Leyes de Retención de Registros Médicos en el Distrito de Columbia (Guía 2026)
En el Distrito de Columbia, los médicos y proveedores de atención médica licenciados deben conservar los registros médicos durante al menos 5 años desde la fecha del último contacto con el paciente conforme a D.C. Code 3-1210.11, mientras que los hospitales deben conservar los registros durante 10 años después del alta conforme a DCMR Title 22-B, Section 2030.
Las leyes de retención de registros médicos del Distrito de Columbia establecen plazos específicos que los proveedores de atención médica deben seguir al almacenar la información de salud del paciente. Ya sea que usted sea un médico, un administrador hospitalario o un paciente que busca acceder a sus registros, comprender estos requisitos es esencial.
El D.C. tiene dos capas de reglas de retención de registros médicos. La ley principal, D.C. Code 3-1210.11, se aplica a todos los proveedores de atención médica licenciados. Un conjunto separado y más estricto de regulaciones conforme a DCMR Title 22-B, Section 2030 regula específicamente a los hospitales. Los requisitos federales bajo HIPAA y CMS agregan capas adicionales que los proveedores del D.C. deben seguir cuando crean obligaciones más largas.
Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja el actual D.C. Code 3-1210.11, modificado por la D.C. Law 24-290 (vigente desde el 10 de marzo de 2023), y DCMR Title 22-B, Section 2030.
Tabla de contenidos
- Requisitos generales de retención bajo D.C. Code 3-1210.11
- Requisitos específicos para hospitales bajo DCMR Title 22-B
- Reglas de retención para pacientes menores de edad
- Requisitos de hospitales vs. consultorios médicos
- Requisitos federales que aplican en el D.C.
- Requisitos de documentación de HIPAA
- Requisitos de CMS y Medicare
- Acceso del paciente a los registros médicos en el D.C.
- Tarifas por copias de registros médicos
- Destrucción adecuada de registros médicos
- Que pasa cuando cierra un consultorio en el D.C.
- Sanciones por incumplimiento
- Preguntas frecuentes
- Fuentes y referencias
Requisitos generales de retención bajo D.C. Code 3-1210.11
La ley principal de retención de registros médicos en el Distrito de Columbia se encuentra en D.C. Code 3-1210.11. Esta ley se promulgó originalmente como parte de la District of Columbia Health Occupations Revisión Act of 1985 (D.C. Law 6-99, vigente desde el 25 de marzo de 1986). Fue modificada más recientemente por la D.C. Law 24-290, la Personal Medical Record Fee Amendment Act of 2022, que entró en vigor el 10 de marzo de 2023.
Conforme a esta ley, los registros médicos deben mantenerse durante un mínimo de 5 años desde la fecha del último contacto con un paciente adulto.
La ley se aplica ampliamente a todas las "entidades de atención médica", que la ley define como cualquier proveedor de atención médica o asociado comercial según se define en 45 CFR 160.103. Esto incluye médicos, dentistas, psicólogos, enfermeros, quiroprácticos y todos los demás profesionales de la salud licenciados que ejercen en el Distrito.
El periodo de 5 años comienza a correr desde la fecha del último contacto del paciente con el proveedor, no desde la fecha del tratamiento inicial ni de ningún evento médico específico. Si un paciente regresa para una visita de seguimiento, el reloj se reinicia.
Qué registros deben conservarse
La ley no limita su alcance a una categoría restringida de documentos. Los "registros médicos" bajo la ley del D.C. abarcan el expediente completo del paciente, que incluye:
- Historia clínica y notas del examen físico
- Resultados de pruebas diagnósticas e informes de laboratorio
- Planes de tratamiento y notas de evolución
- Registros de medicamentos e historiales de recetas
- Informes quirúrgicos y registros de anestesia
- Informes de consulta de especialistas
- Estudios de imágenes y sus interpretaciones
- Formularios de consentimiento y documentos de autorización
- Resúmenes de alta
Requisitos específicos para hospitales bajo DCMR Title 22-B
Los hospitales licenciados en el Distrito de Columbia están sujetos a requisitos de retención más estrictos conforme a las District of Columbia Municipal Regulations (DCMR) Title 22-B, Section 2030. Estas regulaciones se aplican específicamente a los hospitales y establecen un periodo de retención más largo que la ley general.
Conforme a DCMR 22-B2030, los hospitales deben mantener los registros médicos del paciente durante al menos 10 años después del alta. Esto es el doble del requisito de 5 años que se aplica a los consultorios médicos y otros proveedores no hospitalarios.
Requisitos de formato de los registros hospitalarios
Los hospitales pueden mantener los registros médicos en cualquiera de los siguientes formatos:
- Registros originales en papel
- Microfilm
- Registros médicos electrónicos (EHR)
- Otras formas reproducibles similares
Independientemente del formato, el hospital debe asegurar que un registro completo este accesible en todo momento. Los registros deben contener información suficiente para identificar claramente al paciente, justificar el diagnóstico y el tratamiento, y documentar los resultados con precisión.
Plazos de finalización
Las regulaciones del D.C. exigen que los hospitales supervisen y garanticen que los registros médicos se completen dentro de los 30 días posteriores al alta del paciente. Todas las entradas en el registro deben estar fechadas, legibles y verificadas de forma indeleble. El autor de cada entrada debe ser identificado y autenticado mediante una firma, iniciales escritas o entrada por computadora.
Normas de destrucción de registros hospitalarios
Cuando los registros hospitalarios han superado el periodo de retención de 10 años y son elegibles para su destrucción, DCMR 22-B2030 exige que se destruyan mediante uno de los siguientes métodos:
- Triturado
- Incineración
- Eliminación electrónica
- Otra medida de protección igualmente eficaz
Estos requisitos de destrucción existen para proteger la confidencialidad del paciente y se alinean con las normas federales de eliminación de HIPAA.
Reglas de retención para pacientes menores de edad
Ambas capas de la ley de registros médicos del D.C. incluyen periodos de retención extendidos para los menores.
Bajo D.C. Code 3-1210.11
Para los pacientes menores de edad, los registros médicos deben mantenerse durante un mínimo de 5 años después de que el menor alcance la mayoría de edad. Conforme a D.C. Code 46-101, la mayoría de edad en el Distrito de Columbia es de 18 años, según lo establecido por la District of Columbia Age of Majority Act (D.C. Law 1-75, vigente en 1976).
Esto significa que para un niño nacido hoy, un consultorio médico debe conservar sus registros hasta que el paciente cumpla 23 años como mínimo. Para un niño que recibe tratamiento a los 5 años, los registros aún deben conservarse hasta los 23 años (5 años después de cumplir 18).
Bajo DCMR 22-B2030 (hospitales)
Los hospitales enfrentan una regla diferente para los menores. Conforme a las regulaciones hospitalarias, los registros de pacientes menores deben conservarse hasta 3 años después de haber alcanzado la mayoría de edad. Dado que la mayoría de edad en el D.C. es de 18 años, esto significa que los registros hospitalarios de menores deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años.
Esto crea una situación inusual en la que el requisito general del consultorio médico para menores (5 años después de la mayoría de edad, o los 23 años) es en realidad más largo que el requisito específico del hospital para menores (3 años después de la mayoría de edad, o los 21 años), aunque la retención hospitalaria para adultos (10 años) es más larga que la retención médica para adultos (5 años).
Resumen de periodos de retención para menores
| Tipo de proveedor | Periodo de retención para menores | Edad mínima efectiva |
|---|---|---|
| Médicos y otros proveedores | 5 años después de los 18 | 23 años |
| Hospitales | 3 años después de los 18 | 21 años |
En la práctica, los hospitales suelen aplicar el más largo de los dos periodos (los 23 años) para cumplir con ambos conjuntos de reglas. Los proveedores deben consultar con asesoría legal cuando haya incertidumbre sobre que estándar se aplica.
Requisitos de hospitales vs. consultorios médicos
El Distrito de Columbia mantiene estándares de retención separados para hospitales y proveedores de atención médica no hospitalarios. Esta distinción importa porque determina cuanto tiempo estarán disponibles sus registros según el lugar donde recibió atención.
| Requisito | Hospitales (DCMR 22-B2030) | Médicos/otros proveedores (D.C. Code 3-1210.11) |
|---|---|---|
| Periodo de retención para adultos | 10 años después del alta | 5 años desde el último contacto |
| Periodo de retención para menores | Hasta los 21 años (3 años después de la mayoría de edad) | Hasta los 23 años (5 años después de la mayoría de edad) |
| Formato del registro | Papel, microfilm, electrónico o similar | No especificado por la ley |
| Plazo de finalización | 30 días después del alta | No especificado por la ley |
| Método de destrucción | Triturado, incineración, eliminación electrónica | No especificado (se aplican las normas de HIPAA) |
El requisito hospitalario de 10 años es consistente con muchas otras jurisdicciones. Según las directrices de Mantenimiento de Registros Médicos de CMS, los hospitales que participan en Medicare deben mantener los registros durante al menos 5 años después del alta, por lo que la regla de 10 años del D.C. supera este mínimo federal.
Requisitos federales que aplican en el D.C.
Los proveedores de atención médica del D.C. deben cumplir tanto los requisitos locales como los federales de retención de registros. Cuando la ley federal exige un periodo de retención más largo que la ley del D.C., prevalece el estándar federal.
La regla general
Siempre se aplica el requisito más estricto. Si la ley del D.C. exige 5 años y la ley federal exige 7 años para un proveedor de Medicare, el proveedor debe conservar los registros durante 7 años. Este principio se aplica a todos los mandatos federales y locales que se superponen.
Requisitos de documentación de HIPAA
Uno de los conceptos erróneos más comunes sobre la retención de registros médicos es que HIPAA exige que los proveedores conserven los registros médicos del paciente durante un número específico de años. No lo hace.
Qué exige realmente HIPAA
HIPAA exige que las entidades cubiertas conserven la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante 6 años desde la fecha de creación o desde la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde. Este requisito proviene de 45 CFR 164.530(j).
Los tipos de documentación sujetos a este requisito de 6 años incluyen:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Formularios de autorización del paciente para divulgaciones
- Acuerdos de asociados comerciales
- Registros de capacitación del personal
- Registros de quejas y de resolución
- Evaluaciones de riesgo y documentación de seguridad
- Acuses de recibo del Aviso de Prácticas de Privacidad
Estos son documentos de cumplimiento, no expedientes médicos del paciente. El periodo real de retención de los registros del paciente se rige por la ley estatal, que en el D.C. significa D.C. Code 3-1210.11 y DCMR 22-B2030.
HIPAA y la seguridad de los registros
Aunque HIPAA no establece un periodo de retención de registros médicos, si exige que toda la información de salud protegida (PHI) se resguarde durante todo el tiempo que exista. Conforme a la Regla de Seguridad de HIPAA, las entidades cubiertas deben implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para proteger la PHI electrónica. Esto se aplica desde el momento en que se crea un registro hasta que se destruye correctamente.
Requisitos de CMS y Medicare
Los proveedores de atención médica del D.C. que participan en los programas de Medicare o Medicaid deben cumplir requisitos federales adicionales de retención establecidos por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS).
| Tipo de proveedor | Retención mínima de CMS | Autoridad reguladora |
|---|---|---|
| Hospitales (Medicare) | 5 años después del alta | 42 CFR 482.24 |
| Proveedores de Medicare (general) | 7 años desde la fecha de servicio | Directrices de CMS |
| Patrocinadores de Medicare Part D | 10 años desde la fecha de servicio | Directrices de CMS |
| Proveedores de atención administrada de Medicare | 10 años | Directrices de CMS |
Para los hospitales del D.C., el requisito local de 10 años conforme a DCMR 22-B2030 ya supera el mínimo federal de 5 años para hospitales participantes en Medicare. Para los consultorios médicos, sin embargo, el requisito de 5 años del D.C. puede ser más corto que la directriz de 7 años de CMS para proveedores generales de Medicare. En ese caso, un médico participante en Medicare en el D.C. debe seguir el estándar federal de 7 años.
Registros de salud ocupacional de OSHA
Los proveedores que mantienen registros de salud ocupacional deben cumplir un estándar aun más largo. Conforme a 29 CFR 1910.1020, los registros de exposición y médicos de los empleados deben conservarse durante la duración del empleo más 30 años.
Acceso del paciente a los registros médicos en el D.C.
El Distrito de Columbia ofrece protecciones sólidas para los pacientes que necesitan acceder a sus registros médicos.
Derecho a solicitar registros
Conforme a D.C. Code 3-1210.11, una entidad de atención médica que tiene la custodia y el control del registro médico personal de un paciente debe proporcionar una copia completa y actual cuando lo solicite por escrito el paciente o su representante autorizado.
Los representantes autorizados incluyen a personas con un poder notarial válido para atención médica del paciente. Si el paciente ha fallecido, los registros pueden ser solicitados por el albacea o administrador del patrimonio, los sobrevivientes del difunto u otras personas que participaron en la atención médica o el pago del difunto antes de su muerte.
Sin embargo, el acceso puede negarse para un paciente fallecido si fuera inconsistente con cualquier preferencia expresa del difunto que la entidad de atención médica conociera.
Tiempo de respuesta
Conforme a D.C. Code 3-1210.12, las entidades de atención médica deben transmitir los registros médicos completos dentro de 30 días cuando la autorización es clara, visible y especifica. Si los registros no pueden producirse dentro de 30 días, la entidad debe proporcionar una explicación escrita de la demora.
El límite máximo absoluto es de 60 días. Si un proveedor no produce los registros dentro de 60 días, el paciente recibe una reducción de tarifa de $15 por día, con un tope igual al monto total del cargo de copia.
Formato de los registros
Los registros deben proporcionarse en el formato solicitado por el paciente si se pueden producir fácilmente. Si el formato solicitado no se puede producir fácilmente, los registros deben proporcionarse en una forma y formato electrónico legible, ya sea por correo electrónico o mediante carga.
Tarifas por copias de registros médicos
La D.C. Law 24-290 (la Personal Medical Record Fee Amendment Act of 2022) estableció el mecanismo de topes de tarifas para las copias de registros médicos en el Distrito de Columbia, vigente desde el 10 de marzo de 2023. El D.C. Code 3-1210.12 exige que DC Health publique los montos máximos ajustados cada año con base en el cambio del Índice de Precios al Consumidor del área de Washington, D.C., por lo que las cifras a continuación son el calendario actualmente vigente de DC Health, no los montos base de 2023.
Tarifas en formato electrónico
El calendario actualmente vigente de DC Health, calculado a partir del cambio del IPC de enero de 2025 a enero de 2026 (2.7%):
| Tipo de tarifa | Monto máximo |
|---|---|
| Búsqueda y manejo | $25.00 |
| Cargo por página | $0.72 |
| Tope total | $94.57 |
Tarifas en formato no electrónico (papel)
| Tipo de tarifa | Monto máximo |
|---|---|
| Búsqueda y manejo | $25.00 |
| Cargo por página | $0.96 |
| Franqueo | Costo real |
Estas son las únicas tarifas que una entidad de atención médica puede cobrar por proporcionar copias de registros médicos. Los proveedores no pueden cobrar tarifas diferentes según quien solicite los registros. A un representante autorizado bajo un poder notarial para atención médica se le debe cobrar la misma tarifa que al paciente.
Ajustes anuales de tarifas
A partir del 1 de enero de 2024, los montos de las tarifas se ajustan anualmente por inflación usando el Índice de Precios al Consumidor. El Departamento de Salud del D.C. publica los calendarios de tarifas actualizados antes del 1 de febrero de cada año. Las cifras anteriores reflejan el calendario actualmente vigente de DC Health; consulte los montos máximos publicados por DC Health cada año, ya que estas cantidades cambian anualmente.
Destrucción adecuada de registros médicos
Una vez que los registros médicos han superado el periodo de retención aplicable, pueden destruirse. Sin embargo, tanto la ley del D.C. como la federal imponen requisitos estrictos sobre como debe llevarse a cabo la destrucción.
Requisitos de destrucción en hospitales del D.C.
Conforme a DCMR 22-B2030, los hospitales deben destruir los registros médicos mediante uno de los siguientes métodos aprobados:
- Triturado de documentos en papel
- Incineración de registros en papel
- Eliminación electrónica mediante métodos que impidan la recuperación de datos
- Otra medida de protección igualmente eficaz que deje la información ilegible
Normas de eliminación de HIPAA
HIPAA exige que la información de salud protegida quede "esencialmente ilegible, indescifrable y de tal manera que no pueda reconstruirse" cuando se destruye.
Para los registros en papel, los métodos aceptables incluyen triturar, quemar, convertir en pulpa o pulverizar. Para los medios electrónicos, los métodos aceptables incluyen el borrado (sobrescribir con datos no sensibles), la purga o desmagnetización (uso de un campo magnético fuerte) o la destrucción física de los medios de almacenamiento.
Los registros nunca deben colocarse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje u otros recipientes de acceso público. Una entidad cubierta puede contratar a un asociado comercial para manejar la eliminación, pero debe existir un acuerdo de asociado comercial.
Documentación de la destrucción
Los proveedores deben mantener un registro de destrucción que anote la fecha de destrucción, una descripción general de los registros destruidos, el método de destrucción y el nombre de la persona que llevó a cabo o supervisó la destrucción. Este registro debe conservarse como parte de la documentación administrativa de HIPAA del proveedor durante al menos 6 años.
Qué pasa cuando cierra un consultorio en el D.C.
Cuando un médico en el Distrito de Columbia se jubila, se reubica o de otro modo cierra un consultorio, los registros médicos aún deben conservarse durante todo el periodo de retención. El D.C. no tiene una ley especifica que regule la notificación por cierre de consultorio, pero los proveedores deben cumplir las obligaciones generales de retención de registros y las normas profesionales.
Pasos recomendados para el cierre del consultorio
La DC Board of Medicine supervisa las licencias de médicos en el Distrito. Los médicos que planean cerrar su consultorio deben seguir estos pasos:
- Notificar a los pacientes por escrito al menos 30 a 60 días antes del cierre
- Ofrecer a los pacientes la opción de transferir sus registros a otro proveedor
- Proporcionar a los pacientes copias de sus registros cuando lo soliciten
- Notificar a la DC Board of Medicine sobre el cierre del consultorio
- Coordinar con un custodio para mantener los registros durante el periodo de retención restante
- Destruir los registros correctamente una vez que expire el periodo de retención, usando métodos conformes con HIPAA
Acuerdos de custodia
Si un médico no puede mantener personalmente los registros después de cerrar un consultorio, se debe establecer un acuerdo de custodia. Esto puede implicar transferir los registros a otro médico, a una empresa de almacenamiento de registros médicos o a un servicio profesional de gestión de registros. Cualquier custodio que reciba información de salud protegida debe celebrar un acuerdo de asociado comercial de HIPAA.
Venta de un consultorio
Cuando se vende un consultorio médico, los registros del paciente suelen transferirse al proveedor comprador. El proveedor comprador asume entonces la responsabilidad de mantener los registros durante el periodo de retención restante. Los pacientes deben ser notificados del cambio de propiedad y se les debe dar la oportunidad de transferir sus registros a otro lugar si lo prefieren.
Sanciones por incumplimiento
Los proveedores de atención médica que no cumplan las leyes de retención de registros médicos del D.C. pueden enfrentar medidas disciplinarias de la junta de licencias correspondiente. Las infracciones pueden dar lugar a la suspensión, revocación u otras sanciones de la licencia.
Medidas de las juntas de licencias del D.C.
Las DC Health Occupations Boards tienen autoridad para investigar quejas e imponer disciplina a los proveedores licenciados. No mantener registros médicos adecuados o no brindar acceso del paciente a los registros puede tratarse como conducta no profesional.
Sanciones de HIPAA
Las sanciones federales por infracciones de HIPAA, incluida la destrucción inadecuada o el no resguardar los registros médicos, se escalonan según el nivel de negligencia:
| Nivel de infracción | Rango de sanción por infracción (2026) |
|---|---|
| No lo sabía | $145 a $73,011 |
| Causa razonable | $1,461 a $73,011 |
| Negligencia deliberada (corregida) | $14,602 a $73,011 |
| Negligencia deliberada (no corregida) | $73,011 a $2,190,294 |
Estos son los montos ajustados por inflación conforme a 45 CFR 160.404, vigentes desde el 28 de enero de 2026 (91 FR 3665); el tope anual para todas las infracciones de una misma disposición es de $2,190,294 en cada nivel, y HHS ajusta las cifras cada año.
Las sanciones penales por infracciones cometidas a sabiendas pueden llegar hasta $250,000 en multas y 10 años de prisión.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservar los médicos los registros médicos en el D.C.?
Conforme a D.C. Code 3-1210.11, los médicos y otros proveedores de atención médica licenciados deben conservar los registros médicos durante un mínimo de 5 años desde la fecha del último contacto con el paciente. Los hospitales en el D.C. tienen un requisito más estricto de 10 años después del alta conforme a DCMR Title 22-B, Section 2030. Los proveedores participantes en Medicare pueden tener que conservar los registros durante 7 a 10 años según su participación en el programa.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros médicos de los niños en el D.C.?
Para los proveedores no hospitalarios, la ley del D.C. exige que los registros médicos de menores se conserven durante 5 años después de que el paciente alcance la mayoría de edad (18 en el D.C.), lo que significa que los registros deben conservarse hasta al menos los 23 años. Los hospitales deben conservar los registros de menores hasta 3 años después de la mayoría de edad, o hasta que el paciente cumpla 21 años. En la práctica, la mayoría de los proveedores aplica el estándar más largo de los 23 años para asegurar el pleno cumplimiento.
¿Exige HIPAA que los registros médicos se conserven durante 6 años?
No. HIPAA exige que la documentación administrativa relacionada con HIPAA (políticas de privacidad, acuerdos de asociados comerciales, registros de capacitación) se conserve durante 6 años conforme a 45 CFR 164.530. Esto no se aplica a los registros médicos del paciente. Cuanto tiempo deben conservarse los registros del paciente lo determina la ley estatal. En el D.C., el mínimo es de 5 años para médicos y 10 años para hospitales.
¿Cómo obtengo copias de mis registros médicos en el D.C.?
Presente una solicitud por escrito a la entidad de atención médica que tiene sus registros. Conforme a la ley del D.C., el proveedor debe proporcionar una copia completa dentro de 30 días. Si el proveedor no puede cumplir el plazo de 30 días, debe explicar la demora por escrito. Conforme al calendario de tarifas actualmente vigente de DC Health, las tarifas tienen un tope de $25.00 por búsqueda y manejo más $0.72 por página para copias electrónicas, con un tope total de $94.57. Para copias en papel, la tarifa de búsqueda y manejo es de $25.00 y el cargo por página tiene un tope de $0.96. Estos montos máximos se ajustan por inflación cada año, así que consulte el calendario publicado por DC Health para conocer las cifras actuales.
¿Qué pasa con los registros médicos cuando un médico del D.C. cierra su consultorio?
El médico debe seguir almacenando los registros durante todo el periodo de retención (5 años desde el último contacto). Los pacientes deben ser notificados 30 a 60 días antes del cierre y se les debe ofrecer la opción de transferir los registros a otro proveedor o recibir copias personales. El médico puede coordinar con un custodio para mantener los registros, y cualquier custodio debe celebrar un acuerdo de asociado comercial de HIPAA. También se debe notificar a la DC Board of Medicine sobre el cierre.
Actualizaciones
Se eliminó una fila de la tabla que etiquetaba incorrectamente la regla de retención administrativa de 6 años de HIPAA (45 CFR 164.530(j)) como un periodo de retención clínica de CMS/Medicare; esa regla rige las políticas de privacidad y la documentación de cumplimiento, no los expedientes de pacientes, como ya indica correctamente la sección de HIPAA del propio artículo.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of the District of Columbia, Title 3: District of Columbia Boards and Commissions. - Chapter 12: Health Occupations Boards. - Subchapter X: Prohibited Acts; Penalties; Injunctions.
§ 3-1210.11Patient or client records.Vigente
(a) Upon written request from a patient or client, or person authorized to have access to the patient's personal medical record under a health care power of attorney for the patient or client, a health care entity having custody and control of the patient's or client's personal medical record shall furnish a complete and current copy of that personal medical record. If the patient or client is deceased, the request may be made by: (1) Repealed. (2) The executor for the decedent’s estate; (3) The temporary executor for the decedent’s estate; (4) The administrator for the decedent’s estate; (5) The temporary administrator for the decedent’s estate; or (6) Any survivor of the decedent or other persons involved in the decedent's health care or payment prior to the decedent's death, unless doing so would be inconsistent with any expressed preference of the decedent that is known to the health care entity.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en github.com
Code of the District of Columbia, Title 46: Domestic Relations. - Chapter 1: Age of Majority.
§ 46-101Enumerated.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
Notwithstanding any rule of common or other law to the contrary in effect on July 22, 1976, the age of majority in the District of Columbia shall be 18 years of age, except that this chapter shall not affect any common-law or statutory right to child support.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en github.com
Citada en 11 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2003
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Anthony v. District of Columbia Department of Employment Services (District of Columbia Court of Appeals 1987, 528 A.2d 883)“…ect to which the claimant files for unemployment benefits. D.C. Code § 46-101 (6), (8) (1981). Since petition…”
- Green v. District of Columbia Department of Employment Services (District of Columbia Court of Appeals 1985, 499 A.2d 870)“…f the [District of Columbia Unemployment Compensation Act, D.C. Code §§ 46-101 to 46-127] is to protect employees aga…”
- Long v. District of Columbia Department of Employment Services (District of Columbia Court of Appeals 1990, 570 A.2d 301)“…The District of Columbia Unemployment Compensation Act, D.C. Code §§ 46-101 to 46-128 (1987) (the “Act”), is the c…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 53 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Leyes de Conservación de Registros Médicos de Nuevo Mexico (Guía 2026)
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 42 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
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También citada en: Leyes de conservación de expedientes médicos en Michigan (Guía 2026)
§ 160.103Definitions.Vigentecitada en 16 de nuestros artículos
Except as otherwise provided, the following definitions apply to this subchapter: Act means the Social Security Act. Administrative simplification provision means any requirement or prohibition established by: (1) 42 U.S.C. 1320d-1320d-4, 1320d-7, 1320d-8, and 1320d-9; (2) Section 264 of Pub. L. 104-191; (3) Sections 13400-13424 of Public Law 111-5; or (4) This subchapter. ALJ means Administrative Law Judge. ANSI stands for the American National Standards Institute. Business associate: (1) Except as provided in paragraph (4) of this definition, business associate means, with respect to a covered entity, a person who: (i) On behalf of such covered entity or of an organized health care arrangement (as defined in this section) in which the covered entity participates, but other than in the capacity of a member of the workforce of such covered entity or arrangement, creates, receives, maintains, or transmits protected health information for a function or activity regulated by this subchapter, including claims processing or administration, data analysis, processing or administration, utilization review, quality assurance, patient safety activities listed at 42 CFR 3.20, billing,…
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Citada en 374 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Los tribunales aplican las definiciones de la Sección 160.103 dentro y fuera de HIPAA. Zani v. Rite Aid Headquarters Corp. (2017) usó su definición de atención médica para sostener que las llamadas de vacunación de farmacia entraban en la exención de salud del TCPA. Kenneth Wilson v. UnitedHealthcare Insurance Co (2022) aplicó su definición de información de salud individualmente identificable.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Northwestern Memorial Hospital v. John Ashcroft, Attorney General of the United States (Court of Appeals for the Seventh Circuit 2004, 362 F.3d 923)“…mation” as “individually identifiable health information.” 45 C.F.R. § 160.103 . Both Congress and HHS define “individ…”
- Florida Ex Rel. Attorney General v. United States Department of Health & Human Services (Court of Appeals for the Eleventh Circuit 2011, 648 F.3d 1235)“…is paid for health care in the normal course of business.” 45 C.F.R. § 160.103. And in 2009, Congress expanded HIPAA’s…”
- Zani v. Rite Aid Headquarters Corp. (District Court, S.D. New York 2017, 246 F. Supp. 3d 835)✓Rite Aid envió un recordatorio pregrabado de la vacuna contra la influenza al celular de un cliente. Conforme a las definiciones de 160.103, el tribunal sostuvo que la llamada transmitía un mensaje de atención médica hecho en nombre de una entidad cubierta y concedió el juicio sumario a Rite Aid.
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§ 160.404Amount of a civil money penalty.Vigentecitada en 14 de nuestros artículos
(a) The amount of a civil money penalty will be determined in accordance with paragraph (b) of this section, and §§ 160.406, 160.408, and 160.412. These amounts were adjusted in accordance with the Federal Civil Monetary Penalty Inflation Adjustment Act of 1990, (Pub. L. 101-140), as amended by the Federal Civil Penalties Inflation Adjustment Act Improvements Act of 2015, (section 701 of Pub. L. 114-74), and appear at 45 CFR part 102. These amounts will be updated annually and published at 45 CFR part 102.
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Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Kirstyn Bashaw v. Majestic Care of Whitehall (Court of Appeals for the Sixth Circuit 2025, 130 F.4th 542)“…de range of civil penalties. See 45 C.F.R. § 160.404. And Nieset testified that Bashaw’s reco…”
- Planned Parenthood Minnesota, North Dakota, South Dakota v. Daugaard (District Court, D. South Dakota 2021)“…ble diligence, would not have known” about the disclosure. 45 C.F.R. § 160.404(b)(2)(i). While the Unif…”
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Code of Federal Regulations Title 29
§ 1910.1020Access to employee exposure and medical records.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
(a) Purpose. The purpose of this section is to provide employees and their designated representatives a right of access to relevant exposure and medical records; and to provide representatives of the Assistant Secretary a right of access to these records in order to fulfill responsibilities under the Occupational Safety and Health Act. Access by employees, their representatives, and the Assistant Secretary is necessary to yield both direct and indirect improvements in the detection, treatment, and prevention of occupational disease. Each employer is responsible for assuring compliance with this section, but the activities involved in complying with the access to medical records provisions can be carried out, on behalf of the employer, by the physician or other health care personnel in charge of employee medical records.
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Citada en 14 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Cinquemano v. Ciba-Geigy Corp. (District Court, M.D. Louisiana 1996, 962 F. Supp. 862)“…La. R.S. 23:1016 which incorporates 29 U.S.C. § 657 and 29 C.F.R. § 1910.1020 . These two federal provisions provide…”
- Public Citizen Health Research Group v. United States Department of Labor (Court of Appeals for the Third Circuit 2009, 557 F.3d 165)“…discover monitoring results on their own. See 29 C.F.R. § 1910.1020 (e)(l)(i) (“Whenever an employee ... re…”
- United Food & Commercial Workers v. OSHA (Court of Appeals for the Sixth Circuit 2021)“…s” to identify, handle, and prevent “occupational disease.” 29 C.F.R. § 1910.1020(a). The agency requires employers to ke…”
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Fuentes y referencias
- D.C. Code 3-1210.11 - Registros del Paciente o Cliente(code.dccouncil.gov).gov
- D.C. Code 3-1210.12 - Personas Autorizadas para Recibir Registros Médicos Personales(code.dccouncil.gov).gov
- D.C. Law 24-290 - Personal Medical Record Fee Amendment Act of 2022(code.dccouncil.gov).gov
- D.C. Code 46-101 - Mayoría de Edad(code.dccouncil.gov).gov
- DCMR Title 22-B Section 2030 - Requisitos de Mantenimiento de Registros Hospitalarios(dcrules.elaws.us).gov
- HHS - Exige HIPAA que las Entidades Cubiertas Conserven los Registros Médicos?(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Requisitos Administrativos de HIPAA(law.cornell.edu)
- Requisitos de CMS para el Mantenimiento y Acceso a Registros Médicos(cms.gov).gov
- Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA del HHS(hhs.gov).gov
- HHS - Eliminación de Información de Salud Protegida(hhs.gov).gov
- Resumen de la Regla de Seguridad de HIPAA del HHS(hhs.gov).gov
- DC Board of Medicine(dchealth.dc.gov).gov
- Juntas de Licencias de Salud del D.C.(dchealth.dc.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación Hospitalaria(law.cornell.edu)
- HHS - Eliminación de PHI por un Asociado Comercial(hhs.gov).gov
- DC Health - Montos Máximos Ajustados de Tarifas de Registros Médicos (calendario actualmente vigente)(dchealth.dc.gov).gov
- HHS, Ajuste Anual por Inflación de las Sanciones Civiles Monetarias, 91 FR 3665 (28 de enero de 2026): niveles de sanción civil de HIPAA 2026 (45 CFR 160.404)(federalregister.gov).gov