Maryland
Leyes de conservacion de expedientes medicos en Maryland (Guia 2026)
Maryland exige que los proveedores de salud conserven los expedientes medicos durante al menos 5 anos conforme a COMAR 10.01.16.04, aunque el Health-General Article 4-403 establece un piso de 7 anos antes de que los expedientes puedan destruirse con notificacion al paciente. Los expedientes de pacientes menores deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 anos. HIPAA no establece un periodo de conservacion separado.
Maryland tiene un conjunto de reglas en capas que rigen cuanto tiempo deben hospitales, medicos y otros proveedores de salud conservar los expedientes medicos del paciente. Las regulaciones estatales bajo el Code of Maryland Regulations (COMAR), el Maryland Health-General Article, los requisitos federales de HIPAA y las Conditions of Participation de CMS todos desempenan un papel.
Esta guia desglosa cada requisito para que pacientes, proveedores y administradores de salud en Maryland comprendan sus derechos y obligaciones.
Conservacion de expedientes medicos en Maryland: COMAR 10.01.16.04
La regulacion estatal principal que rige la conservacion de expedientes medicos es COMAR 10.01.16.04, titulada "Maintenance of Medical Records". Esta regulacion aplica a todos los proveedores de salud con licencia o certificacion en Maryland.
Periodo general de conservacion
Conforme a COMAR 10.01.16.04, un proveedor de salud debe mantener los expedientes medicos de todos los pacientes durante un minimo de 5 anos despues de que se crea el expediente medico, o hasta que el paciente cumpla 21 anos, lo que sea mas largo.
Este minimo de 5 anos aplica por igual a:
- Hospitales y sistemas de salud
- Medicos en practica privada
- Clinicas y centros ambulatorios
- Profesionales de salud afines (enfermeros, fisioterapeutas, etc.)
La regulacion no distingue entre tipos de proveedores. Todo proveedor de salud sujeto a la licencia de Maryland queda bajo el mismo requisito basico.
Expedientes de pacientes menores
Para los pacientes que son menores, el periodo de conservacion se extiende significativamente. Como la regla exige conservar los expedientes durante 5 anos o hasta que el paciente cumpla 21 anos (lo que sea mas largo), un expediente creado al nacer necesitaria conservarse durante al menos 21 anos.
El Maryland Health-General Article (que se analiza mas adelante) agrega un estandar separado y mas estricto para la destruccion de los expedientes de pacientes menores.
Requisitos de almacenamiento
COMAR 10.01.16.04 especifica que los expedientes medicos deben almacenarse en uno de los siguientes:
- Una oficina con acceso restringido al personal autorizado
- Una computadora u otro dispositivo con medidas de seguridad apropiadas como contrasenas o cifrado de datos
- Un sitio comercial de almacenamiento de expedientes con controles ambientales y de seguridad apropiados
- Cualquier otra ubicacion segura que ofrezca proteccion, seguridad y control de acceso
Incluso cuando los expedientes se guardan en almacenamiento externo, el proveedor de salud sigue siendo responsable de:
- Brindar acceso al paciente y copias autorizadas
- Mantener la confidencialidad
- Garantizar la seguridad y el acceso restringido
- Proteger los expedientes contra dano, perdida y deterioro
Expedientes de salud electronicos
Si los expedientes medicos se mantienen electronicamente, COMAR 10.01.16.04 exige que el proveedor:
- Mantenga o tenga acceso a hardware y software electronico compatible que pueda generar una copia legible del expediente
- Prepare y mantenga una copia de respaldo actualizada de todos los archivos de expedientes medicos electronicos
Esto significa que un proveedor no puede simplemente almacenar expedientes electronicos en medios obsoletos sin garantizar que sigan siendo accesibles y legibles durante todo el periodo de conservacion.
Maryland Health-General Article 4-403: Destruccion de expedientes
Maryland Health-General Article 4-403 proporciona el marco estatutario estatal para cuando y como pueden destruirse los expedientes medicos. Este estatuto establece un piso de conservacion de 7 anos antes de que la destruccion pueda ocurrir con la debida notificacion al paciente.
El estandar de 7 anos
Conforme a la Section 4-403, los proveedores de salud deben conservar los expedientes medicos durante 7 anos despues de la fecha de creacion antes de que los expedientes puedan destruirse. Los proveedores que deseen destruir los expedientes antes de los 7 anos deben brindar notificacion anticipada al paciente.
Expedientes de pacientes menores: conservados hasta los 25 anos
La Section 4-403 contiene una disposicion especifica y estricta para los pacientes menores. Un expediente medico de un paciente menor no puede destruirse hasta que el paciente alcance la mayoria de edad (18) mas 7 anos, lo que significa que los expedientes deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 anos.
Las unicas excepciones son:
- El padre o tutor del paciente menor es notificado antes de la destruccion
- Si la atencion medica se brindo bajo estatutos de confidencialidad (Health-General 20-102(c) o 20-103(c)), el paciente menor es notificado directamente en su lugar
Estas situaciones protegidas por confidencialidad incluyen el tratamiento por:
- Consumo de sustancias o alcoholismo
- Infecciones de transmision sexual
- Embarazo o anticoncepcion
- Presunta violacion o agresion sexual
- Examen medico en un centro de detencion
En esos casos, la notificacion se dirige directamente al paciente (incluso si sigue siendo menor al momento de la destruccion), no al padre o tutor.
Notificacion antes de la destruccion
Antes de destruir cualquier expediente medico, el proveedor debe notificar al paciente mediante:
- Correo de primera clase a la ultima direccion conocida, O
- Correo electronico a la ultima direccion de correo electronico conocida (con recurso al correo de primera clase si no se recibe respuesta dentro de 10 dias)
El aviso debe incluir:
- La fecha especifica en que se destruira el expediente
- Una declaracion de que el expediente o un resumen del expediente puede recuperarse en un lugar designado dentro de los 60 dias anteriores a la fecha de destruccion
Sanciones por violaciones
Maryland impone sanciones significativas por la destruccion indebida de expedientes medicos:
Centros de salud (hospitales, clinicas):
- Multas de hasta $10,000 por dia por cada dia de violacion
Proveedores individuales (medicos, enfermeros, terapeutas):
- Primera violacion: hasta $1,000 por dia
- Segunda violacion: hasta $2,500 por dia
- Tercera y subsiguientes violaciones: hasta $5,000 por dia
Todos los infractores tambien son responsables de los danos reales sufridos por los pacientes cuyos expedientes fueron destruidos indebidamente.
Requisitos de hospitales vs. medicos
Si bien COMAR 10.01.16.04 aplica el mismo minimo de 5 anos tanto a hospitales como a medicos individuales, existen diferencias practicas en como se aplican estos requisitos.
Hospitales
Los hospitales de Maryland enfrentan una combinacion de obligaciones estatales y federales de conservacion:
| Requisito | Periodo de conservacion | Autoridad |
|---|---|---|
| COMAR 10.01.16.04 | 5 anos (o hasta que el paciente cumpla 21) | Regulacion estatal |
| Health-General 4-403 | 7 anos antes de la destruccion (con aviso) | Estatuto estatal |
| 42 CFR 482.24 (CMS) | 5 anos minimo | Regulacion federal |
| Registros de facturacion de Medicare | 7 anos desde la fecha del servicio | Federal (42 CFR 424.516) |
| Pacientes menores | Hasta los 25 anos | Estatuto estatal |
En la practica, los hospitales de Maryland deben conservar los expedientes durante al menos 7 anos desde la creacion para cumplir con los requisitos estatales y federales, y por mas tiempo para los menores o cuando se involucra documentacion de facturacion de Medicare.
Medicos en practica privada
El Maryland Board of Physicians remite a los medicos al Health-General 4-403 como la autoridad rectora. Los medicos deben:
- Mantener los expedientes durante al menos 7 anos a partir de la fecha de creacion
- Guardar los expedientes de pacientes menores hasta que el paciente cumpla 25 anos
- Brindar la debida notificacion antes de destruir cualquier expediente
- Mantener los expedientes en almacenamiento seguro que cumpla con los estandares de COMAR
Los medicos que tambien facturan a Medicare deben adicionalmente conservar los expedientes durante 7 anos a partir de la fecha del servicio conforme a las reglas federales.
Requisitos federales: HIPAA
La ley Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) desempena un papel importante pero a menudo malentendido en la conservacion de expedientes medicos.
HIPAA no establece un periodo de conservacion
Segun el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservacion de expedientes medicos. Las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los expedientes medicos.
Que si exige HIPAA
Si bien HIPAA no dicta cuanto tiempo guardar los expedientes del paciente, si impone requisitos que afectan la gestion de expedientes:
Salvaguardas de privacidad: Las entidades cubiertas deben aplicar salvaguardas administrativas, tecnicas y fisicas apropiadas para proteger la privacidad de los expedientes medicos y otra informacion medica protegida (PHI) durante todo el tiempo que se mantenga la informacion, incluido el proceso de eliminacion.
Conservacion de documentacion de HIPAA: Las entidades cubiertas deben mantener su propia documentacion de cumplimiento (politicas de privacidad, avisos de practicas de privacidad, resoluciones de quejas y registros relacionados) durante 6 anos despues de la fecha posterior entre la fecha de creacion o la ultima fecha de vigencia. Esto se refiere al propio papeleo de cumplimiento de HIPAA de la organizacion, no a los expedientes medicos del paciente.
Estandares de eliminacion: Cuando los expedientes finalmente se destruyen, HIPAA exige que las entidades cubiertas dejen la informacion medica protegida ilegible e indescifrable. Los metodos aceptables incluyen:
- Triturar, incinerar, reducir a pulpa o pulverizar los expedientes en papel
- Desmagnetizar o destruir los medios electronicos
- Usar servicios certificados de destruccion de datos
La PHI nunca puede colocarse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje o receptaculos de basura accesibles a personas no autorizadas.
Requisitos federales: Conditions of Participation de CMS
Minimo de 5 anos para hospitales
Conforme a 42 CFR 482.24, los expedientes medicos deben conservarse en su forma original o reproducida legalmente durante al menos 5 anos. Este minimo federal se alinea con la base de COMAR pero es mas corto que el estandar de destruccion de 7 anos conforme al Health-General 4-403.
Documentacion de facturacion de Medicare
Por separado, conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores de Medicare (incluidos tanto hospitales como medicos) deben conservar los expedientes que sustentan la facturacion de Medicare durante 7 anos a partir de la fecha del servicio. Este requisito aplica a:
- Medicos y profesionales que no son medicos
- Hospitales y sistemas de salud
- Otros proveedores y suministradores inscritos en Medicare
Impacto practico
Para los hospitales de Maryland, la combinacion de reglas estatales y federales significa que el piso efectivo de conservacion es de 7 anos desde la creacion para los expedientes generales, con periodos mas largos para los pacientes menores y la documentacion relacionada con Medicare.
Acceso del paciente a los expedientes medicos
La ley de Maryland ofrece solidos derechos de acceso al paciente conforme a Health-General Article 4-304.
Derecho a copias
Un proveedor de salud debe cumplir dentro de un plazo razonable despues de que un paciente (o su representante autorizado) presente una solicitud por escrito de copias. El tiempo maximo de respuesta es de 21 dias habiles a partir de la fecha de la solicitud.
Tarifas por copias
La ley de Maryland limita las tarifas que los proveedores pueden cobrar por las copias de expedientes:
| Formato | Tarifa maxima |
|---|---|
| Copias en papel | $0.76 por pagina mas el franqueo real |
| Copias electronicas | 75% de la tarifa por pagina (max $80 en total) mas el franqueo real |
| Tarifa de preparacion (electronica) | $22.88 maximo |
| Pacientes de Maryland Medical Assistance | $20 por 100 paginas (ajustado por inflacion) |
Exenciones de tarifas
Los proveedores no pueden cobrar ninguna tarifa por copias solicitadas con el proposito de presentar o apelar una reclamacion de discapacidad del Social Security.
Un proveedor tampoco puede negarse a divulgar los expedientes porque el paciente tenga facturas medicas impagas. Conforme a la ley de Maryland, las tarifas pendientes por servicios de salud no pueden usarse como razon para retener los expedientes medicos.
Expedientes psiquiatricos y psicologicos
Para los expedientes psiquiatricos o psicologicos, un proveedor puede retener partes del expediente si la divulgacion pudiera causar dano al paciente. Sin embargo, el proveedor debe:
- Proporcionar un resumen de la informacion retenida
- Permitir el acceso a traves de un proveedor alternativo autorizado designado por el paciente
Destruccion adecuada de expedientes medicos
COMAR 10.01.16.05 establece los requisitos especificos para destruir los expedientes medicos en Maryland una vez que se ha cumplido el periodo de conservacion.
Metodos de destruccion aprobados
Los expedientes en papel deben destruirse por incineracion, triturado, reduccion a pulpa u otro proceso comparable que deje los expedientes permanentemente ilegibles.
Los medios electronicos y magneticos deben sanearse por completo, no simplemente borrarse o eliminarse. La simple eliminacion de archivos no cumple con el estandar regulatorio.
Otros formatos (pelicula, fotografias, CD y medios similares) deben destruirse sin posibilidad de recuperacion.
Todos los metodos de destruccion tambien deben cumplir con las disposiciones de la Regla de Seguridad de HIPAA en 45 CFR 164.310(d).
Divisibilidad de los expedientes
Conforme a COMAR 10.01.16.05, los proveedores pueden tratar los expedientes medicos como unidades divisibles segun el juicio profesional del proveedor. Esto significa que un proveedor puede destruir las partes mas antiguas de un expediente que han cumplido el requisito de conservacion mientras conserva las partes mas recientes que no lo han cumplido.
Cierre de consultorio, jubilacion y fallecimiento del medico
Cuando un medico de Maryland se jubila, fallece, entrega su licencia o de otro modo interrumpe la practica, reglas especificas rigen que ocurre con los expedientes del paciente.
Transferencia de expedientes
Conforme al Health-General 4-403 y a la guia del Maryland Board of Physicians, los expedientes medicos deben transferirse a uno de los siguientes:
- Otro proveedor de salud
- El administrador de la sucesion del medico
- Un designado que haya aceptado mantener los expedientes
Notificacion a la Junta
El nuevo custodio de los expedientes debe notificar por escrito al Maryland Board of Physicians que los expedientes se mantendran de conformidad con la ley estatal. Esta notificacion debe enviarse a:
Maryland Board of Physicians 4201 Patterson Avenue Baltimore, MD 21215 Email: mdh.mbp_intake@maryland.gov Phone: 410-764-4777 o 800-492-6836 (linea gratuita)
Notificacion al paciente
Los pacientes del consultorio cerrado tambien deben ser notificados de que sus expedientes han sido transferidos y de como acceder a ellos. El nuevo custodio asume todas las mismas obligaciones de seguridad, acceso y conservacion de los expedientes que aplicaban al proveedor original.
Las obligaciones de conservacion continuan
La transferencia de los expedientes no reinicia ni reduce el reloj de conservacion. Si un expediente tenia 3 anos cuando el consultorio cerro, el nuevo custodio debe mantenerlo durante al menos los anos restantes requeridos por la ley estatal.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo deben guardar los hospitales de Maryland los expedientes medicos?
Los hospitales de Maryland deben conservar los expedientes medicos durante un minimo de 5 anos conforme a COMAR 10.01.16.04 y cumplir con el estandar de 7 anos conforme al Health-General 4-403 antes de que los expedientes puedan destruirse con notificacion al paciente. Las reglas federales de CMS (42 CFR 482.24) tambien exigen un minimo de 5 anos. Para pacientes menores, los expedientes deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 anos.
Puede un medico de Maryland destruir mis expedientes medicos sin avisarme?
No. Conforme al Health-General 4-403, un proveedor de salud debe notificar al paciente por correo de primera clase o correo electronico antes de destruir los expedientes. El aviso debe incluir la fecha de destruccion y dar al paciente 60 dias para recuperar el expediente o un resumen. Destruir los expedientes sin la debida notificacion puede resultar en multas de hasta $10,000 por dia para los centros o de $1,000 a $5,000 por dia para los proveedores individuales.
Cuanto tiempo deben guardarse los expedientes de menores en Maryland?
Los expedientes medicos de pacientes menores en Maryland no pueden destruirse hasta que el paciente cumpla 25 anos (la mayoria de edad, 18, mas 7 anos). Si los expedientes involucran tratamiento confidencial como consumo de sustancias o salud reproductiva, el proveedor debe notificar directamente al paciente en lugar del padre o tutor antes de la destruccion.
Exige HIPAA que los expedientes medicos se guarden durante un numero especifico de anos?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de conservacion para los expedientes medicos del paciente. Los periodos de conservacion se rigen por la ley estatal. Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas protejan la privacidad y la seguridad de la informacion de salud mientras se mantenga, incluido el proceso de eliminacion. HIPAA tambien exige que las entidades cubiertas conserven su propia documentacion de cumplimiento durante 6 anos.
Que ocurre con mis expedientes medicos si mi medico en Maryland se jubila o fallece?
Conforme a la ley de Maryland, los expedientes deben transferirse a otro proveedor de salud, al administrador de la sucesion o a un custodio designado. El nuevo custodio debe notificar por escrito al Maryland Board of Physicians y debe continuar manteniendo los expedientes de conformidad con todos los requisitos estatales de conservacion y acceso. Los pacientes deben ser notificados de la transferencia e informados de como acceder a sus expedientes.
Fuentes y referencias
- COMAR 10.01.16.04 - Mantenimiento de Expedientes Medicos(law.cornell.edu)
- Maryland Health-General Article 4-403 - Destruccion de Expedientes Medicos(mgaleg.maryland.gov).gov
- COMAR 10.01.16.05 - Eliminacion de Expedientes Medicos(regs.maryland.gov).gov
- Maryland Health-General Article 4-304 - Copias de Expedientes(mgaleg.maryland.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condicion de Participacion: Servicios de Expedientes Medicos(law.cornell.edu)
- Regla de Privacidad de HIPAA - Preguntas Frecuentes sobre Conservacion de Expedientes Medicos(hhs.gov).gov
- HIPAA Eliminacion de Informacion Medica Protegida - Preguntas Frecuentes(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.310(d) - Regla de Seguridad de HIPAA sobre Eliminacion(hhs.gov).gov
- Maryland Board of Physicians - Preguntas Frecuentes sobre Conservacion de Expedientes Medicos(mbp.state.md.us).gov
- Maryland Board of Physicians - Preguntas Frecuentes sobre Expedientes Medicos para Consumidores(mbp.state.md.us).gov
- CMS Requisitos de Mantenimiento y Acceso a Expedientes Medicos(cms.gov).gov
- CMS Conservacion de Expedientes Medicos y Formato de Medios(cms.gov).gov