Leyes de Retención de Registros Médicos de Pensilvania (Guía 2026)

Pensilvania exige que los médicos conserven los registros médicos durante al menos 7 años a partir de la fecha del último servicio, y los hospitales durante 7 años a partir del alta, conforme a 28 Pa. Code 115.23 y 49 Pa. Code 16.95. Los registros de pacientes menores reciben protección extendida bajo ambas reglas.

Pensilvania tiene reglas claras que rigen cuánto tiempo deben conservar los médicos, hospitales y otros proveedores de atención médica sus registros médicos. Ya sea que usted sea un paciente que intenta acceder a registros antiguos, un médico que administra los archivos de su consultorio o un administrador de atención médica que asegura el cumplimiento regulatorio, esta guía cubre los períodos específicos de retención, las superposiciones federales, los derechos del paciente, las reglas de destrucción y las circunstancias especiales que se aplican conforme a la ley de Pensilvania.

Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja el Código de Pensilvania vigente, Títulos 28 y 49, la guía federal de HIPAA y los requisitos de CMS.

Retención de Registros Médicos de Médicos de Pensilvania (49 Pa. Code 16.95)

La Junta Estatal de Medicina de Pensilvania fija el requisito base de retención para los registros médicos mantenidos por médicos conforme a 49 Pa. Code Sección 16.95.

La Regla de 7 Años para Médicos

Conforme a 49 Pa. Code 16.95, un médico debe conservar el registro médico de un paciente durante un mínimo de 7 años a partir de la fecha del último servicio médico para el cual se requiere una anotación en el registro. Esto se aplica a todos los médicos con licencia de la Junta Estatal de Medicina de Pensilvania, incluidos los doctores en medicina (MD) y los doctores en medicina osteopática (DO).

La regulación también exige que los registros "reflejen de manera precisa, legible y completa la evaluación y el tratamiento del paciente". Cada anotación en el registro debe identificar al paciente, a la persona que hace la anotación (si no es el médico, como un asistente médico o un enfermero practicante certificado y registrado), la fecha de la anotación, y las quejas y síntomas del paciente.

Registros de Pacientes Menores

Para los pacientes que son menores, la ley de Pensilvania extiende el requisito de retención. Un médico debe guardar el registro médico de un menor hasta 1 año después de que el menor alcance la mayoría de edad (18 años en Pensilvania). En la práctica, esto significa que los registros de un paciente menor deben guardarse hasta que el paciente cumpla 19 años. Si el período estándar de 7 años a partir del último servicio resultara en un período de retención más largo, el médico debe guardar el registro durante ese período más largo en su lugar.

Por ejemplo, si un paciente de 16 años tiene su última visita en 2026, el médico debe guardar ese registro hasta al menos 2027 (cuando el paciente cumple 19, un año después de alcanzar la mayoría de edad). Sin embargo, si la última visita de un paciente de 10 años es en 2026, el médico aún debe conservar el registro hasta 2027 (19 años), aunque 7 años desde la última visita solo llegarían a 2033. En ese segundo escenario, la regla de 7 años (que se extiende hasta 2033) en realidad excede la regla de menores, por lo que el médico conserva hasta 2033.

El principio clave: controla el período que sea más largo.

Qué Debe Contener el Registro

Conforme a 49 Pa. Code 16.95, el registro médico de un médico debe contener:

• Información de identificación del paciente
• Motivos de consulta y síntomas principales
• Diagnósticos e impresiones
• Hallazgos del examen
• Todos los informes de laboratorio e imágenes
• Detalles de los tratamientos, procedimientos y medicamentos recetados
• La identidad y la firma de la persona que hace cada anotación
• La fecha de cada anotación

Los registros no necesitan almacenarse en una sola ubicación. Si un médico mantiene registros en múltiples consultorios o a través de un sistema de salud, los registros satisfacen colectivamente el requisito siempre que sean accesibles.

Retención de Registros Médicos Hospitalarios (28 Pa. Code 115.23)

Los hospitales de Pensilvania siguen un conjunto de regulaciones separado pero relacionado conforme a 28 Pa. Code Capítulo 115, que rige los servicios de registros médicos para los hospitales con licencia.

La Regla de 7 Años para Hospitales

Conforme a 28 Pa. Code Sección 115.23, los hospitales deben guardar los registros médicos (ya sean documentos originales, reproducciones o microfilm) durante un mínimo de 7 años después del alta de un paciente.

Esto refleja el período de retención de los médicos, pero el conteo comienza de manera diferente. Para los médicos, los 7 años corren a partir de la fecha del último servicio. Para los hospitales, corren a partir de la fecha del alta.

Registros Hospitalarios de Menores

La regla hospitalaria para menores es más protectora que la regla de los médicos. Conforme a 28 Pa. Code 115.23, si el paciente es menor, el hospital debe conservar el registro hasta que el paciente alcance la mayoría de edad (18), y luego durante 7 años más, o durante el mismo tiempo que se mantienen los registros de pacientes adultos, lo que sea más largo.

Esto significa que un hospital debe guardar el registro de un menor hasta que el paciente cumpla 25 años (18 años más 7 años). Compare esto con la regla de los médicos, que solo exige la retención hasta los 19 años (un año después de la mayoría de edad). El estándar hospitalario brinda una protección significativamente mayor para los pacientes pediátricos.

Instalaciones Quirúrgicas Ambulatorias y Otros Proveedores

Las instalaciones quirúrgicas ambulatorias (ASF) en Pensilvania siguen las reglas de retención conforme a 28 Pa. Code Sección 563.6. Los requisitos coinciden con el estándar hospitalario: 7 años después del alta para adultos y hasta los 25 años para menores.

Las ASF también deben mantener una política escrita respecto de la retención de registros. Este requisito de política escrita se aplica a la instalación misma, lo que significa que los administradores deben tener un programa de retención documentado que el personal pueda consultar.

Las instalaciones de enfermería de cuidado a largo plazo se rigen por 28 Pa. Code Sección 211.5, que exige que los registros de los residentes dados de alta se completen dentro de los 30 días del alta. Se aplica el mismo mínimo de retención de 7 años, con períodos extendidos para menores.

Requisitos Federales: HIPAA y CMS

HIPAA No Establece un Período de Retención

Uno de los conceptos erróneos más comunes es que HIPAA exige que los proveedores guarden los registros médicos por un número específico de años. No lo hace.

Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retención de registros médicos. Las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos.

Lo que HIPAA sí exige es que las entidades cubiertas conserven la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante 6 años. Esto incluye políticas de privacidad, procedimientos, avisos de prácticas de privacidad, registros de capacitación, acuerdos con socios comerciales y registros de quejas, conforme a 45 CFR 164.530(j). Este requisito de 6 años se aplica al papeleo de cumplimiento, no a los expedientes del paciente.

HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de los registros médicos durante el tiempo que se mantengan esos registros. Así que, si bien HIPAA no dicta cuánto tiempo guardar los registros, sí dicta cómo protegerlos durante todo el tiempo que existan.

Requisitos de CMS y Medicare

Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) establecen requisitos federales adicionales para los proveedores que participan en los programas de Medicare o Medicaid.

Conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores de Medicare deben mantener los registros médicos y la documentación durante 7 años a partir de la fecha del servicio. Los hospitales que participan en Medicare deben conservar los registros durante al menos 5 años después del alta conforme a 42 CFR 482.24.

El incumplimiento del mantenimiento de registros según lo requerido puede resultar en la revocación de la inscripción en Medicare conforme a 42 CFR 424.535(a)(10).

¿Qué Ley Controla?

El requisito más estricto siempre se aplica. Para un médico de Pensilvania que participa en Medicare, se aplican tanto la regla estatal de 7 años (49 Pa. Code 16.95) como la regla federal de 7 años de CMS (42 CFR 424.516). Dado que ambas son de 7 años, el resultado es el mismo. Pero si un programa federal diferente exigiera un período más largo, el proveedor tendría que seguir el requisito federal más largo.

Para los hospitales, la regla de 7 años posteriores al alta de Pensilvania es más estricta que la regla de 5 años posteriores al alta de CMS, por lo que la regla estatal controla.

Acceso del Paciente a los Registros Médicos en Pensilvania

Los pacientes de Pensilvania tienen derechos de acceso a sus registros médicos conforme a la ley estatal y federal.

Ley Estatal: 42 Pa.C.S. Secciones 6152 y 6155

Conforme a 42 Pa.C.S. Sección 6155, los pacientes de Pensilvania tienen derecho a obtener copias de sus registros médicos de cualquier proveedor de atención médica. Los proveedores pueden cobrar tarifas razonables por producir las copias.

El Departamento de Salud de Pensilvania publica programas de tarifas actualizados anualmente. A partir del 1 de enero de 2026, los cargos máximos permitidos son:

Los proveedores no pueden cobrar la tarifa de búsqueda y recuperación cuando un paciente solicita sus propios registros. Pueden agregarse los costos reales de franqueo, envío y entrega.

Derechos de Acceso de HIPAA

Conforme a HIPAA (45 CFR 164.524), los pacientes tienen derecho a inspeccionar y obtener una copia de su información de salud protegida (PHI) mantenida en un conjunto de registros designado. Los proveedores deben responder a una solicitud dentro de 30 días (con una extensión de 30 días si es necesario).

Para los registros mantenidos electrónicamente, los pacientes pueden solicitar copias en formato electrónico. Los proveedores solo pueden cobrar los costos de mano de obra por responder a la solicitud y no pueden incluir gastos de búsqueda y recuperación para las copias electrónicas. El paciente también tiene derecho a ordenar al proveedor que transmita una copia electrónica directamente a un tercero.

Destrucción de Registros Médicos en Pensilvania

Una vez que ha pasado el período de retención, los proveedores pueden destruir los registros médicos. Sin embargo, tanto la ley de Pensilvania como HIPAA imponen requisitos sobre cómo debe manejarse la destrucción.

Requisitos de Aviso de Pensilvania

Conforme a 28 Pa. Code 115.23 y 28 Pa. Code 563.6, antes de destruir los registros médicos, los hospitales y las instalaciones quirúrgicas ambulatorias deben proporcionar un aviso público para permitir que los expacientes o sus representantes reclamen sus propios registros. Este aviso debe aparecer en al menos dos formas:

• Un aviso legal en un periódico de circulación general en el área
• Un anuncio destacado en el mismo periódico o en otro

Este requisito de doble aviso garantiza que los pacientes tengan una oportunidad razonable de recuperar sus registros antes de que ocurra la destrucción.

Estándares de Eliminación de HIPAA

Según la guía de HHS sobre la eliminación de información de salud protegida, las entidades cubiertas deben implementar salvaguardas razonables al eliminar PHI en cualquier forma.

Los proveedores no pueden eliminar la PHI en contenedores de basura, contenedores de reciclaje, botes de basura u otros recipientes accesibles al público o a personas no autorizadas. Los métodos de eliminación aceptables incluyen:

Para registros en papel:

• Triturado
• Incineración
• Reducción a pulpa
• Uso de un servicio de destrucción de documentos con licencia

Para registros electrónicos:

• Borrado (sobrescribir el medio con datos no sensibles)
• Purga (desmagnetización o exposición del medio a un campo magnético fuerte)
• Destrucción física (desintegración, pulverización, fundición, incineración o triturado del medio)

Los proveedores deben documentar el proceso de destrucción y mantener un registro de los registros destruidos, incluidos los identificadores del paciente, las fechas del registro, y la fecha y el método de destrucción.

Cierre del Consultorio y Transferencia de Registros

Cuando un médico se jubila, se reubica o cierra un consultorio en Pensilvania, se aplican obligaciones específicas respecto de los registros del paciente.

Cierres de Consultorios de Médicos

Conforme a los principios generales de 49 Pa. Code 16.95, un médico que cierra un consultorio aún debe satisfacer el requisito de retención de 7 años. El médico no puede simplemente abandonar los registros cuando el consultorio cierra. Las opciones incluyen:

• Transferir los registros a otro médico o consultorio que acepte mantenerlos
• Disponer un almacenamiento seguro con una empresa de gestión de registros
• Proporcionar a los pacientes un aviso razonable y una oportunidad de obtener copias antes de que el consultorio cierre

Abandonar los registros médicos constituye una violación de las regulaciones de la Junta y podría conducir a medidas disciplinarias. La relación médico-paciente crea una obligación que perdura más allá del consultorio mismo.

Cierres de Hospitales e Instalaciones

Cuando un hospital o una instalación quirúrgica ambulatoria discontinúa sus operaciones, la ley de Pensilvania conforme a 28 Pa. Code 115.23 y 28 Pa. Code 563.6 exige que la instalación:

1. Notifique al Departamento de Salud de Pensilvania dónde se almacenarán los registros
2. Almacene los registros en una instalación que ofrezca servicios de recuperación durante al menos 5 años después de la fecha de cierre
3. Publique un aviso público (aviso legal y anuncio destacado) antes de destruir cualquier registro, permitiendo que los expacientes o sus representantes reclamen sus propios registros

Estos requisitos garantizan que los pacientes no pierdan el acceso a su historial médico simplemente porque una instalación cierra.

Categorías Especiales de Registros

Registros de Salud Mental

La Ley de Procedimientos de Salud Mental de Pensilvania (Ley 143 de 1976) y las regulaciones conforme a 55 Pa. Code Capítulo 5100 imponen protecciones de confidencialidad adicionales a los registros de salud mental. Todos los documentos relativos a las personas en tratamiento se mantienen confidenciales y no pueden divulgarse sin el consentimiento por escrito del paciente, excepto en circunstancias limitadas (proveedores de tratamiento, administradores del condado o tribunales en procedimientos legales específicos).

El período base de retención para los registros de salud mental sigue las mismas reglas estatales (7 años para médicos, 7 años posteriores al alta para instalaciones), pero los requisitos de confidencialidad reforzados hacen que el manejo y la destrucción adecuados de estos registros sean especialmente importantes.

Registros de Trastornos por Uso de Sustancias

Conforme a la Ley de Control del Abuso de Drogas y Alcohol de Pensilvania, los registros de tratamiento de trastornos por uso de sustancias (SUD) tienen protecciones de confidencialidad estrictas. Estos registros no pueden divulgarse sin el consentimiento del paciente, excepto en circunstancias limitadas. La Ley 33 de 2022 actualizó la ley de Pensilvania para alinear las protecciones estatales de confidencialidad de SUD con los requisitos federales conforme a HIPAA y 42 CFR Parte 2.

Los proveedores que manejan registros de SUD deben asegurarse de que sus prácticas de retención y destrucción cumplan tanto con la ley estatal de confidencialidad como con los requisitos federales de 42 CFR Parte 2.

Registros de Instalaciones de Cuidado a Largo Plazo

Los asilos de ancianos y las instalaciones de cuidado a largo plazo en Pensilvania se rigen por 28 Pa. Code Sección 211.5, que exige que los registros de los residentes dados de alta se completen dentro de los 30 días del alta. La información contenida en el registro de un residente es privilegiada y confidencial, y se requiere el consentimiento por escrito del residente o su representante para la divulgación, excepto para los representantes autorizados del gobierno federal y estatal que realizan funciones oficiales.

Consecuencias del Incumplimiento

No conservar o proteger adecuadamente los registros médicos en Pensilvania puede resultar en varios tipos de consecuencias.

Medidas de Licenciamiento y Disciplinarias

La Junta Estatal de Medicina de Pensilvania puede tomar medidas disciplinarias contra los médicos que no mantengan los registros médicos según lo exige 49 Pa. Code 16.95. Esto puede incluir multas, suspensión de la licencia o revocación de la licencia.

Para los hospitales e instalaciones, el Departamento de Salud de Pensilvania puede tomar medidas a través de su autoridad de licenciamiento conforme al Título 28. Alterar los registros médicos durante una inspección de licenciamiento para parecer en cumplimiento constituye fraude y puede justificar la negativa a renovar la licencia de una instalación.

Responsabilidad Civil

Un mantenimiento inadecuado de registros puede exponer a los proveedores a reclamos por negligencia médica. Si un proveedor no puede producir registros para demostrar que se cumplió el estándar de atención, los tribunales pueden extraer inferencias negativas. En el litigio por negligencia médica, la ausencia de registros puede ser tan perjudicial como la presencia de registros que muestren errores.

Sanciones Federales

Para los proveedores inscritos en Medicare o Medicaid, el incumplimiento del mantenimiento de registros según lo exigen las regulaciones de CMS puede conducir a la revocación de la inscripción conforme a 42 CFR 424.535(a)(10). Esto efectivamente impide que el proveedor facture a los programas federales de atención médica.

Aplicación de HIPAA

Si bien HIPAA no fija períodos de retención, sí exige salvaguardas adecuadas para los registros durante el tiempo que se mantengan, y métodos de eliminación adecuados cuando se destruyen los registros. Las violaciones de estos requisitos pueden resultar en sanciones monetarias civiles que van desde $100 hasta $50,000 por violación, con un máximo anual de $1.5 millones por categoría de violación, aplicadas por la Oficina de Derechos Civiles de HHS.