Leyes de Retención de Expedientes Médicos de Indiana (Guía 2026)

La ley de Indiana exige que todos los proveedores de atención médica con licencia conserven los expedientes médicos de los pacientes durante un mínimo de siete años conforme a IC 16-39-7-1, que no establece una regla separada para los pacientes menores de edad. Aun así, muchos proveedores extienden la conservación de los expedientes de menores hasta que el paciente cumple 21 años o durante siete años después del último servicio, el periodo que sea más largo, como práctica común de gestión de riesgos y no como un mandato legal distinto.

Última verificación: septiembre de 2026, conforme al texto del Indiana Code 2026 de IC 16-39-7 e IC 16-39-9, incluyendo los cambios introducidos por P.L.215-2025. Esta página también refleja el Indiana Administrative Code Title 410, Article 15.

Tabla de contenido

• Descripción general de las leyes de retención de expedientes médicos de Indiana
• Cuanto tiempo deben conservar los proveedores los expedientes médicos en Indiana
• Requisitos de retención: hospital frente a médico
• Reglas de retención para expedientes de pacientes menores
• Retención de expedientes de rayos X, mamogramas e imagenología
• Requisitos federales: HIPAA y CMS
• Acceso del paciente a los expedientes médicos en Indiana
• Tarifas de copia de expedientes médicos
• Destrucción adecuada de los expedientes médicos
• Requisitos de cierre de consultorio y transferencia de expedientes
• La Abandoned Health Records Act de Indiana
• Sanciones por incumplimiento
• Preguntas frecuentes
• Fuentes y referencias

Descripción general de las leyes de retención de expedientes médicos de Indiana

La ley de Indiana establece periodos mínimos claros sobre cuanto tiempo deben conservar los proveedores de atención médica los expedientes médicos de los pacientes. La ley principal que rige la retención es Indiana Code 16-39-7-1, que se aplica a hospitales, médicos, dentistas, enfermeras y todos los demás proveedores de atención médica con licencia en el estado.

La ley exige que los proveedores mantengan los expedientes de salud originales o copias en microfilm durante al menos siete años. Este requisito se aplica de forma general a todo tipo de proveedor de atención médica con licencia que opera en Indiana, ya sea que administre un gran sistema hospitalario o un consultorio médico individual.

Indiana también impone requisitos adicionales a través del Indiana Administrative Code (410 IAC 15-1.5-4), que rige los servicios de licencia hospitalaria y expedientes médicos. Estas reglas administrativas funcionan junto con los estatutos estatales para formar un marco regulatorio integral para la gestión de expedientes médicos.

Los proveedores que no cumplan con estos requisitos de retención enfrentan sanciones disciplinarias de sus juntas de licencias. Además, las leyes federales, incluidas HIPAA y los requisitos de participación de CMS, pueden imponer obligaciones adicionales por encima de los mínimos de la ley estatal de Indiana.

Cuánto tiempo deben conservar los proveedores los expedientes médicos en Indiana

Indiana Code 16-39-7-1(b) exige que todos los proveedores de atención médica mantengan los expedientes de salud originales o microfilms de esos expedientes durante un mínimo de siete (7) años. Este es el periodo de retención básico que se aplica a todos los tipos de proveedores.

El plazo de siete años normalmente comienza a partir de la fecha del último tratamiento o encuentro del paciente. Sin embargo, varias situaciones requieren una retención más larga.

Periodos de retención estándar en Indiana:

Los proveedores deben tener en cuenta que si un paciente solicita sus expedientes durante el periodo de retención, el proveedor debe atender esa solicitud dentro de 30 días conforme a IC 16-39-1-1. Transferir los expedientes a un paciente o a otro proveedor no exime al proveedor original de sus obligaciones de retención respecto de las copias que conserve.

Requisitos de retención: hospital frente a médico

Aunque el mínimo de siete años conforme a IC 16-39-7-1 se aplica tanto a hospitales como a médicos individuales, estos dos tipos de proveedores enfrentan marcos regulatorios diferentes que crean obligaciones de cumplimiento distintas.

Requisitos hospitalarios

Los hospitales con licencia en Indiana deben cumplir con 410 IAC 15-1.5-4, que rige los servicios de expedientes médicos como parte de la licencia hospitalaria. Esta regulación exige:

• Servicios de expedientes médicos dirigidos por un Registered Health Information Administrator (RHIA) o un Registered Health Information Technician (RHIT)
• Expedientes conservados en su forma original o legalmente reproducida según lo exige la ley federal y estatal
• Datos de identificación del paciente, órdenes diagnósticas y terapeuticas, y autenticación de todas las anotaciones
• Resúmenes de alta autenticados por el médico tratante
• Procedimientos para divulgar los expedientes únicamente a personas autorizadas conforme a la ley federal y estatal

Los hospitales que participan en Medicare también deben cumplir con las Condiciones de Participación federales conforme a 42 CFR 482.24, que exigen mantener un expediente médico de cada paciente hospitalizado y ambulatorio. Estos expedientes deben redactarse con precisión, completarse con prontitud, archivarse y conservarse correctamente, y estar accesibles.

Requisitos para médicos

Los médicos en práctica privada están sujetos al mismo requisito de retención de siete años conforme a IC 16-39-7-1. También están regulados por el Indiana Medical Licensing Board conforme a 844 IAC 5-2, que establece estándares profesionales para el mantenimiento de expedientes médicos.

Los médicos deben mantener expedientes que contengan información suficiente para identificar al paciente, respaldar el diagnóstico, justificar el tratamiento y documentar el curso y los resultados de la atención. Los profesionales individuales y los consultorios pequeños asumen la responsabilidad total de establecer sistemas de almacenamiento seguros y garantizar que los expedientes permanezcan accesibles durante todo el periodo de retención.

Tanto los hospitales como los médicos deben asegurarse de que sus expedientes sean legibles, completos y autenticados por el proveedor responsable. Los sistemas de expedientes de salud electrónicos (EHR) son aceptables, pero los proveedores deben tener procedimientos para garantizar la reproducción precisa y completa de los documentos originales.

Reglas de retención para expedientes de pacientes menores

IC 16-39-7-1 no crea una regla de conservación separada para pacientes menores; aplica el mismo mínimo de siete años a todos los pacientes sin importar la edad. Aun así, muchos proveedores de Indiana conservan los expedientes de pacientes menores hasta que el paciente cumple 21 años o durante siete años después de la fecha del último servicio, el periodo que sea más largo, como práctica de gestión de riesgos ampliamente recomendada.

Este periodo de retención extendido reconoce dos realidades legales importantes. Primero, los menores no pueden iniciar acciones legales por sí mismos. Segundo, el plazo de prescripción por negligencia médica de Indiana conforme a IC 34-18-7-1 permite a los menores de seis años presentar reclamaciones hasta su octavo cumpleaños. Conservar los expedientes hasta al menos los 21 años garantiza que la documentación permanezca disponible durante el periodo en que un ex paciente menor podría presentar una reclamación.

Ejemplos prácticos:

• Un niño atendido a los 2 años en 2026 tendría sus expedientes conservados hasta al menos 2045 (21 años)
• Un niño atendido a los 16 años en 2026 tendría sus expedientes conservados hasta al menos 2033 (7 años después del servicio, ya que eso se extiende más allá de los 21 años)
• Un niño atendido a los 10 años en 2026 tendría sus expedientes conservados hasta al menos 2037 (21 años, ya que eso es más largo que 7 años desde el servicio)

Los proveedores de atención médica que tratan a pacientes pediátricos deben implementar sistemas de seguimiento para gestionar estos plazos de retención variables. Muchas instalaciones usan sistemas de EHR que marcan automáticamente los expedientes que se acercan a sus fechas de vencimiento de retención.

Retención de expedientes de rayos X, mamogramas e imagenología

El Indiana Code 16-39-7-2 establece requisitos de retención para las imágenes de rayos X. Los mamogramas originales se regulan por separado, conforme a IC 16-39-7-3, que IC 16-39-7-2 excluye expresamente de su propio alcance.

Placas de rayos X

Los proveedores deben conservar la imagen de rayos X de un paciente durante al menos cinco años conforme a IC 16-39-7-2(c). El término "imagen de rayos X" se define en IC 16-39-7-2(b) e incluye una copia en microfilm de una placa de rayos X y una imagen digital de un rayo X.

En el momento en que se toma la imagen de rayos X, IC 16-39-7-2(d) exige que el proveedor haga una de dos cosas, no ambas. El proveedor puede informar al paciente por escrito que la imagen se conservará en archivo durante al menos cinco años y que el paciente puede solicitar una copia durante ese periodo sin costo alguno, conforme a IC 16-39-1-2. Alternativamente, el proveedor puede colocar un aviso de forma visible en el área de examen de rayos X que informe a los pacientes de esas mismas dos cosas. Un aviso colocado de forma visible cumple el requisito por sí solo, de modo que un proveedor que coloque uno no está adicionalmente obligado a dar aviso por escrito a cada paciente.

Placas de mamogramas

La retención de mamogramas se rige por separado de la retención de rayos X. IC 16-39-7-2 establece en su primer inciso que no aplica a los mamogramas originales, los cuales se rigen en cambio por IC 16-39-7-3.

Conforme a IC 16-39-7-3(a), el proveedor debe conservar las placas originales del mamograma de un paciente, junto con los informes relativos a esas placas, en el expediente médico permanente del paciente durante no menos de cinco (5) años a partir de la fecha en que se tomaron las placas originales. Ese mínimo aumenta a no menos de diez (10) años si el proveedor no realiza mamogramas adicionales al paciente.

IC 16-39-7-3(b) también exige que, a solicitud del paciente o en su nombre, el proveedor transfiera las placas originales y copias de cualquier informe a una institución médica, a un médico u otro proveedor de atención médica del paciente, o al propio paciente. Cualquier tarifa cobrada por esa transferencia no puede exceder el costo real del proveedor conforme a IC 16-39-7-3(c). Conforme a IC 16-39-7-3(d), el proveedor debe informar al paciente por escrito, en el momento en que se realiza el mamograma, cuánto tiempo se conservarán las placas originales y cómo obtenerlas.

Los mamogramas históricos siguen siendo valiosos para la comparación en la detección del cáncer de mama, por lo que muchos proveedores los conservan bastante más allá de estos mínimos legales.

Imagenología digital

Las instalaciones de atención médica modernas almacenan cada vez más los expedientes de imagenología en formatos digitales, como archivos DICOM en Sistemas de Archivo y Comunicación de Imágenes (PACS). La ley de Indiana permite el almacenamiento digital siempre que el sistema pueda producir reproducciones precisas y completas de los expedientes originales. Los mismos periodos mínimos de retención se aplican independientemente del formato de almacenamiento.

Requisitos federales: HIPAA y CMS

Los proveedores de Indiana deben cumplir con los requisitos federales además de la ley estatal. Cuando los requisitos federales y estatales difieren, se aplica el estándar más estricto.

Requisitos de documentación de HIPAA

Contrario a un concepto erróneo común, HIPAA no exige periodos de retención específicos para los expedientes médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA remite a la ley estatal en cuanto a cuanto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.

Sin embargo, HIPAA si exige a las entidades cubiertas conservar la documentación relacionada con HIPAA durante seis años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), esto incluye políticas y procedimientos de privacidad, autorizaciones de pacientes, expedientes de capacitación, quejas y notificaciones de incumplimiento. Este es un requisito de retención de documentación, no un requisito de retención de expedientes médicos.

Debido a que el requisito de siete años de Indiana excede el estándar de documentación de seis años de HIPAA, los proveedores de Indiana que siguen la ley estatal satisfaran automáticamente también el plazo de documentación de HIPAA.

Requisitos de CMS y Medicare

Los proveedores que participan en Medicare o Medicaid enfrentan requisitos federales adicionales. Conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores de Medicare deben mantener los expedientes médicos durante siete años a partir de la fecha del servicio.

Para los hospitales, las Condiciones de Participación de CMS (42 CFR 482.24) exigen mantener un expediente médico completo de cada paciente hospitalizado y ambulatorio. Los expedientes deben redactarse con precisión, completarse con prontitud, archivarse y conservarse correctamente, y estar accesibles para uso autorizado.

No mantener expedientes médicos adecuados puede resultar en la revocación de la inscripción en Medicare conforme a 42 CFR 424.535(a)(10), lo que impediría que el proveedor facture a Medicare por cualquier servicio.

Indiana Medicaid también exige que los proveedores mantengan los expedientes durante al menos siete años a partir de la fecha del servicio conforme a 405 IAC 1-1.4-2. Estos expedientes deben describir completamente el alcance y la extensión del tratamiento brindado.

Acceso del paciente a los expedientes médicos en Indiana

El Indiana Code 16-39-1-1 otorga a los pacientes el derecho a acceder a sus propios expedientes médicos. Previa solicitud por escrito y aviso razonable, un proveedor debe entregar al paciente sus expedientes de salud.

Los proveedores deben cumplir la solicitud dentro de 30 días de haberla recibido. Si el proveedor necesita más tiempo, puede solicitar una extensión de hasta 30 días adicionales, pero debe notificar al paciente de la extensión dentro de la ventana inicial de 30 días.

Los pacientes pueden solicitar su expediente de salud completo o solo las partes relacionadas con una condición especifica. El proveedor debe atender la preferencia del paciente.

Para los expedientes de pacientes menores, el IC 16-39-1-7 otorga a los padres con custodia y sin custodia igual acceso a los expedientes médicos de un hijo, a menos que una orden judicial restrinja ese acceso.

Conforme a la disposición del Derecho de Acceso de HIPAA (45 CFR 164.524), los pacientes también tienen derecho a obtener copias de su información de salud protegida en formato electrónico cuando los expedientes se mantienen electrónicamente. Los proveedores que niegan el acceso sin una razón legal válida pueden enfrentar medidas de aplicación de la HHS Office for Civil Rights.

Tarifas de copia de expedientes médicos

El Indiana Code 16-39-9 regula lo que un proveedor o una empresa de expedientes médicos puede cobrar por copias de expedientes médicos. El capítulo ya no contiene cifras en dólares propias. El esquema por página que antes figuraba en IC 16-39-9-3 fue derogado por P.L.173-2007, SEC.47, así que cualquier tabla de tarifas presentada como el esquema del Indiana Code está citando una sección que dejó de ser ley desde 2007. Lo que el capítulo establece ahora son dos reglas separadas, una para copias electrónicas y otra para copias en papel.

Las copias electrónicas son gratuitas

Conforme a IC 16-39-9-2(1), enmendado por P.L.215-2025, SEC.27, un proveedor no puede cobrarle a una persona por proporcionar una copia digital, o acceso digital a través de una plataforma de interoperabilidad, del expediente de salud electrónico de un individuo.

IC 16-39-9-1.5, añadido por P.L.215-2025, SEC.26, define un expediente de salud electrónico como un registro del historial médico de un individuo que se crea, genera, envía, comunica, recibe o almacena por medios electrónicos, y establece que el término incluye estados de cuenta y otros expedientes administrativos que puedan proporcionarse por medios electrónicos.

El efecto práctico para los pacientes es directo. Si su proveedor conserva sus expedientes electrónicamente y usted los solicita en formato electrónico, o a través de una plataforma de interoperabilidad, la copia es gratuita. No se permite cobrar por página por esa solicitud.

Las copias en papel están limitadas por reglamento, no por ley

IC 16-39-9-2(2) establece que un proveedor no puede cobrar, por elaborar y entregar copias en papel de expedientes médicos, un monto mayor al establecido en las reglas adoptadas por el department of insurance conforme a IC 16-39-9-4.

Esto significa que los montos máximos vigentes para copias en papel se encuentran en el reglamento del Indiana Department of Insurance en 760 IAC 1-71, no en el Indiana Code, y el Department puede revisarlos. IC 16-39-9-4(c) indica al Department que, al fijar esos montos, considere los costos de mano de obra para verificar, registrar, localizar, copiar y volver a archivar las solicitudes, junto con los costos de software, copiado, capital, facturación y espacio. Quien necesite las cifras actualmente vigentes debe consultar directamente el reglamento del Department of Insurance en lugar de confiar en una tabla publicada en otro lugar, porque una tabla de segunda mano puede quedar desactualizada en el momento en que se enmiende el reglamento.

IC 16-39-9-1 también exime por completo de este capítulo a las radiografías cubiertas por IC 16-39-1-2 o IC 16-39-7-2. La copia de una imagen de rayos X para el paciente se maneja conforme a esas secciones, sin costo para el paciente.

Estos límites se aplican a las solicitudes de los pacientes. Los proveedores que responden a citaciones judiciales, solicitudes de compañías de seguros o solicitudes de abogados pueden estar sujetos a estructuras de tarifas diferentes según el contexto.

Destrucción adecuada de los expedientes médicos

Una vez que los expedientes llegan al final de su periodo de retención requerido, los proveedores de Indiana aún deben seguir protocolos específicos de destrucción para proteger la privacidad del paciente.

HIPAA exige que toda la información de salud protegida (PHI) se destruya de una manera que la haga ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir. La HHS Office for Civil Rights recomienda los siguientes métodos de destrucción:

Para expedientes en papel:

• Trituración con trituradoras de corte cruzado o microcorte
• Quema en un entorno controlado
• Conversion en pulpa o pulverización

Para expedientes electrónicos:

• Borrado (sobrescribir los datos del medio)
• Purgado (desmagnetizar o usar comandos de borrado seguro)
• Destrucción física (pulverizar, fundir o incinerar el medio de almacenamiento)

Los proveedores que usan servicios de destrucción externos deben ejecutar un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) de HIPAA con el proveedor antes de entregar cualquier expediente que contenga PHI. El proveedor debe certificar que la destrucción se completo de conformidad con los estándares de HIPAA.

Los proveedores de Indiana deben mantener un registro de destrucción que documente la fecha de destrucción, el método utilizado, los tipos de expedientes destruidos y el nombre de la persona o empresa que realizó la destrucción. Aunque la ley de Indiana no exige explícitamente dicho registro, sirve como prueba importante de cumplimiento durante cualquier auditoría regulatoria.

Requisitos de cierre de consultorio y transferencia de expedientes

Cuando un médico se jubila, se reubica o de otro modo cierra un consultorio, el 844 IAC 5-2-16 impone obligaciones específicas para proteger el acceso de los pacientes a sus expedientes.

Notificación al paciente

Los médicos deben notificar a todos los pacientes activos del cierre del consultorio. La regulación define a un "paciente activo" como alguien a quien el médico examinó, trato, atendió o consultó durante los dos años anteriores a la discontinuación.

La notificación debe realizarse a través de uno de dos métodos:

• Aviso directo por escrito a cada paciente activo, o
• Publicación una vez por semana durante tres semanas consecutivas en un periódico de circulación general en el área donde se ubica el consultorio

La notificación debe alentar a los pacientes a buscar atención de otro proveedor y explicar como pueden obtener o transferir sus expedientes.

Restricciones de transferencia de expedientes

La ley de Indiana prohíbe a los médicos vender, ceder o transferir los expedientes de los pacientes a cambio de una contraprestación valiosa. Los expedientes no son un activo comercial que pueda monetizarse durante la venta de un consultorio.

Sin embargo, los expedientes pueden transferirse a otro médico que posea una licencia sin restricciones para ejercer la medicina o la medicina osteopatica y que asuma el consultorio. Se debe brindar aviso por escrito a los pacientes cuando ocurre este tipo de transferencia.

Acuerdos de custodio

Cuando no hay un profesional sucesor disponible, el médico que cierra debe tomar medidas razonables para el almacenamiento y acceso de los expedientes. Esto a menudo implica contratar a una empresa de custodia de expedientes médicos. Todo acuerdo de custodia debe incluir:

• Cumplimiento de HIPAA y las leyes estatales de privacidad y seguridad
• Un inventario completo de los expedientes transferidos
• Descripción de los servicios de salvaguarda y los procedimientos de respuesta
• Un plazo que satisfaga los requisitos de retención de Indiana
• Un Acuerdo de Socio Comercial de HIPAA ejecutado

Los proveedores que no tomen medidas adecuadas para los expedientes de los pacientes después de cerrar un consultorio pueden enfrentar medidas disciplinarias del Indiana Medical Licensing Board y una posible aplicación por parte del Indiana Attorney General.

La Abandoned Health Records Act de Indiana

El Indiana Code 4-6-14 otorga al Indiana Attorney General autoridad para intervenir cuando los proveedores de atención médica abandonan los expedientes médicos.

Conforme a la ley, los expedientes se consideran "abandonados" cuando un proveedor los ha entregado, renunciado o rechazado voluntariamente sin intención de recuperar la posesión. Una enmienda de 2017 amplio la definición para incluir los expedientes tratados de forma imprudente o negligente de modo que una persona no autorizada pudiera obtener acceso.

Facultades del Attorney General

Cuando el Attorney General determina que los expedientes han sido abandonados, puede:

• Tomar posesión de los expedientes abandonados
• Almacenar, mantener, transferir y proteger los expedientes
• Entregar los expedientes a los pacientes o a las personas identificadas en ellos
• Destruir los expedientes después de que hayan transcurrido los periodos de retención requeridos
• Presentar una acción judicial para recuperar los costos del proveedor que abandono los expedientes

El Attorney General debe hacer esfuerzos razonables para notificar a los pacientes cuyos expedientes han sido puestos bajo custodia estatal. El aviso debe explicar como pueden los pacientes obtener copias o hacer que sus expedientes se envíen a un nuevo proveedor tratante.

Plazo de mantenimiento y destrucción

El Attorney General debe mantener los expedientes abandonados durante el menor de tres años desde la adquisición o el saldo restante del periodo de retención aplicable conforme a IC 16-39-7-1 (siete años para expedientes de salud), IC 16-39-7-2 (cinco años para imágenes de rayos X) o IC 16-39-7-3 (cinco años para las placas originales de mamogramas, o diez años si el proveedor no realiza mamogramas adicionales al paciente).

Responsabilidad financiera

Si un tribunal determina que un proveedor abandono los expedientes de forma intencional o negligente, el tribunal puede ordenar al proveedor reembolsar al estado todos los costos incurridos en asegurar, almacenar y gestionar los expedientes abandonados.

Sanciones por incumplimiento

La ley de Indiana ofrece múltiples mecanismos de aplicación para los proveedores que no mantienen los expedientes médicos según lo requerido.

Disciplina de la junta de licencias: Conforme a IC 16-39-7-1(c), un proveedor que viola el requisito de retención de siete años comete una infracción por la cual la junta de licencias aplicable puede imponer sanciones disciplinarias. Estas sanciones pueden ir desde una carta de amonestación hasta la suspensión o revocación de la licencia, según la gravedad y las circunstancias.

Revocación de la inscripción en CMS: Los proveedores que participan en Medicare pueden ver revocada su inscripción conforme a 42 CFR 424.535(a)(10) por no mantener los expedientes médicos requeridos. La perdida de la inscripción en Medicare elimina la capacidad del proveedor de facturar los servicios de Medicare.

Aplicación de HIPAA: La destrucción o eliminación indebida de expedientes que contienen PHI puede resultar en medidas de aplicación de HIPAA conforme a 45 CFR Part 160. Conforme a los niveles actuales ajustados por inflación en 45 CFR 160.404 (vigentes desde el 28 de enero de 2026), las sanciones civiles van desde $145 hasta $73,011 por violación, segun el grado de culpabilidad, con un tope anual de $2,190,294 por violaciones idénticas.

Acción del Attorney General: Conforme a la Abandoned Health Records Act (IC 4-6-14), el Attorney General puede tomar posesión de los expedientes abandonados y buscar la recuperación de costos contra los proveedores negligentes.

Excepción por desastre: La ley de Indiana si ofrece una excepción importante. Conforme a IC 16-39-7-1, un proveedor es inmune a la responsabilidad civil por destruir o no mantener un expediente de salud si la perdida ocurrió en relación con una emergencia por desastre declarada por el gobernador u otro desastre, a menos que la perdida haya resultado de la propia negligencia del proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo deben conservar los proveedores de atención médica de Indiana los expedientes médicos?

El Indiana Code 16-39-7-1 exige que todos los proveedores de atención médica mantengan los expedientes de salud originales o microfilms durante un mínimo de siete (7) años. Esto se aplica a hospitales, médicos, dentistas, enfermeras y todos los demás proveedores con licencia. IC 16-39-7-1 no establece una regla separada para pacientes menores, pero muchos proveedores extienden la conservación hasta que el paciente cumple 21 años o durante siete años después del último servicio, lo que sea más largo, como práctica común de gestión de riesgos.

¿Cuáles son los requisitos de retención de expedientes médicos para hospitales frente a médicos privados en Indiana?

Tanto los hospitales como los médicos privados deben conservar los expedientes durante al menos siete años conforme a IC 16-39-7-1. Sin embargo, los hospitales enfrentan requisitos adicionales conforme a 410 IAC 15-1.5-4 para la licencia hospitalaria y a 42 CFR 482.24 para las Condiciones de Participación de Medicare. Los hospitales deben tener servicios de expedientes médicos dirigidos por un profesional acreditado de información de salud (RHIA o RHIT) y mantener expedientes detallados de pacientes hospitalizados, ambulatorios y de emergencia.

¿Puede un paciente obtener copias de sus expedientes médicos en Indiana, y cuanto cuesta?

Sí. Conforme a IC 16-39-1-1, los pacientes tienen derecho a solicitar sus expedientes médicos por escrito, y los proveedores deben cumplir dentro de 30 días. Lo que cuesta depende del formato. Conforme a IC 16-39-9-2(1), enmendado por P.L.215-2025, un proveedor no puede cobrar nada por una copia digital, o acceso digital a través de una plataforma de interoperabilidad, del expediente de salud electrónico de un individuo. Para las copias en papel, IC 16-39-9-2(2) limita el cobro al monto establecido por el reglamento del Indiana Department of Insurance conforme a IC 16-39-9-4, que es 760 IAC 1-71. El antiguo esquema por página de IC 16-39-9-3 fue derogado por P.L.173-2007, así que las cifras vigentes provienen del reglamento del Department y no del Indiana Code.

¿Qué sucede con los expedientes médicos cuando un médico de Indiana cierra su consultorio?

Conforme a 844 IAC 5-2-16, los médicos deben notificar a todos los pacientes activos (los atendidos en los últimos dos años) mediante aviso directo por escrito o publicación en un periódico durante tres semanas consecutivas. Los médicos no pueden vender los expedientes de los pacientes. Los expedientes pueden transferirse a un profesional sucesor o colocarse con un custodio de expedientes calificado bajo un Acuerdo de Socio Comercial de HIPAA. No tomar las medidas adecuadas puede dar lugar a medidas disciplinarias y a la aplicación por parte del Attorney General conforme a la Abandoned Health Records Act (IC 4-6-14).

¿Exige HIPAA que los proveedores de Indiana conserven los expedientes médicos durante un número específico de años?

No. HIPAA no establece un periodo mínimo de retención para los expedientes médicos. Remite a la ley estatal en esa cuestión. HIPAA si exige a las entidades cubiertas conservar la documentación relacionada con HIPAA (políticas de privacidad, autorizaciones, expedientes de capacitación, notificaciones de incumplimiento) durante seis años conforme a 45 CFR 164.530(j). Debido a que Indiana exige la retención de expedientes durante siete años, los proveedores que siguen la ley estatal superaran automáticamente el plazo de documentación de HIPAA.