Lettera di Richiamo: la procedura disciplinare dell'art. 7 e come rispondere

La lettera di richiamo, un richiamo scritto disciplinare, è di gran lunga l'atto disciplinare più comune sul luogo di lavoro in Italia, ed è anche quello in cui il datore di lavoro più spesso salta un passaggio senza rendersi conto che è obbligatorio.

Questa pagina tratta il richiamo scritto di uso quotidiano: cos'è, la procedura che deve precederlo anche se resta ben al di sotto del licenziamento, come rispondere e cosa gli accade nel tempo. Per la stessa procedura applicata alla sanzione più grave, il licenziamento per giusta causa, consulta licenziamento per giusta causa.

Informazioni verificate il 21 luglio 2026. Questa pagina fornisce informazioni legali di carattere generale e non costituisce una consulenza legale per un caso specifico.

Cos'è una lettera di richiamo, e dove si colloca nella scala disciplinare

L'art. 7, L. 300/1970 disciplina l'intera scala delle sanzioni, e la lettera di richiamo, un richiamo scritto, si colloca vicino alla base di quella scala, sopra il rimprovero puramente verbale e sotto la multa, la sospensione e il licenziamento stesso.

Le norme disciplinari del datore di lavoro, la condotta sanzionabile e la procedura per contestare una sanzione devono essere portate a conoscenza dei lavoratori in anticipo, tipicamente mediante affissione in un luogo accessibile a tutti. Un richiamo emesso in base a regole a cui il lavoratore non ha mai avuto accesso è vulnerabile già solo per questo.

La procedura che un richiamo deve seguire

Questa è la parte più spesso saltata nella pratica, proprio perché un richiamo scritto sembra abbastanza minore da indurre talvolta i datori di lavoro a trattarlo in modo informale.

Prima di tutto viene una specifica contestazione scritta. Il datore di lavoro deve comunicare per iscritto al lavoratore la specifica condotta contestata, prima di applicare qualsiasi sanzione superiore al rimprovero puramente verbale.

Un'attesa di cinque giorni è obbligatoria. Nessuna sanzione più grave del rimprovero verbale, incluso un richiamo scritto, può essere applicata prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta. Il senso di quell'attesa è dare al lavoratore una reale possibilità di rispondere prima che la sanzione venga decisa.

Il lavoratore può rispondere e può farsi assistere. Il lavoratore può replicare per iscritto durante quella finestra e può chiedere di farsi assistere da un rappresentante del sindacato a cui appartiene o a cui ha conferito mandato.

La scala delle sanzioni è limitata. Quando la sanzione non è il licenziamento, una multa non può superare quattro ore di retribuzione base, e una sospensione non può superare i dieci giorni.

Rispondere a una lettera di richiamo

Un lavoratore che riceve un richiamo dispone di una finestra reale, non solo formale, per rispondere prima che diventi definitivo. Una risposta va normalmente indirizzata per iscritto a chi ha firmato la contestazione, e dovrebbe fare tre cose: affrontare la specifica condotta descritta, poiché la contestazione deve essere specifica e la risposta dovrebbe corrispondervi punto per punto; esporre la propria versione dei fatti o il contesto, incluso quanto dimostri che la condotta non si è svolta come descritto o era meno grave di quanto rappresentato; e, ove rilevante, chiedere l'assistenza di un rappresentante sindacale prima della chiusura della finestra di cinque giorni.

Una risposta che si limita a dichiarare il proprio disaccordo, senza confrontarsi con la specifica condotta contestata, ha minore efficacia rispetto a una che risponde direttamente alla contestazione. Conservare una copia sia della contestazione sia della propria risposta, con la data di invio di ciascuna, ha rilievo in seguito se la sanzione viene impugnata o se riemerge in un futuro procedimento.

Impugnare un richiamo: la conciliazione entro venti giorni

Un lavoratore a cui è già stata applicata una sanzione può, nei venti giorni successivi, chiedere la costituzione di un collegio di conciliazione e arbitrato tramite l'ufficio provinciale del lavoro territorialmente competente. Il collegio è composto da un rappresentante scelto da ciascuna parte e da un terzo membro scelto d'intesa tra le parti oppure, in mancanza di accordo, nominato dal direttore dell'ufficio del lavoro.

La sanzione resta sospesa mentre il collegio la esamina. Se il datore di lavoro non nomina il proprio rappresentante entro dieci giorni dall'invito a farlo, la sanzione non ha alcun effetto. Se invece il datore di lavoro adisce il giudice, la sanzione resta sospesa fino alla decisione della causa. Questo percorso esiste accanto a, non al posto di, un'ordinaria azione davanti al giudice del lavoro, e non sostituisce i distinti termini di 60 e 180 giorni che si applicano specificamente a un licenziamento anziché a una sanzione minore.

La regola dei due anni, con precisione

L'art. 7 stabilisce chiaramente che una sanzione disciplinare non può essere presa in considerazione a nessun effetto una volta trascorsi due anni dalla sua applicazione. È una regola sull'uso successivo, non un termine di decadenza per impugnare la sanzione stessa quando viene emessa.

Nella pratica questo significa che un datore di lavoro non può citare un richiamo di tre anni prima come aggravante in un nuovo procedimento disciplinare, non può usarlo per sostenere un pattern di condotta scorretta che giustifichi ora una sanzione più severa, e non può basarsi su di esso per motivare un trattamento più severo di una nuova infrazione minore. Il richiamo in sé non viene cancellato dalla storia personale del lavoratore come fatto storico, ma il suo peso giuridico ai fini di qualsiasi futuro procedimento disciplinare si esaurisce trascorsi due anni.

Perché un richiamo viziato può essere annullato anche se la condotta era reale

Questo è il punto davvero utile per un lavoratore che ne abbia ricevuto uno. I tribunali e i collegi di conciliazione italiani trattano la questione procedurale, se la contestazione fosse specifica e scritta e se la finestra di cinque giorni sia stata rispettata, come distinta dalla questione sostanziale, se la condotta si sia effettivamente verificata.

Un richiamo emesso lo stesso giorno di un presunto episodio, senza una distinta contestazione scritta e senza l'attesa di cinque giorni, può essere annullato per il solo vizio procedurale, anche quando il lavoratore non contesta che la condotta sottostante si sia verificata. La procedura è un requisito autonomo, non un adempimento burocratico aggiunto a una condotta che parlerebbe da sé.

Come un insieme di richiami si collega a un futuro licenziamento

Un singolo richiamo, correttamente emesso, è una registrazione, non un conto alla rovescia. Ma un insieme documentato di richiami per condotte collegate può diventare rilevante in seguito se il datore di lavoro procede a un licenziamento per giustificato motivo soggettivo o giusta causa, poiché può sostenere l'argomento che la condotta si sia ripetuta e che il lavoratore ne fosse chiaramente avvisato. Poiché una sanzione smette di rilevare dopo due anni, solo i richiami rientranti in quella finestra possono realisticamente essere utilizzati in questo modo. Per la procedura disciplinare e la soglia che disciplinano effettivamente il licenziamento stesso, consulta licenziamento per giusta causa e licenziamento in Italia.

Tre scenari pratici

Un richiamo correttamente emesso per ritardi ripetuti

Un dipendente arriva in ritardo quattro volte in un mese. Il datore di lavoro invia una contestazione scritta che descrive le quattro date e gli orari specifici, attende cinque giorni pieni, e solo allora emette una lettera di richiamo. Il lavoratore non risponde entro la finestra prevista. Poiché la procedura è stata rispettata e la condotta in sé non è contestata, il richiamo resta valido.

Un richiamo emesso lo stesso giorno, viziato sotto il profilo procedurale

Un responsabile, adirato per un errore avvenuto in produzione, consegna a un dipendente un richiamo scritto lo stesso pomeriggio, senza una previa e distinta contestazione e senza l'attesa di cinque giorni. Il dipendente richiede la conciliazione entro venti giorni. Anche se il dipendente non contesta che l'errore si sia verificato, la sanzione viene annullata per il solo vizio procedurale, poiché l'art. 7 richiede la contestazione e l'attesa di cinque giorni indipendentemente da quanto chiara sia la condotta sottostante.

Un vecchio richiamo che riemerge

Un lavoratore ha ricevuto un richiamo tre anni fa per un piccolo errore procedurale. Ora, di fronte a un nuovo procedimento disciplinare non collegato, la contestazione del datore di lavoro cita il vecchio richiamo come prova di un pattern. Poiché sono trascorsi più di due anni dall'applicazione della sanzione precedente, l'art. 7 vieta al datore di lavoro di tenerne conto a qualsiasi effetto nel nuovo procedimento, inclusa come aggravante.