Washington
§ 18.51.300Retention and preservation of records of patients.Vigente
Unless specified otherwise by the department, a nursing home shall retain and preserve all records which relate directly to the care and treatment of a patient for a period of no less than eight years following the most recent discharge of the patient; except the records of minors, which shall be retained and preserved for a period of no less than three years following attainment of the age of eighteen years, or ten years following such discharge, whichever is longer. If a nursing home ceases operations, it shall make immediate arrangements, as approved by the department, for preservation of its records. The department shall by regulation define the type of records and the information required to be included in the records to be retained and preserved under this section; which records may be retained in photographic form pursuant to chapter 5.46 RCW.
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§ 19.215.020Destruction of information—Liability—Exception—Civil action.Vigente
(1) An entity must take all reasonable steps to destroy, or arrange for the destruction of, personal financial and health information and personal identification numbers issued by government entities in an individual's records within its custody or control when the entity is disposing of records that it will no longer retain. (2) An entity is not liable under this section for records it has relinquished to the custody and control of the individual to whom the records pertain. (3) This subsection [section] does not apply to the disposal of records by a transfer of the records, not otherwise prohibited by law, to another entity, including a transfer to archive or otherwise preserve public records as required by law. (4) An individual injured by the failure of an entity to comply with subsection (1) of this section may bring a civil action in a court of competent jurisdiction.
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§ 70.02.080Patient's examination and copying—Requirements.Vigente
(1) Upon receipt of a written request from a patient to examine or copy all or part of the patient's recorded health care information, a health care provider, as promptly as required under the circumstances, but no later than fifteen working days after receiving the request shall: (a) Make the information available for examination during regular business hours and provide a copy, if requested, to the patient; (b) Inform the patient if the information does not exist or cannot be found; (c) If the health care provider does not maintain a record of the information, inform the patient and provide the name and address, if known, of the health care provider who maintains the record; (d) If the information is in use or unusual circumstances have delayed handling the request, inform the patient and specify in writing the reasons for the delay and the earliest date, not later than twenty-one working days after receiving the request, when the information will be available for examination or copying or when the request will be otherwise disposed of; or (e) Deny the request, in whole or in part, under RCW 70.02.090 and inform the patient.
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Citada en 5 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2025
Casos destacados: Wynn v. Earin (Court of Appeals of Washington 2005, 131 Wash. App. 28) · Neel v. Luther Child Center (Court of Appeals of Washington 1999, 98 Wash. App. 390) · Debra Stevens, Appellant/cr-respondent V. Craig Jonov, M.d., Respondent/cr-appellants (Court of Appeals of Washington 2025)
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§ 70.02.100Correction or amendment of record.Vigente
(1) For purposes of accuracy or completeness, a patient may request in writing that a health care provider correct or amend its record of the patient's health care information to which a patient has access under RCW 70.02.080. (2) As promptly as required under the circumstances, but no later than ten days after receiving a request from a patient to correct or amend its record of the patient's health care information, the health care provider shall: (a) Make the requested correction or amendment and inform the patient of the action; (b) Inform the patient if the record no longer exists or cannot be found; (c) If the health care provider does not maintain the record, inform the patient and provide the patient with the name and address, if known, of the person who maintains the record; (d) If the record is in use or unusual circumstances have delayed the handling of the correction or amendment request, inform the patient and specify in writing, the earliest date, not later than twenty-one days after receiving the request, when the correction or amendment will be made or when the request will otherwise be disposed of; or (e) Inform the patient in writing of the provider's…
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Citada en 1 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2026
Casos destacados: Michelle Zimmerman V. King County (Court of Appeals of Washington 2026)
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§ 70.02.160Retention of record.Vigente
A health care provider shall maintain a record of existing health care information for at least one year following receipt of an authorization to disclose that health care information under RCW 70.02.040, and during the pendency of a request for examination and copying under RCW 70.02.080 or a request for correction or amendment under RCW 70.02.100.
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Citada en 1 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2025
Casos destacados: Debra Stevens, Appellant/cr-respondent V. Craig Jonov, M.d., Respondent/cr-appellants (Court of Appeals of Washington 2025)
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§ 70.41.190Medical records of patients—Retention and preservation.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
(1) A hospital shall retain and preserve all medical records for a minimum period of 26 years from the date the record was created. A hospital may retain medical records on paper, microfilm, electronically, or on other media. (a) This subsection applies to: (i) Medical records created prior to July 27, 2025, and retained or preserved by the hospital on July 27, 2025; and (ii) Medical records created on or after July 27, 2025. (b) This subsection does not apply to medical records no longer retained and preserved by the hospital on July 27, 2025, if the hospital complied with this section as it existed prior to July 27, 2025, when it destroyed or otherwise disposed of the records. (c) This subsection does not exempt hospitals from compliance with any other record retention requirements. (2) All information collected at each unique visit is considered a medical record for the purposes of this section. (3) If a hospital ceases operations, it shall make immediate arrangements, as approved by the department, for preservation of its records.
Texto oficial (extracto) · al 2026-07-29 · Lea la sección completa en app.leg.wa.gov
Citada en 2 opiniones judicialesAplicada por un tribunal por última vez: 2025
Casos destacados: Debra Stevens, Appellant/cr-respondent V. Craig Jonov, M.d., Respondent/cr-appellants (Court of Appeals of Washington 2025) · Lumumba v. Pierce County (District Court, W.D. Washington 2025)
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Explore la ley
Este artículo también se apoya en estas leyes y capítulos (abriendo en su primera sección): Revised Code of Washington § 70.02.005 (Findings.)
Leyes relacionadas para lectura adicional; no forman parte de las citas de este artículo.
Fuentes y referencias
- RCW 70.41.190: Registros médicos de pacientes - Retención y preservación(app.leg.wa.gov).gov
- Substitute Senate Bill 5239 (SSB 5239), Capítulo 131, Leyes de 2025 (ley de sesión promulgada, aprobada el 22 de abril de 2025)(lawfilesext.leg.wa.gov).gov
- Legislatura del Estado de Washington: resumen e historial del proyecto de ley SSB 5239 (2025)(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.080: Requisitos de examen y copia para el paciente(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.160: Retención del registro(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 70.02.100: Corrección o enmienda del registro(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 18.51.300: Retención y preservación de registros de pacientes (centros de enfermería)(app.leg.wa.gov).gov
- Capítulo 70.02 RCW: Registros médicos - Acceso y divulgación de información de atención médica(app.leg.wa.gov).gov
- RCW 19.215.020: Destrucción de información, responsabilidad, excepción, acción civil (capítulo 19.215 RCW, Eliminación de información personal)(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-320-166: Gestión de registros médicos hospitalarios(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-924-354: Requisitos de retención de registros para psicólogos(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-922-260: Podólogos - Mantenimiento de registros de pacientes (7 años)(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-808-650: Quiroprácticos - Mantenimiento y retención de registros de pacientes (5 años)(app.leg.wa.gov).gov
- WAC 246-08-400: Cobro de los proveedores de atención médica por la búsqueda y duplicación de registros(app.leg.wa.gov).gov
- Washington Medical Commission: Directriz sobre Registros Médicos GUI2024-01 (adoptada el 26 de abril de 2024)(wmc.wa.gov).gov
- SB 5239: El gobernador firma el proyecto de ley Slatter sobre retención de registros médicos hospitalarios(senatedemocrats.wa.gov).gov
- 42 CFR 482.24: Condición de participación - Registros médicos (retención de 5 años)(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.530(j): Documentación de la Regla de Privacidad y periodo de retención de seis años(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.316: Políticas, procedimientos y requisitos de documentación de la Regla de Seguridad (retención de documentación de 6 años en el inciso (b)(2)(i))(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524: Acceso de las personas a la información de salud protegida(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.310: Salvaguardas físicas - controles de dispositivos y medios, eliminación y reutilización de medios(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.308: Salvaguardas administrativas - contratos con socios comerciales(ecfr.gov).gov
- Condiciones de Participación de CMS: Hospitales(cms.gov).gov
- HHS: ¿Exige HIPAA que las entidades cubiertas conserven los registros médicos por algún periodo?(hhs.gov).gov
- HHS: Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- HHS: Derecho de las personas bajo HIPAA a acceder a su información de salud(hhs.gov).gov
- Departamento de Salud de Washington: Registros médicos(doh.wa.gov).gov