Leyes de Retención de Expedientes Médicos de Illinois (Guía 2026)

Los hospitales de Illinois deben conservar los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años conforme a 210 ILCS 85/6.17. Ninguna ley de Illinois establece un periodo específico para los consultorios médicos, por lo que los consultorios privados siguen la pauta de mejor práctica de 10 años después de la última consulta del paciente.

Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja las disposiciones actuales de los Illinois Compiled Statutes (ILCS) y del Illinois Administrative Code que rigen la retención de expedientes médicos.

Tabla de contenido

• Descripción general de las leyes de retención de expedientes médicos de Illinois
• Requisitos de retención hospitalaria (210 ILCS 85/6.17)
• Requisitos para médicos y proveedores ambulatorios
• Expedientes de pacientes menores de edad
• Tarifas de copia de expedientes médicos en Illinois
• Derechos de acceso del paciente (735 ILCS 5/8-2001)
• HIPAA y requisitos federales
• Reglas de retención de CMS y Medicare
• Expedientes de salud mental
• Destrucción adecuada de los expedientes médicos
• Cierre de consultorio y jubilación del médico
• Retención de expedientes de salud electrónicos (EHR)
• Preguntas frecuentes
• Fuentes y referencias

Descripción general de las leyes de retención de expedientes médicos de Illinois

Las leyes de retención de expedientes médicos de Illinois están repartidas en múltiples estatutos y reglas administrativas en lugar de estar consolidadas en una sola ley. La ley principal que rige los expedientes hospitalarios es 210 ILCS 85/6.17, parte de la Hospital Licensing Act. Las reglas de acceso del paciente y de tarifas de copia se rigen por 735 ILCS 5/8-2001, parte del Code of Civil Procedure.

Existe un vacío importante en la ley de Illinois: ninguna ley exige explícitamente que los médicos individuales o los consultorios ambulatorios conserven los expedientes durante un número determinado de años. Esto hace que Illinois sea diferente de estados como Massachusetts o Nueva York, que imponen periodos de retención específicos a todos los proveedores con licencia.

El resultado práctico es que los hospitales, hogares de ancianos e instalaciones de atención médica con licencia siguen reglas estrictas de 10 años, mientras que los médicos en práctica privada deben basarse en pautas de mejor práctica moldeadas por los plazos de prescripción por negligencia y los estándares profesionales.

Requisitos de retención hospitalaria (210 ILCS 85/6.17)

Conforme a la Illinois Hospital Licensing Act, todo hospital debe preservar los expedientes médicos durante un mínimo de 10 años. La ley establece que los hospitales deben mantener los expedientes "en un formato y durante un periodo establecido por la política del hospital y por no menos de 10 años".

La ley establece el mínimo de 10 años sin especificar una fecha desde la cual comienza a contar. En la práctica, los hospitales lo miden a partir de la fecha del alta o de la fecha en que se creó el expediente por última vez.

Excepción por retención para litigio

Si un hospital recibe un aviso por escrito de un abogado antes de que venza el periodo de 10 años indicando que hay un litigio pendiente y que los expedientes del paciente podrían necesitarse como prueba, el hospital debe conservar esos expedientes hasta que ocurra una de dos cosas:

• El abogado del demandante notifica por escrito al hospital (con la aprobación del abogado del demandado) que el caso ha concluido, o
• Han transcurrido 12 años desde la fecha en que se produjo el expediente, lo que ocurra primero.

Esta retención para litigio evita la destrucción de pruebas potencialmente críticas.

Requisitos del Illinois Administrative Code

El Illinois Administrative Code Title 77, Section 250.1510 añade requisitos adicionales para los hospitales. Las instalaciones deben almacenar los expedientes de forma segura, protegerlos de daños por agua y fuego y resguardarlos del acceso no autorizado. Todos los expedientes originales o fotografías de expedientes deben preservarse de conformidad con la Section 6.17 de la Hospital Licensing Act.

Los hospitales también deben tener una política escrita para preservar los expedientes de los pacientes si el hospital cierra. Durante los cambios de propiedad, el hospital debe coordinar con el Illinois Department of Public Health respecto a la preservación de los expedientes.

Requisitos para médicos y proveedores ambulatorios

Illinois no tiene una ley que exija específicamente que los médicos privados conserven los expedientes médicos durante un periodo definido. Los médicos pueden establecer sus propias políticas de retención.

Sin embargo, el plazo de prescripción por negligencia médica (735 ILCS 5/13-212) crea una fuerte razón práctica para conservar los expedientes durante al menos varios años. Conforme a esta ley:

• Adultos: Una reclamación por negligencia debe presentarse dentro de los 2 años posteriores a cuando el paciente supo o debería haber sabido de la lesión, con un plazo absoluto de 4 años a partir de la fecha del tratamiento.
• Menores: Las reclamaciones pueden presentarse hasta 8 años después de la fecha del tratamiento, pero no después del cumpleaños número 22 del paciente.

Debido a que los médicos necesitan los expedientes para defenderse de posibles demandas, las organizaciones profesionales recomiendan conservar los expedientes de pacientes adultos durante al menos 10 años después del último encuentro. Para los pacientes menores, la recomendación es conservar los expedientes hasta al menos el cumpleaños número 22 del paciente más un margen de seguridad.

La Illinois State Medical Society (ISMS) aconseja a los médicos consultar a su asegurador de negligencia para obtener orientación especifica sobre la retención, ya que los aseguradores pueden tener requisitos más estrictos.

Expedientes de pacientes menores de edad

Los expedientes de pacientes menores requieren atención especial en Illinois debido al plazo de prescripción extendido para las reclamaciones por negligencia.

Reglas hospitalarias para menores

Para los expedientes hospitalarios que involucran a menores, la mejor práctica es conservar los expedientes hasta que el paciente cumpla 23 años o durante 10 años después de que se produjo el expediente, el periodo que sea más largo. Esto tiene en cuenta la ventana de negligencia de 8 años más un margen adicional.

Por ejemplo, si un niño fue tratado a los 2 años, la regla de 10 años exigiría la retención hasta que el niño cumpla 12. Pero el plazo de prescripción por negligencia podría extenderse hasta el cumpleaños número 22 del niño, por lo que prevalece el periodo más largo. Agregar un margen de un año lleva la retención recomendada hasta los 23 años.

Reglas de consultorio médico para menores

Los médicos privados deben conservar los expedientes de pacientes menores durante al menos 8 años después del tratamiento, pero no más allá del cumpleaños número 22 del paciente, lo que ocurra primero, conforme a 735 ILCS 5/13-212(b). Muchos expertos en gestión de riesgos recomiendan conservarlos hasta los 23 años o más para brindar un margen de seguridad.

Tabla resumen: periodos de retención para menores

Tarifas de copia de expedientes médicos en Illinois

La ley de Illinois limita lo que los proveedores de atención médica pueden cobrar a los pacientes por copias de sus expedientes médicos. La estructura de tarifas la establece 735 ILCS 5/8-2001 con ajustes anuales publicados por la Illinois Office of the Comptroller.

Tabla de tarifas ajustadas de 2026

Estas tarifas se ajustan anualmente según los cambios en el Consumer Price Index, como exige 735 ILCS 5/8-2006. El Comptroller publica las tarifas actualizadas antes del 31 de enero de cada año.

Cuando los expedientes deben ser gratuitos

Los proveedores deben entregar una copia completa de los expedientes de un paciente sin cargo cuando los expedientes respaldan una reclamación de:

• Beneficios federales por discapacidad de veteranos
• Beneficios del Seguro Social o de Seguridad de Ingreso Suplementario (SSI)
• Beneficios de Ayuda a los Ancianos, Ciegos o Discapacitados

La tarifa de gestión tampoco puede cobrarse a un paciente o representante personal que solicite copias de los expedientes de un paciente fallecido conforme a 735 ILCS 5/8-2001.5.

Tarifas de expedientes electrónicos

Para los expedientes recuperados de sistemas de expedientes de salud electrónicos (EHR) o documentos escaneados, los proveedores pueden cobrar el 50% de la tarifa por página en papel. Esto se aplica independientemente del método de entrega, ya sea que los expedientes se graben en un CD, se proporcionen en una unidad USB o se transmitan electrónicamente.

Derechos de acceso del paciente (735 ILCS 5/8-2001)

Conforme a la ley de Illinois, todo paciente tiene derecho a examinar y copiar sus expedientes médicos de cualquier instalación o profesional de atención médica. Este derecho se extiende al abogado autorizado del paciente, al profesional de atención médica o al representante legal.

Plazo de respuesta

Los proveedores deben responder a una solicitud de expedientes dentro de 30 días. Si no pueden proporcionar los expedientes dentro de 30 días, deben explicar la demora por escrito. El plazo máximo absoluto es de 60 días a partir de la fecha de la solicitud.

Aplicación

Si un proveedor se niega a poner los expedientes a disposición, el paciente puede acudir a los tribunales. Un juez puede ordenar al proveedor que produzca los expedientes y pague los honorarios razonables de abogado y las costas judiciales del paciente. Conforme a la Section 8-2001(g), no cumplir con los plazos hace que la parte que niega el acceso, ya sea una instalación o un profesional, sea responsable de los gastos y los honorarios razonables de abogado que resulten de cualquier ejecución ordenada por un tribunal de esta sección. La ley no exige demostrar mala fe.

Expedientes de pacientes fallecidos

Section 8-2001.5 permite el acceso a los expedientes de un paciente fallecido sin necesidad de abrir una sucesión. Los expedientes deben entregarse al albacea, administrador o a un agente de atención médica nombrado en un poder notarial. Cuando ninguno de estos existe y el fallecido no objeto específicamente la divulgación, los expedientes deben entregarse a un representante personal, incluido un cónyuge sobreviviente o un hijo adulto.

HIPAA y requisitos federales

Un concepto erróneo común es que HIPAA exige que los proveedores conserven los expedientes médicos durante un número específico de años. No lo hace.

Lo que HIPAA realmente exige

HIPAA exige a las entidades cubiertas conservar la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante 6 años a partir de la fecha de creación o de la última fecha de vigencia. Esto incluye las políticas de privacidad, los expedientes de capacitación de los empleados, los acuerdos de socios comerciales y los expedientes de quejas, según lo especifica 45 CFR 164.530(j).

Esta regla de 6 años se aplica a la documentación de cumplimiento de HIPAA, no a los expedientes médicos de los pacientes. El periodo de retención real de los expedientes de los pacientes se determina por la ley estatal.

¿Qué ley prevalece?

Cuando los requisitos federales y estatales se superponen, se aplica el estándar más estricto. En Illinois, el requisito de retención hospitalaria de 10 años excede la retención administrativa federal de HIPAA de 6 años. Por lo tanto, los hospitales de Illinois deben seguir la regla estatal de 10 años.

Para los médicos, dado que Illinois no tiene un mínimo legal, la regla de documentación federal de HIPAA no llena el vacío porque cubre los expedientes administrativos, no los historiales de los pacientes. Los médicos deben seguir la pauta de mejor práctica de 10 años.

Reglas de retención de CMS y Medicare

Los proveedores de Illinois que participan en Medicare o Medicaid también deben cumplir con las Condiciones de Participación federales de CMS, que establecen sus propios pisos de retención.

Dado que la regla de retención hospitalaria de 10 años de Illinois excede el mínimo de CMS de 5 años para los hospitales, prevalece la regla estatal. No existe un periodo general de retención de CMS para el historial clínico de un médico individual. La regla de 6 años de HIPAA descrita anteriormente cubre la documentación de cumplimiento obligatoria, no los historiales clínicos, por lo que el punto de referencia práctico de un médico de Illinois proviene de los plazos de prescripción por negligencia, no de un mínimo federal.

Expedientes de salud mental

La Mental Health and Developmental Disabilities Confidentiality Act (740 ILCS 110) impone protecciones de confidencialidad adicionales a los expedientes de salud mental en Illinois. Todos los expedientes y comunicaciones creados durante la prestación de servicios de salud mental o de discapacidades del desarrollo son confidenciales y no pueden divulgarse excepto en la forma que la ley permite.

Aunque 740 ILCS 110 no establece un periodo de retención separado para los expedientes de salud mental, si impone reglas más estrictas sobre el acceso, la divulgación y la destrucción. Los proveedores que tratan tanto condiciones médicas como de salud mental deben aplicar el más largo de cualquier periodo de retención aplicable.

Las notas personales del terapeuta se tratan como producto del trabajo y propiedad personal del terapeuta. No están sujetas a divulgación en procedimientos judiciales, administrativos o legislativos.

La divulgación indebida de expedientes de salud mental puede resultar en responsabilidad civil y sanciones penales conforme a la ley de Illinois.

Destrucción adecuada de los expedientes médicos

Cuando el periodo de retención aplicable ha vencido, los proveedores de Illinois deben destruir los expedientes de una manera que haga que la información del paciente sea completamente irrecuperable.

Estándares de destrucción

• Los expedientes en papel deben triturarse hasta el punto de que el nombre del paciente y toda la información identificativa sean irreconocibles.
• Los expedientes electrónicos deben borrarse, desmagnetizarse o destruirse físicamente para que los datos no puedan recuperarse.
• Cualquier servicio de destrucción externo debe firmar un acuerdo de socio comercial de HIPAA que le exija salvaguardar la información de salud protegida durante el proceso de destrucción.

Documentación

Los proveedores deben mantener un registro de destrucción que documente que se destruyó, la fecha de destrucción, el método utilizado y el nombre de la persona o servicio que realizó la destrucción. Este registro debe conservarse indefinidamente como prueba de la eliminación adecuada.

Consecuencias de la destrucción inadecuada

En Illinois, la destrucción o divulgación indebida de expedientes médicos puede dar lugar a responsabilidad civil y penal. Los pacientes cuyos expedientes se divulguen indebidamente pueden demandar por daños y perjuicios, y los proveedores pueden enfrentar medidas regulatorias del Illinois Department of Financial and Professional Regulation.

Cierre de consultorio y jubilación del médico

Cuando un médico de Illinois se jubila o cierra un consultorio, deben tomarse pasos específicos para proteger los expedientes de los pacientes.

Aviso requerido

La ley de Illinois exige que los médicos den un aviso de 30 días al público antes de cerrar un consultorio. Este aviso debe publicarse en un periódico de circulación general en el área donde ejerce el médico. El aviso debe incluir:

• La fecha del cierre
• El motivo del cierre (jubilación, reubicación, etc.)
• Como pueden los pacientes acceder u obtener copias de sus expedientes médicos
• Una dirección de reenvío o número de teléfono para consultas después del cierre

Opciones de disposición de expedientes

Después de publicar el aviso, el médico tiene varias opciones para los expedientes:

1. Transferir a otro proveedor que acepte asumir la custodia y mantener los expedientes durante el resto del periodo de retención.
2. Contratar a un custodio de expedientes médicos o servicio de almacenamiento para mantener los expedientes. El servicio debe firmar un acuerdo de socio comercial de HIPAA.
3. Conservar los expedientes personalmente durante los 10 años recomendados después del último encuentro con el paciente.

Si un médico fallece o queda incapacitado, la sucesión o el designado del médico es responsable de garantizar que los expedientes se transfieran o almacenen adecuadamente.

Venta de un consultorio

Cuando se vende un consultorio, el contrato de compra debe abordar la custodia de los expedientes médicos. El médico o entidad compradora típicamente asume la responsabilidad de mantener los expedientes durante el periodo de retención requerido.

Retención de expedientes de salud electrónicos (EHR)

Los requisitos de retención de Illinois se aplican por igual a los expedientes en papel y electrónicos. El formato del expediente no cambia el periodo de retención.

Consideraciones clave de EHR

• Los sistemas de EHR deben mantener la integridad de los datos durante todo el periodo de retención. Las copias de seguridad periódicas y la planificación de recuperación ante desastres son esenciales.
• Al migrar entre plataformas de EHR, todos los datos históricos deben transferirse o preservarse en un formato legible.
• Las copias impresas de expedientes electrónicos deben cumplir los mismos estándares de retención que los expedientes originales en papel.
• Al pasar de expedientes en papel a electrónicos, los originales en papel deben mantenerse según las pautas habituales de retención. Una vez digitalizados correctamente, los expedientes en papel pueden destruirse.

Requisitos de formato

Illinois no exige un formato electrónico específico para los expedientes médicos. Sin embargo, los expedientes deben permanecer accesibles y legibles durante todo el periodo de retención. Los proveedores deben evitar los formatos propietarios que podrían volverse obsoletos antes de que venza el periodo de retención.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tienen los hospitales de Illinois que conservar los expedientes médicos?

Los hospitales de Illinois deben conservar los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años conforme a 210 ILCS 85/6.17 (la Hospital Licensing Act). La ley establece el mínimo de 10 años sin indicar una fecha de inicio, por lo que los hospitales suelen medirlo a partir del alta o de la fecha en que se creó el expediente por última vez. Si el hospital recibe un aviso por escrito de que hay un litigio pendiente que involucra un expediente de paciente, el periodo de retención se extiende a 12 años desde la fecha en que se produjo el expediente o hasta que concluya el caso, lo que ocurra primero.

¿Cuánto tiempo debe conservar un médico de Illinois los expedientes de los pacientes?

Illinois no tiene una ley que exija a los médicos privados conservar los expedientes durante un periodo específico. Sin embargo, el plazo de prescripción por negligencia médica (735 ILCS 5/13-212) crea una ventana de 4 años para las reclamaciones de adultos y una ventana de 8 años para los menores. Las organizaciones profesionales recomiendan que los médicos conserven los expedientes durante al menos 10 años después del último encuentro con el paciente para poder defenderse de posibles reclamaciones.

¿Cuáles son las tarifas actuales de copia de expedientes médicos en Illinois?

A partir de 2026, Illinois limita las tarifas de copia de expedientes médicos a un cargo de gestión de $36.68, más $1.38 por página para las páginas 1 a 25, $0.92 por página para las páginas 26 a 50 y $0.46 por página para páginas superiores a 50. Las copias electrónicas se cobran al 50% de la tarifa en papel. Estas tarifas se ajustan anualmente según el Consumer Price Index y las publica el Illinois Comptroller.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los expedientes de pacientes menores en Illinois?

Para los expedientes hospitalarios que involucran a menores, la práctica recomendada es conservar los expedientes hasta que el paciente cumpla 23 años o durante 10 años después de que se produjo el expediente, lo que sea más largo. Para los consultorios médicos, los expedientes deben conservarse hasta al menos el cumpleaños número 22 del paciente, con base en el plazo de prescripción por negligencia para menores conforme a 735 ILCS 5/13-212.

¿Qué debe hacer un médico de Illinois con los expedientes médicos al cerrar un consultorio?

Un médico de Illinois debe dar un aviso público de 30 días antes de cerrar un consultorio, publicado en un periódico local. El aviso debe explicar como pueden los pacientes acceder a sus expedientes. El médico debe entonces transferir los expedientes a otro proveedor, disponer su almacenamiento con un servicio de custodia bajo un acuerdo de socio comercial de HIPAA, o conservar los expedientes personalmente durante al menos 10 años después de la última consulta del paciente.