Massachusetts
Leyes de conservacion de expedientes medicos en Massachusetts (Guia 2026)
La ley de Massachusetts exige que los hospitales conserven los expedientes medicos durante 20 anos despues del alta o el tratamiento final del paciente conforme a M.G.L. ch. 111, Section 70. Los medicos deben guardar los expedientes de pacientes adultos durante al menos 7 anos a partir del ultimo encuentro conforme a 243 CMR 2.07, o hasta que un paciente menor cumpla 18 anos si ese periodo es mas largo.
Massachusetts tiene algunas de las leyes de conservacion de expedientes medicos mas protectoras de Estados Unidos. Los hospitales de la Commonwealth deben preservar los expedientes del paciente durante 20 anos completos despues del alta o el tratamiento final. Este es el requisito de conservacion hospitalaria mas largo de cualquier estado.
Los consultorios medicos siguen un estandar separado, conservando los expedientes durante un minimo de 7 anos. En conjunto, estas reglas estatales funcionan junto con los requisitos federales de HIPAA y CMS para crear un sistema de protecciones en capas para la informacion de salud del paciente.
Esta guia cubre los periodos de conservacion especificos, los procedimientos de destruccion, los derechos de acceso del paciente y las obligaciones de cierre de consultorio que aplican en Massachusetts.
Expedientes hospitalarios: requisito de conservacion de 20 anos
Conforme a Massachusetts General Laws Chapter 111, Section 70, todo hospital o clinica con licencia del Massachusetts Department of Public Health (DPH) debe mantener expedientes medicos de cada paciente atendido. Estos expedientes deben incluir el historial medico y las notas de enfermeria de cada caso bajo el cuidado del centro.
Los expedientes medicos hospitalarios no pueden destruirse hasta 20 anos despues del alta o el tratamiento final del paciente. Esto aplica a todos los expedientes, incluida la documentacion de tratamiento hospitalario y ambulatorio.
El periodo de 20 anos se mide a partir de la fecha en que el paciente fue dado de alta por ultima vez del centro o recibio su tratamiento final. Si un paciente regresa para tratamiento adicional, el reloj se reinicia.
Que deben incluir los expedientes hospitalarios
Conforme a 105 CMR 130.370, los hospitales deben conservar expedientes completos de diagnostico y tratamiento. Los expedientes pueden mantenerse en formato manuscrito, impreso, mecanografiado o digital electronico.
Ciertos materiales no necesitan conservarse como parte del expediente medico completo, incluidas las peliculas radiologicas, los escaneos y otros registros de imagenes. Sin embargo, los informes narrativos firmados, las interpretaciones y los trazados de muestra que resumen esas pruebas deben guardarse durante al menos 5 anos.
Expedientes de centros de salud mental
Los centros de atencion de salud mental en Massachusetts que brindan atencion y tratamiento de salud mental tambien deben mantener los expedientes del paciente durante al menos 20 anos despues del cierre del expediente por alta, fallecimiento o la ultima fecha de servicio. Esto se rige por M.G.L. Chapter 123, Section 36.
Expedientes de medicos: requisito de conservacion de 7 anos
Los medicos que ejercen en Massachusetts deben seguir las reglas de conservacion establecidas por el Board of Registration in Medicine conforme a 243 CMR 2.07 y M.G.L. Chapter 112, Section 12CC.
Los expedientes de pacientes adultos deben mantenerse durante un minimo de 7 anos a partir de la fecha del ultimo encuentro con el paciente. Esto aplica a todos los medicos con licencia, incluidos los que estan en practica privada, practicas grupales y entornos ambulatorios.
Un medico que se jubila o su sucesor tambien debe mantener los expedientes del paciente durante 7 anos a partir de la fecha de la ultima visita del paciente. La obligacion sigue a los expedientes, no al estado de licencia activa del medico.
Comparacion: hospitales vs. medicos
| Tipo de proveedor | Periodo de conservacion | Ley rectora |
|---|---|---|
| Hospitales y clinicas con licencia | 20 anos despues del alta o el tratamiento final | M.G.L. ch. 111, Sec. 70 |
| Medicos (practica privada) | 7 anos desde el ultimo encuentro con el paciente | 243 CMR 2.07 |
| Centros de salud mental | 20 anos despues del alta, fallecimiento o ultimo servicio | M.G.L. ch. 123, Sec. 36 |
| Clinicas con licencia | 20 anos (igual que los hospitales) | M.G.L. ch. 111, Sec. 70 |
Expedientes de menores
Massachusetts tiene protecciones especificas para los expedientes medicos de pacientes menores.
Para los medicos, si un paciente es menor en la fecha de la ultima visita, el medico debe conservar los expedientes de ese paciente durante el periodo mas largo de:
- 7 anos a partir de la fecha del ultimo encuentro con el paciente, o
- Hasta que el paciente cumpla 18 anos
Por ejemplo, si un medico atiende por ultima vez a un paciente de 10 anos, los expedientes deben guardarse hasta que el paciente cumpla 18 anos (8 anos), porque eso es mas largo que el periodo estandar de 7 anos. Si un medico atiende por ultima vez a un paciente de 16 anos, los expedientes deben guardarse durante 7 anos (hasta los 23 anos), porque 7 anos excede el tiempo hasta que el paciente cumpla 18 anos.
Los expedientes hospitalarios de menores siguen la misma regla de 20 anos que aplica a todos los pacientes. Como el periodo de conservacion hospitalaria de 20 anos ya es mas largo que el periodo de 7 anos del medico o la extension por mayoria de edad, los expedientes hospitalarios de menores siempre se conservaran durante los 20 anos completos.
Requisitos federales que tambien aplican
Los proveedores de Massachusetts deben cumplir tanto con las reglas estatales como federales de conservacion de expedientes. Cuando los requisitos federales y estatales difieren, la regla mas estricta siempre aplica.
Conservacion de documentacion de HIPAA
HIPAA no exige que los proveedores guarden los expedientes medicos del paciente durante ningun periodo especifico. Este es un error comun.
Lo que HIPAA si exige es que las entidades cubiertas conserven la documentacion administrativa relacionada con HIPAA durante 6 anos a partir de la fecha de creacion o de la fecha en que estuvo en vigor por ultima vez, lo que sea posterior. Esto incluye politicas de privacidad, procedimientos, registros de capacitacion, acuerdos con socios comerciales y registros de quejas, segun se especifica en 45 CFR 164.530(j).
El requisito de HIPAA de 6 anos aplica solo al papeleo de cumplimiento. La conservacion de los expedientes del paciente se rige por la ley estatal.
Conditions of Participation de CMS
Los hospitales que participan en Medicare o Medicaid deben conservar los expedientes medicos durante al menos 5 anos despues del alta conforme a 42 CFR 482.24. Los proveedores generales de Medicare deben guardar los expedientes durante al menos 7 anos a partir de la fecha del servicio.
Como Massachusetts ya exige que los hospitales conserven los expedientes durante 20 anos y los medicos durante 7 anos, los requisitos estatales exceden los minimos federales de CMS en todos los casos. Los proveedores de Massachusetts que sigan las reglas estatales cumpliran automaticamente con los requisitos de CMS.
Acceso del paciente a los expedientes medicos
La ley de Massachusetts ofrece solidos derechos de acceso del paciente a los expedientes medicos. Conforme a M.G.L. Chapter 111, Section 70E y M.G.L. Chapter 112, Section 12CC, los pacientes tienen derecho a inspeccionar sus expedientes medicos y recibir copias.
Quien puede solicitar expedientes
Las siguientes personas pueden solicitar acceso a los expedientes medicos en Massachusetts:
- El paciente
- Un padre o tutor legal de un paciente menor
- Un representante autorizado del paciente
- Un albacea o administrador de la sucesion de un paciente fallecido
- Un abogado autorizado por escrito por el paciente
Plazo de respuesta
Conforme a HIPAA, los proveedores deben responder a una solicitud de expedientes dentro de 30 dias calendario. Si los expedientes no se mantienen o no son accesibles en el sitio, el proveedor tiene 60 dias. Un proveedor puede extender el plazo una vez por 30 dias adicionales con aviso por escrito que explique la demora y proporcione una fecha en la que se produciran los expedientes.
Para los expedientes solicitados para respaldar una reclamacion o apelacion conforme a la Social Security Act o cualquier programa de beneficios federal o estatal basado en necesidad economica, la ley de Massachusetts exige que los proveedores entreguen los expedientes dentro de 30 dias de la solicitud.
Para los medicos no cubiertos por HIPAA, el Massachusetts Board of Registration in Medicine ha interpretado "plazo oportuno" como dos a tres semanas.
Expedientes de psicoterapia
Los psicoterapeutas en Massachusetts pueden proporcionar el expediente completo o un resumen a su discrecion. Si un psicoterapeuta determina que la divulgacion completa podria afectar negativamente el bienestar del paciente, puede restringir el acceso. Sin embargo, el paciente puede solicitar que el expediente completo se comparta con su abogado u otro psicoterapeuta designado.
Tarifas de copias en Massachusetts
Massachusetts tiene una estructura de tarifas detallada para las copias de expedientes medicos, con reglas diferentes segun si el proveedor esta cubierto por HIPAA.
Proveedores cubiertos por HIPAA
Los proveedores cubiertos por HIPAA solo pueden cobrar una tarifa razonable basada en el costo. Esta tarifa puede incluir:
- El costo de mano de obra para copiar (crear y entregar la copia)
- Los insumos para crear la copia
- El franqueo, si los expedientes se envian por correo
La tarifa no puede incluir el costo de buscar, recuperar o compilar los expedientes.
Para las copias electronicas de expedientes mantenidos electronicamente, los proveedores pueden cobrar una tarifa fija de $6.50 o menos, incluida toda la mano de obra, los insumos y el franqueo.
Proveedores no cubiertos por HIPAA
Los medicos no cubiertos por HIPAA pueden cobrar las tarifas establecidas por M.G.L. Chapter 111, Section 70:
- Tarifa base: Hasta $15.00 por solicitud
- Cargo por pagina: Hasta $0.50 por pagina para las primeras 100 paginas
- Mas de 100 paginas: Hasta $0.25 por pagina
Estos montos pueden ajustarse para reflejar el Consumer Price Index para servicios de atencion medica. El monto base y el cargo por pagina se incrementan por el CPI proporcional vigente a octubre del ano calendario en que se hace la solicitud, redondeado al dolar mas cercano.
Exenciones de tarifas
No puede cobrarse ninguna tarifa cuando los expedientes se solicitan para respaldar una reclamacion o apelacion conforme a cualquier disposicion de la Social Security Act o cualquier programa de beneficios federal o estatal basado en necesidad economica. La persona que solicita los expedientes debe presentar documentacion razonable al momento de la solicitud que demuestre que el proposito califica para la exencion.
Los proveedores no pueden retener los expedientes medicos de un paciente debido a facturas medicas impagas. Sin embargo, los proveedores pueden exigir el pago de los costos de copiado antes de entregar las copias.
Destruccion de expedientes medicos
Massachusetts tiene requisitos estrictos que rigen como y cuando pueden destruirse los expedientes medicos.
Notificacion al Department of Public Health
Antes de que un hospital o clinica pueda destruir los expedientes medicos que han excedido el periodo de conservacion de 20 anos, el centro debe brindar notificacion por escrito al Massachusetts Department of Public Health con al menos 30 dias antes de la fecha de destruccion propuesta.
Esta notificacion generalmente debe indicar:
- El tipo de expedientes que se destruiran
- Las fechas de servicio que exceden el periodo de conservacion aplicable
- La fecha de destruccion propuesta
La notificacion debe seguir la forma especificada por el Departamento, como se describe en la Circular Letter DHCQ 09-07-515.
Los hospitales no estan obligados a notificar a los pacientes individuales antes de destruir los expedientes, aunque pueden optar por hacerlo voluntariamente.
Confidencialidad durante la destruccion
La forma de destruccion debe garantizar la confidencialidad de la informacion del paciente conforme a 105 CMR 130.370. Conforme a HIPAA, los expedientes deben quedar esencialmente ilegibles, indescifrables e imposibles de reconstruir.
Los metodos aceptados incluyen:
- Expedientes en papel: Triturado, incineracion o pulverizacion
- Expedientes electronicos: Borrado (sobrescritura), purga o desmagnetizacion, o destruccion fisica de los medios de almacenamiento
Los expedientes nunca pueden colocarse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje u otros contenedores de acceso publico.
Avisos de privacidad al paciente
Los hospitales deben incluir informacion sobre su politica de terminacion de expedientes en el aviso de privacidad entregado a los pacientes. Este aviso debe informar a los pacientes de su derecho a inspeccionar y recibir una copia de sus expedientes medicos.
Cierre de consultorio y transferencia de propiedad
Massachusetts tiene reglas especificas que abordan que ocurre con los expedientes medicos cuando un consultorio cierra o cambia de manos.
Cuando un hospital cambia de propiedad
Conforme a M.G.L. Chapter 111, Section 70, cuando la propiedad de un hospital, institucion o clinica se transfiere a un nuevo propietario, todos los expedientes medicos deben ser mantenidos por el nuevo propietario como si no hubiera habido cambio de propiedad. La obligacion completa de conservacion de 20 anos se transfiere a la nueva entidad.
Cuando un hospital cierra permanentemente
Si un hospital o clinica cierra permanentemente, debe gestionar la preservacion de todos los expedientes medicos durante el periodo requerido por la ley. El centro no puede simplemente destruir los expedientes al cerrar.
Cuando un medico se jubila o cierra un consultorio
Un medico que se jubila o su sucesor debe mantener los expedientes del paciente durante el periodo completo de conservacion de 7 anos a partir de la fecha del ultimo encuentro con el paciente. El Board of Registration in Medicine espera que los medicos:
- Notifiquen a los pacientes sobre el cierre del consultorio
- Ofrezcan a los pacientes la oportunidad de transferir sus expedientes a otro proveedor
- Ofrezcan a los pacientes la oportunidad de recibir una copia personal de sus expedientes
- Gestionen un custodio para mantener cualquier expediente que aun no haya alcanzado el fin del periodo de conservacion
Los pacientes tienen derecho a una copia de sus expedientes completos, incluidos los expedientes que fueron transferidos de medicos anteriores.
Expedientes de pacientes fallecidos
Los expedientes medicos de pacientes fallecidos deben conservarse durante el periodo completo de conservacion aplicable. Los expedientes hospitalarios deben guardarse durante 20 anos despues del ultimo tratamiento o alta, y los expedientes de medicos deben guardarse durante 7 anos despues del ultimo encuentro, sin importar el fallecimiento del paciente.
Como se compara Massachusetts con otros estados
Massachusetts se destaca a nivel nacional por la duracion de su requisito de conservacion hospitalaria.
| Estado | Conservacion hospitalaria | Conservacion de medicos |
|---|---|---|
| Massachusetts | 20 anos | 7 anos |
| Carolina del Norte | 11 anos | No especificado |
| Oregon | 10 anos | 10 anos |
| Illinois | 10 anos | 10 anos |
| Nueva Jersey | 10 anos | 7 anos |
| California | 7 anos | 7 anos |
| Florida | 5 anos | 5 anos |
| Wyoming | 3 anos | No especificado |
Ningun otro estado exige que los hospitales conserven los expedientes durante tanto tiempo como Massachusetts. El mas cercano es Carolina del Norte con 11 anos, casi la mitad del requisito de Massachusetts.
Estatutos y regulaciones clave sobre conservacion de expedientes medicos
Las siguientes leyes y regulaciones rigen la conservacion de expedientes medicos en Massachusetts:
- M.G.L. Chapter 111, Section 70: Conservacion de expedientes de hospitales y clinicas (20 anos), procedimientos de destruccion, transferencia de propiedad
- M.G.L. Chapter 111, Section 70E: Derechos del paciente, incluido el derecho a inspeccionar y copiar los expedientes medicos
- M.G.L. Chapter 112, Section 12CC: Derechos de acceso del paciente, estructura de tarifas de copia, exenciones para reclamaciones de beneficios
- M.G.L. Chapter 123, Section 36: Conservacion de expedientes de centros de salud mental
- 243 CMR 2.07: Requisitos de expedientes de medicos del Board of Registration in Medicine (7 anos)
- 105 CMR 130.370: Conservacion de expedientes medicos y procedimientos de destruccion para la licencia hospitalaria
- Circular Letter DHCQ 09-07-515: Procedimientos de notificacion del DPH para la destruccion de expedientes
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo guardan los hospitales los expedientes medicos en Massachusetts?
Los hospitales de Massachusetts deben conservar los expedientes medicos durante 20 anos despues del alta o el tratamiento final conforme a M.G.L. Chapter 111, Section 70. Este es el requisito de conservacion hospitalaria mas largo de cualquier estado del pais. Los centros de salud mental tambien deben conservar los expedientes durante 20 anos.
Cuanto tiempo debe un medico guardar los expedientes del paciente en Massachusetts?
Los medicos de Massachusetts deben conservar los expedientes de pacientes adultos durante un minimo de 7 anos a partir de la fecha del ultimo encuentro con el paciente conforme a 243 CMR 2.07. Para pacientes menores, los expedientes deben guardarse durante 7 anos o hasta que el paciente cumpla 18 anos, el periodo que sea mas largo. Un medico que se jubila o su sucesor tambien debe mantener los expedientes durante el periodo completo de 7 anos.
Exige Massachusetts notificacion antes de destruir los expedientes medicos?
Si. Los hospitales y clinicas con licencia en Massachusetts deben brindar notificacion por escrito al Department of Public Health con al menos 30 dias de anticipacion antes de destruir los expedientes medicos que han excedido el periodo de conservacion de 20 anos. La notificacion debe indicar el tipo de expedientes que se destruyen y las fechas de servicio. Este requisito se describe en 105 CMR 130.370 y en la Circular Letter DHCQ 09-07-515.
Cuanto puede cobrar un proveedor de Massachusetts por copias de expedientes medicos?
Los proveedores cubiertos por HIPAA solo pueden cobrar una tarifa razonable basada en el costo que cubra la mano de obra de copiado, los insumos y el franqueo. Para copias electronicas, el maximo es de $6.50 fijo. Los proveedores no cubiertos por HIPAA pueden cobrar hasta $15.00 por solicitud mas $0.50 por pagina para las primeras 100 paginas y $0.25 por pagina despues de 100. No puede cobrarse ninguna tarifa cuando los expedientes respaldan reclamaciones del Social Security o de beneficios basados en necesidad economica.
Que ocurre con los expedientes medicos cuando un hospital de Massachusetts cambia de propiedad?
Conforme a M.G.L. Chapter 111, Section 70, cuando un hospital o clinica transfiere la propiedad, el nuevo propietario debe mantener todos los expedientes medicos como si no hubiera habido cambio de propiedad. La obligacion completa de conservacion de 20 anos se transfiere. Si un hospital cierra permanentemente, debe gestionar la preservacion de todos los expedientes durante el periodo completo de conservacion requerido.
Fuentes y referencias
- Massachusetts General Laws Chapter 111, Section 70 - Conservacion de expedientes medicos hospitalarios (20 anos)(malegislature.gov).gov
- Massachusetts General Laws Chapter 111, Section 70E - Derechos del paciente a inspeccionar y copiar expedientes(malegislature.gov).gov
- Massachusetts General Laws Chapter 112, Section 12CC - Acceso del paciente, tarifas de copia, exenciones de beneficios(malegislature.gov).gov
- Massachusetts General Laws Chapter 123, Section 36 - Conservacion de expedientes de centros de salud mental(malegislature.gov).gov
- Mass.gov - Obligaciones sobre Expedientes Medicos (Board of Registration in Medicine)(mass.gov).gov
- 243 CMR 2.00 - Licencia y Practica de la Medicina (requisitos de conservacion de medicos)(mass.gov).gov
- 105 CMR 130.370 - Conservacion de expedientes y procedimientos de destruccion para la licencia hospitalaria(law.cornell.edu)
- DPH Circular Letter DHCQ 09-07-515 - Notificacion de destruccion de expedientes medicos(mass.gov).gov
- HHS HIPAA FAQ - HIPAA no exige la conservacion de expedientes medicos del paciente(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Conservacion de documentacion administrativa de HIPAA (6 anos)(law.cornell.edu)
- 42 CFR 482.24 - Conditions of Participation de CMS: conservacion de expedientes medicos hospitalarios (5 anos)(law.cornell.edu)
- HHS HIPAA - Tarifas permitidas por copias de expedientes medicos(hhs.gov).gov
- HHS HIPAA - Aclaracion de la opcion de tarifa fija de copia de $6.50(hhs.gov).gov