Hawaii
Leyes de Retencion de Expedientes Medicos de Hawai (Guia 2026)
Los proveedores de atencion medica de Hawai deben conservar los expedientes medicos completos durante un minimo de 7 anos despues de la ultima anotacion de datos, y la informacion basica del paciente durante 25 anos despues de la ultima anotacion, conforme a HRS Section 622-58. Los expedientes de menores deben conservarse durante todo el periodo de la minoria de edad mas 7 anos adicionales.
La ley de Hawai establece requisitos claros sobre cuanto tiempo deben conservar los hospitales, medicos y otros proveedores de atencion medica los expedientes medicos de los pacientes. La ley principal que rige esta materia es Hawaii Revised Statutes (HRS) Section 622-58, que establece un periodo minimo de retencion de 7 anos para los expedientes medicos completos y un periodo de retencion de 25 anos para la informacion basica del paciente.
Ya sea que usted sea un paciente que intenta acceder a expedientes antiguos, un medico que planifica su jubilacion o un administrador de hospital que gestiona el cumplimiento, comprender estos requisitos es esencial. Esta guia cubre todos los aspectos de las leyes de retencion de expedientes medicos de Hawai, incluida su interaccion con las regulaciones federales conforme a HIPAA y CMS.
Cuanto tiempo deben conservarse los expedientes medicos en Hawai?
Conforme a HRS Section 622-58(a), los proveedores de atencion medica en Hawai deben conservar los expedientes medicos en su forma original o reproducida durante un minimo de 7 anos despues de la ultima anotacion de datos.
Este plazo de 7 anos comienza a partir de la fecha de la anotacion mas reciente en el expediente del paciente, no de la fecha de la primera consulta ni de la fecha del alta. Si un paciente regresa para una consulta de seguimiento anos despues, el periodo de retencion se reinicia a partir de esa nueva fecha de anotacion.
La ley permite almacenar los expedientes en varios formatos, incluidos el papel original, el microfilm, los escaneos digitales o cualquier otro proceso de reproduccion fotografica. El unico requisito es que el metodo utilizado debe crear un registro inalterable del original.
Reglas de retencion para pacientes menores de edad
La ley de Hawai brinda protecciones extendidas para los expedientes de menores. Conforme a HRS Section 622-58(a), los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse durante todo el periodo de la minoria de edad mas 7 anos despues de que el menor alcance la mayoria de edad.
Dado que la mayoria de edad en Hawai es 18 anos, esto significa que los expedientes medicos de un nino deben conservarse hasta que cumpla al menos 25 anos. Para un recien nacido, esto genera una obligacion de retencion de hasta 25 anos. Para un nino que tenia 10 anos al momento de su ultima consulta medica, los expedientes deben conservarse durante al menos 15 anos (8 anos de minoria de edad restante mas 7 anos despues de cumplir 18).
Este periodo extendido existe porque los menores no pueden presentar sus propias reclamaciones legales. Para cuando alcancen la adultez y puedan iniciar una accion por negligencia medica u otra accion legal, necesitan acceso a sus expedientes medicos de la infancia.
Requisitos de retencion: hospital frente a medico
Aunque HRS Section 622-58 se aplica a todos los proveedores de atencion medica, la ley hace una distincion importante entre medicos/cirujanos e instalaciones de atencion medica en cuanto a la informacion basica que debe preservarse despues de que se destruya el expediente completo.
Requisitos para medicos y cirujanos
Los medicos y cirujanos individuales en practica privada deben cumplir con el mismo periodo minimo de retencion de 7 anos para los expedientes medicos completos. Despues de ese periodo, si un medico decide destruir el expediente completo, debe conservar la siguiente informacion basica durante 25 anos despues de la ultima anotacion:
- Nombre y fecha de nacimiento del paciente
- Una lista de diagnosticos fechados y tratamientos invasivos
- Un registro de todos los medicamentos recetados o administrados
Este requisito de informacion basica conforme a HRS Section 622-58(d) garantiza que, incluso decadas despues, exista un registro central de la atencion que recibio el paciente.
Requisitos para hospitales e instalaciones de atencion medica
Los hospitales y otras instalaciones de atencion medica (segun se definen en HRS Section 323D-2) tienen un requisito de informacion basica mas amplio. Despues de destruir los expedientes completos pasada la marca de los 7 anos, las instalaciones deben preservar lo siguiente durante 25 anos:
- Nombre y fecha de nacimiento del paciente
- Fechas de ingreso y alta
- Nombres de los medicos tratantes
- Diagnostico final
- Procedimientos importantes realizados
- Informes operatorios
- Informes de patologia
- Resumenes de alta
Este requisito mas amplio refleja la atencion tipicamente mas compleja que se brinda en entornos hospitalarios, donde pueden intervenir multiples proveedores y son comunes los procedimientos quirurgicos o invasivos.
Expedientes de imagenologia y diagnostico
Conforme a HRS Section 622-58(c), las placas de rayos X, los trazados de electroencefalograma (EEG) y expedientes de imagenologia similares deben conservarse durante al menos 7 anos. Despues de ese periodo, el proveedor puede devolver los expedientes de imagenologia al paciente o destruirlos.
Esta disposicion brinda a los pacientes la oportunidad de tomar posesion de sus propios expedientes de imagenologia antes de que se produzca su destruccion.
Quien califica como proveedor de atencion medica bajo esta ley?
HRS Section 622-58(f) define "proveedor de atencion medica" por referencia a HRS Section 671-1, que forma parte de la ley de Conciliacion de Reclamaciones Medicas de Hawai. Esta definicion es amplia e incluye:
- Medicos y cirujanos
- Dentistas
- Enfermeras y enfermeras registradas de practica avanzada
- Psicologos
- Hospitales y centros medicos
- Clinicas e instalaciones de atencion medica
- Otros profesionales de la salud con licencia que actuan dentro de su ambito de practica
En esencia, cualquier profesional o instalacion de atencion medica con licencia que cree expedientes medicos en el curso de la atencion al paciente en Hawai esta sujeto a HRS Section 622-58.
Expedientes exentos de los requisitos de retencion
HRS Section 622-58(b) enumera varias categorias de expedientes que estan exentos de los requisitos estandar de retencion:
- Expedientes de examenes masivos de salud publica
- Expedientes de salud de los alumnos y expedientes relacionados de la sala de salud escolar
- Expedientes del programa de examenes preescolares
- Informes de enfermedades transmisibles
- Proyectos epidemiologicos de pruebas masivas y expedientes de estudios, incluidos los consentimientos
- Consentimientos de aplicacion topica de fluor
- Cuadernillos de pruebas psicologicas
- Copias de laboratorio de informes que estan duplicados dentro del expediente medico principal
- Copias de farmacia de recetas que estan duplicadas dentro del expediente medico principal
- Perfiles de medicamentos del paciente que estan duplicados dentro del expediente medico principal
- Ordenes de dietas especiales de los nutricionistas del hospital que estan duplicadas dentro del expediente medico principal
- Expedientes de casos de las enfermeras de salud publica que no contienen ninguna anotacion directa de un medico
- Expedientes de casos de los trabajadores sociales
- Estudios diagnosticos o evaluativos para el Department of Education u otras agencias estatales
El hilo comun entre estas exenciones es que los expedientes cumplen un proposito distinto de salud publica, estan duplicados dentro del expediente medico principal o no involucran directamente a un medico.
Requisitos federales: HIPAA y la retencion de expedientes medicos
Muchos pacientes y proveedores suponen que HIPAA (la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Medico) establece un minimo federal sobre cuanto tiempo deben conservarse los expedientes medicos. No lo hace.
Segun el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retencion de expedientes medicos. En cambio, las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los expedientes.
Sin embargo, HIPAA si impone requisitos importantes que afectan la gestion de expedientes en Hawai:
Requisitos de la Regla de Privacidad de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA (45 CFR Part 164) exige a las entidades cubiertas:
- Aplicar salvaguardas administrativas, tecnicas y fisicas apropiadas para proteger la privacidad de la informacion de salud protegida (PHI) mientras existan los expedientes
- Implementar salvaguardas razonables para evitar el acceso no autorizado
- Mantener la documentacion de las politicas y procedimientos de HIPAA durante 6 anos a partir de la fecha de creacion o de la fecha en que la politica estuvo vigente por ultima vez, lo que ocurra despues
Este requisito de documentacion de HIPAA de 6 anos se aplica a los propios expedientes de cumplimiento del proveedor, no a los expedientes medicos de los pacientes. Dado que el periodo de retencion de 7 anos de Hawai excede el requisito de documentacion de 6 anos de HIPAA, los proveedores que cumplen con la ley de Hawai generalmente satisfaran esta obligacion federal.
Regla de Seguridad de HIPAA para expedientes electronicos
Los proveedores que almacenan expedientes medicos electronicamente tambien deben cumplir con la Regla de Seguridad de HIPAA, que exige:
- Controles de acceso que limiten quien puede ver los expedientes de los pacientes
- Controles de auditoria que registren quien accedio a los expedientes y cuando
- Cifrado de la PHI electronica durante la transmision y, cuando corresponda, en reposo
- Evaluaciones periodicas de riesgo de los sistemas de expedientes electronicos
Estos requisitos de seguridad se aplican durante todo el periodo de retencion y durante el proceso de destruccion.
Requisitos de CMS y Medicare para los expedientes
Los proveedores de atencion medica que participan en Medicare tambien deben cumplir con las Condiciones de Participacion de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS). Conforme a 42 CFR Section 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben mantener un expediente medico de cada paciente evaluado o tratado.
CMS exige a los proveedores de Medicare conservar los expedientes medicos durante al menos 7 anos a partir de la fecha del servicio. Para los proveedores de Hawai, esto se alinea con el requisito estatal, pero con una diferencia clave: el plazo de CMS corre a partir de la fecha del servicio, mientras que el plazo de Hawai corre a partir de la ultima anotacion de datos. En la practica, el requisito de Hawai a menudo resulta en un periodo de retencion efectivo mas largo.
Ademas, CMS exige que los expedientes medicos sean:
- Redactados con precision, completados con prontitud y archivados correctamente
- Accesibles para los profesionales autorizados
- Protegidos contra el acceso no autorizado
- Organizados para facilitar la recuperacion de datos con fines clinicos, de investigacion y administrativos
Acceso del paciente a los expedientes medicos en Hawai
Los pacientes en Hawai tienen derecho a obtener copias de sus expedientes medicos conforme a la ley estatal y federal.
Ley estatal: HRS Section 622-57
Conforme a HRS Section 622-57, cuando un paciente solicita copias de sus expedientes medicos, el proveedor debe poner esas copias a disposicion, a menos que el proveedor considere que la divulgacion seria perjudicial para la salud del paciente.
Si un proveedor retiene los expedientes por ese motivo, debe informar al paciente que los expedientes pueden entregarse al abogado del paciente mediante la presentacion de una autorizacion escrita adecuada firmada por el paciente.
Cuando un abogado solicita expedientes con la autorizacion adecuada del paciente, el proveedor debe entregar copias completas y precisas dentro de 10 dias habiles.
El paciente o la parte solicitante es responsable de los costos razonables de copiado.
Ley federal: Derecho de acceso de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA en 45 CFR Section 164.524 otorga a los pacientes un amplio derecho a acceder a su informacion de salud protegida en todos los conjuntos de expedientes designados que mantienen las entidades cubiertas.
Las disposiciones clave del derecho de acceso de HIPAA incluyen:
- Los proveedores deben atender la solicitud de acceso del paciente dentro de 30 dias de haberla recibido
- Los pacientes pueden solicitar los expedientes en un formato especifico (como electronico), y los proveedores deben cumplir si el formato es facilmente producible
- Los proveedores solo pueden cobrar una tarifa razonable basada en el costo, limitada a mano de obra, insumos y franqueo
- Existen excepciones limitadas, incluidas las notas de psicoterapia y la informacion recopilada para procedimientos legales
Para los pacientes de Hawai, HIPAA brinda un derecho de acceso mas solido que la ley estatal en algunos aspectos, porque no incluye la excepcion de "perjudicial para la salud" que permite HRS Section 622-57.
Destruccion adecuada de los expedientes medicos
Cuando el periodo de retencion ha vencido, la ley de Hawai permite la destruccion de los expedientes medicos, pero con condiciones especificas.
Requisitos estatales
Conforme a HRS Section 622-58(d), los expedientes medicos pueden destruirse despues del periodo de retencion de 7 anos de una manera que preserve la confidencialidad de la informacion del expediente. La ley exige que el proveedor conserve la informacion basica descrita anteriormente (nombre del paciente, diagnosticos, tratamientos, medicamentos para los medicos; un conjunto mas amplio de datos para las instalaciones) durante 25 anos.
Requisitos de eliminacion de HIPAA
La orientacion del HHS sobre la eliminacion de la informacion de salud protegida especifica que las entidades cubiertas deben usar salvaguardas apropiadas al destruir los expedientes:
Para expedientes en papel:
- Triturar, quemar, convertir en pulpa o pulverizar de modo que la PHI quede ilegible y no pueda reconstruirse
- Simplemente colocar los expedientes en un contenedor de basura accesible al publico no es un metodo aceptable
Para expedientes electronicos:
- Borrado (sobrescribir el medio con datos no sensibles usando software certificado)
- Purgado (desmagnetizar o exponer el medio a un campo magnetico fuerte)
- Destruccion fisica (desintegrar, pulverizar, fundir, incinerar o triturar el medio de almacenamiento)
Los proveedores pueden contratar a un socio comercial para gestionar la destruccion, pero deben tener un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) firmado que exija al socio salvaguardar adecuadamente la PHI durante el proceso de eliminacion.
Requisitos por cierre de consultorio y sucesion
La ley de Hawai impone obligaciones especificas a los proveedores que cierran su consultorio, se jubilan o transfieren su consultorio a otra entidad.
Antes de cesar operaciones
Conforme a HRS Section 622-58, antes de que un proveedor de atencion medica cese operaciones, el proveedor debe tomar medidas inmediatas, sujetas a la aprobacion del Hawaii Department of Health, para la retencion y preservacion de los expedientes medicos de manera coherente con los requisitos de la ley.
Esto significa que un medico no puede simplemente cerrar sus puertas y dejar los expedientes sin atender. Debe contar con un plan aprobado para el almacenamiento de expedientes, la notificacion a los pacientes y el acceso continuo.
Obligaciones del sucesor
Si el consultorio de un proveedor de atencion medica es asumido por otra entidad, la carga de cumplimiento se transfiere al sucesor. El sucesor asume la responsabilidad total de:
- Mantener los expedientes completos durante el resto del periodo de 7 anos
- Preservar la informacion basica durante el periodo completo de 25 anos
- Brindar acceso del paciente a los expedientes cuando lo solicite
- Destruir adecuadamente los expedientes cuando venzan los periodos de retencion
Mejores practicas recomendadas para cerrar un consultorio
Aunque la ley de Hawai no especifica cada detalle del proceso de notificacion, las mejores practicas ampliamente aceptadas incluyen:
- Notificar a los pacientes al menos 30 dias antes del cierre del consultorio
- Publicar un aviso en un periodico local
- Enviar cartas individuales a los pacientes activos
- Designar a un custodio de expedientes para mantenerlos durante los periodos de retencion requeridos
- Presentar el plan de preservacion de expedientes ante el Hawaii Department of Health
- Notificar al Hawaii Medical Board del cierre del consultorio
Sanciones por incumplimiento
Violar las leyes de retencion de expedientes medicos de Hawai puede exponer a los proveedores a varias formas de responsabilidad:
- Reclamaciones por negligencia medica: La falta de expedientes puede crear una presuncion de atencion negligente, lo que dificulta que los proveedores se defiendan de demandas por negligencia medica
- Sanciones de HIPAA: La Oficina de Derechos Civiles del HHS puede imponer multas que van desde $141 hasta $2,134,831 por categoria de violacion por ano por incumplimiento de HIPAA, incluida la eliminacion inadecuada de expedientes
- Disciplina profesional: El Hawaii Medical Board puede tomar medidas disciplinarias contra los proveedores con licencia que no mantengan los expedientes segun lo requerido
- Perdida de la participacion en Medicare: CMS puede cancelar la inscripcion de un proveedor en Medicare por no cumplir con las Condiciones de Participacion, incluidos los requisitos de expedientes medicos
Resumen de los periodos de retencion de expedientes medicos de Hawai
| Tipo de expediente | Periodo minimo de retencion | Autoridad |
|---|---|---|
| Expedientes medicos completos (adultos) | 7 anos despues de la ultima anotacion | HRS Section 622-58(a) |
| Expedientes medicos completos (menores) | Periodo de minoria de edad + 7 anos despues de los 18 anos | HRS Section 622-58(a) |
| Informacion basica del paciente | 25 anos despues de la ultima anotacion | HRS Section 622-58(e) |
| Rayos X, trazados de EEG, imagenologia | 7 anos (luego devolver al paciente o destruir) | HRS Section 622-58(c) |
| Documentacion de cumplimiento de HIPAA | 6 anos desde la creacion o ultima fecha de vigencia | 45 CFR Section 164.530(j) |
| Expedientes de Medicare/CMS | 7 anos desde la fecha del servicio | 42 CFR Section 482.24 |
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo tienen los medicos que conservar los expedientes medicos en Hawai?
La ley de Hawai (HRS Section 622-58) exige a todos los proveedores de atencion medica, incluidos los medicos, conservar los expedientes medicos completos durante un minimo de 7 anos despues de la ultima anotacion de datos. Despues de eso, la informacion basica del paciente (nombre, fecha de nacimiento, diagnosticos, tratamientos y medicamentos recetados) debe preservarse durante 25 anos despues de la ultima anotacion.
Cuanto tiempo se conservan los expedientes medicos de los ninos en Hawai?
Los expedientes medicos de los menores en Hawai deben conservarse durante todo el periodo de la minoria de edad mas 7 anos despues de que el nino cumpla 18 anos. Para un recien nacido, esto significa que los expedientes deben conservarse hasta 25 anos. Para un nino que tenia 10 anos en su ultima consulta, los expedientes deben conservarse durante al menos 15 anos (hasta que cumpla 25).
Exige HIPAA que los expedientes medicos se conserven durante cierto numero de anos?
No. Segun el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no establece periodos de retencion de expedientes medicos. Los plazos de retencion se rigen por la ley estatal. En Hawai, eso significa el minimo de 7 anos conforme a HRS Section 622-58. HIPAA si exige que los expedientes se mantengan seguros y se destruyan adecuadamente cuando finaliza el periodo de retencion.
Que sucede con los expedientes medicos cuando un medico se jubila o cierra un consultorio en Hawai?
Conforme a HRS Section 622-58, un proveedor que cesa operaciones debe presentar un plan de preservacion de expedientes al Hawaii Department of Health antes de cerrar. El plan debe garantizar que los expedientes permanezcan accesibles durante los periodos de retencion requeridos. Si el consultorio se transfiere a un sucesor, este asume la responsabilidad total de mantener y, eventualmente, destruir los expedientes.
Puedo obtener copias de mis expedientes medicos en Hawai?
Si. Conforme a la ley de Hawai (HRS Section 622-57), los pacientes tienen derecho a solicitar copias de sus expedientes medicos. Los proveedores deben poner las copias a disposicion, a menos que consideren que seria perjudicial para la salud del paciente, en cuyo caso los expedientes pueden entregarse al abogado del paciente. Conforme a las reglas federales de HIPAA, los proveedores deben responder a las solicitudes de acceso dentro de 30 dias. El paciente paga los costos razonables de copiado.
Fuentes y referencias
- Ley de retencion de expedientes medicos de Hawai que exige un minimo de 7 anos(capitol.hawaii.gov).gov
- Ley de Hawai sobre el acceso del paciente a los expedientes medicos(capitol.hawaii.gov).gov
- Preguntas frecuentes del HHS que confirman que HIPAA no establece periodos de retencion de expedientes(hhs.gov).gov
- Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- Orientacion sobre el derecho de acceso de HIPAA a la informacion de salud(hhs.gov).gov
- Requisitos de HIPAA para la eliminacion de la informacion de salud protegida(hhs.gov).gov
- Condiciones de Participacion de CMS para los servicios de expedientes medicos hospitalarios(ecfr.gov).gov
- Guia de requisitos de mantenimiento y acceso a expedientes medicos de CMS(cms.gov).gov