Maryland
Leyes de conservación de expedientes médicos en Maryland (Guía 2026)
Maryland exige que los proveedores de salud conserven los expedientes médicos durante al menos 5 años conforme a COMAR 10.01.16.04, aunque el Health-General Article 4-403 establece un piso de 7 años antes de que los expedientes puedan destruirse con notificación al paciente. Los expedientes de pacientes menores deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 años. HIPAA no establece un periodo de conservación separado.
Maryland tiene un conjunto de reglas en capas que rigen cuanto tiempo deben hospitales, médicos y otros proveedores de salud conservar los expedientes médicos del paciente. Las regulaciones estatales bajo el Code of Maryland Regulations (COMAR), el Maryland Health-General Article, los requisitos federales de HIPAA y las Conditions of Participation de CMS todos desempeñan un papel.
Esta guía desglosa cada requisito para que pacientes, proveedores y administradores de salud en Maryland comprendan sus derechos y obligaciones.
Conservación de expedientes médicos en Maryland: COMAR 10.01.16.04
La regulación estatal principal que rige la conservación de expedientes médicos es COMAR 10.01.16.04, titulada "Maintenance of Medical Records". Esta regulación aplica a todos los proveedores de salud con licencia o certificación en Maryland.
Periodo general de conservación
Conforme a COMAR 10.01.16.04, un proveedor de salud debe mantener los expedientes médicos de todos los pacientes durante un mínimo de 5 años después de que se crea el expediente médico, o hasta que el paciente cumpla 21 años, lo que sea más largo.
Este mínimo de 5 años aplica por igual a:
- Hospitales y sistemas de salud
- Médicos en práctica privada
- Clínicas y centros ambulatorios
- Profesionales de salud afines (enfermeros, fisioterapeutas, etc.)
La regulación no distingue entre tipos de proveedores. Todo proveedor de salud sujeto a la licencia de Maryland queda bajo el mismo requisito básico.
Expedientes de pacientes menores
Para los pacientes que son menores, el periodo de conservación se extiende significativamente. Como la regla exige conservar los expedientes durante 5 años o hasta que el paciente cumpla 21 años (lo que sea más largo), un expediente creado al nacer necesitaría conservarse durante al menos 21 años.
El Maryland Health-General Article (que se analiza más adelante) agrega un estándar separado y más estricto para la destrucción de los expedientes de pacientes menores.
Requisitos de almacenamiento
COMAR 10.01.16.04 especifica que los expedientes médicos deben almacenarse en uno de los siguientes:
- Una oficina con acceso restringido al personal autorizado
- Una computadora u otro dispositivo con medidas de seguridad apropiadas como contraseñas o cifrado de datos
- Un sitio comercial de almacenamiento de expedientes con controles ambientales y de seguridad apropiados
- Cualquier otra ubicación segura que ofrezca protección, seguridad y control de acceso
Incluso cuando los expedientes se guardan en almacenamiento externo, el proveedor de salud sigue siendo responsable de:
- Brindar acceso al paciente y copias autorizadas
- Mantener la confidencialidad
- Garantizar la seguridad y el acceso restringido
- Proteger los expedientes contra dano, perdida y deterioro
Expedientes de salud electrónicos
Si los expedientes médicos se mantienen electrónicamente, COMAR 10.01.16.04 exige que el proveedor:
- Mantenga o tenga acceso a hardware y software electrónico compatible que pueda generar una copia legible del expediente
- Prepare y mantenga una copia de respaldo actualizada de todos los archivos de expedientes médicos electrónicos
Esto significa que un proveedor no puede simplemente almacenar expedientes electrónicos en medios obsoletos sin garantizar que sigan siendo accesibles y legibles durante todo el periodo de conservación.
Maryland Health-General Article 4-403: Destrucción de expedientes
Maryland Health-General Article 4-403 proporciona el marco estatutario estatal para cuando y como pueden destruirse los expedientes médicos. Este estatuto establece un piso de conservación de 7 años antes de que la destrucción pueda ocurrir con la debida notificación al paciente.
El estándar de 7 años
Conforme a la Section 4-403, los proveedores de salud deben conservar los expedientes médicos durante 7 años después de la fecha de creación antes de que los expedientes puedan destruirse. Los proveedores que deseen destruir los expedientes antes de los 7 años deben brindar notificación anticipada al paciente.
Expedientes de pacientes menores: conservados hasta los 25 años
La Section 4-403 contiene una disposición especifica y estricta para los pacientes menores. Un expediente médico de un paciente menor no puede destruirse hasta que el paciente alcance la mayoría de edad (18) más 7 años, lo que significa que los expedientes deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 años.
Las únicas excepciones son:
- El padre o tutor del paciente menor es notificado antes de la destrucción
- Si la atención médica se brindo bajo estatutos de confidencialidad (Health-General 20-102(c) o 20-103(c)), el paciente menor es notificado directamente en su lugar
Estas situaciones protegidas por confidencialidad incluyen el tratamiento por:
- Consumo de sustancias o alcoholismo
- Infecciones de transmisión sexual
- Embarazo o anticoncepción
- Presunta violación o agresión sexual
- Examen médico en un centro de detención
En esos casos, la notificación se dirige directamente al paciente (incluso si sigue siendo menor al momento de la destrucción), no al padre o tutor.
Notificación antes de la destrucción
Antes de destruir cualquier expediente médico, el proveedor debe notificar al paciente mediante:
- Correo de primera clase a la última dirección conocida, O
- Correo electrónico a la última dirección de correo electrónico conocida (con recurso al correo de primera clase si no se recibe respuesta dentro de 10 días)
El aviso debe incluir:
- La fecha especifica en que se destruira el expediente
- Una declaración de que el expediente o un resumen del expediente puede recuperarse en un lugar designado dentro de los 60 días anteriores a la fecha de destrucción
Sanciones por violaciones
Maryland impone sanciones significativas por la destrucción indebida de expedientes médicos:
Centros de salud (hospitales, clínicas):
- Multas de hasta $10,000 por día por cada día de violación
Proveedores individuales (médicos, enfermeros, terapeutas):
- Primera violación: hasta $1,000 por día
- Segunda violación: hasta $2,500 por día
- Tercera y subsiguientes violaciones: hasta $5,000 por día
Todos los infractores también son responsables de los daños reales sufridos por los pacientes cuyos expedientes fueron destruidos indebidamente.
Requisitos de hospitales vs. médicos
Si bien COMAR 10.01.16.04 aplica el mismo mínimo de 5 años tanto a hospitales como a médicos individuales, existen diferencias prácticas en como se aplican estos requisitos.
Hospitales
Los hospitales de Maryland enfrentan una combinación de obligaciones estatales y federales de conservación:
| Requisito | Periodo de conservación | Autoridad |
|---|---|---|
| COMAR 10.01.16.04 | 5 años (o hasta que el paciente cumpla 21) | Regulación estatal |
| Health-General 4-403 | 7 años antes de la destrucción (con aviso) | Estatuto estatal |
| 42 CFR 482.24 (CMS) | 5 años mínimo | Regulación federal |
| Registros de facturación de Medicare | 7 años desde la fecha del servicio | Federal (42 CFR 424.516) |
| Pacientes menores | Hasta los 25 años | Estatuto estatal |
En la práctica, los hospitales de Maryland deben conservar los expedientes durante al menos 7 años desde la creación para cumplir con los requisitos estatales y federales, y por más tiempo para los menores o cuando se involucra documentación de facturación de Medicare.
Médicos en práctica privada
El Maryland Board of Physicians remite a los médicos al Health-General 4-403 como la autoridad rectora. Los médicos deben:
- Mantener los expedientes durante al menos 7 años a partir de la fecha de creación
- Guardar los expedientes de pacientes menores hasta que el paciente cumpla 25 años
- Brindar la debida notificación antes de destruir cualquier expediente
- Mantener los expedientes en almacenamiento seguro que cumpla con los estándares de COMAR
Los médicos que también facturan a Medicare deben adicionalmente conservar los expedientes durante 7 años a partir de la fecha del servicio conforme a las reglas federales.
Requisitos federales: HIPAA
La ley Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) desempena un papel importante pero a menudo malentendido en la conservación de expedientes médicos.
HIPAA no establece un periodo de conservación
Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de expedientes médicos. Las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.
Qué si exige HIPAA
Si bien HIPAA no dicta cuanto tiempo guardar los expedientes del paciente, si impone requisitos que afectan la gestión de expedientes:
Salvaguardas de privacidad: Las entidades cubiertas deben aplicar salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger la privacidad de los expedientes médicos y otra información médica protegida (PHI) durante todo el tiempo que se mantenga la información, incluido el proceso de eliminación.
Conservación de documentación de HIPAA: Las entidades cubiertas deben mantener su propia documentación de cumplimiento (políticas de privacidad, avisos de prácticas de privacidad, resoluciones de quejas y registros relacionados) durante 6 años después de la fecha posterior entre la fecha de creación o la última fecha de vigencia. Esto se refiere al propio papeleo de cumplimiento de HIPAA de la organización, no a los expedientes médicos del paciente.
Estándares de eliminación: Cuando los expedientes finalmente se destruyen, HIPAA exige que las entidades cubiertas dejen la información médica protegida ilegible e indescifrable. Los métodos aceptables incluyen:
- Triturar, incinerar, reducir a pulpa o pulverizar los expedientes en papel
- Desmagnetizar o destruir los medios electrónicos
- Usar servicios certificados de destrucción de datos
La PHI nunca puede colocarse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje o receptaculos de basura accesibles a personas no autorizadas.
Requisitos federales: Conditions of Participation de CMS
Mínimo de 5 años para hospitales
Conforme a 42 CFR 482.24, los expedientes médicos deben conservarse en su forma original o reproducida legalmente durante al menos 5 años. Este mínimo federal se alinea con la base de COMAR pero es más corto que el estándar de destrucción de 7 años conforme al Health-General 4-403.
Documentación de facturación de Medicare
Por separado, conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores de Medicare (incluidos tanto hospitales como médicos) deben conservar los expedientes que sustentan la facturación de Medicare durante 7 años a partir de la fecha del servicio. Este requisito aplica a:
- Médicos y profesionales que no son médicos
- Hospitales y sistemas de salud
- Otros proveedores y suministradores inscritos en Medicare
Impacto práctico
Para los hospitales de Maryland, la combinación de reglas estatales y federales significa que el piso efectivo de conservación es de 7 años desde la creación para los expedientes generales, con periodos más largos para los pacientes menores y la documentación relacionada con Medicare.
Acceso del paciente a los expedientes médicos
La ley de Maryland ofrece sólidos derechos de acceso al paciente conforme a Health-General Article 4-304.
Derecho a copias
Un proveedor de salud debe cumplir dentro de un plazo razonable después de que un paciente (o su representante autorizado) presente una solicitud por escrito de copias. Health-General 4-304 no especifica por sí mismo un número fijo de días para esta respuesta; "dentro de un plazo razonable" es el estándar legal, y los proveedores deben verificar si existen plazos específicos adicionales en el COMAR o en las directrices de la Maryland Board of Physicians.
Tarifas por copias
La ley de Maryland limita las tarifas que los proveedores pueden cobrar por las copias de expedientes:
| Formato | Tarifa máxima |
|---|---|
| Copias en papel | $0.76 por página más el franqueo real |
| Copias electrónicas | 75% de la tarifa por página (max $80 en total) más el franqueo real |
| Tarifa de preparación (electrónica) | $22.88 máximo |
| Pacientes de Maryland Medical Assistance | $20 por 100 páginas (ajustado por inflación) |
Exenciones de tarifas
Los proveedores no pueden cobrar ninguna tarifa por copias solicitadas con el propósito de presentar o apelar una reclamación de discapacidad del Social Security.
Un proveedor tampoco puede negarse a divulgar los expedientes porque el paciente tenga facturas médicas impagas. Conforme a la ley de Maryland, las tarifas pendientes por servicios de salud no pueden usarse como razón para retener los expedientes médicos.
Expedientes psiquiátricos y psicológicos
Para los expedientes psiquiátricos o psicológicos, un proveedor puede retener partes del expediente si la divulgación pudiera causar daño al paciente. Sin embargo, el proveedor debe:
- Proporcionar un resumen de la información retenida
- Permitir el acceso a través de un proveedor alternativo autorizado designado por el paciente
Destrucción adecuada de expedientes médicos
COMAR 10.01.16.05 establece los requisitos específicos para destruir los expedientes médicos en Maryland una vez que se ha cumplido el periodo de conservación.
Métodos de destrucción aprobados
Los expedientes en papel deben destruirse por incineración, triturado, reducción a pulpa u otro proceso comparable que deje los expedientes permanentemente ilegibles.
Los medios electrónicos y magnéticos deben sanearse por completo, no simplemente borrarse o eliminarse. La simple eliminación de archivos no cumple con el estándar regulatorio.
Otros formatos (película, fotografías, CD y medios similares) deben destruirse sin posibilidad de recuperación.
Todos los métodos de destrucción también deben cumplir con las disposiciones de la Regla de Seguridad de HIPAA en 45 CFR 164.310(d).
Divisibilidad de los expedientes
Conforme a COMAR 10.01.16.05, los proveedores pueden tratar los expedientes médicos como unidades divisibles según el juicio profesional del proveedor. Esto significa que un proveedor puede destruir las partes más antiguas de un expediente que han cumplido el requisito de conservación mientras conserva las partes más recientes que no lo han cumplido.
Cierre de consultorio, jubilación y fallecimiento del médico
Cuando un médico de Maryland se jubila, fallece, entrega su licencia o de otro modo interrumpe la práctica, reglas específicas rigen que ocurre con los expedientes del paciente.
Transferencia de expedientes
Conforme al Health-General 4-403 y a la guía del Maryland Board of Physicians, los expedientes médicos deben transferirse a uno de los siguientes:
- Otro proveedor de salud
- El administrador de la sucesión del médico
- Un designado que haya aceptado mantener los expedientes
Notificación a la Junta
El nuevo custodio de los expedientes debe notificar por escrito al Maryland Board of Physicians que los expedientes se mantendrán de conformidad con la ley estatal. Esta notificación debe enviarse a:
Maryland Board of Physicians 4201 Patterson Avenue Baltimore, MD 21215 Email: mdh.mbp_intake@maryland.gov Phone: 410-764-4777 o 800-492-6836 (línea gratuita)
Notificación al paciente
Los pacientes del consultorio cerrado también deben ser notificados de que sus expedientes han sido transferidos y de como acceder a ellos. El nuevo custodio asume todas las mismas obligaciones de seguridad, acceso y conservación de los expedientes que aplicaban al proveedor original.
Las obligaciones de conservación continúan
La transferencia de los expedientes no reinicia ni reduce el reloj de conservación. Si un expediente tenía 3 años cuando el consultorio cerró, el nuevo custodio debe mantenerlo durante al menos los años restantes requeridos por la ley estatal.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben guardar los hospitales de Maryland los expedientes médicos?
Los hospitales de Maryland deben conservar los expedientes médicos durante un mínimo de 5 años conforme a COMAR 10.01.16.04 y cumplir con el estándar de 7 años conforme al Health-General 4-403 antes de que los expedientes puedan destruirse con notificación al paciente. Las reglas federales de CMS (42 CFR 482.24) también exigen un mínimo de 5 años. Para pacientes menores, los expedientes deben guardarse hasta que el paciente cumpla 25 años.
¿Puede un médico de Maryland destruir mis expedientes médicos sin avisarme?
No. Conforme al Health-General 4-403, un proveedor de salud debe notificar al paciente por correo de primera clase o correo electrónico antes de destruir los expedientes. El aviso debe incluir la fecha de destrucción y dar al paciente 60 días para recuperar el expediente o un resumen. Destruir los expedientes sin la debida notificación puede resultar en multas de hasta $10,000 por día para los centros o de $1,000 a $5,000 por día para los proveedores individuales.
¿Cuánto tiempo deben guardarse los expedientes de menores en Maryland?
Los expedientes médicos de pacientes menores en Maryland no pueden destruirse hasta que el paciente cumpla 25 años (la mayoría de edad, 18, más 7 años). Si los expedientes involucran tratamiento confidencial como consumo de sustancias o salud reproductiva, el proveedor debe notificar directamente al paciente en lugar del padre o tutor antes de la destrucción.
¿Exige HIPAA que los expedientes médicos se guarden durante un número específico de años?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de conservación para los expedientes médicos del paciente. Los periodos de conservación se rigen por la ley estatal. Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas protejan la privacidad y la seguridad de la información de salud mientras se mantenga, incluido el proceso de eliminación. HIPAA también exige que las entidades cubiertas conserven su propia documentación de cumplimiento durante 6 años.
¿Qué ocurre con mis expedientes médicos si mi médico en Maryland se jubila o fallece?
Conforme a la ley de Maryland, los expedientes deben transferirse a otro proveedor de salud, al administrador de la sucesión o a un custodio designado. El nuevo custodio debe notificar por escrito al Maryland Board of Physicians y debe continuar manteniendo los expedientes de conformidad con todos los requisitos estatales de conservación y acceso. Los pacientes deben ser notificados de la transferencia e informados de como acceder a sus expedientes.
Actualizaciones
Ley aplicable revisada en busca de cambios recientes
Se corrigió una cifra no respaldada de '21 días hábiles' de plazo de respuesta atribuida a Health-General 4-304, que únicamente exige que los proveedores respondan 'dentro de un plazo razonable' y no especifica ningún plazo numérico.
Ley aplicable revisada en busca de cambios recientes
Fuentes y referencias
- COMAR 10.01.16.04 - Mantenimiento de Expedientes Médicos(law.cornell.edu)
- Maryland Health-General Article 4-403 - Destrucción de Expedientes Médicos(mgaleg.maryland.gov).gov
- COMAR 10.01.16.05 - Eliminación de Expedientes Médicos(regs.maryland.gov).gov
- Maryland Health-General Article 4-304 - Copias de Expedientes(mgaleg.maryland.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condición de Participación: Servicios de Expedientes Médicos(law.cornell.edu)
- Regla de Privacidad de HIPAA - Preguntas Frecuentes sobre Conservación de Expedientes Médicos(hhs.gov).gov
- HIPAA Eliminación de Información Médica Protegida - Preguntas Frecuentes(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.310(d) - Regla de Seguridad de HIPAA sobre Eliminación(hhs.gov).gov
- Maryland Board of Physicians - Preguntas Frecuentes sobre Conservación de Expedientes Médicos(mbp.state.md.us).gov
- Maryland Board of Physicians - Preguntas Frecuentes sobre Expedientes Médicos para Consumidores(mbp.state.md.us).gov
- CMS Requisitos de Mantenimiento y Acceso a Expedientes Médicos(cms.gov).gov
- CMS Conservación de Expedientes Médicos y Formato de Medios(cms.gov).gov